清單管理嵌入管理會計體系探索

李冬平

管理會計作為一種新型的決策支持系統(tǒng)給企業(yè)注入了新的力量，其在加強企業(yè)經(jīng)營管理和提高企業(yè)經(jīng)濟效益的作用日益明顯。將清單管理的方式納入管理會計發(fā)展體系中，對于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平有著積極的作用。本文闡述了清單管理的概念與特性，并對管理會計體系中嵌入清單管理的邏輯性及可以以何種方式嵌入清單管理進行了初步研究，旨在為加強管理會計體系建設(shè)、強化清單管理提供參考。

管理會計的主要職能是為企業(yè)管理者提供財務(wù)數(shù)據(jù)分析以及決策建議，但這樣的職能設(shè)定往往會與企業(yè)經(jīng)理的管理職能相重疊，以至其難以獲得足夠的重視。同時也有人對管理會計的實用性產(chǎn)生懷疑，認為其并不能為企業(yè)直接創(chuàng)造價值。而清單管理作為一個有效的管理工具，可以使管理會計的工作職能得到補充，將能夠為企業(yè)創(chuàng)造出更多的價值。

一、清單管理的概念

清單管理指針對某項職能范圍內(nèi)的管理活動，分析流程，建立管理明細，并對流程內(nèi)容進行細化、量化，形成清單，列出清晰明細的管理內(nèi)容或控制關(guān)鍵點，檢查考核按清單執(zhí)行。具體來說，就是在復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動、管理活動以及與之相關(guān)聯(lián)的輔助活動中，運用“精益”的思想，克服以前僅靠經(jīng)驗確定其關(guān)鍵因素，而是通過對各因素之間的相關(guān)性和重要性進行分析，識別出關(guān)鍵的控制點，繪制出高效、簡潔、清晰的管理清單，用于監(jiān)督、檢查和評價績效的實施。清單管理的實質(zhì)是一種嚴格按照既定規(guī)則來組織企業(yè)的經(jīng)營活動的管理和控制體系，而把清單管理引進到公司內(nèi)部，其實質(zhì)就是把某些潛規(guī)則進行明文規(guī)定和標準化。

二、清單管理的類型

清單管理針對不同的管理項目、管理對象、管理內(nèi)容，有以下不同的表現(xiàn)形式：

1.臺賬式：如人力資源要建立《員工花名冊》，設(shè)備管理要建立《設(shè)備清單》，采購控制要建立《供應(yīng)商名錄》《采購清單》，銷售部門要建立《客戶清單》等。

2.檢查表式：如在《資產(chǎn)巡檢表》上，可以建立關(guān)鍵設(shè)備的名稱、保養(yǎng)部位、保養(yǎng)時間、保養(yǎng)效果，細化到最小點。設(shè)備需要保養(yǎng)時，各個崗位上的員工只需要根據(jù)清單上列出的部位進行保養(yǎng)即可，既不會出現(xiàn)遺漏，又可以讓每個關(guān)鍵環(huán)節(jié)都得到有效保養(yǎng)。

3.總結(jié)式：總結(jié)式在制度規(guī)定的描述上，表現(xiàn)為簡明扼要指明問題的關(guān)鍵和核心所在。如“四無”是：現(xiàn)場必須做到無垃圾、無雜物、無閑聊人員、無亂放成品半成品；“五不走”是：當班任務(wù)不完成不走、設(shè)備不擦凈不走、材料不放整齊不走、工具不清點好不走、現(xiàn)場不清掃不走。

4.可追溯式：在清單的動態(tài)化管理中，對于量化的數(shù)字型變動情況，采用打“正”號，以反映實時的狀態(tài)。對于檢查類清單，簡單而高效地打“√”、打“×”法，以跟蹤每個工作執(zhí)行和檢查時的狀態(tài)。

三、清單管理的一般特征

清單管理的一般特征是：（1）防錯性。在信息資源日益多樣化、復(fù)雜化的今天，人們面臨著海量的信息，需要加工、處理和歸并，其中有些信息的復(fù)雜性已經(jīng)超越了個體所能控制的范疇，在使用過程中難免出錯，但是如果利用清單進行管理，可以有效地降低失誤率，對認知缺陷、記憶缺失、注意力不能集中等方面起到制約作用。（2）重要性。清單中并沒有詳盡地列出內(nèi)容，也沒有詳盡的說明書，它只包含了以科學(xué)理性判斷為依據(jù)的關(guān)鍵性元素和必要的基本因素，并清楚列出了必要的程序。（3）明確性。好的清單通常要求有明確的測試步驟，即使是在最復(fù)雜的環(huán)境中也能方便地操作，做到簡潔、快速、高效和實用。（4）高效性。在制定計劃時與員工在每個步驟都做好積極溝通，保證了關(guān)鍵的資訊能精確、全面，有條理地做出決定，并有計劃地進行。（5）執(zhí)行性。清單中對各項執(zhí)行時間設(shè)定了明確的檢查位置、檢查方式。這樣的清單簡潔清晰扼要、目的明確。譬如手術(shù)中的物品清點，就完全參照清單對手術(shù)器械進行一對一的清點，對確保手術(shù)嚴密具有重要的作用。（6）預(yù)見性。通過對以前事件規(guī)律進行歸納總結(jié)，對將來的不確定做出預(yù)判并提前規(guī)劃是項目清單管理的關(guān)鍵，只有提高了預(yù)測能力，方能凸顯全方位、細節(jié)化的特征。（7）動態(tài)性。由于企業(yè)內(nèi)部和外在的環(huán)境是不斷變化的，清單管理作為實現(xiàn)企業(yè)管理目標的一個工具，也需要不斷進行調(diào)整和完善，以準確反映該項管理活動的實時狀態(tài)。

四、清單管理嵌入管理會計體系的邏輯性分析

在管理會計體系中引入清單管理，能夠有效地對企業(yè)經(jīng)營活動的規(guī)模和運行軌跡進行有效的控制，可以有效地提升管理會計工作的效能，從而實現(xiàn)公司的發(fā)展戰(zhàn)略目的。

（一）必要性

管理會計與清單管理的特征有著緊密的相關(guān)性，對兩者分別進行分析后發(fā)現(xiàn)，清單管理有兩項重要特征：執(zhí)行性以及預(yù)見性，管理會計也具有戰(zhàn)略以及價值創(chuàng)造兩項屬性。對上述四項屬性進行兩兩組合分別可以滿足目標統(tǒng)一性要求、過程聯(lián)合性、性質(zhì)互補性要求以及操作有效性追求，上述四項企業(yè)需求之間相輔相成、互相關(guān)聯(lián)，可以為企業(yè)目標的實現(xiàn)提供最有效的保障。

（二）可行性

在管理會計系統(tǒng)中執(zhí)行清單管理，其可操作性程度高，是一種比較簡便的管理方法。從組織的能力要求和技術(shù)資源層面來看，國內(nèi)大多數(shù)的公司都可以實施這種管理。在實施嵌入的同時，只需要企業(yè)能夠在技術(shù)、人力、財力等方面給予適當?shù)馁Y源支持即可。這樣，就能使企業(yè)的管理會計得到有效的發(fā)展，如果在對清單進行管理時，能充分利用信息系統(tǒng)，這樣就更能有效地增強公司的核心能力。

（三）可接受性

將清單管理納入管理會計系統(tǒng)，并不會對企業(yè)現(xiàn)有的組織架構(gòu)、信息系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程、運營模式及財務(wù)管理系統(tǒng)產(chǎn)生顯著的影響。各職能部門都可以在現(xiàn)有的工作流程上整理管理清單，為公司的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型及發(fā)展提供所需信息。在此過程中，一般的管理者和職工都不需要更新管理制度，而實施這種管理模式的人力資源阻力也比較少。雖然在進行嵌入時，會在一定程度上受到時間、道德、政策等方面不穩(wěn)定因素的影響，產(chǎn)生一些不利結(jié)果，但是其所形成的風(fēng)險相對比較容易進行控制。

五、清單管理在管理會計體系中的積極作用

從屬性上看，清單管理可以彌補管理會計的不足。第一，清單編制具有很強的專業(yè)性。根據(jù)大數(shù)據(jù)分析方法、電子管理表格等，可以很好地運用各種價值通道來實現(xiàn)公司的盈利，這也是管理會計的核心。第二，清單采用量化管理方式。能夠豐富管理的細節(jié)點，通過會計類管理表單可以對各單位數(shù)據(jù)進行全面的統(tǒng)計，從而完成管理會計中的定量化需求。第三，通過對各種重要性不同的業(yè)務(wù)進行分類管理，針對某些投資金額巨大、項目性質(zhì)復(fù)雜、影響程度高及人員復(fù)雜的項目，可以提取其中關(guān)鍵節(jié)點及關(guān)鍵因素，并有針對性地進行關(guān)注、調(diào)整，在此過程中實現(xiàn)成本和收益的均衡，給管理會計進行全面的分析和優(yōu)化提供方便。第四，這是一種全面參與式的管理方式。清單管理可以全面、全方位記錄每一事項的細節(jié)，包括發(fā)生時間、參與人員、參與方式、結(jié)果預(yù)期等等，讓人人都明確自己在這過程中的位置和作用，提高責(zé)任意識；也能很好地找到各個節(jié)點的負責(zé)人員，讓管理更方便有效。第五，以管理表單為導(dǎo)向的經(jīng)營模式是一種具有結(jié)果導(dǎo)向的經(jīng)營模式，可以從深層次的總結(jié)中得到比較有規(guī)律、更符合事實的經(jīng)營方向。這樣的評價方式，有很好的說服力，有很好的指導(dǎo)作用，可以指導(dǎo)員工組織、部門實際運行、生產(chǎn)；為客戶的營銷工作和數(shù)據(jù)支持，提供有效的道具指南。

六、清單管理在管理會計體系中的局限性

不得不承認，清單的管理方法太過繁瑣，所以在運用起來的時候，難免會有弊端。首先，如果系統(tǒng)太多、太復(fù)雜，會使公司的政策制定過程變得太慢；其次，要處理好該項業(yè)務(wù)，可能必須要有更多的管理和會計人才。另外，會造成公司工作模式過于僵化，效率低下，管理成本高昂，管理人員數(shù)量過多，溝通效益低下，人員協(xié)作不力等問題。而且，以“定量分析”的形式進行清單的管理，與靈活的管理策略相沖突；因為在此過程中，人們會忽視真正的情緒，也不會過多運用到經(jīng)營技巧。在運用清單進行對人員的管理時，員工并不能感受到真正的溫馨，從而影響到公司的長期發(fā)展和企業(yè)文化建設(shè)。因此，在未來的管理工作中，我們要根據(jù)自己的實際情況，制定相應(yīng)的柔性管理，保證管理的創(chuàng)造性和主動性，特別是在處理突發(fā)事件、商業(yè)機會的探索、機遇的把握等方面，賦予經(jīng)理人更多管理權(quán)限空間，使其可以針對自己的工作內(nèi)容進行高效探索，更加靈活地處理工作過程當中遇到的問題。

七、清單管理嵌入管理會計體系的實現(xiàn)方式

在市場經(jīng)濟快速發(fā)展的今天，將清單管理納入管理會計系統(tǒng)，已經(jīng)成為企業(yè)提高內(nèi)部控制質(zhì)量的重要手段。因此必須采取行之有效的方法和措施，使清單在管理會計系統(tǒng)內(nèi)的作用得以充分體現(xiàn)，發(fā)揮出其巨大的實用性。

（一）利用戰(zhàn)略清單合理配置資源

企業(yè)戰(zhàn)略可以指引長遠發(fā)展方向，明確發(fā)展目標，指明發(fā)展點，并確定企業(yè)需要的發(fā)展能力，戰(zhàn)略的真正目的就是要解決企業(yè)的發(fā)展問題，實現(xiàn)快速、健康、持續(xù)的發(fā)展。在企業(yè)的發(fā)展過程中，可以用戰(zhàn)略清單將其有機地反映出來，從而能夠?qū)镜陌l(fā)展策略、能力和資源進行全面剖析，而這些能力和資源，可以用來進行戰(zhàn)略計劃的制定。具體地說，可以從實現(xiàn)目標的能力和目標的重要程度兩個層面進行，運用平衡計分卡片，從財務(wù)、客戶、內(nèi)部運營、學(xué)習(xí)與成長四個角度建立清單管理。

（二）利用生產(chǎn)清單節(jié)約生產(chǎn)成本

目前，在競爭日益加劇的情況下，成本控制是企業(yè)最大的競爭能力。為了對成本進行有效的管理，需要對產(chǎn)品成本進行準確計量并不斷優(yōu)化降低成本。在這種情況下，管理會計可引入生產(chǎn)清單，將生產(chǎn)所必需的各類生產(chǎn)要素羅列在表格中，將生產(chǎn)成本以動態(tài)的形式展現(xiàn)，以便于實時關(guān)注成本動向并及時進行調(diào)整。例如，某項生產(chǎn)活動只耗用人力、動力以及材料，則管理會計可將各類資源的使用情況及時地統(tǒng)計并收錄大數(shù)據(jù)庫中，并將其用清單的方式展現(xiàn)出來。此時，管理會計可以通過對某一階段的數(shù)據(jù)進行分析并統(tǒng)計出該階段的生產(chǎn)成本，當該階段的材料成本與動力成本明顯下降時，則可以推斷該階段的人力表現(xiàn)具有優(yōu)勢，那么就可以總結(jié)此階段的人力特點，并加以廣泛推廣以降低該生產(chǎn)活動的成本，從而提高公司在市場上的競爭力。

（三）利用銷售清單優(yōu)化管理模式

銷售過程歷時較長其變數(shù)較多，管理會計可依據(jù)該項工作的主要特征制定銷售清單，以提升銷售工作的有效性。首先，管理會計可以把銷售細分為不同的項目。以銷售量為例，將年銷售量分解為月銷售任務(wù)，并針對不同地區(qū)前一階段的銷售情況，將總銷售任務(wù)再次按地區(qū)分解，從而制定出各地區(qū)當月的銷售目標。其次，管理會計可依據(jù)銷售部門的計劃，將實現(xiàn)該目標所需的步驟以清單的模式列示出來。這樣，銷售部門會取得完成年度目標的路線圖，其工作內(nèi)容和方式也更加精準。同時管理會計也可與銷售部門及時溝通，當其中某一項事項完成后，管理會計可將其備注完成，若某項工作未能按時完成，則管理會計需要及時提醒，這樣在無形中就可以提高企業(yè)的效率并提高企業(yè)的競爭力。

（四）利用工程項目清單提高建設(shè)工程的整體效益

企業(yè)在發(fā)展過程中，會面臨許多大大小小的建設(shè)工程項目，在項目管理過程中除了工程質(zhì)量的追求，工作效率也同樣重要。新時期，與之相關(guān)法律法規(guī)、制度等的日益完善、內(nèi)控需求不斷提高，因各種繁瑣的審批手續(xù)導(dǎo)致建設(shè)流程被拉長，而且有時候多個項目一起減少，這導(dǎo)致對項目的全面掌控難度就會加大。這時候建立清單管理，將大大有助于管理人員迅速掌握項目整體進度，逐項對比、審視關(guān)鍵節(jié)點的完成情況，以確保后續(xù)工程按計劃開展；同時還對項目進度計劃表的編制、項目整體完成進度予以控制，后續(xù)相關(guān)部門的配合工作提供相關(guān)數(shù)據(jù)；項目完成后對清單中各子項的完成情況及時間耗費進行系統(tǒng)的歸納整理，得出一套在新的工程項目中可以用來借鑒的參考性指標，最終提高公司的整體工程建設(shè)的質(zhì)量及效率。

結(jié)語：

總之，清單管理是一種高效的管理工具，將它嵌入到管理會計體系當中，能夠明顯地增強管理會計的專業(yè)性、系統(tǒng)性、針對性、合理性等。從以上的分析可以看出，管理會計可利用各類型的管理清單為企業(yè)的發(fā)展提供幫助。清單管理嵌入，同時也能促進企業(yè)管理人員管理經(jīng)營活動，不斷地學(xué)習(xí)和應(yīng)用清單管理，并不斷地將其豐富，發(fā)揮出更大的效能，從而不斷提升企業(yè)的綜合管理能力并給企業(yè)創(chuàng)造更高的利潤。

（作者單位：中新蘇州工業(yè)園區(qū)環(huán)保技術(shù)有限公司）