企業(yè)內(nèi)控體系在信息化管理下的改進

牛飛飛

雖然有許多企業(yè)依據(jù)新發(fā)布的制度規(guī)定將信息化管理運用到內(nèi)部控制的管理和分類之中，但仍舊發(fā)現(xiàn)許多問題。本文從內(nèi)部控制的視角入手，分析企業(yè)在良好的內(nèi)部控制制度下關(guān)于信息化管理的管理和使用方面存在的問題，為優(yōu)化信息化管理提出一些針對性較強的對策建議。

伴隨著國家此前發(fā)布的相關(guān)制度規(guī)定，企業(yè)的內(nèi)部控制逐漸有章可循。信息化管理作為企業(yè)經(jīng)營總和中重要的構(gòu)成部分，新的制度規(guī)定使其正式納入總經(jīng)營的管理和使用中。眾所周知，信息化管理是切實保證企業(yè)維護正常運轉(zhuǎn)的前提條件。國家此前相繼發(fā)布過的相關(guān)規(guī)章制度，為企業(yè)良好的管理與使用信息化管理指明方向和道路。由于我國許多企業(yè)的信息化管理存在著數(shù)量繁雜、金額較大、固定性較強、種類較多等問題，而且關(guān)于信息化管理的內(nèi)部控制工作制度實行時間較晚、不夠完善也不夠合理，在信息化的管理和使用方面仍舊存在著許多急需解決的問題。因此增強企業(yè)信息化管理內(nèi)部控制工作、合理使用與分配信息化管理、提升信息技術(shù)使用成效、防止信息化管理或企業(yè)經(jīng)營出現(xiàn)失誤等，就顯得十分重要。

一、內(nèi)部控制體系下企業(yè)信息化管理的管理與使用存在的相關(guān)問題

（一）內(nèi)部控制環(huán)境較差

1.組織架構(gòu)的設(shè)計不夠合理

部分企業(yè)未能設(shè)立應(yīng)有的財務(wù)管理部門和內(nèi)部審計部門，關(guān)于信息化的管理大都是由行政部門或后勤部門負責兼管的。企業(yè)的信息化管理方式較為分散，基本呈現(xiàn)出一種多方管理的勢頭，由多個不同的部門分別負責信息化管理的某一不同的工作環(huán)節(jié)，嚴重缺乏統(tǒng)一化的管理及調(diào)配制度。信息化管理的管理責任劃分不清，造成各個部門對信息化管理的管理責任都不明晰。有些企業(yè)盡管設(shè)立了專業(yè)的財務(wù)管理部門對信息化管理進行日常監(jiān)管，但由于信息化管理的工作人員水平不夠、專業(yè)性不強、缺乏一定的信息化管理方面的專業(yè)理論知識，根本不了解信息化管理的分類、使用特性、使用年限等，最終使信息化管理成為無效管理。這些問題的產(chǎn)生與出現(xiàn)都會造成信息化管理的管理成效大打折扣，甚至出現(xiàn)信息化管理要么經(jīng)營過度要么浪費流失的現(xiàn)象。

2.缺少信息化管理內(nèi)部控制思維

企業(yè)的主要資金來源于每年的經(jīng)營收入款項，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員又往往偏向于現(xiàn)金和銀行存款的管理，經(jīng)常忽視信息化管理的使用及管理，對信息化管理呈現(xiàn)出一種“看重購置、輕視管理”的現(xiàn)象，并不將單位內(nèi)部的成本計算納入自身的主要工作職責中，單純地以為只要將與公共事業(yè)相關(guān)的工作做好即可。

（二）工作程序有缺陷

1.信息化管理預(yù)算的管理不合理

一些企業(yè)在編寫信息化管理預(yù)算計劃時，往往都會采用不同部門分攤編寫的方法，最后將其進行簡單的分類匯總之后交由財務(wù)相關(guān)部門再次進行編寫并分類匯總，將其中不超出上年或本年預(yù)算金額內(nèi)的一部分數(shù)字直接編寫至月度或年度部門預(yù)算管理計劃中。各個部門在編寫自身的預(yù)算計劃時，都會從自身的實際利益角度出發(fā)提出信息化管理相關(guān)的購買計劃，而未曾從單位內(nèi)部是否已有相應(yīng)的信息化管理，或者工作需要或者長遠打算出發(fā)，造成多個不同部門編寫的預(yù)算計劃安排不合理，形成重復(fù)購買或信息化管理閑置狀況，這也是信息化管理的一種過度浪費問題。

2.信息化管理的日常管理及使用不合規(guī)

許多企業(yè)并未嚴格制定相關(guān)的信息化管理使用管理及維護制度，對信息化管理的購買、使用、管理、維護、保養(yǎng)、清理、報廢等工作環(huán)節(jié)未能予以制度化，對與之相關(guān)的會計記賬及核算工作程序未曾予以流程化。企業(yè)由于不同部門之間的職權(quán)劃分、由過去傳統(tǒng)的手工記賬方式向現(xiàn)有的信息化記賬模塊轉(zhuǎn)變時出現(xiàn)工作差錯或失誤、新購買的信息化設(shè)備未及時登記記賬、工作人員數(shù)量有限未按時有效地展開盤點清查工作等諸多原因的存在，幾乎普遍存在著信息化管理賬實不相符、具體真實的信息化管理盤存狀況不清等問題。

3.信息化管理的處置及清理程序不正規(guī)

企業(yè)的信息化管理如果出現(xiàn)落后等情況，一般都是由資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移、交換、出售、清理等原因造成的。在實踐工作中，許多上級企業(yè)經(jīng)常會直接調(diào)取下級企業(yè)的經(jīng)營成果而不通過任何調(diào)取或報批手續(xù)，還有一些企業(yè)對已達到報廢或清理條件的資產(chǎn)仍不進行報廢或清理，還有一些損毀或盤虧的資產(chǎn)應(yīng)當及時予以賬務(wù)處理而不處理的，最終導(dǎo)致信息化管理賬實不相符，虛增了信息化管理的基本成果。另外還有一些信息化管理的處置及轉(zhuǎn)銷程序不正規(guī)，手續(xù)不完備、不齊全，未采用正確合理的處理或清理方法等導(dǎo)致信息化管理或經(jīng)營出現(xiàn)流失。

（三）內(nèi)部控制制度不完善

1.缺少科學系統(tǒng)的信息化管理及使用內(nèi)部控制工作制度

盡管企業(yè)在新發(fā)布的會計準則和制度下有序推進內(nèi)部控制制度的相關(guān)建設(shè)工作，完善了其內(nèi)部的控制工作手冊，但其推出的內(nèi)部控制工作手冊大多流于形式，照搬照抄其他企業(yè)或相關(guān)組織的理論框架和大致內(nèi)容，嚴重缺少關(guān)于自身的、針對性較強的內(nèi)容，這樣的內(nèi)部控制工作手冊不能作為與信息化管理相關(guān)的內(nèi)部控制工作制度可靠的來源與依據(jù)。信息化管理作為總經(jīng)營的重要部分，是總經(jīng)營控制的重要組成內(nèi)容，但內(nèi)部控制工作手冊中關(guān)于信息化管理的相關(guān)內(nèi)容僅僅只是簡單性、概括性的提及，內(nèi)容較為寬泛，并不能達到對信息化管理良好的使用及管理成效，更沒有起到任何的監(jiān)督效果，無法對信息化管理的使用及管理狀況展開有效反饋。

2.缺少與信息化管理及使用相關(guān)的內(nèi)外部審計監(jiān)督

部分企業(yè)由于未成立專業(yè)的內(nèi)部審計部門或雖已成立但工作人員數(shù)量較少、編制有限，內(nèi)部審計工作人員的主要工作范圍或權(quán)限僅僅涵蓋于審計單位內(nèi)部的財務(wù)記賬及核算流程，投資項目規(guī)劃、目標、范圍、方向，專項資金的使用及管理，領(lǐng)導(dǎo)人員的離任責任審計、履職狀況，創(chuàng)造經(jīng)濟效益或利潤情況等方面的審計內(nèi)容，很少有內(nèi)部審計工作人員花費大量的時間及精力去審計信息化管理的使用及管理。

二、內(nèi)部控制體系下增強企業(yè)信息化管理的管理與使用相關(guān)對策建議

（一）改善與信息化管理相關(guān)的內(nèi)部控制工作環(huán)境

1.改善企業(yè)人員組織架構(gòu)和工作崗位的設(shè)計

企業(yè)應(yīng)當時刻堅持“以人員為核心”的管理理念，積極聽從本級領(lǐng)導(dǎo)及上級領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一化管理。改善單位內(nèi)部人員組織架構(gòu)，確定與信息化管理及使用相關(guān)的各部門的工作權(quán)限和職責，例如信息化管理及使用部門、后勤部門、行政部門、財務(wù)部門、內(nèi)部審計部門等。通過明確各部門不同的工作職權(quán)及權(quán)限等方式清晰地進行劃分，優(yōu)化與信息化管理相關(guān)的內(nèi)部控制工作環(huán)境。為了能夠有效實現(xiàn)并做到信息化管理的購買、管理、使用、維護、修理、盤點、清理、處置等不同工作流程的統(tǒng)一化，企業(yè)應(yīng)當設(shè)計專門的信息化管理使用及管理部門及崗位，分配具備足夠相關(guān)專業(yè)知識的工作人員，定期或不定期地對他們展開培訓及再教育工作。

2.提升與信息化管理相關(guān)的內(nèi)部控制思維意識

在企業(yè)創(chuàng)造出一個良好的內(nèi)部控制工作環(huán)境與氛圍十分重要，單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當持續(xù)重視內(nèi)部控制的建設(shè)，正確認識與評價關(guān)于信息化管理內(nèi)部控制的重要意義，起到表率引領(lǐng)作用，從自身做起，積極落實并配合與信息化管理相關(guān)工作，明確劃分信息化管理與使用部門及人員的各項工作內(nèi)容、職責與權(quán)限，最大限度保證每一項工作任務(wù)都能責任到人、落實到人。

（二）優(yōu)化信息化管理的使用及管理工作流程

1.增強信息化管理預(yù)算編制及安排等管理工作

企業(yè)在編寫月度或年度預(yù)算計劃過程中，應(yīng)當要求各個不同部門依據(jù)自身實際狀況的需要，嚴格遵守節(jié)約節(jié)省原則予以編寫。相關(guān)信息化管理的管理及使用部門在嚴格遵守國家發(fā)布的有關(guān)信息化管理及使用制度辦法前提下，通過對單位內(nèi)部信息化管理的現(xiàn)有狀況、存在數(shù)量、使用及管理狀況、工作需要、長久發(fā)展等不同方面進行綜合全面地考慮后，首先應(yīng)當將閑置下來的信息化管理通過合理分配等方式將其充分利用起來，再結(jié)合不同企業(yè)的實際情況分類匯總他們的預(yù)算編寫計劃，最后統(tǒng)一向上級單位提出月度或年度的有關(guān)于信息化管理的購買預(yù)算編寫情況表，依照逐級上報、逐層審批的工作流程或權(quán)限報請上級部門予以審批，最終可以使信息化管理的預(yù)算編制及安排等管理工作變得系統(tǒng)合理。

2.增強信息化管理的日常使用及管理工作

企業(yè)應(yīng)當制定切實可行的、符合單位實際情況的信息化管理使用及管理工作制度，描繪出有利的信息化管理使用及管理工作程序圖表。依照編寫的預(yù)算計劃展開信息化管理的購買任務(wù)，如果是政府統(tǒng)一采購項目中的信息化管理，還應(yīng)當嚴格按照相關(guān)采購制度辦法和招投標制度辦法予以執(zhí)行。收到購買的信息化管理后應(yīng)當按照購買時的相關(guān)要求仔細認真檢查信息化管理內(nèi)外部是否存在質(zhì)量問題，由專業(yè)的驗收人員或單位內(nèi)部專業(yè)的信息化管理使用部門的工作人員予以查收，并開具相關(guān)的查收證明手續(xù)。針對信息化管理的使用管理、維修維護等方面工作任務(wù)，信息化管理使用部門的工作人員應(yīng)當建立自身的信息化管理使用卡片或相關(guān)臺賬，對3信息化管理的詳細使用狀況都應(yīng)當予以必要的記錄及說明。工作人員還應(yīng)當充分利用企業(yè)內(nèi)部的信息化管理系統(tǒng)，對信息化管理展開實時性的有效監(jiān)管，對其使用性能、功能、折舊情況、良好程度、維修維護狀況等方面也要展開跟蹤管理。另外除了按照上級部門要求完成的相關(guān)信息化管理清查盤點等工作任務(wù)外，本級部門也應(yīng)當及時建立健全信息化管理的清查盤點工作制度，對信息化管理定期或不定期展開清查盤點工作。通過相關(guān)部門的協(xié)調(diào)配合對信息化管理進行實地清點，徹底掌握單位內(nèi)部信息化管理的盤存狀況、盤盈及盤虧情況，最大限度地保證信息化管理賬實相符。

3.規(guī)范信息化管理的處置工作

企業(yè)應(yīng)當制作信息化管理的處置工作程序并按此予以執(zhí)行。信息化管理的處理程序包含因不同部門的劃分、整合、取消、增設(shè)以及關(guān)于資產(chǎn)管理的分配、轉(zhuǎn)移、交換、毀損、到達報廢年限予以報廢等多種工作程序，應(yīng)當分門別類地按照規(guī)定程序逐級予以上報審批，請求上級主管部門或同級財政部門予以備案或批準。對于有殘值的資產(chǎn)管理，確定資產(chǎn)管理的剩余凈殘值后予以處理，凈殘值上繳財政國庫，并相應(yīng)地做好信息化管理的賬務(wù)處理和實物處理的轉(zhuǎn)銷核銷工作。

4.關(guān)注與信息化管理及使用相關(guān)的內(nèi)外部審計工作

企業(yè)應(yīng)當設(shè)立相關(guān)的內(nèi)部審計部門，在內(nèi)部審計工作人員的選用方面應(yīng)當優(yōu)先選擇專業(yè)性強、理論水平高、實踐經(jīng)驗豐富的人才。這些工作人員需要十分熟悉并了解有關(guān)于信息化管理項目的審計工作內(nèi)容及其注意事項；要求這些審計工作人員每年定期按次展開詳細認真的內(nèi)部審計工作，提出相關(guān)的審計建議或意見，并要求不同部門予以改正或完善；內(nèi)部審計工作人員應(yīng)當將每年完成的審計工作及任務(wù)情況及時上報給上級主管部門，做到高效的上傳下達。

結(jié)語：

總而言之，在內(nèi)部控制體系下對企業(yè)的信息化管理予以相應(yīng)的管理和控制，能夠起到一定的積極的良好作用，不過目前企業(yè)的信息化管理和使用方面仍舊存在著較多問題，需要企業(yè)不斷提高重視度，通過實施相關(guān)的有力對策，優(yōu)化企業(yè)信息化管理內(nèi)部控制的環(huán)境和氛圍，從而進一步達到合理分配及使用信息化管理的良好成效，提高其使用和管理的工作效率，最終全面提升企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展能力及社會影響力。

（作者單位：三門峽市文化旅游交通發(fā)展集團有限公司）