關于制藥企業(yè)財務共享服務建設的相關思考

閻浩

（華北制藥華坤河北生物技術有限公司，河北 石家莊 050000）

一、引言

信息技術的成熟更新了財務管理手段，使企業(yè)財務管理模式發(fā)生了巨大的變化。制藥企業(yè)要積極順應這一發(fā)展趨勢，搭建與自身需求相匹配的財務共享服務中心，統(tǒng)一處理總部和分支機構的財務和非財務數(shù)據(jù)，推動企業(yè)財務管理朝數(shù)字化、智能化方向發(fā)展，更好地發(fā)揮財務管理的作用，助力企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

二、制藥企業(yè)實施財務共享的重要性

近年來，財務共享服務中心（FSSC）是現(xiàn)代企業(yè)中普及的一種業(yè)務管理和會計處理方式，其將處于不同地理位置的實體會計業(yè)務統(tǒng)一歸集到共享服務中心來整理、入賬和報告，以此提升會計數(shù)據(jù)的規(guī)范性與會計處理方式的統(tǒng)一性，并有效節(jié)約集團企業(yè)不同辦事處的會計人力成本。對于制藥企業(yè)而言，財務共享服務實施的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）降低經(jīng)營成本，提高管理效率

制藥企業(yè)建立起財務共享服務平臺后，利用先進的技術，不僅能夠有效節(jié)省財務人員處理數(shù)據(jù)的時間，減少人力、物力等資源投入，避免出現(xiàn)重復操作，有助于提高財務管理效率，而且能夠簡化財務處理流程，財務會計人員不必局限于基礎核算工作中，可以將更多的時間投入管理工作當中，助力企業(yè)實現(xiàn)既定的戰(zhàn)略目標。

（二）推動核心業(yè)務發(fā)展，增強企業(yè)競爭力

制造企業(yè)實施財務共享以后，能夠使企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)財務平衡，提高下屬子公司和分公司財務數(shù)據(jù)的真實性和可比性，提高企業(yè)財務風險管理水平。

財務共享是一種規(guī)范化和專業(yè)化的管理模式，通過會計智能化大幅提高財務管理效率，為企業(yè)決策、管理提供更高效的服務，為企業(yè)核心業(yè)務的開展提供財務支持，使企業(yè)管理者獲取完整的財務數(shù)據(jù)，有利于企業(yè)財務管理模式的智能化和科學化，從而為制藥企業(yè)增強競爭力提供助力。

（三）全面提升內(nèi)部管理水平

制藥企業(yè)實施財務共享以后，能夠建立統(tǒng)一規(guī)范的共享服務標準，通過對財務數(shù)據(jù)的全面分析，幫助企業(yè)明確未來的發(fā)展方向。財務共享服務中心可以動態(tài)監(jiān)控和實時分析制藥企業(yè)的財務數(shù)據(jù)，財務管理人員能夠及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中的反常問題，為領導層制定經(jīng)營決策提供真實完整的數(shù)據(jù)支持，有效防范和處理財務風險，為企業(yè)生產(chǎn)、制造、銷售等環(huán)節(jié)的創(chuàng)新和優(yōu)化提供指導。

三、財務共享服務在制藥企業(yè)中的具體應用

（一）電子發(fā)票管理

很多企業(yè)通過與阿里、百望發(fā)票等數(shù)據(jù)處理平臺積極合作，實現(xiàn)了開票、傳遞、收票、入賬、報銷、存檔等環(huán)節(jié)的自動化處理，完成了電子發(fā)票的全流程閉環(huán)管理。例如，電子發(fā)票服務平臺能夠與企業(yè)的ERP 系統(tǒng)進行全面對接，幫助財務人員及時識別存在問題的發(fā)票，從根源上防范虛假經(jīng)濟活動的出現(xiàn)，保證會計數(shù)據(jù)的真實性和完整性。

制藥企業(yè)可以通過財務共享服務中心管理電子發(fā)票，在處理進項發(fā)票的過程中，企業(yè)可以將第三方發(fā)票服務平臺與稅務局系統(tǒng)對接，自動完成票據(jù)種類的識別和驗證，依據(jù)稅收分類編碼有效地將價稅分離，為其他操作奠定基礎［1］。

在開票環(huán)節(jié)，財務共享服務中心的會計信息系統(tǒng)能夠自動錄入采購人員提交的發(fā)票號碼，開票人員利用發(fā)票服務平臺下載稅務部門要求的標準格式文件，利用會計信息系統(tǒng)將滿足查詢條件的數(shù)據(jù)信息自動生成電子憑證，如果信息識別結果存在重復，則拒絕入賬，從而有效提高會計信息的真實性和完整性。

（二）稅務共享

在財務共享服務中心，企業(yè)可以利用財務云與稅務申報平臺進行連接，在線完成各種稅務種類的申報，通過與稅務局的有關網(wǎng)站連接，獲得稅務有關問題的解答，還能夠利用大數(shù)據(jù)技術科學地籌劃企業(yè)稅務工作。

制藥企業(yè)利用財務共享服務中心的稅務平臺，能夠將總部與下屬子公司和分公司的稅務管理系統(tǒng)連接起來，使稅務人員可以直接和業(yè)務人員以及財務人員進行溝通與協(xié)作，實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務數(shù)據(jù)、財務數(shù)據(jù)和稅務信息的分享和調(diào)用，加快企業(yè)業(yè)務、財務和稅務深度融合的進程。

此外，制藥企業(yè)還可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術將稅務管理平臺與第三方平臺對接，使其依據(jù)市場環(huán)境變化進行及時調(diào)整和科學運營，提高企業(yè)稅務管理工作的質量與效率。

（三）移動報銷

企業(yè)要以大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術為基礎，開發(fā)出與財務共享服務中心有效連接的移動報銷APP，這不但能夠有效提高費用報銷審批效率，而且在一定程度上可以防范虛假發(fā)票等違規(guī)操作問題的出現(xiàn)。企業(yè)員工要掃描報銷證明，利用移動APP 上傳到大數(shù)據(jù)平臺，信息化系統(tǒng)會自動審核員工上傳的報銷憑證，由財務人員負責復核格式不規(guī)范的憑證和內(nèi)容，確定無誤后將會計指令發(fā)送給銀行系統(tǒng)，將報銷資金劃撥給報銷申請人員，并將這一流程中的有關信息傳輸?shù)截攧展蚕矸罩行?。報銷申請人員可以利用移動APP 動態(tài)掌握報銷的實施進程，并依據(jù)系統(tǒng)的要求補交所需的憑證和資料，從而提高企業(yè)資金報銷審批的效率和支付風險管理的水平［2］。

（四）RPA 機器人

機器人流程自動化技術是一種能夠模擬人類完成重復性任務的新型技術，獲得了各個領域企業(yè)的普遍認可和歡迎。RPA 技術在應用過程中不但不需要改變現(xiàn)有的系統(tǒng)架構，降低運營成本，而且能與OCR、NLP 等技術相結合，獲得更高層級的語義和視覺處理能力，在系統(tǒng)中自動完成信息的錄入和識別，快速生成財務報告，從而提高企業(yè)財務處理水平。

例如，將RPA 技術應用于開票環(huán)節(jié)，RPA機器人收到待開票申請記錄后，會將其導入開票系統(tǒng)中，自動完成開票動作，這不但能夠縮短開票申請的處理流程，還能夠大幅提高開票工作的準確率。

在稅務管理方面，通過應用RPA 技術，信息化系統(tǒng)可以自動完成財務數(shù)據(jù)的提取和處理，自動生成財務報告，并依據(jù)財務人員設置的參數(shù)指標自動完成稅務申報［3］。

在費用報銷方面，RPA 機器人可以在信息化系統(tǒng)中依據(jù)財務人員提前設定的標準自動審核報銷單據(jù)的內(nèi)容、格式等，在確定無誤后自動支付款項。

在存貨管理和成本控制方面，RPA 機器人能夠在信息化系統(tǒng)中依據(jù)財務人員設置的成本統(tǒng)計指標自動完成數(shù)據(jù)的錄入，并自動對有關費用進行分攤處理。通過應用RPA 技術，財務共享服務中心能夠為企業(yè)內(nèi)外部提供高效快捷的智慧共享服務，從而推動財務管理模式向數(shù)據(jù)化和智能化轉型升級。

（五）智能采購

在財務共享服務中心，制藥企業(yè)要搭建科學規(guī)范的電子招標平臺，在供應商之間引入價格競爭機制，這樣不但能夠節(jié)約原材料采購成本，還能夠使招標過程更加公正和透明。

企業(yè)要搭建云端商城，與供應鏈的上下游企業(yè)的系統(tǒng)連接，在企業(yè)與供應商、銷售商、員工之間建立順暢的信息溝通渠道，利用電子發(fā)票系統(tǒng)、稅務申報系統(tǒng)等將企業(yè)各項業(yè)務的數(shù)據(jù)與稅務系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)日常資金支出、原材料采購、生產(chǎn)設備購置等環(huán)節(jié)的在線收入和支出。在采購行政辦公等各個部門普遍使用的物資時，可以加強對內(nèi)部商城的利用，這樣不但能夠有效節(jié)約溝通成本，還能夠提高采購效率。

針對生產(chǎn)原材料、技術服務等較為復雜的采購項目，財務人員在收到采購申請以后，要選擇性價比最高的供應商簽訂合同，具體流程包括預算比對、員工下單和招標、合同簽訂、貨物發(fā)放、發(fā)票開具、驗收入庫等。財務共享服務中心的開票系統(tǒng)確認以后，對接收的電子發(fā)票進行驗證和查重，確定其符合三單匹配以后，自動完成稅務處理，發(fā)出集中支付指令，審批完成后支付資金，在確認收款以后自動生成憑證。

引入智能采購平臺以后，財務共享服務中心能夠與采購部門完成數(shù)據(jù)的分享和調(diào)用，不但能夠大幅減少財務人員的工作量，而且有利于提高采購業(yè)務處理的質量和效率。

四、制藥企業(yè)建立財務共享服務的路徑

（一）建立財務共享服務中心框架體系

結合實際，搭建會計核算管理系統(tǒng)，統(tǒng)一企業(yè)財務管理流程，保證財務數(shù)據(jù)信息的真實性和完整性，為企業(yè)建立業(yè)務、財務、稅務一體化管控平臺夯實基礎。

具體來說，企業(yè)要從橫向一體化角度推進采購、制造、銷售、庫存、售后等環(huán)節(jié)的高效協(xié)同與深度融合，從縱向一體化角度對業(yè)務層面、財務層面、內(nèi)控層面進行分層管理。財務共享服務中心的會計核算系統(tǒng)可以對外部經(jīng)營業(yè)務和內(nèi)部經(jīng)營業(yè)務分別利用應收應付模塊和網(wǎng)絡報銷模塊開展數(shù)據(jù)核算。在開展外部業(yè)務的過程中，可以將采購管理模塊、庫存管理模塊、銷售管理模塊等業(yè)務系統(tǒng)與財務核算系統(tǒng)中的應收應付模塊、現(xiàn)金管理模塊等實現(xiàn)有效對接，通過輔助管理模塊，使企業(yè)的財務系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)深度融合，完成各類數(shù)據(jù)的無縫銜接和協(xié)同處理，構建起完善的發(fā)票直聯(lián)稅務管理系統(tǒng)。

同時，關聯(lián)業(yè)務單據(jù)會在共享服務中心信息化系統(tǒng)中自動生成財務憑證，并將各個系統(tǒng)產(chǎn)生的單據(jù)傳輸?shù)娇傎~系統(tǒng)中，從而自動編制出財務報表。財務共享服務中心信息化平臺的管理主要涉及檔案管理、參數(shù)設置、權限管理、流程管理等內(nèi)容，通過利用數(shù)據(jù)分析和風險預警功能，科學精準地管理企業(yè)業(yè)務和財務運營體系，從而提高企業(yè)的運營效率，為實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化目標提供保障。

（二）統(tǒng)一財務核算標準與業(yè)務流程

在逐步構建財務共享服務中心的過程中，要結合制藥企業(yè)的實際經(jīng)營情況分別設置財務核算、業(yè)務管理、平臺管控等各項功能，統(tǒng)一負責總部和下屬機構的財務核算工作，使各項流程規(guī)范化與標準化。同時，要確定財務共享服務中心的主要功能，即信息整合與分析，幫助企業(yè)有效管控運營成本，為資源統(tǒng)籌和配置提供依據(jù)，從而為實現(xiàn)戰(zhàn)略目標提供保障。

企業(yè)要利用財務共享服務中心全面收集各個分支機構運行中產(chǎn)生的業(yè)務數(shù)據(jù)，找到流程梳理的有效路徑，細化各項業(yè)務流程，利用標準化的運行模式實現(xiàn)輸入和輸出的有效對接和高效轉化，從而推動企業(yè)業(yè)務流程再造。同時，財務共享服務中心要設置規(guī)范的標準，對各個操作步驟進行質量管控，使風險管理覆蓋企業(yè)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)［4］。

制藥企業(yè)要依據(jù)會計制度改革提出的要求，統(tǒng)一會計核算的口徑，使內(nèi)部會計數(shù)據(jù)具有可比性和準確性，提高企業(yè)各個成員機構會計核算結果的真實性和完整性。利用財務共享服務中心的各個系統(tǒng)，統(tǒng)一財務核算標準，優(yōu)化業(yè)務開展流程，從根本上降低財務風險，提高資金運行效率。

（三）保證系統(tǒng)安全有效

制藥企業(yè)要結合財務共享服務中心運營和管理的實際需求，搭建起高效安全的信息化系統(tǒng)平臺。在建設信息平臺的過程中，要以財務和業(yè)務的深度融合為指引，結合企業(yè)業(yè)務特點和發(fā)展需求設置平臺功能。

同時，在財務共享服務中心，要有效對接和集成資金管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、費用報銷系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等，規(guī)范和統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑，提高數(shù)據(jù)的真實性和完整性。

財務共享服務平臺要在各個系統(tǒng)之間建立規(guī)范化的接口，使企業(yè)經(jīng)營中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)能夠在不同系統(tǒng)之間快速高效地流轉，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的分享和調(diào)用。此外，要將財務共享服務中心的財務管理系統(tǒng)與各級管理機構的業(yè)務系統(tǒng)進行對接，提高企業(yè)業(yè)務處理的效率和質量。

（四）促進財務會計人員轉型

財務共享服務中心的運行需要大量人才，企業(yè)應提前做好人才儲備工作，即通過科學有效的方式提高財務人員的專業(yè)水平和綜合能力，幫助其轉變自身職能。同時，應合理調(diào)整現(xiàn)有人員構成，為財務人員提供完善的培養(yǎng)機制和順暢的晉升通道，從而激發(fā)員工的工作積極性。

企業(yè)管理人員要科學分配崗位，選擇合適的測算方法對總賬和出納等崗位的員工進行核定，明確崗位的職責和權限，使員工價值得到最大化體現(xiàn)［5］。財務人員要積極向復合型人才轉變，不但要掌握財務分析和數(shù)據(jù)處理有關知識，還要學會應用信息化軟件，從而在企業(yè)各項業(yè)務活動開展之前進行科學預測，合理控制業(yè)務開展過程。

此外，要針對人才轉型建立人員培養(yǎng)機制，依據(jù)員工的發(fā)展需求開展財務數(shù)據(jù)分析、財務決策制定、業(yè)務流程優(yōu)化、軟件基礎開發(fā)等專項培訓，滿足現(xiàn)代化財務管理模式對財務管理人員的新要求。

五、結語

隨著信息技術的發(fā)展和應用，制藥企業(yè)財務共享服務建設不僅是時代發(fā)展的方向，還是企業(yè)財務管理轉型升級的要求。醫(yī)藥制造企業(yè)要依據(jù)實際情況，制定出與自身發(fā)展相匹配的財務共享方案，將其應用于電子發(fā)票、稅務申報、移動報銷、物資采購等環(huán)節(jié)，促使財務深入企業(yè)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)，發(fā)揮財務管理的作用，促進企業(yè)財務管理轉型升級，為企業(yè)發(fā)展提供有力保障。