關(guān)于物業(yè)公司加強(qiáng)內(nèi)部控制的幾點思考

宋彬

隨著人民群眾生活質(zhì)量提升，消費能力增強(qiáng)，越來越多的人開始關(guān)注服務(wù)業(yè)，如旅游、餐飲等。再加上疫情之前房地產(chǎn)行業(yè)迅速發(fā)展，物業(yè)管理也隨之深受關(guān)注。物業(yè)領(lǐng)域在我國發(fā)展時間相對較短，起步時間較晚，雖然也獲得了一些成績，但依然存在許多問題，尤其是內(nèi)部控制方面存在缺陷較多，這會制約物業(yè)公司后續(xù)參與市場競爭。因此，探究物業(yè)公司內(nèi)部控制具有一定的現(xiàn)實意義。

內(nèi)部控制的定義和特點

內(nèi)部控制是指企業(yè)規(guī)范、管理、監(jiān)督內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)活動，保證其穩(wěn)定有序開展并實現(xiàn)預(yù)期戰(zhàn)略目標(biāo)過程中實施的一系列活動。

內(nèi)部控制的主要特征包括：

第一，內(nèi)部控制是個過程，與企業(yè)的決策、執(zhí)行、監(jiān)督等息息相關(guān)。

第二，內(nèi)部控制的主體是企業(yè)所有員工，不僅限于管理人員。

第三，內(nèi)部控制目標(biāo)由多種目標(biāo)共同構(gòu)成，是一個完整的管控體系，不僅僅在于預(yù)防差錯或防范舞弊，而是包括運營目標(biāo)、戰(zhàn)略目標(biāo)、報告目標(biāo)、資產(chǎn)目標(biāo)、合規(guī)目標(biāo)等。

物業(yè)公司加強(qiáng)內(nèi)部控制的重要性

提高物業(yè)公司財務(wù)管理水平

物業(yè)公司管理工作復(fù)雜多樣，財務(wù)管理是其中之一，高效的財務(wù)管理有助于企業(yè)全面掌控內(nèi)部經(jīng)營發(fā)展過程，規(guī)避風(fēng)險并提高收益，為實現(xiàn)預(yù)期戰(zhàn)略目標(biāo)夯實基礎(chǔ)。內(nèi)部控制是財務(wù)管理的重要保障，無論物業(yè)公司實行財務(wù)核算，還是開展財務(wù)監(jiān)督活動，都離不開內(nèi)部控制建設(shè)，通過加強(qiáng)內(nèi)部控制，幫助財務(wù)部門人員獲得真實準(zhǔn)確的財務(wù)數(shù)據(jù)和信息，便于加強(qiáng)財務(wù)核算，同時提高核算精度，也為管理人員制定決策提供依據(jù)，保證決策科學(xué)可行，從整體上提高財務(wù)管理質(zhì)量。

助力物業(yè)公司預(yù)測市場發(fā)展

物業(yè)公司做好內(nèi)部控制工作，還有助于對市場發(fā)展趨勢等做出科學(xué)合理的預(yù)測，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上制定完善的財務(wù)規(guī)劃，保證財務(wù)管理順利運行，為公司發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，物業(yè)管理行業(yè)競爭越發(fā)激烈，物業(yè)公司要想在新時期突破挑戰(zhàn)，擴(kuò)大市場份額，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，必須加強(qiáng)內(nèi)部控制。加大內(nèi)部控制力度可促使物業(yè)公司準(zhǔn)確預(yù)測未來的市場發(fā)展趨勢，明確市場波動規(guī)律，以此為參考設(shè)計健全的經(jīng)營管理計劃，為后續(xù)推進(jìn)經(jīng)營活動提供借鑒，保障業(yè)務(wù)活動的開展方向精準(zhǔn)且合理，從而獲得更好的發(fā)展成效。

物業(yè)公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀和存在的問題

公司內(nèi)部控制意識薄弱

第一，在物業(yè)公司經(jīng)營發(fā)展過程中，領(lǐng)導(dǎo)層發(fā)揮著主導(dǎo)作用，也是制定內(nèi)部控制決策的核心人員。而部分管理人員深受傳統(tǒng)思維和意識的影響，自身內(nèi)部控制意識薄弱，未意識到內(nèi)部控制的重要性，導(dǎo)致內(nèi)部控制無法有效推進(jìn)。

第二，基層員工通常是聽從上級人員的安排，在管理人員不正確意識的影響下，基層員工通常也忽視內(nèi)部控制，違背了內(nèi)部控制要求全員參與的規(guī)則，物業(yè)公司缺乏內(nèi)部控制氛圍，內(nèi)部控制實際效果可想而知。

內(nèi)部控制制度不夠完善

通過了解國內(nèi)物業(yè)公司內(nèi)部控制執(zhí)行實際過程得知，內(nèi)部控制制度不夠完善是普遍現(xiàn)象，這對物業(yè)公司推行內(nèi)部控制產(chǎn)生了負(fù)面影響。

第一，部分物業(yè)公司雖然建立了管理制度，但都屬于基本管理制度，未針對內(nèi)部控制建立專門的制度，造成內(nèi)部整體制度結(jié)構(gòu)不夠完善，內(nèi)部控制管理方面漏洞較多，很容易引發(fā)經(jīng)營風(fēng)險。

第二，部分物業(yè)公司雖然對內(nèi)部控制制定了專門的制度，但是制度內(nèi)容并不完善，許多條例比較粗略，很難為實踐工作提供有效指導(dǎo)，進(jìn)而造成內(nèi)部控制無序開展，效率也不盡如人意。

第三，部分物業(yè)公司雖然建立了內(nèi)部控制制度，但通常是照搬其他企業(yè)，忽略了自身實際情況。眾所周知，不同行業(yè)以及公司的發(fā)展情況各不相同，內(nèi)外環(huán)境也各有差異，完全照搬或套用的方式顯然不合時宜。現(xiàn)行的內(nèi)控管理制度無法在內(nèi)部控制實施過程中發(fā)揮真正作用，長此以往，內(nèi)部控制還可能淪為形式主義，加劇經(jīng)營管理風(fēng)險。

全面預(yù)算管理落實不到位

風(fēng)險是各行各業(yè)都無法徹底避免的，物業(yè)公司在經(jīng)營管理中也可能面臨各種各樣的風(fēng)險。在眾多風(fēng)險中，財務(wù)風(fēng)險較為常見，若無法有效控制財務(wù)風(fēng)險，公司經(jīng)營效率會大打折扣，其他方面也可能深受沖擊，后果不堪設(shè)想。落實全面預(yù)算管理是控制財務(wù)風(fēng)險的重要手段，因此，物業(yè)公司應(yīng)積極執(zhí)行全面預(yù)算管理。實施全面預(yù)算管理有助于公司科學(xué)配置資金、合理使用資源，并從源頭上為財務(wù)風(fēng)險控制提供堅實保障。

第一，缺少全面預(yù)算管理制度，全面預(yù)算管理和公司內(nèi)部控制目標(biāo)相脫鉤，導(dǎo)致全面預(yù)算管理效果不佳，還造成公司財務(wù)風(fēng)險加劇，經(jīng)營風(fēng)險發(fā)生率不斷上升。

第二，有關(guān)工作人員在全面預(yù)算管理落實過程中使用的方法存在不合理性，預(yù)算未覆蓋全部經(jīng)營內(nèi)容，預(yù)算項目也是一成不變，沒有根據(jù)公司實際情況及時調(diào)整和完善，很容易引發(fā)風(fēng)險，內(nèi)部控制目標(biāo)也無法實現(xiàn)。

監(jiān)督力度有待提升

強(qiáng)化監(jiān)督是內(nèi)部控制工作中的重要一環(huán)，做好監(jiān)督工作有助于提高內(nèi)部控制效率。但是監(jiān)督力度不夠以及監(jiān)督體系不完善等是物業(yè)公司的常態(tài)。部分物業(yè)公司現(xiàn)行的監(jiān)督制度和體制存在漏洞，在日常工作過程中，審計部門沒有嚴(yán)格遵守要求和規(guī)定執(zhí)行任務(wù)，造成內(nèi)部控制工作效率低下。許多物業(yè)公司雖然建立了專門的監(jiān)督管理部門，但是缺乏對應(yīng)的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，人員開展工作無據(jù)可依，監(jiān)督制度很難落實。再加上物業(yè)公司管理事務(wù)較為繁雜，影響審計工作的因素較多，審計效率低下的問題長期存在，內(nèi)部控制質(zhì)量得不到保證，公司經(jīng)營也受到制約。

缺乏風(fēng)險管理體系

通常情況下，物業(yè)公司開展內(nèi)部控制的目的在于規(guī)避風(fēng)險，確保各項業(yè)務(wù)和經(jīng)營活動如期開展。而要達(dá)到該目標(biāo)，必須要完善風(fēng)險管理體系，加強(qiáng)風(fēng)險評估，做好風(fēng)險管控。但對物業(yè)公司內(nèi)控現(xiàn)狀實現(xiàn)深入分析發(fā)現(xiàn)，許多公司缺少風(fēng)險評估和風(fēng)險管控制度：第一，風(fēng)險評估機(jī)制不夠完善，難以及時識別經(jīng)營活動中存在的風(fēng)險，隨著風(fēng)險不斷積累，一旦爆發(fā)，公司遭受的損失不堪設(shè)想。第二，風(fēng)險管控機(jī)制也不夠健全。在處理經(jīng)營風(fēng)險的過程中，公司的應(yīng)對能力有待提升，無法提出可行的應(yīng)對方案，不僅經(jīng)濟(jì)收益受到影響，未來發(fā)展也會受到阻礙。

物業(yè)公司加強(qiáng)內(nèi)部控制的有效對策

強(qiáng)化思想認(rèn)知

第一，管理人員首先要正視內(nèi)部控制，明確其重要性，同時引導(dǎo)其他工作人員共同參與內(nèi)部控制，在內(nèi)部營造全員參與內(nèi)部控制的氛圍，強(qiáng)化全體人員的內(nèi)控認(rèn)知。

第二，健全內(nèi)部組織架構(gòu)，合理分配各部門以及人員的職責(zé)，督促工作人員各司其職，共同助力內(nèi)部控制工作開展，并提高內(nèi)控效率。

第三，注重加強(qiáng)人員培訓(xùn)，除了增強(qiáng)其意識之外，還應(yīng)增強(qiáng)其內(nèi)部控制專業(yè)能力，豐富其內(nèi)部控制理論知識，提升工作人員的綜合水平。此外，還應(yīng)完善績效考核制度，在績效考核過程中引入與內(nèi)部控制效果相關(guān)的指標(biāo)，保證考核結(jié)果公平公正且客觀準(zhǔn)確，進(jìn)一步調(diào)動員工的積極性，端正其工作態(tài)度，為達(dá)到內(nèi)部控制目標(biāo)提供人力資源支持。

完善內(nèi)部控制制度

第一，除了原有的基礎(chǔ)性管理制度之外，物業(yè)公司應(yīng)以內(nèi)部控制角度為切入點，建立針對性的制度，并保證該制度和其他制度相互獨立，盡快彌補(bǔ)原有制度方面的不足，也防止工作人員混淆內(nèi)部控制和其他工作內(nèi)容。

第二，及時補(bǔ)充內(nèi)部控制制度內(nèi)容，保證內(nèi)部控制條例的準(zhǔn)確性以及全面性，為工作人員開展內(nèi)部控制提供依據(jù)，也為實現(xiàn)精細(xì)化內(nèi)部控制管理打好基礎(chǔ)。

第三，作為領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)意識到內(nèi)外環(huán)境并不是一成不變的，結(jié)合現(xiàn)實情況來看，企業(yè)內(nèi)外環(huán)境在無時無刻地發(fā)生改變，因此，制度不能一成不變。長期不變的制度會制約內(nèi)部控制，物業(yè)公司應(yīng)根據(jù)實際情況對現(xiàn)行制度做出調(diào)整和完善，保證制度規(guī)范有效，助力公司應(yīng)對風(fēng)險，突破瓶頸。

實行全面預(yù)算管理

預(yù)防并管控財務(wù)風(fēng)險是物業(yè)公司內(nèi)部控制中的核心內(nèi)容。經(jīng)上述分析發(fā)現(xiàn)，許多物業(yè)公司全面預(yù)算管理落實不到位，導(dǎo)致內(nèi)部控制效果不佳，還加劇了風(fēng)險。因此，在后續(xù)發(fā)展過程中，物業(yè)公司需積極開展全面預(yù)算管理，發(fā)揮全面預(yù)算管理的優(yōu)勢，發(fā)揮內(nèi)部控制的實際價值，規(guī)避財務(wù)風(fēng)險的同時，提高企業(yè)經(jīng)營效益。比如預(yù)算人員在以往主要利用增量預(yù)算模式，在新時期可應(yīng)用零基預(yù)算，并參考公司的實際情況，結(jié)合發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，在不同階段提出針對性的預(yù)算方案，使預(yù)算管理范圍更大，同時減少資源浪費，提高資金使用率，保障現(xiàn)金流動充分，實現(xiàn)規(guī)避財務(wù)風(fēng)險的目的。

完善內(nèi)部監(jiān)督審計體系

要實現(xiàn)預(yù)期的內(nèi)部控制目標(biāo)，物業(yè)公司還應(yīng)完善內(nèi)部監(jiān)督審計體系，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制實施過程中的問題和不足之處，并采取合理的方法解決。

第一，物業(yè)公司應(yīng)根據(jù)自身實際情況，建立監(jiān)督管理制度，完善管理內(nèi)容，明確監(jiān)督流程，為相關(guān)工作人員實踐提供依據(jù)和參考。

第二，成立專門的內(nèi)部控制監(jiān)督管理部門，并指定專業(yè)人員，并將人員切身利益和內(nèi)部控制效果相掛鉤，督促人員嚴(yán)格遵守監(jiān)督管理制度，實施監(jiān)管工作，及時指出內(nèi)部控制中的風(fēng)險，并使用合理的方法應(yīng)對。

第三，還有必要落實內(nèi)部責(zé)任追究制。針對員工的不當(dāng)行為，比如違反相關(guān)規(guī)定和要求并導(dǎo)致風(fēng)險產(chǎn)生或造成企業(yè)遭受損失，必須要及時尋找責(zé)任人，并做出對應(yīng)的懲罰或處理，也針對其他人員產(chǎn)生警醒作用，保障監(jiān)督管理到位。

建立風(fēng)險評估與管控機(jī)制

針對目前物業(yè)公司風(fēng)險評估和管控方面存在的問題，必須要盡快解決，保障內(nèi)部控制達(dá)到預(yù)期的效果。

第一，作為物業(yè)公司的內(nèi)部審計部門，應(yīng)該積極承擔(dān)責(zé)任，全面且細(xì)致地審核所有業(yè)務(wù)報表，深入分析和探究預(yù)算方案，并對外部市場環(huán)境展開全方位調(diào)研，分析經(jīng)營方案是否可行，并評估其風(fēng)險指數(shù)。

第二，所有風(fēng)險評估活動完成以后，內(nèi)部審計部門需要出具對應(yīng)的評估報告，在其中提出針對性的建議，再將其反饋給領(lǐng)導(dǎo)人員，領(lǐng)導(dǎo)人員再次審核并做出最終決策，通過優(yōu)化風(fēng)險評估和管控體系，在經(jīng)營管理全過程中貫穿內(nèi)部控制，使物業(yè)公司抗風(fēng)險能力提升，幫助公司實現(xiàn)穩(wěn)定和諧發(fā)展。

第三，內(nèi)部控制過程中的風(fēng)險評估和管控應(yīng)落實到經(jīng)營管理的每個環(huán)節(jié)。因此，物業(yè)公司應(yīng)參考自身的經(jīng)營業(yè)務(wù)特征，從以下三個方面著手，分別是事前風(fēng)險防范、事中風(fēng)險控制、事后風(fēng)險管控，從全局做好風(fēng)險預(yù)防及防控，降低風(fēng)險發(fā)生率，減少不必要的損失。

綜上所述，隨著時代以及經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，尤其是我國房地產(chǎn)行業(yè)在過去的一段時間迅猛發(fā)展，物業(yè)領(lǐng)域受到了整個社會的高度關(guān)注和重視，大量物業(yè)公司涌現(xiàn)，使得物業(yè)行業(yè)競爭越來越激烈，在該時代背景下，內(nèi)部控制的重要性不言而喻。對于物業(yè)公司而言，加強(qiáng)內(nèi)部控制有助于提高物業(yè)公司財務(wù)管理水平、助力物業(yè)公司預(yù)測市場發(fā)展、強(qiáng)化物業(yè)公司對資金的管理。但是通過了解實際情況發(fā)現(xiàn)，目前我國物業(yè)公司內(nèi)部控制方面存在問題較多，主要包括公司內(nèi)部控制意識薄弱、內(nèi)部控制制度不夠完善、全面預(yù)算管理落實不到位、監(jiān)督力度有待提升、缺乏風(fēng)險管理體系，需盡快解決上述問題，為后續(xù)發(fā)展夯實基礎(chǔ)。本文通過分析提出了相關(guān)對策，包括強(qiáng)化思想認(rèn)知、完善內(nèi)部控制制度、實行全面預(yù)算管理、完善內(nèi)部監(jiān)督審計體系、建立風(fēng)險評估與管控機(jī)制，希望能幫助物業(yè)公司克服挑戰(zhàn)，應(yīng)對競爭，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

（作者單位：成都德冠物業(yè)管理股份有限公司）