如何提高基建工程檔案歸檔的規(guī)范性研究

石家莊市職教園區(qū)管理服務(wù)保障中心 閆建強(qiáng)

基建工程檔案就是在工程建設(shè)活動(dòng)中所直接和間接形成的一些資料，這些資料對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要推動(dòng)作用，很多資料是由文字、聲音、圖像、視頻等各種載體文件資料組成，作為一種重要的信息鏈條，基建工程檔案是當(dāng)前項(xiàng)目發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)推進(jìn)環(huán)節(jié)，無(wú)論是從前期的設(shè)計(jì)還是到后期的驗(yàn)收，都需要做好基建工程檔案的存放和管理，只有不斷提高基建工程檔案歸檔的規(guī)范性和科學(xué)性，才能夠?yàn)榛üこ涛磥?lái)的經(jīng)營(yíng)和建設(shè)提供科學(xué)的決策依據(jù)。

一、基建項(xiàng)目檔案歸檔的意義

任何項(xiàng)目工程在開(kāi)展工作過(guò)程中都會(huì)產(chǎn)生諸多檔案資料，對(duì)檔案進(jìn)行收集和整合能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。檔案收集工作是各項(xiàng)工作的核心，由于大部分基建工程項(xiàng)目比較大、涉及人員多、部門(mén)多，對(duì)于檔案收集和歸檔工作既是一個(gè)難點(diǎn)，也是一個(gè)挑戰(zhàn)?；üこ痰娜魏问┕み^(guò)程產(chǎn)生的檔案都是整個(gè)施工活動(dòng)的真實(shí)記錄表現(xiàn)，其檔案歸檔的完整性和規(guī)范性對(duì)于基建工程的順利發(fā)展具有重要作用，檔案工作與工程建設(shè)不同，很多基建工程的檔案工作滯后于工程建設(shè)，收集資料不及時(shí)，不完整，這樣會(huì)影響后續(xù)工作的正常開(kāi)展。很多檔案在歸檔過(guò)程中所收集的材料不夠準(zhǔn)確，對(duì)于后續(xù)更改的檔案沒(méi)有及時(shí)更新，歸檔管理混亂，久而久之就會(huì)使檔案的真實(shí)價(jià)值受到影響[1]。近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展對(duì)我國(guó)基建工程也提出了更高的要求，建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量以及規(guī)模不斷加大，只有加強(qiáng)檔案歸檔工作，使其跟上當(dāng)前的項(xiàng)目建設(shè)水平，這樣才能夠促進(jìn)我國(guó)基礎(chǔ)建設(shè)的快速發(fā)展。信息化時(shí)代的到來(lái)給我國(guó)基建項(xiàng)目檔案歸檔提供了更多可能，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及其他數(shù)據(jù)處理方式，能夠使歸檔工作更加高效地開(kāi)展，滿足不同基建項(xiàng)目的實(shí)際需求，在查詢(xún)和閱讀時(shí)也能夠更加便捷，擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔難度大、整理耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)、儲(chǔ)存要求多的問(wèn)題。所以，做好歸檔工作，對(duì)我國(guó)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目以及人民的生產(chǎn)和建設(shè)生活具有十分重要的作用，必須要引起當(dāng)前基建部門(mén)的重視。

二、基建項(xiàng)目檔案歸檔存在的難題

（一）歸檔檔案資料收集困難

近年來(lái)，我國(guó)基建項(xiàng)目數(shù)量不斷增加，檔案歸檔的重要性也被逐漸認(rèn)可，但是在實(shí)際項(xiàng)目開(kāi)展期間仍然存在檔案歸檔不規(guī)范的問(wèn)題。首先，基建項(xiàng)目是一個(gè)大型項(xiàng)目，一般來(lái)說(shuō)施工周期長(zhǎng)、分包商多、工程量大、項(xiàng)目復(fù)雜，無(wú)論是從設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)、施工環(huán)節(jié)還是到最后的驗(yàn)收環(huán)節(jié)，都會(huì)涉及諸多檔案資料，這就對(duì)當(dāng)前的檔案資料收集和歸檔的規(guī)范性提出了更多的挑戰(zhàn)。在進(jìn)行建設(shè)過(guò)程中，施工團(tuán)隊(duì)為了保障工程的順利進(jìn)行，需要嚴(yán)格按照施工要求進(jìn)行施工，而很多施工單位之間為了追趕工期，沒(méi)有嚴(yán)格按照當(dāng)前檔案資料收集的要求進(jìn)行檔案整合，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、技術(shù)檢測(cè)等單位參與工程建設(shè)的人數(shù)眾多、流動(dòng)性強(qiáng)，在對(duì)人員管理、設(shè)備管理和各個(gè)項(xiàng)目的開(kāi)展過(guò)程中一些檔案資料流轉(zhuǎn)速度較快，沒(méi)有經(jīng)過(guò)及時(shí)梳理。此外，一些檔案資料需要通過(guò)很多施工人員和施工隊(duì)進(jìn)行簽字確認(rèn)，施工人員流動(dòng)性強(qiáng)，施工隊(duì)伍管理混亂，這樣就會(huì)對(duì)檔案資料的真實(shí)性和完整性產(chǎn)生了一定的影響，也給后續(xù)的檔案歸檔規(guī)范性帶來(lái)了困難。

（二）企業(yè)移交的基建檔案材料整理不規(guī)范

一般來(lái)說(shuō)，我國(guó)當(dāng)前基建項(xiàng)目工程都是公共基礎(chǔ)工程，是利國(guó)利民的項(xiàng)目工程，在這個(gè)過(guò)程中，很多工程需要有建設(shè)方、施工方和不同主體之間共同開(kāi)展，不同主體之間在檔案歸檔和檔案收集時(shí)沒(méi)有統(tǒng)一的管理模式，對(duì)于一些數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)以及材料的整合缺少系統(tǒng)性和規(guī)范性。長(zhǎng)此以往，導(dǎo)致企業(yè)移交的基建檔案材料整理不夠規(guī)范，在最終進(jìn)行檔案整理時(shí)也會(huì)存在材料遺失，材料混亂，難以通過(guò)系統(tǒng)的方式對(duì)其進(jìn)行整合。

對(duì)于一些大型的基建工程項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，一般是通過(guò)招投標(biāo)的方式對(duì)不同類(lèi)型的項(xiàng)目進(jìn)行區(qū)分，通過(guò)劃分為若干個(gè)子項(xiàng)目加快施工周期，滿足當(dāng)前的建設(shè)要求。同時(shí)，很多基建工程內(nèi)部分為電氣工程、樓房建設(shè)、預(yù)防工程，不同工程的經(jīng)理人不同，施工單位不同，管理內(nèi)容不同，不可能實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案的統(tǒng)一管理。此外，很多基建項(xiàng)目工程在前期沒(méi)有對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的收集，導(dǎo)致很多檔案整理不規(guī)范，也容易出現(xiàn)檔案丟失和檔案真實(shí)性存疑等問(wèn)題[2]。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高

要想實(shí)現(xiàn)檔案歸檔規(guī)范性的提高，就需要有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)工作，而由于大多數(shù)基建項(xiàng)目開(kāi)展時(shí)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)度不高，很多檔案管理人員都是其他行政人員進(jìn)行兼任，不同管理人員的素質(zhì)和對(duì)檔案管理的工作認(rèn)可度存在一定的差異，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)較多問(wèn)題。一些管理人員在進(jìn)行檔案的收集和歸檔時(shí)，由于自身對(duì)于管理知識(shí)不夠全面，在進(jìn)行檔案收集和整合時(shí)不能很好地歸類(lèi)，導(dǎo)致檔案管理效果大大降低。很多檔案管理人員只注重對(duì)紅頭文件的收集，而對(duì)于一些其他的文件隨意存放，這種方式嚴(yán)重影響了后續(xù)檔案資料的正常使用。此外，很多檔案管理人員沒(méi)有責(zé)任意識(shí)，也沒(méi)有明確檔案人員的崗位重要性，崗位管理不受單位領(lǐng)導(dǎo)重視，這樣就會(huì)在進(jìn)行資料歸檔時(shí)無(wú)法按照實(shí)際情況進(jìn)行文件資料的整合，后續(xù)借閱時(shí)也沒(méi)有做好相關(guān)的登記和備注，這樣也容易出現(xiàn)一些檔案借走之后很難尋回，一些重要的資料丟失等問(wèn)題。

三、基建項(xiàng)目檔案歸檔存在難題的原因

（一）觀念需更新

針對(duì)當(dāng)前檔案歸檔不規(guī)范情況，究其根本是大多數(shù)基建工程對(duì)于檔案管理的重視程度不強(qiáng)，沒(méi)有良好的檔案規(guī)范管理觀念，這樣就會(huì)使得很多工程人員在開(kāi)展基建工程時(shí)忽視檔案管理的重要性。大部分工程管理人員認(rèn)為檔案管理工作不夠重要，管理意識(shí)淡薄，在項(xiàng)目完工之后缺乏對(duì)檔案細(xì)致的管理和后續(xù)的探究，一些部門(mén)在選擇檔案歸檔人員時(shí)都是由臨時(shí)工和不專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行，檔案人員流動(dòng)性大，能力不足，而造成當(dāng)前檔案歸檔不規(guī)范。長(zhǎng)此以往，產(chǎn)生的一些檔案隨意擺放，在使用過(guò)程中產(chǎn)生了遺失、破壞等情況，缺乏有效的管理。同時(shí)，要想實(shí)現(xiàn)整體歸檔效果的提升，就需要提高檔案管理人員的歸檔意識(shí)，不斷增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平和實(shí)踐能力，才能夠?qū)崿F(xiàn)當(dāng)前檔案管理的規(guī)范化發(fā)展[3]。

（二）制度缺乏保障

盡管當(dāng)前很多基建工程已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案歸檔的重要性，但是很多公司仍然缺少完善的制度，缺少整個(gè)體系的保障，這樣就會(huì)導(dǎo)致很多檔案歸檔工作缺少執(zhí)行保障機(jī)制，在相關(guān)工作開(kāi)展過(guò)程中也影響了資料歸檔的規(guī)范性和系統(tǒng)性。一些基建公司在進(jìn)行基建檔案歸檔時(shí)缺少檔案保障計(jì)劃和應(yīng)急計(jì)劃，沒(méi)有結(jié)合基建工程的實(shí)際情況進(jìn)行規(guī)范管理，這樣就會(huì)導(dǎo)致很多項(xiàng)目檔案管理只有方向性的條款，卻沒(méi)有具體的落實(shí)細(xì)則，這樣就會(huì)造成檔案管理缺乏制度依據(jù)，缺少制度保障?；üこ虣n案管理工作十分重要，也需要加大人力、物力、財(cái)力的投入，但是很多項(xiàng)目工程對(duì)于檔案管理的預(yù)算投入十分有限。信息化時(shí)代對(duì)檔案管理也提出了更高的要求，應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)于檔案進(jìn)行存檔效果十分明顯，但是由于其前期投入較多，對(duì)人員的專(zhuān)業(yè)性較大，很多項(xiàng)目管理沒(méi)有引入缺少足夠的物質(zhì)保障和制度保障，這樣就會(huì)使得檔案管理和收集過(guò)程中存在諸多問(wèn)題，耽誤檔案歸檔的信息化和數(shù)字化建設(shè)。

（三）質(zhì)量有待提升

檔案歸檔工作是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，在進(jìn)行基建工程資料的整合過(guò)程中，一定要結(jié)合實(shí)際情況，加強(qiáng)基建檔案的分析，根據(jù)實(shí)際情況不斷提高質(zhì)量?；üこ虣n案的資料內(nèi)容比較多，設(shè)計(jì)方面比較廣，所以對(duì)其整合過(guò)程中一定要提高檔案歸檔的專(zhuān)業(yè)性，將一重要的資料進(jìn)行分級(jí)歸檔，而一些無(wú)足輕重的檔案資料可以放在其他相應(yīng)位置，這樣能夠有效提高整體檔案利用的效率。在歸檔過(guò)程中有一些紙質(zhì)檔案，在保存和管理時(shí)難度較大，所以當(dāng)前也可以通過(guò)掃描的方式對(duì)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存，而目前很多檔案管理部門(mén)仍然是以人工檔案管理為主，檔案的存儲(chǔ)和查詢(xún)要耗費(fèi)大量的人力，缺乏先進(jìn)的管理手段和系統(tǒng)的管理方式，這樣也會(huì)使檔案的利用效果大打折扣。

（四）載體相對(duì)單調(diào)

結(jié)合基建項(xiàng)目在實(shí)際施工過(guò)程中的情況，很多基建項(xiàng)目都會(huì)留下數(shù)字文件，要結(jié)合檔案管理歸檔的規(guī)定，對(duì)各項(xiàng)數(shù)字文件進(jìn)行整合，但在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，很多檔案管理的載體比較單調(diào)，對(duì)于一些特殊的檔案內(nèi)容很難通過(guò)系統(tǒng)和科學(xué)的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣給公司的檔案管理帶來(lái)了巨大的難題。目前，大多數(shù)基建工程在開(kāi)展前期調(diào)研時(shí)需要拍攝很多照片和視頻，而大多數(shù)工程沒(méi)有結(jié)合工程的實(shí)際情況，在前中后期進(jìn)行拍攝，這樣就會(huì)導(dǎo)致很多影像資料留存不夠齊全，不夠系統(tǒng)。同時(shí)，很多工作人員工作繁忙，缺少足夠的精力和意識(shí)去做好各項(xiàng)檔案資料的收集，只是做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔，而忽視了一些影像聲音和圖片資料，這樣就會(huì)使一些工程項(xiàng)目的信息不夠完整，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)建項(xiàng)目全過(guò)程的把控[4]。

四、基建工程檔案歸檔規(guī)范性發(fā)展對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，同步管理

對(duì)于當(dāng)前基建工程項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，一定要加強(qiáng)檔案工作的綜合管理，無(wú)論是設(shè)計(jì)階段還是到最后的驗(yàn)收階段，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，積極轉(zhuǎn)變觀念，通過(guò)同步管理，結(jié)合項(xiàng)目開(kāi)展的各個(gè)環(huán)節(jié)由專(zhuān)人進(jìn)行檔案收集，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。我國(guó)近年來(lái)基建工程項(xiàng)目逐漸增多，投資數(shù)額越來(lái)越大，項(xiàng)目工程規(guī)模的增大也對(duì)檔案管理提出了更高的要求，為了更好地實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)的穩(wěn)定性和全面性，就要將檔案資料準(zhǔn)確系統(tǒng)的歸檔，為后續(xù)項(xiàng)目工程的維護(hù)、改造、擴(kuò)建提供更加準(zhǔn)確的信息依據(jù)，讓企業(yè)能夠真正地考慮到檔案管理的重要性，在項(xiàng)目組建之初要對(duì)檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行確定，擴(kuò)大工作范圍并對(duì)檔案收集內(nèi)容，檔案管理內(nèi)容的分析，提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，定人定崗。對(duì)于各級(jí)各類(lèi)檔案都需要通過(guò)分類(lèi)管理，進(jìn)一步加強(qiáng)收集的效果，通過(guò)與各個(gè)相關(guān)主體之間加強(qiáng)聯(lián)系，應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理方式，主動(dòng)的溝通，將檔案管理工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中去，才能避免檔案管理工作產(chǎn)生漏洞。此外，企業(yè)管理人員應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，通過(guò)開(kāi)展實(shí)地觀摩和培訓(xùn)等方式，提高每一個(gè)人員對(duì)于檔案的重視程度，明確管理流程，不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

（二）齊抓共管，建立管理網(wǎng)絡(luò)

基建工程檔案收集是否齊全，今后能否作為發(fā)展的基礎(chǔ)，就需要通過(guò)建立管理網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)齊抓共管的方式，確保每一個(gè)檔案內(nèi)容信息完整和準(zhǔn)確，加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的管控，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的統(tǒng)一化。同時(shí)，要加強(qiáng)制度建設(shè)，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，明確檔案管理的重要性，只有做到職責(zé)分明，層層把關(guān)，嚴(yán)格做好檔案管理人員的各項(xiàng)工作，這樣才能確保檔案文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展[5]。

（三）根據(jù)基建工程的特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道

結(jié)合當(dāng)前的基建項(xiàng)目工程來(lái)看，做好工程項(xiàng)目的檔案收集和管理工作，一定要拓寬收集渠道。為了完成好基建檔案管理工作，為今后的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，在當(dāng)前一定要將所有檔案進(jìn)行收集，對(duì)于一些重要檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理。所以，要提高檔案收集工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，不僅要提高檔案收集的數(shù)量，還需要提高檔案收集的質(zhì)量，對(duì)于一些重點(diǎn)檔案來(lái)說(shuō)應(yīng)該提前做好存儲(chǔ)的方案，只有收集到豐富的資料才能幫助后續(xù)工程正常推進(jìn)，更好地為企業(yè)建設(shè)服務(wù)，從當(dāng)前的實(shí)際情況來(lái)看，很多工程項(xiàng)目從申報(bào)到竣工會(huì)有很多環(huán)節(jié)，各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)形成復(fù)雜的文件材料且內(nèi)容繁雜，涉及的部門(mén)和人員多，經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)，這對(duì)檔案管理人員就提出了更高的要求，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)不能僅要數(shù)量而不要質(zhì)量，只有加強(qiáng)檔案材料和項(xiàng)目建設(shè)同步開(kāi)展，這樣才能夠提高工程項(xiàng)目的有效性。同時(shí)，為了保證檔案資料的齊全和完整，要改變檔案管理滯后的問(wèn)題，提前做好檔案資料的整合方案，按照具體的檔案操作流程和程序做好各項(xiàng)工作[6]。

（四）做好竣工文件的收集與管理工作

對(duì)于基建項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，工程竣工文件也是反映整體工程建設(shè)實(shí)際情況的重要內(nèi)容，所以對(duì)竣工文件進(jìn)行收集和管理，能夠給今后的項(xiàng)目工程帶來(lái)重要的數(shù)據(jù)支持。很多項(xiàng)目工程在推進(jìn)過(guò)程中具有設(shè)計(jì)圖紙、施工安裝、竣工圖紙，不同的圖紙對(duì)于項(xiàng)目的影響有所區(qū)別，而對(duì)于竣工文件的質(zhì)量控制，能夠有效加強(qiáng)整體工程項(xiàng)目的把控，如果項(xiàng)目存在問(wèn)題都能在竣工材料上找到相關(guān)數(shù)據(jù)，更好更快地解決當(dāng)前項(xiàng)目中的問(wèn)題。所以，做好竣工文件的歸檔工作，一定要保障其完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、全面性，將整個(gè)項(xiàng)目全過(guò)程進(jìn)行真實(shí)的記錄和反應(yīng)，提高數(shù)據(jù)的可靠性，做到圖像和各類(lèi)資料的齊全性，這樣才能夠滿足當(dāng)前規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的歸檔要求，為今后檔案管理提供有力保障。

（五）加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范化，就需要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。檔案管理工作要求較高，面對(duì)業(yè)務(wù)量大，信息源多的工作一定要做好做到位。所以，從事基建工程檔案管理人員一定要提高綜合能力，不僅要懂得檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還需要對(duì)工程基建建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行了解，對(duì)于每一個(gè)階段所產(chǎn)生的檔案都了如指掌，這樣在后續(xù)的分類(lèi)整理時(shí)才能更加清楚。此外，公司也要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理內(nèi)容，這樣才能夠?yàn)榻窈蟮墓ぷ鞯於ɑA(chǔ)，使當(dāng)前檔案管理向著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展[7]。

五、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前應(yīng)該加強(qiáng)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，做好基建工程的檔案歸檔和審查工作，對(duì)于一些重要檔案要做好保存。同時(shí)，對(duì)于一些保密檔案也應(yīng)該嚴(yán)格限制查詢(xún)和存儲(chǔ)的方式，通過(guò)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一制度，嚴(yán)格按照當(dāng)前的管理要求建立管理網(wǎng)絡(luò)，明確管理責(zé)任，設(shè)立專(zhuān)用的檔案室，配備專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，由專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督和管理，使當(dāng)前單位建設(shè)中產(chǎn)生的各個(gè)檔案都能夠很好地利用。