提高工程檔案質(zhì)量和管理水平的思路探析

□李 朝

檔案具有存史、資政、育人的重要作用。2021 年，習(xí)近平總書記對檔案工作作出重要批示，要求把蘊含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時代黨領(lǐng)導(dǎo)人民推進實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的奮斗歷史記錄好、留存好，更好地服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾。水利工程項目在實施過程中，自然會產(chǎn)生大量的文件資料，按照相關(guān)規(guī)定，對此進行整理留存，即可形成工程檔案。工程檔案涉及的信息對整個項目能否順利實施具有重要作用。高質(zhì)量、完整的工程檔案能夠為日后建設(shè)提供參考，同時也能回溯工程項目建設(shè)過程，為運行中的各類問題尋找根源?？梢姡こ虣n案整體情況直接影響著工程項目的順利建設(shè)和后續(xù)運行。分析當(dāng)前各類工程項目檔案管理實際情況可知，收集、匯總、分類、儲存、運用等各個環(huán)節(jié)是個有機整體，不論哪個環(huán)節(jié)出問題，都將直接影響檔案資料的完整性。因此，必須從實際出發(fā)，系統(tǒng)提升工程檔案質(zhì)量及管理水平，促使工程項目建設(shè)更加規(guī)范化、制度化。

1.工程檔案的內(nèi)容及作用

工程檔案，主要指的是從工程項目提出、立項開始，直到審批、設(shè)計、施工，再到竣工的整個過程中形成的各類工程資料，其中包括聲像、電子、文字、圖表、實物等各類記錄形式。工程檔案主要有以下3 方面作用。

1.1 工程建設(shè)過程的“記錄者”

現(xiàn)如今，社會與經(jīng)濟發(fā)展勢頭強勁，促使我國高度重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。工程項目檔案作為工程項目建設(shè)過程的“記錄者”，通過“能收盡收、應(yīng)收盡收”的方式，提供可靠數(shù)據(jù)供工程建設(shè)參考，保證工程項目在維修、擴建等環(huán)節(jié)順利實施。特別是影音檔案，能夠全天候、全方位地完整記錄工程項目建設(shè)過程。

1.2 工程建設(shè)質(zhì)量的“晴雨表”

工程檔案的質(zhì)量主要取決于資料的完整性、真實性、準確性。從工程開始直到竣工，都需要進行資料歸檔和管理，以提高科學(xué)化管理水平，更好地保證工程質(zhì)量，進而為整個工程施工提供較全面、真實的依據(jù)和憑證。

1.3 工程建設(shè)發(fā)展的“數(shù)據(jù)庫”

工程檔案記錄的工程項目建設(shè)各個環(huán)節(jié)的信息，可以輔助各項工作的開展，提升管控水平，進而提高各類資源利用率，這對工程項目單位效益提升具有重要作用。提升工程檔案科學(xué)化管理水平，能夠促使施工流程和各項管理工作規(guī)范化、有序化，對促進工程的長遠發(fā)展具有重要意義。

2.工程檔案管理現(xiàn)狀

我國高度重視制度規(guī)范化建設(shè)，各地區(qū)、各單位在保證工程檔案管理的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準化方面，相繼頒發(fā)了一些有關(guān)工程檔案的管理性文件。這些文件明確了各方主體的工作要求和職責(zé)，提出必須做好工程項目檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)與考核各個環(huán)節(jié)的工作，確保工程建設(shè)項目檔案資料及內(nèi)容的完整性、準確性、安全性。在此過程中應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理利用有效控制手段，提高檔案部門執(zhí)法效能，逐步實現(xiàn)工程檔案管理的程序化、規(guī)范化、標(biāo)準化。但在具體實踐過程中，還存在項目負責(zé)人對檔案不重視、檔案員“單打獨斗”、湊數(shù)造假、形式單一等問題，需要下力氣予以解決。

3.提高工程檔案質(zhì)量的實踐對策

3.1 積極宣傳工程檔案的作用

工程參建人員是工程檔案形成的主要參與者，只有保證人員思想認知到位，認識到工程檔案對推進工程項目順利建設(shè)的重要性，才能保證工程檔案管理工作落到實處。因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，促使工程項目各崗位人員正確認識，逐步提高其對檔案資料收集、整理等環(huán)節(jié)的重視程度，強化工作責(zé)任心。對此，在工程建設(shè)初期，需要進一步明確項目負責(zé)人的職責(zé)、權(quán)限，促使其充分了解并掌握檔案管理工作內(nèi)容，從工程材料的收集、整理、歸檔等細節(jié)入手，將其納入到人員崗位職責(zé)中，確保在建項目檔案工作能夠始終與項目建設(shè)進度同步，項目負責(zé)人必須重視對工程檔案資料重要性的宣傳，將檔案工作貫穿整個項目全過程，通過事前、事中、事后、驗收全生命周期的管理，切實保證檔案管理工作有效性、科學(xué)性。

3.2 建立健全檔案管理制度機制

為保證工程檔案管理工作落到實處，需要建立健全檔案管理制度機制，確保各項工作能夠有序開展。工程項目在提出立項階段就應(yīng)當(dāng)建立健全項目前、中、后期資料管理標(biāo)準，這一過程要求相關(guān)人員必須遵守檔案法律法規(guī)，同時還要明晰各參建單位的責(zé)任。在此基礎(chǔ)上，針對工程檔案的要求、程序、細則等環(huán)節(jié)，必須加大力度嚴格管控備案、報送過程，主要目的就是確保工程檔案整體管理質(zhì)量。當(dāng)然，為促使檔案管理制度機制能夠切實得到執(zhí)行，在項目實施過程中檔案主管部門應(yīng)當(dāng)進行有效、系統(tǒng)的監(jiān)督，借助有關(guān)規(guī)定，如檔案驗收辦法、管理規(guī)定等，構(gòu)建出完善全面的監(jiān)督機制，切實保證工程項目檔案的準確性、有效性、可靠性。

3.3 強化過程參與，實現(xiàn)同步管理

工程檔案管理人員必須全過程地參與到工程項目中，這就需要從工程建設(shè)項目的提出和籌劃開始，直到竣工，整個過程必須保證制度建設(shè)完善，注重對工程項目的全過程控制。相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，嚴格遵照檔案相關(guān)管理要求，開展各個環(huán)節(jié)檔案資料的收集、匯總、整理、分類等工作。與此同時，必須進行嚴格審查、審核，確保工程檔案資料完整、統(tǒng)一、規(guī)范。在工程竣工驗收階段，建設(shè)單位與檔案管理人員需要一同參與，保證項目竣工驗收與檔案資料驗收同步，促使工程立項開工、施工過程、完工驗收能夠與竣工資料的收集、形成、驗收環(huán)節(jié)相統(tǒng)一，從根本上保證工程檔案資料質(zhì)量。

3.4 積極引入新技術(shù)，創(chuàng)新管理

全面提升工程檔案資料管理水平，需要積極利用計算機技術(shù)、信息技術(shù)等優(yōu)勢，構(gòu)建出信息化、數(shù)字化檔案管理模式。在具體實踐中，檔案管理人員只有樹立正確的信息化管理思想、掌握信息化管理方法，才能逐步構(gòu)建相應(yīng)的管理模式，依托網(wǎng)絡(luò)，借助計算機建立健全工程電子文件類的資料，進而逐步實現(xiàn)標(biāo)準化、信息化。分析工程檔案形成整個過程，不難發(fā)現(xiàn)，從立項到竣工驗收，當(dāng)中涉及的檔案資料及內(nèi)容都是由不同單位產(chǎn)生，因此，為了保證各個單位、部門、人員能夠良好溝通，工程檔案管理部門應(yīng)當(dāng)有計劃地搭建數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺，為各方提供網(wǎng)絡(luò)共享空間。這種管理模式不僅可以提高管理效率，而且也能夠減少勞動成本持續(xù)輸出。檔案管理人員可以借助信息化平臺，發(fā)揮出檔案管理信息系統(tǒng)的作用，高效利用檔案資源管理數(shù)據(jù)庫，對工程檔案進行動態(tài)化管理，從而保證檔案信息服務(wù)的高效性。

3.5 注重人才培訓(xùn)，提高綜合能力

檔案管理工作人員的整體素質(zhì)與能力會直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，因此，檔案管理部門必須加強人員培訓(xùn)，對專業(yè)檔案管理人員開展專題知識培訓(xùn)，確保工作人員在掌握檔案業(yè)務(wù)內(nèi)容的基礎(chǔ)上，也清楚工程技術(shù)方面的檔案管理知識。此外，為進一步提升檔案管理信息化水平，工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備一定的計算機信息管理能力，能夠及時掌握新型管理技術(shù)，從而促使檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化。

總之，通過對提高工程檔案質(zhì)量及管理水平的思路探析，我們不難發(fā)現(xiàn)，為實現(xiàn)工程檔案科學(xué)化管理，保證檔案的作用與價值得以發(fā)揮，檔案管理人員必須高度重視“全程管理”理念的樹立，從工程項目建設(shè)各個環(huán)節(jié)入手，將管理視角延伸到檔案工作各個階段，逐步落實工程檔案管理目標(biāo)，以高質(zhì)量檔案支撐高質(zhì)量工程，以檔案的持久價值促進工程的良性發(fā)展?！?/p>