淺析新時代下疾控中心檔案管理工作現(xiàn)狀及策略

姜曉杰

（鄂爾多斯市疾病預(yù)防控制中心）

一、疾控中心檔案管理內(nèi)容及意義

疾控中心承擔(dān)著保障社會公眾健康的重大責(zé)任，疾控中心檔案覆蓋了醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的研究，包括職業(yè)病的檢測與評價、食品衛(wèi)生安全、環(huán)境安全，尤其是在慢性病的預(yù)防、控制、治療指導(dǎo)，各種傳染病防范知識的推廣、監(jiān)測、治療以及突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急處理等眾多方面，對疾病的流行病學(xué)分析有重大意義，同時為公共衛(wèi)生安全保障提供科學(xué)依據(jù)。2019年12月以來，新冠肺炎疫情暴發(fā)，引起了全世界人民對衛(wèi)生健康問題的高度重視，在這種嚴峻的情形下，疾控中心抗疫工作非常艱巨，在工作過程中所記載的檔案資料也越來越復(fù)雜。這些檔案資料，記錄著非常重要的疫情防控信息，有助于人們在今后發(fā)現(xiàn)疫情時，分析疫情傳播規(guī)律，提供科學(xué)有效的防控措施，做到早發(fā)現(xiàn)，早診斷，早隔離，早治療，確保社會公眾的人身及財產(chǎn)安全。新時代的疾控中心檔案管理工作，正處于發(fā)展創(chuàng)新管理，推動業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型，加快適應(yīng)疫情常態(tài)化的關(guān)鍵時期。因此，疾控中心的檔案管理工作是疾病基本預(yù)防控制過程中的重要工作，深入普及科學(xué)的信息化建設(shè)，加快檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升，充分有效地利用檔案資料，強化檔案管理監(jiān)督指導(dǎo)工作，不僅能更好地應(yīng)對當前情勢下的疫情防控工作，而且有助于社會公眾的健康管理，提升疾控中心保障公共衛(wèi)生安全的能力。

二、疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作缺乏科學(xué)的建設(shè)規(guī)劃

長期以來，疾控中心一直存在重技術(shù)、輕管理的現(xiàn)象，尤其是檔案管理工作，缺乏科學(xué)的建設(shè)規(guī)劃，重保管，輕利用的問題進一步限制了其發(fā)展。檔案管理工作等同于辦公室文職工作，缺乏管理知識和管理技術(shù)的在職繼續(xù)培養(yǎng)，即便出現(xiàn)有管理專業(yè)背景的人才，也常常因為疾控中心缺乏管理技術(shù)系列的職稱評聘晉升體系而逐漸流失。除此之外，傳統(tǒng)疾控中心檔案管理數(shù)據(jù)庫的建立，往往需要工作人員做好大量的數(shù)據(jù)記錄，這就要求增大檔案管理工作人員的壓力或者增設(shè)人力和物力，這種管理模式工作效率提升有限，而且容易出現(xiàn)錯漏，尤其是使用紙質(zhì)材料存儲的數(shù)據(jù)庫，其對存儲的檔案材料所處的空間溫度、濕度要求非常高，因此還需要設(shè)置專門的管理室由專人嚴格管理。這種數(shù)據(jù)庫在檢索需要的檔案信息時，數(shù)據(jù)量不僅龐大，再結(jié)合檔案材料可能出現(xiàn)的損壞甚至缺失情況，都會導(dǎo)致檔案管理人員工作低效、繁瑣。這些原因進一步加深了檔案管理“重保管，輕利用”的問題，限制了檔案資源的開發(fā)和利用。檔案管理建設(shè)長期處于遲緩狀態(tài)，檔案管理水平偏低[1]。

（二）檔案管理工作缺乏積極的行動落實

在經(jīng)歷了SARS、禽流感、新冠疫情等突發(fā)的衛(wèi)生緊急情況后，整個社會對疾控中心的工作越來越關(guān)注，但對于檔案管理工作的重視程度仍然有待提高。受傳統(tǒng)工作思維的影響，一些地方的疾控中心上至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，下至檔案管理人員，對待管理工作缺乏重視，檔案管理資金投入不足，硬件軟件設(shè)備陳舊，檔案管理人才流失，工作積極性下降，專業(yè)能力欠缺等等，這些原因共同導(dǎo)致檔案管理工作缺乏積極的行動落實。在此次新冠疫情防控期間，疾控中心收集了大量的檔案資料，但卻頻現(xiàn)檔案管理人員對收集的數(shù)據(jù)分類不清楚的情況，甚至存在內(nèi)容的斷層與缺失，還有部分檔案資料的內(nèi)容真假難辨，檔案管理工作雖然消耗了疾控中心大量的人力物力資源，卻收效甚微，進一步加重了檔案管理人員消極工作的心態(tài)。新時代下，檔案管理工作對工作人員的整體素質(zhì)和能力要求進一步提高，導(dǎo)致檔案管理人員一方面承受著盡快適應(yīng)技術(shù)變革的巨大壓力，另一方面還面臨缺乏進修學(xué)習(xí)機會的現(xiàn)狀。即使有部分檔案管理人員有經(jīng)過短期的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)方面的培訓(xùn)，但仍對現(xiàn)代化新技術(shù)的掌握有限，同時缺乏創(chuàng)新能力，限制了檔案資源的開發(fā)和利用[2]；而且國內(nèi)的檔案管理人員整體學(xué)歷水平偏低，性別構(gòu)成單一，女性居多，而女性在工作之外，還需承擔(dān)更多的生理和家庭壓力，導(dǎo)致檔案管理人員精力有限，職業(yè)倦怠與日俱增[3]。

（三）檔案管理工作缺乏有效的監(jiān)督指導(dǎo)

檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)對于檔案管理工作發(fā)展和進步有著承上啟下的作用，近年來，檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)也越來越受到疾控中心的重視，但仍存在一些問題。在實際工作的開展過程中，不少地區(qū)的疾控中心檔案監(jiān)督指導(dǎo)把重心主要放在了檔案資料的收集與整理，而關(guān)于如何建立科學(xué)的檔案管理體系、如何保障檔案內(nèi)容的真實有效和檔案材料的安全存儲、如何強化檔案信息化建設(shè)等方面的指導(dǎo)往往被忽略。一些疾控中心的監(jiān)督指導(dǎo)工作懈怠，開展監(jiān)督指導(dǎo)活動的頻率逐年下降，檔案管理工作止步不前。監(jiān)督指導(dǎo)工作流程經(jīng)常是一成不變的，形式主義蔚然成風(fēng)。對待檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)意識薄弱，缺乏認真的工作態(tài)度和嚴謹?shù)谋O(jiān)督手段，認為檔案管理工作對于疾控中心不僅不能增加經(jīng)濟效益，而且就算做的不好也不會對疾控中心工作造成什么重大影響。監(jiān)督指導(dǎo)人員往往是由疾控中心某些部門領(lǐng)導(dǎo)兼職擔(dān)當，專業(yè)能力不足，即使發(fā)現(xiàn)存在有監(jiān)督指導(dǎo)上的漏洞，也鮮少有人敢批評指出，當出現(xiàn)監(jiān)督指導(dǎo)工作上的失誤時，對其個人工作影響甚微，使其更加敷衍對檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)工作。如此低效的監(jiān)督指導(dǎo)非但沒有達到所期望的效果，反而營造出一種對檔案管理工作不重視的氛圍。監(jiān)督考核成果缺乏明確的獎懲制度，而且一些疾控中心檔案管理工作經(jīng)過整改之后，沒有持續(xù)監(jiān)督管理，缺乏長期有效的制度來鞏固整改的成果，仍然難以實現(xiàn)監(jiān)督指導(dǎo)的效果[4]。

三、管理策略分析

（一）構(gòu)建現(xiàn)代信息化標準體系

2019年，中共中央政治局就我國應(yīng)急管理體系和能力建設(shè)進行第十九次集體學(xué)習(xí)時，習(xí)近平強調(diào)，積極推進我國應(yīng)急管理體系和能力現(xiàn)代化。在檔案管理工作中，更應(yīng)該積極響應(yīng)此次會議精神。首先，構(gòu)建科學(xué)的數(shù)據(jù)庫，滿足合理規(guī)劃的需求至關(guān)重要。而要想實現(xiàn)檔案工作的標準化和規(guī)范化，必須要建立相應(yīng)的制度和標準規(guī)范體系。只有明確了標準和規(guī)章制度，才能充分發(fā)揮其監(jiān)督指導(dǎo)的作用，為實現(xiàn)檔案管理工作的高效運轉(zhuǎn)打好基礎(chǔ)。檔案管理的現(xiàn)代信息化標準體系建設(shè)，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案信息資源建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)等內(nèi)容。疾控中心應(yīng)加大檔案管理資金投入，積極向政府申請配置現(xiàn)代化的硬件軟件設(shè)備設(shè)施。強化疾控中心其他部門與檔案管理部門之間的信息共享和技術(shù)溝通。貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，通過局域網(wǎng)來構(gòu)建現(xiàn)代信息化標準體系，將檔案信息資源的建立、歸檔、編排、檢索等建立成多個模塊多個職能統(tǒng)一管理的一整套系統(tǒng)，根據(jù)歸檔的時間由長至短設(shè)置存儲時間以及對應(yīng)的存儲格式，利用云端實時進行數(shù)據(jù)的備份及保密工作，確保檔案數(shù)據(jù)安全儲備，對檔案數(shù)據(jù)如何形成、怎樣歸檔、有效標識、準確存儲、檢索查詢、信息安全管理等內(nèi)容，制定標準化實施流程，規(guī)范檔案資料的采集標準和描述標準[2]。充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)進行檔案數(shù)據(jù)的收集分類和存儲，促進落實疾控中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)。構(gòu)建現(xiàn)代標準化信息體系的建設(shè)，一方面有利于準確快速的收集資料整合數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動管理和便利的數(shù)據(jù)分享；另一方面有利于對大數(shù)據(jù)的分析，使信息以豐富的姿態(tài)呈現(xiàn)出來。同時，利用數(shù)據(jù)檢索的功能，也可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的便捷獲取，提升數(shù)據(jù)查詢、收集的效率。深刻剖析以往的檔案管理工作存在的漏洞和教訓(xùn)，建立系統(tǒng)的檔案管理制度，規(guī)范工作流程。

（二）推動檔案管理人員角色轉(zhuǎn)型

疾控中心的檔案有其自身特點，不僅形式多樣，來源也非常廣泛，涉及的領(lǐng)域也比較多，因此檔案內(nèi)容的形成不得不消耗大量的時間，而且新時代的檔案管理人員還面臨著巨大信息量的沖擊和技術(shù)變革的壓力，如何減輕檔案管理人員的職業(yè)倦怠和消極情緒，進而轉(zhuǎn)為一種積極的、迎難而上的工作氛圍至關(guān)重要。首先需要對檔案管理人員進行統(tǒng)一的思想觀念教育，新時代的檔案管理人員需要加強個人能力素養(yǎng)，趕超新時代的步伐，以全新的檔案管理人形象迎接新挑戰(zhàn)。從疾控中心檔案管理人員主觀意識來看，新時代的檔案管理人員更依賴于計算機和網(wǎng)絡(luò)，檔案數(shù)據(jù)的管理更加錯綜復(fù)雜，檔案材料來源的多元性、內(nèi)容的真實性、檢索的開放性給管理者增加了巨大的技術(shù)變革壓力，檔案管理人員必須以主人公的姿態(tài)積極主動參與到檔案材料的建立、歸檔、編排、查檔等全過程，提高工作認可度和成就感，加大檔案管理人才的培訓(xùn)力度，推動新時代的檔案管理人員角色轉(zhuǎn)換。從疾控中心檔案資源信息的存儲格式來看，其表現(xiàn)形式包括了音頻、視頻、圖像、文檔等多種文件格式；由檔案內(nèi)容的不同又分為業(yè)務(wù)檔案，財務(wù)檔案，科研檔案，人才檔案，績效檔案，設(shè)備檔案等等，不同格式、不同類別的檔案資料有著不同的管理方式，這就要求疾控中心需要招聘專業(yè)性強的檔案管理高學(xué)歷人才，注重人才的綜合能力培養(yǎng)建設(shè)，加強檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以及計算機軟件的應(yīng)用、英文等多方面的學(xué)習(xí)，鼓勵檔案管理人員之間進行學(xué)術(shù)交流，提高處理問題的能力，構(gòu)建高質(zhì)量的檔案管理人才團隊，大力推廣檔案管理數(shù)字化，辦公智能化，信息安全共享化，科學(xué)利用開發(fā)檔案資源，充分發(fā)揮疾控檔案的科研價值。從疾控中心檔案管理人員職業(yè)發(fā)展來看，還需要制定適用于管理崗位的人才晉升體系和管理績效考核評價體系，提供公平公正合理的績效管理平臺，只有留的住人才才能真正的促進發(fā)展。從疾控中心檔案管理人員性別構(gòu)成來看，均衡職工男女比例有利于崗位的長遠發(fā)展，提高檔案管理人員福利待遇，鼓勵男性積極應(yīng)聘，同時注重女性檔案管理人員的再教育，加強女性檔案工作者的職業(yè)使命感，幫助其實現(xiàn)自身價值。檔案管理部門定期組織檔案管理新技術(shù)、新理念的學(xué)習(xí)，緊跟潮流，適應(yīng)新時代下的檔案管理發(fā)展需求。積極糾正疾控檔案重藏輕用的現(xiàn)象，鼓勵檔案管理人員利用網(wǎng)絡(luò)公眾號，視頻號，官方微博等多種途徑傳播檔案信息，提高檔案利用率。

（三）加強檔案監(jiān)督管理模式

檔案監(jiān)督管理是引領(lǐng)檔案管理工作的風(fēng)向標，建設(shè)現(xiàn)代化監(jiān)督管理領(lǐng)導(dǎo)小組，轉(zhuǎn)變檔案管理新理念，推動檔案管理事業(yè)的新發(fā)展。首先完善并規(guī)范檔案監(jiān)督管理的規(guī)章制度，壓實責(zé)任，作為日后開展工作的基本準則和保障；成立專職監(jiān)督管理負責(zé)人與計算機專業(yè)技術(shù)人才共同組成的監(jiān)督管理領(lǐng)導(dǎo)小組。針對監(jiān)督管理崗的指導(dǎo)內(nèi)容設(shè)置工作目標和監(jiān)督指導(dǎo)計劃；相關(guān)部門可以增設(shè)監(jiān)督管理崗，優(yōu)先聘用經(jīng)驗豐富的檔案人員專職負責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)工作，對該崗人員進行專職培訓(xùn)提高業(yè)務(wù)能力，明確監(jiān)督管理工作的具體內(nèi)容和工作方法；定期督查，規(guī)范檔案管理培訓(xùn)；通過廣泛調(diào)研收集疾控中心檔案管理常見的問題，總結(jié)這類問題作為監(jiān)督指導(dǎo)的重點內(nèi)容；對檔案監(jiān)督管理后的成果進行榮譽獎勵和物質(zhì)獎勵，以鼓勵檔案管理人員積極進?。谎垯n案管理工作優(yōu)秀的部門負責(zé)人現(xiàn)身說法，學(xué)習(xí)檔案管理工作經(jīng)驗，共享優(yōu)質(zhì)檔案管理方法和策略，在相互的交流探討中共同進步；明確檔案監(jiān)督管理的職責(zé)體系，督查、追責(zé)、獎懲都能定位到具體崗位；建立有效的信息反饋機制，在日常工作中，匯總問題及意見，對于反復(fù)存在、糾正困難的重點問題開展研討會進行專項整改[5]。將檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作納入工作考核，考核結(jié)果與職稱的晉升、評優(yōu)等關(guān)聯(lián)，充分調(diào)動每個人的工作積極性。

四、結(jié)語

檔案管理對疾控中心工作有著非常深遠的歷史意義和極強的參考意義，尤其在信息化時代，如何高效完成檔案工作是疾控中心當下面臨的非常重要的問題。但當前疾控檔案管理工作的現(xiàn)狀仍存在上述許多不完善的地方，本文總結(jié)了疾控檔案管理的建設(shè)體系、人員配備、監(jiān)督指導(dǎo)三方面存在的問題，從信息化標準體系的建設(shè)、檔案管理人員的能力提升以及強化檔案管理監(jiān)督三個層次進行剖析，并提出相應(yīng)的改進策略，以提高疾控中心檔案部門的管理水平，更合理高效地利用疾控檔案資源，為我國疾控中心檔案管理的發(fā)展獻言獻策。

【相關(guān)鏈接】

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會的歷史過程。與智能化工具相適應(yīng)的生產(chǎn)力，稱為信息化生產(chǎn)力。信息化以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，對所研究對象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，供特定人群生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)，使用該技術(shù)后，可以極大的提高各種行為的效率，并且降低成本，為推動人類社會進步提供極大的技術(shù)支持。

信息化代表了一種信息技術(shù)被高度應(yīng)用，信息資源被高度共享，從而使得人的智能潛力以及社會物質(zhì)資源潛力被充分發(fā)揮，個人行為、組織決策和社會運行趨于合理化的理想狀態(tài)。同時信息化也是IT產(chǎn)業(yè)發(fā)展與IT在社會經(jīng)濟各部門擴散的基礎(chǔ)之上的，不斷運用IT改造傳統(tǒng)的經(jīng)濟、社會結(jié)構(gòu)從而通往如前所述的理想狀態(tài)的一段持續(xù)的過程。