如何提高抽水蓄能電站工程項(xiàng)目檔案服務(wù)利用效果

文/安徽響水澗抽水蓄能有限公司 李思儀 周婷 李亞平 曹嵐

隨著行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的不斷提升，在實(shí)際的工作中，抽水蓄能電站工程檔案管理往往存在破損丟失情況嚴(yán)重、無(wú)法快速有效查找、生產(chǎn)期一線人員無(wú)法及時(shí)利用檔案等情況，影響了檔案對(duì)于項(xiàng)目的服務(wù)效能。因此，需要采用一定的優(yōu)化措施，讓檔案服務(wù)效能既解決當(dāng)前遺留問(wèn)題，還能滿足新行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，從而讓項(xiàng)目保質(zhì)保量進(jìn)行。

一、抽水蓄能電站工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

（一）來(lái)源復(fù)雜且數(shù)量龐大。工程項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn)之一就是周期長(zhǎng)，在整體的建設(shè)周期中，又包含了較多工序和流程，如立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、審批、招標(biāo)、施工、生產(chǎn)、運(yùn)維等階段。在項(xiàng)目各個(gè)周期，又會(huì)和政府部門、施工單位、設(shè)計(jì)單位、運(yùn)維單位等其他部門或項(xiàng)目相關(guān)組織產(chǎn)生信息交互，這樣就會(huì)產(chǎn)生來(lái)源不同的大量文件。比如抽水蓄能電站工程在立項(xiàng)審批時(shí)，需要完成項(xiàng)目可研報(bào)告、環(huán)評(píng)報(bào)告、取水審批等，而這些文件和審批又來(lái)自于不同的行政部門。除此之外，在施工決策中，分建單位經(jīng)常高達(dá)幾十家，而期間形成的招標(biāo)、合同、工程建設(shè)等資料更是數(shù)目龐雜。

（二）與工程項(xiàng)目同步形成。工程項(xiàng)目和工程檔案可以同步進(jìn)行，由于工程項(xiàng)目的流程都需要記錄，因此當(dāng)項(xiàng)目開(kāi)展的時(shí)候，對(duì)應(yīng)的資料或文檔或標(biāo)準(zhǔn)化文件就會(huì)隨之形成。隨著流程的復(fù)雜化，檔案信息的數(shù)量必然會(huì)逐漸上升。所以說(shuō)，工程檔案收集工作和工程建設(shè)項(xiàng)目是雙生關(guān)系，檔案信息的整理應(yīng)該在該階段完工后及時(shí)進(jìn)行。

（三）涉及專業(yè)和行業(yè)較多。工程項(xiàng)目的復(fù)雜體現(xiàn)在其包含的組成工序較多，如電路工程、防水工程、基建工程、綠化工程等，而各個(gè)工序的檔案呈現(xiàn)形式又不盡相同，因此需要對(duì)龐雜的資料進(jìn)行分類管理；但同時(shí)各道工序又緊密相關(guān)，比如在抽水蓄能站的設(shè)備檢修中，檢修人員的作業(yè)流程必須依靠設(shè)備安裝人員提供的對(duì)應(yīng)參數(shù)進(jìn)行。這讓最終的檔案管理不僅要把各個(gè)環(huán)節(jié)的參數(shù)核對(duì)無(wú)誤，還需要對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間的銜接流程非常明確。抽水蓄能電站工程流程復(fù)雜，設(shè)備種類多，在歸檔管理時(shí)需要保證各個(gè)流程資料的原始性和完整性。同時(shí)，需要對(duì)各個(gè)流程進(jìn)行有序管理，保證其關(guān)聯(lián)性和易查性。

二、抽水蓄能電站工程項(xiàng)目檔案管理服務(wù)問(wèn)題

（一）檔案生命期管理工作隨意性強(qiáng)。根據(jù)實(shí)際情況來(lái)看，抽水蓄能電站工程建設(shè)周期較長(zhǎng)。工程檔案在保存中容易出現(xiàn)裝訂開(kāi)線、內(nèi)容模糊等問(wèn)題，保存周期越長(zhǎng)，工程檔案由于風(fēng)化程度和借閱程度的提高更容易出現(xiàn)破損情況。比如，對(duì)于5年以上的項(xiàng)目檔案，檔案資料信息的完整度僅為40%左右。除此之外，仍有25%左右的檔案存在不同程度的破損情況。對(duì)于抽水蓄能電站工程這種重大工程項(xiàng)目，檔案完整度會(huì)高于常規(guī)項(xiàng)目，同樣以5年以上的項(xiàng)目舉例，其破損率也接近7成，再利用價(jià)值已不復(fù)存在。已經(jīng)批準(zhǔn)校對(duì)的技術(shù)數(shù)據(jù)通常隨機(jī)存儲(chǔ)或簡(jiǎn)單裝訂。結(jié)果，不僅最終項(xiàng)目中的檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，而且在后期項(xiàng)目應(yīng)用檢索檔案時(shí)，查找成本會(huì)不斷提高。還有一點(diǎn)就是存檔混亂，以及因主次文件無(wú)法分離而損壞重要文件的問(wèn)題。同時(shí)，在借用項(xiàng)目文件時(shí)，審批流程復(fù)雜，文件難于查找，歸還文件時(shí)不檢查完整性和損壞情況，這種不合理的使用和查找流程都會(huì)降低文檔壽命。

（二）檔案管理服務(wù)流程混亂。抽水蓄能電站工程規(guī)模較大，涉及勘察、設(shè)計(jì)、施工等諸多單位同時(shí)合作的情況。當(dāng)參建單位過(guò)多時(shí)，一旦沒(méi)有明確的工程檔案的歸檔、整理規(guī)范，結(jié)果是各個(gè)公司生成的項(xiàng)目文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、質(zhì)量不一樣，沒(méi)有統(tǒng)一的歸檔，各個(gè)部門職能和流程之間銜接程度低，“信息孤島”問(wèn)題發(fā)生，導(dǎo)致文檔的利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于正常情況。由于參建單位諸多，各個(gè)部門之間的工作協(xié)同程度低，參建單位的相關(guān)資料審核標(biāo)準(zhǔn)也是五花八門，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理服務(wù)流程混亂的情況發(fā)生。在工程項(xiàng)目驗(yàn)收過(guò)程中，一般都會(huì)成立驗(yàn)收小組進(jìn)行驗(yàn)收工作，但在驗(yàn)收過(guò)程中，沒(méi)有根據(jù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)施工流程進(jìn)行驗(yàn)收，而抽水蓄能電站工序復(fù)雜，沒(méi)有根據(jù)項(xiàng)目完成時(shí)間，也就是資料形成的周期、分類進(jìn)行分類管理審核，最終會(huì)導(dǎo)致檔案驗(yàn)收效率不高的情況發(fā)生。大部分項(xiàng)目檔案管理工作中，審核標(biāo)準(zhǔn)較為粗糙，一般會(huì)按檔案歸檔范圍和保存期限表的時(shí)間要求、保存是否完好等粗糙指標(biāo)進(jìn)行判定，一旦沒(méi)有達(dá)到這些標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)直接對(duì)未通過(guò)審核的檔案進(jìn)行銷毀。與此同時(shí)，在現(xiàn)有的管理模式中，存在諸如檔案價(jià)值鑒定、銷毀記錄等中間流程缺失的情況。這種流程上的漏洞，會(huì)造成一些不可逆的檔案管理危機(jī)事件，如部分永久保存類文檔，由于其他文檔的原因而被銷毀，而銷毀行為又沒(méi)有銷毀記錄這一流程存在，后續(xù)在查找和利用上又會(huì)出現(xiàn)紕漏。

（三）檔案管理服務(wù)信息化程度低。目前部分抽水蓄能電站工程檔案的管理僅存在于紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)管理手段上。工程檔案的形成和工程建設(shè)基本保持同步，但檔案收集都需要以項(xiàng)目或工序結(jié)束為節(jié)點(diǎn)，也就是說(shuō)，在節(jié)點(diǎn)未來(lái)臨之前，紙質(zhì)文件只是簡(jiǎn)單地收集整理，電子文檔的拍攝記錄等工作存在缺失的情況。與此同時(shí)，項(xiàng)目中的電子文檔、設(shè)計(jì)圖紙等資料無(wú)法徹底歸檔。這就形成了信息化中的傳統(tǒng)模式，一旦項(xiàng)目未達(dá)到歸檔節(jié)點(diǎn)，大部分項(xiàng)目資料只能以紙質(zhì)形式存在。而在此過(guò)程中，一旦出現(xiàn)項(xiàng)目檔案的借閱移交情況，檔案損毀丟失的概率大大提高，不僅會(huì)導(dǎo)致檔案管理服務(wù)利用工作價(jià)值大打折扣，對(duì)于后續(xù)的歸檔也造成極大的困難。這種和實(shí)際需求不匹配的方式會(huì)導(dǎo)致原始檔案頻繁借出，其破損率自然會(huì)提高，從而導(dǎo)致原始檔案資料的使用價(jià)值和周期大大縮水，也不利于后續(xù)的編研工作。另外，這種單一的方式無(wú)法滿足多群體借閱，由于原始檔案僅有1份可借閱，當(dāng)多部門需要時(shí)，就只能滿足其中一方，這和檔案服務(wù)項(xiàng)目的初衷背道而馳。當(dāng)電子檔案未歸檔或者電子檔案信息系統(tǒng)無(wú)法工作的情況下，使用者必須借閱原始紙質(zhì)檔案，借閱效率大大降低。

三、檔案管理服務(wù)利用效果提升措施

（一）檔案管理生命周期管理優(yōu)化措施。在項(xiàng)目的檔案評(píng)估階段，如果項(xiàng)目數(shù)據(jù)具有較高價(jià)值，檔案辦公室首先根據(jù)檔案價(jià)值表對(duì)項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)估。歸檔期間，檔案館將根據(jù)項(xiàng)目文件類型繼續(xù)對(duì)具有歸檔價(jià)值的資料進(jìn)行分類，形成項(xiàng)目最終文件。如果文檔生成部門判定對(duì)應(yīng)文檔沒(méi)有歸檔價(jià)值，需要將文檔還原到制作部門，文檔制作部門繼續(xù)對(duì)知識(shí)庫(kù)進(jìn)行分類。沒(méi)有價(jià)值的技術(shù)資料需要根據(jù)流程開(kāi)展銷毀工作，稍微重要的資料由文件創(chuàng)建部門保存。在工程檔案歸檔階段，施工單位項(xiàng)目管理人員將通過(guò)驗(yàn)收的工程檔案根據(jù)檔案類型、形成時(shí)間等原則進(jìn)行分類、排序后，經(jīng)施工單位檔案負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人雙方確認(rèn)無(wú)誤，交給檔案室，監(jiān)理單位技術(shù)人員、檔案管理人員以及業(yè)主單位技術(shù)人員、檔案負(fù)責(zé)人逐層審查，檢查無(wú)誤后，完成統(tǒng)一裝盒、編輯打印標(biāo)簽、文件按序編號(hào)等歸檔工作，形成正式的工程檔案，并存入業(yè)主單位檔案室。在技術(shù)檔案的存儲(chǔ)階段，建設(shè)單位的項(xiàng)目管理人員按照檔案格式和形成時(shí)間的原則，對(duì)批準(zhǔn)的技術(shù)檔案進(jìn)行分類和歸檔。在歸檔時(shí)，需要結(jié)合各方利益主體形成對(duì)應(yīng)組織，由組織內(nèi)所有人員參與核查工作。檢查無(wú)誤后完成統(tǒng)一裝箱、標(biāo)簽編輯打印、編號(hào)等歸檔操作。對(duì)應(yīng)標(biāo)簽信息需要根據(jù)項(xiàng)目需求的個(gè)性化進(jìn)行，基礎(chǔ)需求如文件格式、項(xiàng)目名稱、責(zé)任部門等。對(duì)于已經(jīng)歸檔保管的檔案，檔案的任何需求都需要保管部門進(jìn)行，如查找、借閱等。當(dāng)其他部門需要借閱時(shí)，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)提出借閱審批，審批完成后，檔案室提供對(duì)應(yīng)歸檔檔案并進(jìn)行記錄，當(dāng)人力資源較為充足時(shí)，可以按照檔案存儲(chǔ)分類進(jìn)行人員分類，人員各司其職，加大歸檔管理的效果。

（二）檔案管理服務(wù)流程優(yōu)化措施。隨著工程檔案管理水平的不斷提升，現(xiàn)有的抽水蓄能電站文件管理現(xiàn)狀基本合格，但仍有較多方面需要優(yōu)化，如流程不精簡(jiǎn)、重復(fù)審查等。對(duì)于工程文檔資料來(lái)說(shuō)，由于參建單位不同、歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)不同等因素，文檔編輯部可以對(duì)不同資料進(jìn)行增查刪改操作，對(duì)于缺失的資料，溯源對(duì)應(yīng)部門進(jìn)行補(bǔ)充。保證文件生命期管理流程脈絡(luò)清晰，審批環(huán)節(jié)簡(jiǎn)潔、高效。結(jié)合現(xiàn)有項(xiàng)目實(shí)際情況可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理問(wèn)題在檔案生命期集中出現(xiàn)。因此，在該流程環(huán)節(jié)，需要對(duì)原有的工序進(jìn)行優(yōu)化和補(bǔ)充。如圖1所示，在原有基礎(chǔ)上，增加檔案價(jià)值鑒定的環(huán)節(jié)，并且優(yōu)化補(bǔ)充檔案分類歸檔的步驟，最好可以設(shè)立檔案室作為專職機(jī)構(gòu)，由于參建部門較多，標(biāo)準(zhǔn)化難以實(shí)施，在檔案收集的終點(diǎn)部門，也就是檔案室進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)較為合理。

圖1 檔案生命周期管理流程

（三）檔案管理服務(wù)信息化優(yōu)化措施。檔案管理服務(wù)信息化能夠有效提高檔案使用壽命，對(duì)于工程檔案信息龐大的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)、智慧搜索管理等方式進(jìn)行優(yōu)化，使檔案管理服務(wù)更加靈活輕便。在實(shí)際工作中，可以通過(guò)以下幾點(diǎn)進(jìn)行優(yōu)化。1.建立紙質(zhì)檔案、電子檔案雙軌制。對(duì)于抽水蓄能電站而言，可以制訂紙質(zhì)電子雙軌制的方式，紙質(zhì)檔案封存處理，當(dāng)電子檔案由于不可抗力被損壞，紙質(zhì)檔案可以作為備份，而這種流程和模式需要制訂對(duì)應(yīng)的制度和措施。這包括電子文件管理組織和工程項(xiàng)目成員的責(zé)任、工程項(xiàng)目的電子文件管理流程以及獎(jiǎng)懲。2.原始檔案使用信息化。對(duì)于工程項(xiàng)目而言，審批環(huán)節(jié)諸多，因此可以利用管控系統(tǒng)，增加智能、智慧化審批，如云端面部識(shí)別、在線審批等功能，打破空間阻礙，提高檔案服務(wù)效率，同時(shí)在各級(jí)審批中，應(yīng)該保留對(duì)應(yīng)信息數(shù)據(jù)，在后期可以根據(jù)積累的數(shù)據(jù)檢查，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)BUG等問(wèn)題及時(shí)優(yōu)化。3.建立電子工程檔案信息系統(tǒng)。工程檔案信息量巨大，保存的媒體形式多樣化，如現(xiàn)場(chǎng)照片、軟件信息模擬、技術(shù)參數(shù)計(jì)算等。因此在檢索中，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)設(shè)置智慧搜索功能，如輸入“設(shè)備+圖片”，即可出現(xiàn)對(duì)應(yīng)的設(shè)備圖片信息，而文檔等信息則不會(huì)出現(xiàn)，這樣就可以提高檢索的高效性。另外，在檔案管理部門對(duì)檔案審核過(guò)程中，可以增加電子審批，參照歸檔的完整性和正確性，進(jìn)行批注，對(duì)于不合規(guī)的可以返回原部門，原部門人員可以清晰了解需要補(bǔ)充或修改的內(nèi)容。

四、結(jié)語(yǔ)

抽水蓄能項(xiàng)目流程諸多，參建部門復(fù)雜，各個(gè)流程和部門對(duì)接的關(guān)鍵就是項(xiàng)目檔案，提高項(xiàng)目檔案服務(wù)利用效果，對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)大有裨益。因此，對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目而言，必須提高項(xiàng)目檔案服務(wù)流程的合理化、信息化和標(biāo)準(zhǔn)化，以此提高檔案服務(wù)利用效能。