法治環(huán)境下檔案管理工作體系建設(shè)研究

文/航空工業(yè)昌飛公司 李益樂 李小春

堅(jiān)持全面依法治國是檔案職業(yè)發(fā)展面臨的新環(huán)境，企業(yè)檔案工作要全面推進(jìn)依法治檔，提升檔案管理法治化水平。新一代信息技術(shù)與企業(yè)生產(chǎn)制造的不斷融合，進(jìn)一步導(dǎo)致企業(yè)檔案面臨的法律環(huán)境更加復(fù)雜、多變。2019年修訂的《檔案法》總體思路中明確提出要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，明確電子法律效力，完善監(jiān)督檢查措施，使《檔案法》適應(yīng)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)戰(zhàn)略部署。檔案事業(yè)要想長久生存和發(fā)展，就必須立足實(shí)際完善相關(guān)制度，尋求新時(shí)代檔案管理工作體系模式，告別“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”的管理思維模式，形成一個(gè)不斷應(yīng)變、不斷發(fā)展的“生命體”。

一、依法治檔的基本內(nèi)涵

企業(yè)依法治檔是指在發(fā)展中國特色社會主義法治過程中，堅(jiān)持以全面依法治國為指導(dǎo)，建立完善的檔案工作法律法規(guī)體系，以法律為尺度和準(zhǔn)繩，嚴(yán)格按照檔案各方面的工作制度執(zhí)行，形成檔案管理依法而治的法治工作狀態(tài)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

檔案法治是依法治國在檔案事業(yè)領(lǐng)域的重要體現(xiàn)，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。一方面，依法治檔要建立一個(gè)完善的檔案管理工作體系；另一方面，檔案管理要做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，最終創(chuàng)造一個(gè)檔案工作法治化的健康發(fā)展生態(tài)環(huán)境。

二、依法治檔的必要性

新時(shí)代在全面依法治國環(huán)境下，全面推進(jìn)依法治檔工作，是貫徹落實(shí)依法治國戰(zhàn)略的重要體現(xiàn)，有利于檔案工作法治化，推進(jìn)新時(shí)代檔案管理工作體系構(gòu)建。

（一）依法治檔是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。在依法治國戰(zhàn)略、建設(shè)法治企業(yè)全面深入實(shí)施的新背景和新環(huán)境下，依法治檔是保證新時(shí)代檔案工作健康有序發(fā)展的要求，也是貫徹落實(shí)依法治國方略的重要體現(xiàn)。依法推進(jìn)檔案工作建設(shè)，助推法治深入企業(yè)的方方面面，提升企業(yè)市場的競爭力。

（二）依法治檔是構(gòu)建新時(shí)代檔案管理工作體系的客觀要求。檔案法治建設(shè)，是新時(shí)代檔案工作健康開展的重要依據(jù)。依法治檔要求我們不斷完善相關(guān)法律法規(guī)體系，促使企業(yè)檔案工作規(guī)范化、健康化、信息化，推動檔案工作適應(yīng)新時(shí)代企業(yè)“走出去”戰(zhàn)略的進(jìn)一步推進(jìn)和企業(yè)智能制造發(fā)展的要求，化解和防范檔案工作中遇到的新問題、新情況，構(gòu)建新時(shí)代檔案管理工作新模式體系，促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、法治環(huán)境下檔案管理工作體系構(gòu)建

目前，在法治環(huán)境下，企業(yè)制造向著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的方向主攻，智慧檔案管理成為企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。建立智慧型檔案管控模式，規(guī)范化管理檔案資源，形成法治環(huán)境下生態(tài)健康的檔案管理工作體系，成為檔案職業(yè)發(fā)展研究的方向。

要在依法治檔的環(huán)境下智慧管控檔案工作。其本質(zhì)在于檔案數(shù)據(jù)被賦予背景后成為信息，規(guī)則化的信息經(jīng)過整合形成知識，知識運(yùn)用于決策形成智慧，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的自組織、自驅(qū)動、自適應(yīng)、自創(chuàng)新、自進(jìn)化、自約束。智慧檔案管理工作體系（見圖1）要求把部門當(dāng)作一個(gè)智慧生命的組織，建立起檔案業(yè)務(wù)域綜合管理的數(shù)據(jù)、信息、知識和智慧系統(tǒng)，不斷整合積累各業(yè)務(wù)域的大數(shù)據(jù)，防范業(yè)務(wù)域管理的風(fēng)險(xiǎn)，分析業(yè)務(wù)域管理工作的失誤與員工狀態(tài)特征的相關(guān)性，逐步形成管理的智慧，走向落細(xì)落小、抓易抓早的預(yù)防式管理，最終提升管理的效率，對價(jià)值創(chuàng)造形成有力的支撐，為企業(yè)核心能力建設(shè)工作保駕護(hù)航。

圖1 智慧檔案管理工作體系“五步走”模式

（一）構(gòu)建依法治檔工作體系環(huán)境。根據(jù)全面依法治國的要求，要強(qiáng)化依法治檔在檔案工作中的主導(dǎo)作用，積極構(gòu)建依法治檔工作體系環(huán)境。一是以標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)建設(shè)為抓手，規(guī)范化管理企業(yè)檔案。通過規(guī)范企業(yè)檔案管理的種類，方便檔案的收集、整理和查閱利用。加大企業(yè)檔案管理與信息化技術(shù)規(guī)范的融合，推進(jìn)檔案資源在新技術(shù)環(huán)境下的數(shù)據(jù)融合、業(yè)務(wù)融合，實(shí)現(xiàn)跨部門、跨業(yè)務(wù)的檔案協(xié)同管理服務(wù)，建立規(guī)范化的檔案數(shù)字資源管理。如在規(guī)范化管理工具方面推行綜合平衡積分卡、管理者標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)、管理信息化；在規(guī)范化管理業(yè)務(wù)流程方面，按照業(yè)務(wù)模塊之間的關(guān)系運(yùn)用表單傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程，使業(yè)務(wù)工作顯性化，讓“表單辦事”成為全員行為準(zhǔn)則，推動企業(yè)檔案管理“法治化”真正落地，實(shí)現(xiàn)流程中的“事找人”，并從“流程、規(guī)范、表單、制度、信息系統(tǒng)”五個(gè)維度管理檔案，固化管理標(biāo)準(zhǔn)。二是以制度化管理舉措為重點(diǎn)，健全檔案管理制度和流程，檔案業(yè)務(wù)融入企業(yè)科研生產(chǎn)流程中去，使檔案工作在法律法規(guī)中健康運(yùn)行。

（二）構(gòu)建檔案管理工作業(yè)務(wù)域的“生命組織”。人才是檔案管理的主體，在檔案法治管理工作體系構(gòu)建中起建立作用，要不斷完善體系，使之成為一個(gè)不斷應(yīng)變、不斷發(fā)展的“生命體”。規(guī)范化檔案人才管理開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，建立起一套完善的檔案人才管理開發(fā)系統(tǒng)，規(guī)范化檔案管理主體之間的關(guān)系、職責(zé)、發(fā)展方向，使之能健康生存和長久發(fā)展，而不是改造自己，使自己成為一個(gè)“超人”。按照檔案工作各業(yè)務(wù)發(fā)展方向及需求，修訂完善檔案部門人才發(fā)展規(guī)劃，包括組織架構(gòu)、人員分工、工作職責(zé)、長短期目標(biāo)、獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制等內(nèi)容，建立起生命組織的“脈搏”，將檔案人才發(fā)展納入企業(yè)人才發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容中去。培養(yǎng)檔案法治人才，保證企業(yè)檔案法治建設(shè)的進(jìn)度和質(zhì)量。目前，隨著時(shí)代的發(fā)展，對檔案人員提出了更高的要求，由于對先進(jìn)信息技術(shù)掌握能力的缺失和依法治檔理解的偏差，造成檔案館復(fù)合型人才比較欠缺，導(dǎo)致法治環(huán)境下企業(yè)檔案管理工作體系建設(shè)中出現(xiàn)需求與設(shè)計(jì)脫節(jié)。另外，部分檔案管理人員缺乏學(xué)習(xí)專業(yè)知識的主動性，碰到實(shí)際問題時(shí)，缺乏創(chuàng)新意識。構(gòu)建合理的人才發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)依法治檔人才的可持續(xù)培養(yǎng)。在實(shí)施依法治檔的過程中，依“法”是前提，而依“法”的前提是要檔案人員學(xué)習(xí)知道“法”，懂“法”，了解“法”，才能依法治檔。在工資待遇方面，不斷提升檔案人員待遇，肯定工作內(nèi)容，激發(fā)檔案人員潛力。這些都直接加快了企業(yè)檔案管理工作體系建設(shè)。提升企業(yè)人員法治意識，有利于依法治檔工作的持續(xù)開展。通過“6·9”國際檔案宣傳日、檔案培訓(xùn)等強(qiáng)化檔案法治宣傳，豐富企業(yè)員工對依法治檔的知識，營造和諧的企業(yè)檔案法治環(huán)境。

（三）構(gòu)建檔案管理工作業(yè)務(wù)域的“數(shù)據(jù)系統(tǒng)”。企業(yè)規(guī)范化檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)包括檔案數(shù)據(jù)的產(chǎn)生收集和數(shù)據(jù)資源結(jié)構(gòu)的開發(fā)利用兩方面。檔案數(shù)據(jù)接收必須清楚企業(yè)有哪些業(yè)務(wù)流程，每個(gè)業(yè)務(wù)流程中有哪些數(shù)據(jù)需要?dú)w檔保存，檔案管理人員要在哪個(gè)業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)管控?cái)?shù)據(jù)歸檔，歸檔由哪個(gè)責(zé)任者完成，并由誰來對數(shù)據(jù)進(jìn)行審核等一系列問題。如構(gòu)建流程引擎，將檔案數(shù)據(jù)收集定義到企業(yè)流程引擎中，完成與企業(yè)各流程信息接口搭建，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)歸檔，收集單位各流程信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。

企業(yè)業(yè)務(wù)流程是公司生產(chǎn)運(yùn)營管理的現(xiàn)在反映，也是公司進(jìn)行管理創(chuàng)新活動的基礎(chǔ)，只有對管理現(xiàn)狀徹底了解，完全掌握，才能發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理工作中的問題，找出影響效率、質(zhì)量、成本的關(guān)鍵瓶頸和環(huán)節(jié)，進(jìn)而有針對性地進(jìn)行改善，最終徹底解決問題。加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程梳理，建立企業(yè)基于流程驅(qū)動業(yè)務(wù)模式的信息系統(tǒng)。將檔案工作納入企業(yè)信息化流程當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自推送到企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源管理系統(tǒng)。企業(yè)可以通過編制各業(yè)務(wù)域相關(guān)“應(yīng)知應(yīng)會”手冊、各業(yè)務(wù)域涉及人或物等動態(tài)維護(hù)工作信息庫；通過整理集團(tuán)、公司及部門的各業(yè)務(wù)域檔案利用類型、次數(shù)，把部門和同行業(yè)需求納入部門的各業(yè)務(wù)域問題大數(shù)據(jù)庫；通過采集部門各業(yè)務(wù)域管理小組和全員的各業(yè)務(wù)域相關(guān)行為數(shù)據(jù)，形成部門各業(yè)務(wù)域行為事件庫，方便檔案資源的開發(fā)和利用。

（四）構(gòu)建檔案管理工作業(yè)務(wù)域的“信息系統(tǒng)”。把有背景的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息，搭建檔案信息知識化表現(xiàn)平臺，活化檔案信息，從管理驅(qū)動到利用驅(qū)動的角度，促使檔案數(shù)據(jù)全周期一體化，即充分利用現(xiàn)代科技手段和信息技術(shù)對這些非結(jié)構(gòu)化信息、多媒體信息和用戶信息進(jìn)行分析。高效組織數(shù)據(jù)，從單一平面到立體多維形式化表達(dá)數(shù)據(jù)，及時(shí)傳遞出業(yè)務(wù)域綜合管理工作的狀態(tài)信號。制訂各業(yè)務(wù)域綜合管理評價(jià)辦法，自主開展各業(yè)務(wù)域管理。

（五）構(gòu)建檔案管理工作業(yè)務(wù)域的“知識系統(tǒng)”。把有規(guī)則的信息轉(zhuǎn)化為知識，形成管理經(jīng)驗(yàn)。信息的知識化是知識與信息技術(shù)融合起來應(yīng)用到數(shù)字檔案館建設(shè)中去，匯集企業(yè)各業(yè)務(wù)域檔案信息，通過數(shù)據(jù)挖掘分析與各業(yè)務(wù)域相關(guān)檔案，形成各業(yè)務(wù)域知識庫；在各業(yè)務(wù)域知識庫的基礎(chǔ)上，及時(shí)修訂二級管理制度；完善部門各業(yè)務(wù)域培訓(xùn)教材、試題和各業(yè)務(wù)域相關(guān)手冊，提升各業(yè)務(wù)域相關(guān)知識的傳承效率。檔案管控系統(tǒng)將深度感知的數(shù)據(jù)通過檔案平臺，展現(xiàn)共享給利用者，把信息變成知識，把知識變成智慧，形成活檔案，吸引和滿足利用者需求。

（六）形成法治環(huán)境下檔案管理工作的“智慧系統(tǒng)”。在數(shù)據(jù)、信息和知識系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，通過特點(diǎn)研究，結(jié)合利用者實(shí)際情況，建立多種檢索方式，逐步走向精準(zhǔn)管控。按照設(shè)定好的要求自動匯總各類文件，定期推送給相關(guān)人員利用；將數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化分析，深入挖掘檔案知識，為檔案人員編研工作提供素材；建立面向企業(yè)檔案服務(wù)對象的信息庫，分析利用者利用數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)測性服務(wù)，能夠明確企業(yè)智慧檔案建設(shè)重點(diǎn)。選用標(biāo)準(zhǔn)性、有效性和高效性組號的數(shù)據(jù)檢索方法，筆者推薦自適應(yīng)ACA算法，高效推進(jìn)檔案利用效率。

面對不確定的時(shí)代，企業(yè)檔案工作堅(jiān)持在“依法治國”的框架下依法治檔，在新一代信息技術(shù)的沖擊下開展“智慧檔案管理”探索研究，永遠(yuǎn)走在服務(wù)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)和檔案事業(yè)規(guī)劃發(fā)展的路上。技術(shù)是把“雙刃劍”，物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新一代信息技術(shù)加大了企業(yè)檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)。同樣，我們也可以借助新技術(shù)及其思維，完善檔案管理法治環(huán)境，推動企業(yè)檔案工作順應(yīng)時(shí)代，在依法治檔環(huán)境下實(shí)現(xiàn)“智慧檔案管理”，推動法治化的檔案管理工作體系構(gòu)建。企業(yè)檔案管理工作只有在新時(shí)代順應(yīng)歷史潮流，找準(zhǔn)發(fā)展定位，吸收先進(jìn)管理理念，運(yùn)用新技術(shù)，不斷努力完善管理體系，檔案事業(yè)才能突破自我，更上一層樓。