高校二級學院學籍異動管理優(yōu)化研究
——以南京工業(yè)大學某學院為例

文/南京工業(yè)大學電氣工程與控制科學學院 侯瑞

學籍異動管理作為高校二級學院學生培養(yǎng)及教育教學管理的重要組成部分，是一項繁復(fù)且重要的常規(guī)性工作，此項工作發(fā)生在學生從入學注冊到修業(yè)合格整個本科過程中。本科修業(yè)年限的彈性制和國家鼓勵學生創(chuàng)業(yè)、入伍、出國交流、轉(zhuǎn)專業(yè)等大背景，使學籍異動日趨頻繁，增加了二級學院教學和學籍管理的難度和繁復(fù)。在目前學分制教育背景下，高校二級學院要圍繞高等教育新目標、新要求，秉承“以生為本”教育理念，突出人文關(guān)懷，通過建立學籍異動工作清單，規(guī)范良性學籍異動管理流程，預(yù)警或減少不良學籍異動發(fā)生。

一、學籍異動概況

本文所指的學籍異動，是指學生在學籍管理層面進行的非程序化變動，主要包括轉(zhuǎn)專業(yè)、休學、復(fù)學、留降級、退學、轉(zhuǎn)學、出國交流學習以及參軍保留學籍等。本文以南京工業(yè)大學某工科學院（以下簡稱我院）近5學年學生學籍異動原始數(shù)據(jù)和相關(guān)材料等進行調(diào)研分析，從學籍異動發(fā)生原因的主觀性和客觀性，分為良性學籍異動和不良學籍異動。

從表1可以看出，我院2016～2020學年轉(zhuǎn)專業(yè)人數(shù)呈現(xiàn)增長趨勢，保留入學資格和保留學籍人數(shù)變化基本穩(wěn)定，每學年均有因外出交流學習或入伍申請休學學生。良性學籍異動總體人數(shù)呈逐年增加趨勢。從表2可以看出，我院2016～2020學年申請休學人數(shù)基本穩(wěn)定，退學人數(shù)呈逐年減少趨勢，身體康復(fù)申請復(fù)學學生每年有所增加。總體不良學籍異動人數(shù)近三個學年基本保持不變。

通過表1、表2對比分析，近5學年我院學籍異動學生人數(shù)基本穩(wěn)定，良性學籍異動人數(shù)大于不良學籍異動人數(shù)。通過對良性學籍異動學生持續(xù)跟蹤發(fā)現(xiàn)，此類學生能順利畢業(yè)、考研、出國或就業(yè)，有正面積極作用；反之，不良學籍異動則會給學生帶來逆向作用，雖部分同學能通過重修、補修完成本科學業(yè)，但仍有學生會結(jié)業(yè)或退學。

表1 我院2016～2020學年良性學籍異動 （單位：人）

表2 我院2016～2020學年不良學籍異動 （單位：人）

二、學籍異動類型及原因分析

（一）良性學籍異動。良性學籍異動是按照學生意愿或?qū)W業(yè)需求而發(fā)生的，學生可主動選擇是否申請發(fā)生，主要包括：休學（征兵入伍、出國交流、創(chuàng)業(yè)等）、復(fù)學（征兵入伍、結(jié)束出國交流等）、轉(zhuǎn)專業(yè)等。例如從表1可以看出，近5學年我院轉(zhuǎn)專業(yè)學生逐年增加。良性學籍異動的學生一般學業(yè)基礎(chǔ)較好，自主學習能力較強，能主動掌控修業(yè)狀況，發(fā)生學籍異動后能盡快了解并適應(yīng)新的教學計劃，順利完成本科學業(yè)。通常這類學生在專業(yè)學習、學科競賽、綜合實踐等方面也能成為專業(yè)佼佼者，發(fā)揮榜樣作用，對學院整體發(fā)展帶來積極影響。

（二）不良學籍異動。不良學籍異動非學生主觀意愿決定，學生是被動接受的，如：降級、退學、休學等。這類學生一般很難按照正常教學計劃繼續(xù)學習，需要重新調(diào)整本人身體或心理狀態(tài)。部分學生能利用休學或降級調(diào)整回正常狀態(tài)，但仍有部分學生因教學計劃被打亂，產(chǎn)生自卑心理，或?qū)W習情緒消沉無所適從，更有甚者自暴自棄，只能退學提前結(jié)束本科學業(yè)。不良學籍異動原因一般包括：1.學生自我管理能力不強。大學徹底摒棄中學“填鴨式”教學，更注重學生自主學習和自我管理。部分學生習慣了被動式接受知識，進入大學不能盡快調(diào)整學習習慣，對學業(yè)、職業(yè)沒有清晰規(guī)劃，自我要求松散。還有部分學生受網(wǎng)絡(luò)游戲、短視頻等影響，從遲到、早退到曠課、曠考，學習動力喪失，形成惡性學業(yè)循環(huán)。從表2可以看出，近5學年每年都有因?qū)W業(yè)問題被迫休學、退學的學生。2.學生家庭或環(huán)境問題突出。目前高校本科生以“00后”為主，部分學生以自我為中心，心理狀態(tài)、人際關(guān)系等方面都存在不穩(wěn)定性，耐挫折性差。在受到家庭或周圍環(huán)境不良因素影響時，特別容易出現(xiàn)心理和學業(yè)問題。短期內(nèi)學生無法自主調(diào)整到健康狀態(tài)，不能適應(yīng)學校集體學習與生活，提出休學或退學申請。

三、學籍異動管理工作存在的問題

2017年2月16日，《普通高等學校學生管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）使高校學籍異動管理工作進一步規(guī)范。《規(guī)定》要求高校轉(zhuǎn)變管理理念強化“以生為本”，牢固樹立服務(wù)學生意識，處理好管理與服務(wù)的關(guān)系，努力營造良好環(huán)境，促進學生實現(xiàn)自我管理。但從實際工作來看，還存在如下問題：

（一）管理系統(tǒng)有待刷新。目前，高校教務(wù)管理系統(tǒng)僅支持教務(wù)處與二級學級間學籍異動在線審批，不支持與學工、財務(wù)等部門聯(lián)網(wǎng)聯(lián)動，更沒有做到數(shù)據(jù)共享和信息實時更新。需要利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，減少學籍管理中間環(huán)節(jié)，增強信息透明度，從根本上提高學籍異動管理效率。

（二）管理理念有待更新。學籍異動工作本質(zhì)是“以人為本”的理念做出更適合學生個人發(fā)展的選擇，涉及面廣且政策性強。尤其二級學院的學籍異動管理工作，直接面對學生群體，對不良學籍異動情況，除了按管理流程操作外，還要注重對學生的個性化關(guān)注和人文關(guān)懷。要強化崗位責任意識，把處理問題、解決問題放在第一位。面對學生個性化、差異化問題，管理上要有速度，更要有溫度。

（三）管理機制有待創(chuàng)新。高校教務(wù)部門統(tǒng)籌管理和指導(dǎo)二級學院的學籍管理，二級學院負責具體執(zhí)行與落實。高校教務(wù)處不能僅靠紅頭文件傳遞學籍異動信息，要加強與二級學院、學工處、財務(wù)處等部門的溝通，充分發(fā)揮協(xié)同聯(lián)動管理能力，達到信息傳遞的及時、有效，用系統(tǒng)內(nèi)部確定的管理流程和機制積極應(yīng)對外部不確定的學籍異動信息，切實提高學籍管理水平，提高工作效率，真正實現(xiàn)教務(wù)、學院、學生三位一體閉環(huán)管理。

四、高校二級學院學籍異動優(yōu)化管理對策

規(guī)范地執(zhí)行學籍管理文件，能從制度上保證執(zhí)行力，但出于人性化管理目標，二級學院還要關(guān)注學籍異動學生的情況，針對學生共同點實行無差別管理，同時還要兼顧學生個體差異，進行差異化管理。重點從以下幾個方面開展：

（一）優(yōu)化學籍管理流程，建立學籍異動工作清單，從根源減少不良學籍異動發(fā)生頻次。二級學院要充分重視學籍異動管理工作，加強學院學籍管理隊伍建設(shè)。建立學籍異動工作清單（見表3），全面系統(tǒng)地抓好學院教務(wù)員為主體的學籍管理工作、以專業(yè)負責人和教師為主體的課程教學工作、以輔導(dǎo)員和班主任為主體的學生管理工作、以優(yōu)秀學長為主體的同學互助工作、以學生家長為主體的家庭教育助手工作。通過學籍異動工作清單，使教務(wù)、學工、教師、學長、家長各方力量協(xié)同聯(lián)動，強化過程性管理，實現(xiàn)“分工協(xié)作、良性溝通、共同推進”的全員、全過程閉環(huán)管理，規(guī)范良性學籍異動，減少不良學籍異動。

表3 學籍異動工作清單

（二）完善學業(yè)預(yù)警制度，強化學生學業(yè)幫扶力度，從根源上提高學生學業(yè)質(zhì)量。二級學院既要嚴格執(zhí)行學籍管理任務(wù)，也要保持敏銳的眼光、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對于學生的問題及時預(yù)判，將可能的問題處理在萌芽狀態(tài)，或在發(fā)現(xiàn)問題的第一時間及時提醒學生，并采取措施幫助學生解決問題。當學生學籍異動不可避免發(fā)生后，尤其是不良學籍異動，學院要秉承“以生為本”的理念，關(guān)注學生后續(xù)學習與思想狀況，對學生進行跟蹤式全過程幫扶，促進學生盡快進入正常學習軌道，確保順利完成學業(yè)。1.二級學院學業(yè)預(yù)警措施。（1）新生入學專業(yè)預(yù)警。學院開設(shè)由各專業(yè)負責人或系主任擔任任課教師的專業(yè)導(dǎo)學、專業(yè)概論課，讓學生了解專業(yè)背景、專業(yè)特點、課程設(shè)置，以及專業(yè)發(fā)展前景等內(nèi)容，重點解決學生“是什么”“學什么”，以及“怎么學”的專業(yè)疑惑，增強學生對專業(yè)的認同感。（2）日常學習成績預(yù)警。每學期末，學院對學生課程成績進行統(tǒng)計分析，重點了解課程不及格（包括曠考、緩考）學生情況，一對一溝通，規(guī)避不良學籍異動發(fā)生。（3）畢業(yè)學位審核預(yù)警。學院定期開展學生學業(yè)自查，學院教務(wù)員、專業(yè)負責人/系主任負責咨詢和解答，要求學生結(jié)合專業(yè)培養(yǎng)方案核查課程修讀和考核情況，確認是否滿足課程學分和績點要求。對于學業(yè)自查中發(fā)現(xiàn)的問題，如：課程漏選、錯選、課程學分替換等情況及時提醒學生，規(guī)避不良學籍異動發(fā)生。2.二級學院學業(yè)幫扶措施。（1）任課教師幫扶管理。在日常教學過程中，任課教師重點關(guān)注不良學籍異動學生的課堂出勤、上課表現(xiàn)、作業(yè)完成情況等方面的表現(xiàn)，并將這些情況及時反饋給輔導(dǎo)員和班主任。在課堂上有意識地增加學生的提問、互動，實習實驗類課程鼓勵學生積極參與，關(guān)注學生的進步表現(xiàn)并及時表揚，增加學生學習的自信。（2）輔導(dǎo)員/班主任幫扶管理。輔導(dǎo)員和班主任重點關(guān)注學籍異動學生，利用微信、QQ、微博等在線渠道，與學生談心談話，引導(dǎo)學生自我發(fā)展，自我成長。針對共性的問題集體輔導(dǎo)，個性的問題個別輔導(dǎo)。（3）朋輩幫扶管理。學院選擇性格健康、樂觀，成績優(yōu)異的同學，對學業(yè)困難學生進行“一對一”學業(yè)幫扶。學院每學期定期梳理學業(yè)困難學生名單，特別是發(fā)生不良學籍異動的學生，通過學情分析學生存在的問題和需求，制訂合理學習計劃并及時梳理總結(jié)。學院對幫扶過程進行跟進與督查，隨時提供協(xié)助和支持。3.注重學生人文關(guān)懷，強調(diào)“以生為本”的管理理念，從根源踐行“立德樹人”宗旨。針對良性學籍異動的學生，學院主動開展專業(yè)咨詢和解讀工作，提前為學生解答課程替換、重修、補修等問題。例如對轉(zhuǎn)專業(yè)和復(fù)學的學生，學院要根據(jù)學生不同情況，按照“一生一策”給予差異化服務(wù)。對于休學學生，在休學期間，輔導(dǎo)員要與學生和家長保持聯(lián)系，跟蹤了解學生休學情況，提前書面提醒做好復(fù)學準備，避免學生或家長疏忽休學期限，延遲復(fù)學。