信息化背景下高校教學(xué)秘書工作探究

王茵

摘要：在信息化時(shí)代的大背景下，飛速發(fā)展的信息技術(shù)為教學(xué)秘書工作帶來了新的機(jī)遇，但也暴露了工作中存在的一些問題。本文通過探討飛速發(fā)展的信息技術(shù)為教學(xué)秘書工作帶來的新變化，以及工作中存在的幾點(diǎn)問題，探尋信息化時(shí)代高校教學(xué)秘書工作提升路徑。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；積極影響；存在問題；提升路徑

引言

隨著我國高等教育事業(yè)的不斷改革與發(fā)展，教務(wù)工作也不斷進(jìn)行著調(diào)整與優(yōu)化，尤其是在信息化迅速發(fā)展的影響下，教務(wù)工作迎來了巨大改變。教學(xué)秘書作為教務(wù)工作的主要承擔(dān)者，在享受信息技術(shù)為教務(wù)工作帶來紅利的同時(shí)，也遇到了諸多問題。教學(xué)秘書只有正視現(xiàn)狀、主動(dòng)作為，以信息技術(shù)為突破口，積極探索銳意進(jìn)取，才能解決現(xiàn)有問題，推動(dòng)教學(xué)秘書工作不斷優(yōu)化和完善。

1. 信息化背景下高校教學(xué)秘書工作的新變化

對(duì)于教學(xué)秘書而言，教務(wù)工作有難度、任務(wù)量大、煩瑣耗時(shí)。然而在信息技術(shù)的引領(lǐng)下，改變了以往傳統(tǒng)教務(wù)工作的窘?jīng)r，為教學(xué)秘書的工作帶來了顯著的積極影響，工作效率大幅提升，既順應(yīng)了當(dāng)代高校緊跟時(shí)代的發(fā)展理念，同時(shí)也滿足了師生對(duì)于現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展需求。

1.1 工作效率得到快速提升

在教務(wù)工作中，教學(xué)秘書工作內(nèi)容覆蓋面較為繁雜，涉及的人員與數(shù)量也較為廣泛，在比較常規(guī)的工作中例如新生登記、落實(shí)教學(xué)任務(wù)、排課、選課等，經(jīng)常要對(duì)學(xué)生、教師、課程等大量信息進(jìn)行記錄、歸類、處理。若依靠傳統(tǒng)的工作方法，工作難度之大不言而喻，而且其精確度與實(shí)效性也無法保障。然而通過信息技術(shù)的有效運(yùn)用，極大地提升了教學(xué)秘書工作的準(zhǔn)確性與時(shí)效性，節(jié)省了工作時(shí)間，簡化了煩瑣的工作步驟，促進(jìn)了教學(xué)秘書工作效率的提升和教學(xué)資源的有效配置。

1.2 順應(yīng)高校信息化發(fā)展理念

高校的教務(wù)工作始終緊跟時(shí)代潮流，一直伴隨著社會(huì)的改革、教育教學(xué)技術(shù)的改變而發(fā)展。當(dāng)今社會(huì)，信息技術(shù)成為主流，信息技術(shù)發(fā)展得越深入，教務(wù)工作與之結(jié)合得就更為緊密?！半S著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)校的教學(xué)管理模式越發(fā)需要往信息化的方向發(fā)展，如今，教學(xué)管理的過程管理、業(yè)務(wù)管理及質(zhì)量管理等各個(gè)方面都在不同程度上應(yīng)用了信息化的管理手段[1]?！钡昧τ谛畔⒓夹g(shù)手段的運(yùn)用，教學(xué)秘書的工作效率得到了大幅度提升，而教學(xué)秘書作為連接整個(gè)教學(xué)活動(dòng)的重要所在，在高校教務(wù)管理工作中是非常重要的，其工作核心正是服務(wù)師生、服務(wù)教學(xué)，為學(xué)校教育教學(xué)提供基礎(chǔ)性保障，而信息技術(shù)則為教學(xué)秘書精準(zhǔn)高效地開展工作提供了技術(shù)支撐和執(zhí)行保障，進(jìn)而保障了學(xué)校的整體教學(xué)進(jìn)程與質(zhì)量。由此可見，信息技術(shù)與教務(wù)工作的結(jié)合使教學(xué)秘書工作順應(yīng)了時(shí)代潮流，更順應(yīng)了當(dāng)代高校信息化發(fā)展理念。

1.3 滿足師生現(xiàn)代化需求

近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以往許多耗時(shí)耗力的教務(wù)工作通過計(jì)算機(jī)、教務(wù)系統(tǒng)、通信軟件等先進(jìn)技術(shù)手段得以快速解決，例如教務(wù)系統(tǒng)的上線，解決了教學(xué)秘書排課、學(xué)生選課、教師教學(xué)任務(wù)調(diào)整等問題。教務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)用，不但極大地提高了教學(xué)秘書的工作效率，而且節(jié)約了師生們的寶貴時(shí)間。

尤其是2020年以來，新冠疫情給高校教學(xué)及教務(wù)工作帶來很多影響，針對(duì)學(xué)生不能按時(shí)返校上課、考試、線下課經(jīng)常暫停等情況，各高校依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及各類教育教學(xué)平臺(tái)，采用線上教學(xué)、線上考試、線上辦公等方式開展教學(xué)。教學(xué)秘書則可以通過微信、QQ、騰訊會(huì)議、釘釘?shù)韧ㄐ偶夹g(shù)軟件協(xié)調(diào)安排工作，有效解決了新冠疫情下高校教務(wù)工作的難題，滿足了師生現(xiàn)代化的需求?？梢哉f“在教學(xué)層面上，通過信息技術(shù)的融合可以提高教學(xué)管理辦法和教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施效率，提高教學(xué)管理工作模式的合理性和科學(xué)性。在師生層面上，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)擴(kuò)寬知識(shí)信息傳播的途徑，從而提高師生教學(xué)方面的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性”[2]。

2. 信息化背景下高校教學(xué)秘書工作存在的問題

信息技術(shù)為高校教務(wù)管理工作帶來了很多新變化，改變了教學(xué)秘書的工作環(huán)境，但也暴露了教學(xué)秘書工作中存在的幾點(diǎn)問題。

2.1 隊(duì)伍穩(wěn)定性差，缺少專業(yè)技術(shù)人才

在高校教學(xué)工作中，教學(xué)秘書扮演著不可或缺的重要角色，主要的工作職責(zé)是服務(wù)教師與學(xué)生，根據(jù)學(xué)校教務(wù)處及其他處室的工作要求，統(tǒng)籌安排教學(xué)的各個(gè)環(huán)節(jié)，協(xié)調(diào)解決教師與學(xué)生之間的各項(xiàng)問題，確保教學(xué)工作能夠順利進(jìn)行。然而在實(shí)際工作中，一方面受到編制、專業(yè)、高校擴(kuò)招等諸多因素影響，很多教學(xué)秘書的崗位缺少專職人員，部分工作由專業(yè)教師兼職或?qū)W生干部代為處理，部分兼職人員沒有進(jìn)行過專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，缺乏必要的網(wǎng)絡(luò)技能，嚴(yán)重影響了工作效率；另一方面，即使有專職的教學(xué)秘書，但是由于長期以來教學(xué)秘書工作量大、任務(wù)煩瑣以及信息化能力要求高等原因，導(dǎo)致部分教學(xué)秘書產(chǎn)生職業(yè)倦怠心理，甚至產(chǎn)生轉(zhuǎn)崗、離職等想法，使得人才大量流失，嚴(yán)重影響了教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定性，也影響了教學(xué)、教務(wù)工作的有序開展。

2.2 信息意識(shí)淡薄，技術(shù)水平有待提升

教學(xué)秘書是“協(xié)助高校各院部處理教學(xué)事務(wù)的相關(guān)管理及服務(wù)人員，其既是高校教學(xué)管理工作的參與者，又是高校教學(xué)管理工作的執(zhí)行者，因此，作為連接和貫穿整個(gè)高校教學(xué)管理事務(wù)的橋梁與紐帶，教務(wù)秘書在高校教學(xué)管理工作中具有不可忽視的作用”[3]。然而長期以來，教學(xué)秘書的工作龐雜煩瑣，涉及教學(xué)環(huán)節(jié)的各個(gè)方面，一方面導(dǎo)致教學(xué)秘書在日常工作中容易出現(xiàn)疲于應(yīng)對(duì)、缺乏激情、缺乏創(chuàng)新等問題，進(jìn)而導(dǎo)致在工作中長期保持著傳統(tǒng)的工作模式，沒能在信息技術(shù)的大背景下緊跟時(shí)代步伐，信息觀念薄弱，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的思想。另一方面，煩瑣的工作使部分教學(xué)秘書沒有時(shí)間和精力去提升自身的信息技術(shù)水平，在學(xué)會(huì)基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)后便停滯不前。而由于缺乏深入學(xué)習(xí)，部分教學(xué)秘書未能及時(shí)掌握前沿的先進(jìn)技術(shù)，在新的系統(tǒng)平臺(tái)運(yùn)行后，無法適應(yīng)新系統(tǒng)，嚴(yán)重影響了教務(wù)工作的效率。

2.3 信息系統(tǒng)更新慢，系統(tǒng)平臺(tái)有待升級(jí)

信息技術(shù)手段在教務(wù)工作中的運(yùn)用，極大地提升了教學(xué)秘書的工作效率，尤其是教務(wù)系統(tǒng)等專業(yè)系統(tǒng)平臺(tái)的運(yùn)行使用，簡化了原本較為復(fù)雜或重復(fù)性的工作。然而新的系統(tǒng)或平臺(tái)在投入運(yùn)行一段時(shí)間后，新的技術(shù)問題也隨之而來，例如系統(tǒng)功能固定化、系統(tǒng)更新慢、系統(tǒng)權(quán)限分級(jí)設(shè)置、軟件公司維護(hù)不及時(shí)等，都會(huì)給信息系統(tǒng)的使用帶來負(fù)面的影響，尤其是系統(tǒng)固化、更新慢的問題，教學(xué)秘書在系統(tǒng)使用中能夠逐漸發(fā)現(xiàn)問題并歸納總結(jié)出更為優(yōu)化的方案，但大部分的系統(tǒng)平臺(tái)或軟件均由軟件公司開發(fā)，系統(tǒng)的更新優(yōu)化與升級(jí)需要學(xué)校與軟件公司長期的溝通與協(xié)調(diào)才能實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致信息系統(tǒng)更新周期較慢，制約了教學(xué)秘書工作的開展。

3. 信息化背景下高校教學(xué)秘書工作提升路徑

信息技術(shù)在高校教務(wù)管理工作中的大規(guī)模運(yùn)用，使教學(xué)秘書告別了傳統(tǒng)教務(wù)工作的模式，迎來了新的工作環(huán)境。在信息化背景下，如何借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提升教學(xué)秘書工作效率，尤為重要。

3.1 不斷創(chuàng)新工作方法，適應(yīng)教育管理信息化的要求

教育部發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)新時(shí)代教育管理信息化工作的通知》中提到，“教育管理信息化作為教育信息化的重要組成部分，是以信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)資源、基礎(chǔ)設(shè)施為基本要素，利用信息技術(shù)轉(zhuǎn)變管理理念、創(chuàng)新管理方式、提高管理效率，支撐教育決策、管理和服務(wù)，推進(jìn)教育治理現(xiàn)代化的進(jìn)程”[4]?？梢婋S著信息技術(shù)和高校教務(wù)管理的深度發(fā)展與融合，在一定程度上改變了高校教務(wù)工作的運(yùn)行模式，教學(xué)秘書作為開展教務(wù)工作的責(zé)任主體，必須面對(duì)信息技術(shù)飛速發(fā)展給教務(wù)工作帶來的挑戰(zhàn)，然而教學(xué)秘書群體在信息化背景下暴露出的諸多問題成為阻礙高校教育管理信息化的桎梏。因此，教學(xué)秘書在信息化的當(dāng)下，需正視工作中的優(yōu)勢(shì)與短板，追根溯源，結(jié)合實(shí)際，培養(yǎng)創(chuàng)新能力和創(chuàng)新精神，不斷創(chuàng)新工作方法，從而適應(yīng)教育管理信息化的要求。

隨著先進(jìn)信息技術(shù)的深入發(fā)展，教學(xué)與教務(wù)工作的開展形式發(fā)生了諸多變化。例如教學(xué)可以通過線下或線上進(jìn)行，也可以通過線上、線下相結(jié)合的方式進(jìn)行，而教學(xué)秘書則有可能面對(duì)教師、學(xué)生、課堂在時(shí)間與地域上相分離的狀態(tài)。有時(shí)教學(xué)秘書需要將線上的信息或資源轉(zhuǎn)達(dá)給每個(gè)學(xué)生及教師，或者將線下的信息資源數(shù)字化、信息化后進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳達(dá)。這種情況下，傳統(tǒng)的工作模式必然無法完成，這就要求教學(xué)秘書要有較強(qiáng)的探索創(chuàng)新精神，能夠及時(shí)轉(zhuǎn)變思維，創(chuàng)新工作方法，才能適應(yīng)教育管理信息化的要求。

一方面，伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，教務(wù)工作中經(jīng)常使用的通信軟件、辦公平臺(tái)、信息系統(tǒng)也會(huì)不斷地更新升級(jí)，這就要求教學(xué)秘書不能滿足于現(xiàn)狀，必須在工作中不斷學(xué)習(xí)、探索研究系統(tǒng)、平臺(tái)的新功能、新技術(shù)，并且能夠整合各種辦公軟件，系統(tǒng)、綜合地開展工作；另一方面，在熟練應(yīng)用各類信息系統(tǒng)、平臺(tái)的基礎(chǔ)上，教書秘書還應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際不斷探索，要敢于突破現(xiàn)有技術(shù)，探尋更加優(yōu)化、便捷的工作方法和路徑，并將其反饋運(yùn)用到工作中，促使教務(wù)系統(tǒng)和其他系統(tǒng)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享。

3.2 提升信息處理能力，運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維開展工作

依賴信息技術(shù)的快速發(fā)展，教務(wù)工作中的常規(guī)工作以及各類信息的上傳下達(dá)等都可以通過教務(wù)系統(tǒng)或其他軟件平臺(tái)來完成。這就要求教學(xué)秘書具備較強(qiáng)的信息處理能力，熟練運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，并能夠整合相關(guān)信息，綜合運(yùn)用各類系統(tǒng)平臺(tái)，用先進(jìn)的信息技術(shù)打破因時(shí)間、空間分離給教務(wù)工作帶來的諸多限制。然而在此基礎(chǔ)上，必然產(chǎn)生大量的教學(xué)及教務(wù)工作數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是高校教務(wù)工作發(fā)展與改革的關(guān)鍵要素，其中包含著海量重要信息，這些信息尤為重要。這就要求各高校必須運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維開展教務(wù)工作，而教學(xué)秘書的工作也需要從傳統(tǒng)的處理煩瑣而又重復(fù)的工作向熟練應(yīng)用電腦技能處理系統(tǒng)信息、科學(xué)統(tǒng)籌安排教務(wù)工作轉(zhuǎn)型。

一方面，在學(xué)校建設(shè)層面，應(yīng)不斷推進(jìn)數(shù)據(jù)的開放與共享，制定數(shù)據(jù)共享制度，構(gòu)建數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，規(guī)范數(shù)據(jù)共享流程?；诖髷?shù)據(jù)信息分析結(jié)果，不但可以全面掌握學(xué)校師生的情況，便于動(dòng)態(tài)調(diào)整教與學(xué)的內(nèi)容與形式，還可以為教務(wù)工作提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支撐。另一方面，由于數(shù)據(jù)和資源的開放與共享，教學(xué)秘書能夠更為高效、精準(zhǔn)地處理各類信息，而教學(xué)秘書同樣也是數(shù)據(jù)信息最直接的使用管理人，因此教學(xué)秘書應(yīng)更為關(guān)注數(shù)據(jù)的綜合分析與應(yīng)用，以便于能夠從中發(fā)現(xiàn)教務(wù)工作的問題或缺陷，為完善教務(wù)工作提出改進(jìn)建議。

3.3 迎接信息化挑戰(zhàn)，推動(dòng)教學(xué)秘書專業(yè)化建設(shè)

信息技術(shù)手段的運(yùn)用提高了教學(xué)秘書的工作效率，為教務(wù)工作帶來了一定的發(fā)展機(jī)遇，然而也給教務(wù)工作帶來了新的挑戰(zhàn)。盡管信息技術(shù)與教務(wù)管理已深入融合，然而部分高校在教學(xué)秘書技能培訓(xùn)、工作管理等方面并沒有跟上信息化的腳步，依然沿襲傳統(tǒng)的工作模式和管理方法，例如教師臨時(shí)停串課和教室臨時(shí)使用申請(qǐng)等還需教學(xué)秘書報(bào)送紙質(zhì)版材料，這就在一定程度上影響了教學(xué)秘書的工作效率，使教學(xué)秘書的工作陷于被動(dòng)中。

不管是對(duì)工作模式的挑戰(zhàn)還是對(duì)工作方法的挑戰(zhàn)，歸根結(jié)底都是對(duì)教學(xué)秘書的挑戰(zhàn)。在高校教學(xué)過程中，特別是在信息技術(shù)與高校發(fā)展深度結(jié)合的背景下，教務(wù)管理工作貫穿始終，輔助支撐著教學(xué)工作的順利開展，教學(xué)秘書雖然承擔(dān)著最基礎(chǔ)的教務(wù)管理工作，然而卻又是學(xué)校與師生之間重要的溝通橋梁，在教學(xué)過程中發(fā)揮著重大作用。因此，學(xué)校應(yīng)高度重視教學(xué)秘書的重要作用，加速推動(dòng)教學(xué)秘書專業(yè)化建設(shè)，努力構(gòu)建一支本領(lǐng)過硬、專業(yè)性強(qiáng)的教學(xué)秘書隊(duì)伍。這也決定了教學(xué)秘書必須與時(shí)俱進(jìn)，能夠及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思路和理念，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)信息開展工作，促進(jìn)信息技術(shù)與教務(wù)工作的進(jìn)一步結(jié)合，真正成為教務(wù)工作改革與發(fā)展的參與人和推動(dòng)者。

結(jié)語

快速發(fā)展的信息技術(shù)提高了教學(xué)秘書的工作效率，使其能夠順應(yīng)高校信息化發(fā)展理念，滿足師生現(xiàn)代化需求，但也絕不能忽視隨之而來的各類問題。教學(xué)秘書是高校教務(wù)工作中最重要的組成部分之一，因而教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定性、信息技術(shù)的專業(yè)性尤為重要。只有從思想意識(shí)上轉(zhuǎn)變教學(xué)秘書的觀念，不斷提升網(wǎng)絡(luò)信息技能，持續(xù)推進(jìn)專業(yè)化建設(shè)，才能培養(yǎng)出適應(yīng)信息化發(fā)展要求的教學(xué)秘書，進(jìn)而提升高校教務(wù)管理能力，保障教務(wù)管理工作的順利開展。

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作者簡介：王茵，碩士研究生，研究實(shí)習(xí)員，研究方向：教學(xué)管理。