新形勢下高校財務(wù)管理問題研究
——以L學(xué)校為例

于 瑤

一、引言

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、人工智能的不斷完善，傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式存在重復(fù)性高、工作流程繁雜，附加值低等特點，已不能很好地適應(yīng)信息化時代發(fā)展的需要。財務(wù)機器人應(yīng)運而生，并逐步普及化。財務(wù)機器人是被冠上了“機器人”名頭的機器人流程自動化。其本質(zhì)是一個不具備學(xué)習(xí)功能的軟件，它通過模擬電腦操作，來代替重復(fù)性高、耗時長、附加值偏低的人工任務(wù)。財務(wù)機器人從2017年開始在國內(nèi)投入使用，目前國內(nèi)至少有上千家企業(yè)已落地應(yīng)用。當(dāng)前，財務(wù)機器人主要應(yīng)用于企業(yè)當(dāng)中，高校作為一個不以盈利為目的的特殊的社會主體，其更注重的是人才培養(yǎng)等社會價值，與盈利為目的的企業(yè)相比，在提高工作效率，壓縮經(jīng)營成本的需求上，不如企業(yè)迫切。與此同時，對信息化產(chǎn)物的投入上，出于經(jīng)費、實際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財務(wù)預(yù)算雙分錄等眾多因素考量，對財務(wù)機器人的應(yīng)用也呈現(xiàn)出落后的態(tài)勢。在2021年7月8日世界人工智能大會上，科大訊飛的管理人員發(fā)表了題為“創(chuàng)建數(shù)智時代 賦能財務(wù)轉(zhuǎn)型”的主題演講。其指出，當(dāng)下信息技術(shù)在財務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用進(jìn)入了智能化的新階段，“下個十年，是財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型階段，企業(yè)財務(wù)逐步走向自動化、智能化、數(shù)字化?！睘楦庙槕?yīng)自動化、智能化、數(shù)字化的時代發(fā)展趨勢，分析新形勢下高校財務(wù)管理存在的問題，并針對具體問題，結(jié)合大數(shù)據(jù)、人工智能的科技形勢，提出對應(yīng)的合理化建議，對新形勢下高校財務(wù)管理的完善及高校的長遠(yuǎn)發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。

二、文獻(xiàn)綜述

在大數(shù)據(jù)、人工智能的新形勢下，人們對財務(wù)管理工作有了更深層次的理解。一方面，充分肯定了大數(shù)據(jù)、人工智能的快速發(fā)展對財務(wù)管理工作的積極作用。郭建梅認(rèn)為人工智能化技術(shù)可以替代基礎(chǔ)繁瑣、重復(fù)性高的財務(wù)工作，極大提高了財務(wù)的工作效率。大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)在會計工作的有效替代也極大地減少了企業(yè)的人工成本，壓縮了企業(yè)成本，增加了企業(yè)利潤。高興也指出人工智能能有效規(guī)避通過人工操作對報表數(shù)據(jù)進(jìn)行粉飾，減少了人工出錯，盡可能保證了會計信息的真實可靠性。此外，人工智能能夠通過與大數(shù)據(jù)、計算機系統(tǒng)結(jié)合，建立風(fēng)險預(yù)警模型，規(guī)避企業(yè)運營風(fēng)險等。另一方面，大數(shù)據(jù)、人工智能的發(fā)展也為財務(wù)管理工作帶來了挑戰(zhàn)。首先，大數(shù)據(jù)與人工智能的應(yīng)用對信息技術(shù)安全提出了更高的要求。會計信息作為企業(yè)核心的商業(yè)機密，隨著信息化水平的不斷提高，很容易被黑客攻擊，造成信息泄露，給企業(yè)帶來無法挽回的經(jīng)濟(jì)損失。其次，大數(shù)據(jù)、人工智能的發(fā)展，雖然提高了工作效率，降低了企業(yè)的人力成本，但從事基礎(chǔ)會計工作的財務(wù)人員也面臨嚴(yán)重的失業(yè)危機，對整個會計行業(yè)就業(yè)市場造成重大影響。再次，人工智能軟件引進(jìn)所需進(jìn)行的資金投入，也是企業(yè)所考慮的重要因素。對于規(guī)模較小的企業(yè)單位，勢必要綜合考量投入產(chǎn)出比，通過仔細(xì)估算確認(rèn)是否引進(jìn)投入。最后，大數(shù)據(jù)、人工智能軟件只能依據(jù)預(yù)先設(shè)置的程序來運轉(zhuǎn)，更多是對數(shù)據(jù)的提取、運用和比對，不具備類似人類的主動判斷和靈活判斷的思維應(yīng)變能力，無法進(jìn)行深層次、全方位的財務(wù)分析，缺乏對周邊環(huán)境、人為因素的考量。同時，人工智能軟件需要根據(jù)時代發(fā)展趨勢，來不斷更新內(nèi)部系統(tǒng)，以適應(yīng)市場發(fā)展的需要。在大數(shù)據(jù)和人工智能快速發(fā)展的新形勢下，財務(wù)管理工作面臨著機遇與挑戰(zhàn)。高校迫切需要及時檢視自身問題，不斷改進(jìn)完善，以更好地適應(yīng)新形勢下面臨的危機與挑戰(zhàn)，強化學(xué)校的內(nèi)部管理，實現(xiàn)學(xué)校的社會價值，促進(jìn)高校的長遠(yuǎn)發(fā)展。

三、新形勢下高校財務(wù)管理現(xiàn)狀及主要問題

（一）L學(xué)校簡介

L學(xué)校1938年由毛澤東、周恩來等老一輩黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)起創(chuàng)建，是一所在國內(nèi)外有重要影響的著名高等藝術(shù)學(xué)府。師資力量雄厚、專業(yè)齊全、辦學(xué)水平和整體實力居全國同類院校前列，具有鮮明的辦學(xué)特色，是中國八大美院之一。學(xué)院現(xiàn)有沈陽和大連兩大校區(qū)。學(xué)院作為藝術(shù)類院校，相較于綜合性大學(xué)，規(guī)模有限，因而學(xué)院財務(wù)管理模式也略有區(qū)別。

（二）學(xué)院財務(wù)管理現(xiàn)狀及主要問題

1.財務(wù)信息系統(tǒng)的集成性、共享性低

（1）財務(wù)部門與個人間對于業(yè)務(wù)辦理、數(shù)據(jù)查詢、政策規(guī)則等方面缺少信息共享。在日常費用的報銷中，許多老師對報銷的有關(guān)規(guī)則并不了解。發(fā)票中單位名稱、單位稅號開錯、拿著本不予以報銷的個人油費、停車費、外地交通費等前來報銷、個人橫向課題勞務(wù)費報銷比例超支等問題數(shù)見不鮮，財務(wù)人員在報銷過程中只能進(jìn)行票據(jù)篩選，將不予報銷的發(fā)票退回，報銷雙方需重新計算和核算不同經(jīng)濟(jì)分類下的發(fā)票金額，大大增加了老師個人和財務(wù)人員的前期工作。此外，報銷的個人在報銷環(huán)節(jié)中記不住個人銀行卡號、開戶行信息，因而委托財務(wù)人員進(jìn)行工資卡號查詢，或在填制報銷單中提供的信息不準(zhǔn)確，都會在無形中增加報銷的環(huán)節(jié)和工作量。對于個人的公積金辦理、養(yǎng)老保險繳納、個稅返還等業(yè)務(wù)缺少相關(guān)政策的分享，更多呈現(xiàn)出有問題及時解答的狀態(tài)。（2）財務(wù)部門與各部門數(shù)據(jù)缺少共享。財務(wù)部門與業(yè)務(wù)聯(lián)系緊密的相關(guān)部門缺少信息化的數(shù)據(jù)對接與共享，通常采用遇到問題臨時溝通的模式，無形中延長了處理問題的時間，降低了工作效率。具體表現(xiàn)為：與科研處缺少信息共享。近年來，隨著高校對自身教學(xué)能力及科研能力的逐步重視，科研項目越來越多?？蒲许椖渴峭ㄟ^科研部門進(jìn)行申報、立項，然后過渡到財務(wù)部門進(jìn)行報銷。報銷的前提是項目資金需要到位。財務(wù)部門每天的資金往來頻繁，經(jīng)常收到不明來源的款項，財務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)經(jīng)驗只能判斷其所設(shè)部門，科研項目是縱向還是橫向，財務(wù)處與科研處缺少一個共享平臺，使得財務(wù)部門能夠及時、透徹的了解項目的名稱、負(fù)責(zé)人、所屬部門、所屬年度、所含經(jīng)費等立項信息，使得科研處能夠及時查詢項目支出情況，把握項目進(jìn)度、了解項目資金結(jié)余情況。與學(xué)生處、研究生處缺少信息共享。學(xué)生處與研究生處是與學(xué)生緊密相關(guān)的部門，學(xué)生獎助學(xué)金、大學(xué)生征兵補助的撥款入賬、每一年度的實際分發(fā)，都需要雙方部門人員仔細(xì)核對，確認(rèn)無誤后才能過渡到正常的操作流程中。此外，財務(wù)處還需依據(jù)學(xué)生處、研究生處提供的院系人數(shù)情況進(jìn)行經(jīng)費分配。雙方缺少一個共享平臺來進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，為各自開展業(yè)務(wù)、上報相關(guān)報表提供便利。（3）財務(wù)部門與各教學(xué)單位間缺少信息共享。在實際業(yè)務(wù)處理中，同一個項目或是院系經(jīng)費，經(jīng)手的人員較多，雖然報銷人員能夠持本報銷及時登記，但報銷串項、事后更換項目、財務(wù)處率先獲得院系收入進(jìn)行撥款而院系不知、人為失誤等因素的存在，使得財務(wù)部門賬務(wù)系統(tǒng)下的項目支出金額、項目余額與院系持本記錄的支出金額、項目余額存在差距。且各部門對本院系的經(jīng)費支出采用的方式是在財務(wù)報銷過程中實時登記，并沒有按經(jīng)濟(jì)類別對各項支出金額進(jìn)行匯總，因而對項目整體缺少把控。此外，各院系下的項目主要來源于財政撥款，有的項目是有時限要求的。實際操作中，很多報銷的個人及部門領(lǐng)導(dǎo)忽視了報銷時限，導(dǎo)致?lián)芸钯Y金被收走，造成了不必要的資金浪費，同時影響了項目的進(jìn)度。財務(wù)部門與各教學(xué)院系間缺少平臺去共享信息，各部門通過信息共享平臺能夠詳細(xì)了解其所涉及的經(jīng)費情況，有助于下年更合理的進(jìn)行部門預(yù)算，為下年學(xué)校內(nèi)部預(yù)算的順利進(jìn)行提供保證。

2.賬務(wù)流程繁瑣。當(dāng)前費用報銷是學(xué)校財務(wù)人員最主要的日常業(yè)務(wù)。費用報銷主要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽字、發(fā)票審核、付款入賬幾個環(huán)節(jié)。報銷個人通常需要項目負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)、主管院長等簽字后，才能進(jìn)入正常的報銷程序。因而在領(lǐng)導(dǎo)簽字的環(huán)節(jié)中，一旦相關(guān)負(fù)責(zé)人員外派出差、參加會議等都會使報銷人不得不暫時擱置報銷計劃，待到領(lǐng)導(dǎo)外出歸來，就會造成大批量報銷人員集中簽字，報銷票據(jù)堆積的情況。尤其在年底時段，封賬在即，在原有業(yè)務(wù)量增大的情況下，財務(wù)人員為了保證審核的準(zhǔn)確性，很難在有限的工作時間內(nèi)完成全部工作，報銷人也不得不在此環(huán)節(jié)中耗費大量的時間排隊等待。領(lǐng)導(dǎo)簽字后，在發(fā)票的審核環(huán)節(jié)，財務(wù)報銷人員發(fā)現(xiàn)經(jīng)常會出現(xiàn)報銷的發(fā)票單位名稱、單位稅號、發(fā)票重復(fù)使用等基礎(chǔ)性問題錯誤，報銷人不得不二次返工，重新進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)簽字、走報銷流程，無形之中加大了報銷人與財務(wù)人員雙方的工作量。在財務(wù)人員付款環(huán)節(jié)中，經(jīng)常出現(xiàn)款項退回或付不出去的情況。究其原因，很大程度是因為報銷人員在審核通過后臨時填寫賬戶和賬號信息，數(shù)字填寫不清楚或者字跡凌亂，臨時查詢銀行開戶行行號，選錯開戶行信息，因而導(dǎo)致付款失敗。為了解決付款問題，財務(wù)人員不得不與報銷人電話聯(lián)系，重新核實記錄相關(guān)信息，必要時候進(jìn)行簽字說明，極大增加了業(yè)務(wù)辦理時間。此外，較多的業(yè)務(wù)工作量，增加了會計工作的強度與難度，也比較容易出現(xiàn)人工差錯。

3.會計人員綜合職業(yè)能力不強

（1）工作熱情度不高，自主學(xué)習(xí)能力差。高校遵循“一個蘿卜一個坑”的原則，每個崗位都有其特定的崗位職責(zé)。高校會計人員相對企業(yè)而言缺少市場大環(huán)境下的競爭意識和危機意識，工作比較穩(wěn)定，失業(yè)風(fēng)險較低，因而自主學(xué)習(xí)、自我提升意識薄弱，思想停留在能夠應(yīng)對當(dāng)前崗位工作就可以的階段。（2）專業(yè)知識匱乏，綜合能力不強。學(xué)校會計人員精通于本職工作的業(yè)務(wù)范疇，對于其他會計崗位的知識欠缺，對全部會計工作缺乏整體思維。例如報賬人員對社保政策、不同稅種稅率缺乏了解，學(xué)生學(xué)費的收費和管理人員對財務(wù)報銷規(guī)則缺乏了解等。隨著政府會計制度的改革與完善，很多會計人員對于財務(wù)知識還停留在過去階段，沒有實時更新。隨著大數(shù)據(jù)和人工智能的發(fā)展，財務(wù)智能軟件逐步替代重復(fù)性高、耗費時間較長、附加值偏低的人工任務(wù)，很多會計人員缺乏深度解讀數(shù)據(jù)，分析財務(wù)情況的能力，因而在大數(shù)據(jù)和人工智能的新形勢下，面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

四、新形勢下高校財務(wù)管理合理化建議

（一）搭建信息共享平臺

建立學(xué)院各部門、教學(xué)單位、個人管理頁面，打通數(shù)據(jù)、信息孤島，推進(jìn)各個頁面的數(shù)據(jù)對接。個人通過共享平臺既可以查詢銀行卡信息、工資、個人項目支出情況等信息，又可以查詢學(xué)校最新的財務(wù)報銷規(guī)則、常見報銷錯誤要點、最新公積金、社保政策等。業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)較為緊密的部門間可以通過平臺及時上傳數(shù)據(jù)，便于部門間及時查詢數(shù)據(jù)，了解相關(guān)信息，對于賬賬不符的數(shù)據(jù)，可以及時進(jìn)行溝通，第一時間發(fā)現(xiàn)問題，找出原因，防止錯誤拖沓，進(jìn)行信息修改，提高業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)雙方的工作效率。院系負(fù)責(zé)人可以通過平臺及時了解本院系的系經(jīng)費收支、結(jié)余情況，將系內(nèi)賬與財務(wù)賬及時核對，保證口徑一致。通過信息查詢，實時了解本部門下各個經(jīng)濟(jì)分類的支出情況，便于部門進(jìn)行宏觀把控，為下一年經(jīng)費預(yù)算提供數(shù)據(jù)支持。與此同時，通過信息平臺，院系負(fù)責(zé)人還可以實時查詢院系下的中央專項、雙一流建設(shè)等項目經(jīng)費情況，避免出現(xiàn)因項目過多而造成項目遺忘、或是因延時報銷導(dǎo)致專項經(jīng)費被財政收走等情況，造成不必要的資金損失和浪費。

（二）簡化完善賬務(wù)流程，引進(jìn)部分財務(wù)機器人

1.擴大當(dāng)前學(xué)校OA系統(tǒng)的適用范圍。將財務(wù)的發(fā)票報銷簽字納入到流程中來，報銷人通過拍照、掃描將報銷發(fā)票上傳，實行線上領(lǐng)導(dǎo)簽字。各級領(lǐng)導(dǎo)通過手機、電腦等設(shè)備登錄OA系統(tǒng)進(jìn)行線上層層審批，最后報銷人將覆蓋多層領(lǐng)導(dǎo)簽字的頁面打印出來，作為財務(wù)報銷的原始憑證，同發(fā)票一起提交給財務(wù)部門。

2.梳理完善賬務(wù)流程。報銷人應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)簽字前仔細(xì)核對發(fā)票上的單位名稱、單位稅號，對自己報銷的電子發(fā)票做好記錄備查，避免電子發(fā)票的重復(fù)使用，從報銷人的角度減少基礎(chǔ)性錯誤。在基礎(chǔ)性信息確認(rèn)無誤后，走線上領(lǐng)導(dǎo)簽字流程。在財務(wù)人員審核前，及時通過電子版填好相應(yīng)的付款單位名稱、銀行賬號、開戶行、銀行大額聯(lián)行號等信息并打印出來，在經(jīng)辦人處簽字，避免因字跡不清導(dǎo)致付款失敗，多次付款。

3.引進(jìn)部分財務(wù)機器人。隨著大數(shù)據(jù)和人工智能的逐步完善，各種財務(wù)機器人應(yīng)運而生。當(dāng)前，財務(wù)機器人已經(jīng)實現(xiàn)了自動票據(jù)識別、語義理解、自動記賬、可視化報表、財務(wù)分析、一鍵報稅的目標(biāo)，大大提高了工作效率。然而當(dāng)前高校使用財務(wù)機器人的案例不多。使用財務(wù)機器人軟件勢必要進(jìn)行資金的前期投入，出于學(xué)校預(yù)算經(jīng)費的考量，全面引進(jìn)財務(wù)機器人軟件耗費資金過多，因而引進(jìn)部分財務(wù)機器人不失為一種方法。費用報銷作為高校財務(wù)核算中所占比例最高的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，技術(shù)含量較低，重復(fù)性工作較強。學(xué)?？梢月氏纫M(jìn)費用稽核機器人，代替會計人員業(yè)務(wù)中較為繁瑣的環(huán)節(jié)，在完善賬務(wù)流程的基礎(chǔ)上，進(jìn)行智能地發(fā)票審核與財務(wù)記賬，提高工作效率和業(yè)務(wù)準(zhǔn)確率。與此同時，在互聯(lián)網(wǎng)、信息化高速發(fā)展的今天，學(xué)校應(yīng)該加強信息安全建設(shè)，防止賬務(wù)系統(tǒng)被黑客攻擊，造成財務(wù)信息泄露。

（三）全面提高會計人員綜合素養(yǎng)

1.端正工作態(tài)度。認(rèn)真對待處理日常業(yè)務(wù)，善于發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)歸納，對于新接觸的業(yè)務(wù)知識應(yīng)及時學(xué)習(xí)，及時發(fā)問并做好記錄。在日常工作中，應(yīng)耐心解答報銷人員的財務(wù)疑問與困惑，注意說話的語氣與態(tài)度，少糾結(jié)他人錯誤，多解決實際問題。

2.提高業(yè)務(wù)能力。樹立終身學(xué)習(xí)的理念，自覺學(xué)習(xí)財務(wù)、稅收、金融、法律法規(guī)等方面的知識，深度學(xué)習(xí)最新的會計政策文件，將其融會貫通，注重對數(shù)據(jù)挖掘和分析能力的培養(yǎng)。在大數(shù)據(jù)與人工智能快速發(fā)展的新形勢下，加強對人工智能進(jìn)行了解，掌握信息化技能，不斷提高會計人員的實踐能力。財務(wù)部門應(yīng)定期進(jìn)行人員輪崗，加強人員培訓(xùn)，使會計人員能夠全面掌握會計工作所涵蓋的各項內(nèi)容。通過學(xué)校、部門的定期考核，檢驗財務(wù)人員工作成果。逐步推進(jìn)學(xué)校財務(wù)人員從財務(wù)會計向管理會計過渡，朝著復(fù)合型人才和高技術(shù)人才方向發(fā)展，以此應(yīng)對大數(shù)據(jù)和人工智能快速發(fā)展帶來的機遇和挑戰(zhàn)。