煤炭企業(yè)規(guī)范合同管理提升經(jīng)濟(jì)效益探討

郭俊超

晉能控股集團(tuán)有限公司

一、項(xiàng)目實(shí)施的背景和必要性

（一）是提升企業(yè)防范法律風(fēng)險(xiǎn)能力的需要

沁秀公司下屬三座資源整合礦井，主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域集中在煤炭生產(chǎn)，涉及的合同類型除了煤炭銷售，主要集中在設(shè)備、材料配件采購類合同以及井下施工、維修、安裝等工程類合同，合同類型單一，且多使用國家相關(guān)部門頒布的合同示范文本，合同法律風(fēng)險(xiǎn)較小。但隨著企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的不斷調(diào)整，沁秀公司業(yè)務(wù)領(lǐng)域逐漸擴(kuò)展至資產(chǎn)租賃、礦山材料設(shè)備銷售、餐飲服務(wù)等多經(jīng)領(lǐng)域，子分公司數(shù)量增加，涉及的合同類型也日趨復(fù)雜，合同數(shù)量增多、難度增加，法律風(fēng)險(xiǎn)也隨之增大。因此，建立健全的合同法律風(fēng)險(xiǎn)體系有助于提升企業(yè)自身防范法律風(fēng)險(xiǎn)的能力。

（二）是提升企業(yè)合法合規(guī)經(jīng)營和適應(yīng)省屬企業(yè)改革的需要

2016 年，國務(wù)院辦公廳發(fā)布《國務(wù)院辦公廳關(guān)于建立國有企業(yè)違規(guī)經(jīng)營投資責(zé)任追究制度的意見》。2020 年，山西省省屬企業(yè)改革重組，企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生重大變化，內(nèi)部合規(guī)要求提高，外部監(jiān)管力度加強(qiáng)，企業(yè)面臨的合同履行風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)及訴訟仲裁風(fēng)險(xiǎn)等較往年明顯增多，建立健全合同法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系有助于企業(yè)應(yīng)對內(nèi)外部環(huán)境變化。特別是近年來國有企業(yè)責(zé)任人簽訂、履行合同失職被騙罪時有發(fā)生，損失巨大，教訓(xùn)慘痛。因此，建立健全的合同風(fēng)險(xiǎn)防控體系有助于企業(yè)合法合規(guī)經(jīng)營，避免國有資產(chǎn)流失。

（三）是企業(yè)合同體系化、科學(xué)化管理的需要

沁秀公司自成立以來一直重視合同管理，制定了符合公司實(shí)際的合同管理制度，但規(guī)范內(nèi)容主要是合同簽訂審核流程，對簽訂主體資質(zhì)審查、合同授權(quán)委托、合同履行等重要環(huán)節(jié)并沒有專門的規(guī)定，合同風(fēng)險(xiǎn)防范有缺項(xiàng)。此外，現(xiàn)行合同管理偏重于單個合同全生命周期管理，不能從企業(yè)管理層面觀察合同對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的影響，管理視角過于狹窄。因此，建立健全合同法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系有助于合同管理更加體系化和科學(xué)化。

二、沁秀公司法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系的主要做法

（一）建立健全合同管理體系

建立健全合同管理體系，明確合同管理部門及合同管理人員，建立本單位合同管理工作分管領(lǐng)導(dǎo)、合同管理部門和合同承辦部門負(fù)責(zé)人和管理人員的名錄，即公司及各子分公司應(yīng)明確本單位的合同管理部門、合同經(jīng)辦部門、合同管理人員、合同經(jīng)辦人員、合同管理分管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)以及各自職能職責(zé)，確保分工明確，責(zé)任到人。

（二）合理授權(quán)，防范合同簽訂法律風(fēng)險(xiǎn)

子公司作為獨(dú)立法人，可以自主簽訂合同、履行合同，發(fā)生合同糾紛也可自行處理。但由子公司自行管理合同，不利于母公司對子公司合同業(yè)務(wù)的監(jiān)督以及合同法律風(fēng)險(xiǎn)的防控，適當(dāng)管控成為必要。沁秀公司的做法是，對于合同的簽署，子公司可以以自己的名義對外簽訂合同，但超過合同管理辦法規(guī)定審核限額時，需提交公司法律事務(wù)管理部門進(jìn)行法律審核。分公司可自主簽訂合同、履行合同，并只能在沁秀公司的授權(quán)范圍內(nèi)簽署合同，授權(quán)范圍外的合同應(yīng)由沁秀公司簽署，超過合同管理辦法規(guī)定審核限額的，也需要提交公司法律事務(wù)管理部門法律審核[1]。

（三）擴(kuò)大合同審核范圍，規(guī)范合同審核流程

一般情況下，法律事務(wù)部門審核的合同多為日常經(jīng)營性合同，對于股權(quán)轉(zhuǎn)讓、股權(quán)投資、融資等與重大決策相關(guān)的合同，通常不履行合同審批程序，在內(nèi)部決策后直接簽署，合同審核環(huán)節(jié)往往有所缺失。為了進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)合同審核流程，沁秀公司將公司合同分為日常經(jīng)營性合同和重大經(jīng)營決策性合同，在合同管理制度中明確兩類合同范圍，從而進(jìn)一步明確了需要履行合同審批流程的合同范圍。此外，為了進(jìn)一步防范作為獨(dú)立組織的工會合同法律風(fēng)險(xiǎn)，特別是在缺乏專業(yè)法務(wù)人員審核的情況下防范合同簽訂法律風(fēng)險(xiǎn)，沁秀公司在制度中將工會以工會委員會名義簽訂的合同納入公司審核范圍內(nèi)。

（四）制定合同審核指引，推廣合同示范文本

除沁秀公司本部，其下屬子分公司均無專業(yè)法律事務(wù)人員，公司本部也只有兩名專業(yè)法務(wù)管理人員，各子分公司簽訂合同全部提級審核不現(xiàn)實(shí)。沁秀公司積極推廣上級部門制定的合同示范文本以及國家相關(guān)部門制定的示范文本，最大程度地減少因?yàn)楹贤瑮l款的缺失和不專業(yè)給企業(yè)帶來損失。公司法律事務(wù)部門結(jié)合自身合同審核經(jīng)驗(yàn)，擬按合同類別制定合同審核指引。讓非法學(xué)專業(yè)的人也可以迅速掌握審核要點(diǎn)，解決了專業(yè)不足帶來的合同審核不足問題。

（五）優(yōu)化合同審核環(huán)節(jié)，提升合同審核效率

根據(jù)原合同管理辦法規(guī)定，公司部室承辦的各類合同應(yīng)提交公司法律事務(wù)部門審核，供應(yīng)部承辦的合同不論金額大小都應(yīng)歸屬于公司審核范圍，但因公司對煤炭子分公司實(shí)行統(tǒng)購加自購管理模式，供應(yīng)部承辦的大部分合同都是由子分公司簽署。由此造成的結(jié)果是，大量的子分公司自行簽署但屬于公司供應(yīng)部統(tǒng)購的合同需要履行兩遍合同審核流程，即公司合同審批流程和子分公司本單位的合同審批流程，合同審核效率低。此外，因集團(tuán)公司對采購類合同制定有統(tǒng)一范本，大部分合同文本法律風(fēng)險(xiǎn)可以避免，履行兩遍合同審核流程對法律風(fēng)險(xiǎn)防控也意義不大。沁秀公司對合同審核模式進(jìn)行區(qū)分，將合同審核分為公司合同審核流程和法律審核流程，即對于公司各部室承辦的以公司名義簽訂的合同履行公司審批流程，依次履行合同承辦部門—財(cái)務(wù)部門—法律事務(wù)中心—業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)—經(jīng)營分管領(lǐng)導(dǎo)—法務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)—董事長的審批流程；對各子分公司超限額提交公司審核的合同履行法律審核流程，即各子分公司合同承辦部門持相關(guān)材料直接提交公司法律事務(wù)中心，法律事務(wù)中心審核通過后加蓋合同審核章，直接返還各子分公司簽署合同[2]。

（六）建立客戶信用管理制度

2020 年，沁秀公司在充分了解央企及金融行業(yè)的客戶信用管理模式后，制定了公司的《客戶信用管理辦法》，對合同主體審核環(huán)節(jié)進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定：一是明確管理范圍為與各單位有業(yè)務(wù)往來或合作關(guān)系的自然人、法人和其他組織未按照約定履行合同、信用評級變動或履約能力變化而產(chǎn)生損失的風(fēng)險(xiǎn)；二是明確管理原則為日常管理與動態(tài)調(diào)整相結(jié)合；三是明確管理流程為客戶準(zhǔn)入管理、客戶評價管理、客戶退出管理及客戶檔案管理。

第一，每年年末開展客戶準(zhǔn)入工作。鑒于公司基建管理部門和物資采購管理部門已經(jīng)建立了施工隊(duì)伍庫和供應(yīng)商庫，為減少重復(fù)管理，公司在年底開展客戶準(zhǔn)入工作時積極與兩部門進(jìn)行融合，從現(xiàn)有施工隊(duì)伍名單及供應(yīng)商名單入手，建立客戶聯(lián)系群，下發(fā)客戶準(zhǔn)入工作通知，要求客戶提供《客戶信用準(zhǔn)入審批單》、營業(yè)執(zhí)照、特定資質(zhì)證書、授權(quán)委托書、資信證明書等能證明其簽訂合同及履行合同的基本能力。針對客戶提供的資料，由各業(yè)務(wù)部門初審，公司法律顧問復(fù)審，審核通過的納入公司客戶清單中，反之業(yè)務(wù)部門禁止與其簽署合同。

第二，第二年年初開展客戶評價工作，按照《客戶信用評價規(guī)則》，對客戶的信用信息、履約能力、合同管理、信用狀況四個方面進(jìn)行評價，對照《客戶信用等級評價標(biāo)準(zhǔn)對照表》確定客戶信用等級，最終形成《客戶信用等級評價結(jié)果表》。

第三，如合同履行期內(nèi)，客戶提供的產(chǎn)品存在質(zhì)量問題、證件失效未及時補(bǔ)辦、嚴(yán)重違約及違法違規(guī)等情形的，由業(yè)務(wù)部門提出，經(jīng)合同管理部門認(rèn)定并上報(bào)客戶信用管理領(lǐng)導(dǎo)組審定后，取消合格客戶資格；如客戶信用等級評價結(jié)果備案認(rèn)定后，發(fā)現(xiàn)有弄虛作假、受到行政處罰影響企業(yè)正常生產(chǎn)運(yùn)營等情形的，業(yè)務(wù)部門提出后，合同管理部門可對其進(jìn)行降級或者取消客戶資格。

第四，公司合同管理部門作為客戶信用管理部門，對公司客戶信息進(jìn)行歸檔，客戶信用檔案及客戶信用等級評價結(jié)果，屬于商業(yè)秘密。未經(jīng)客戶信用管理辦公室許可不得隨意查閱復(fù)制，不得向公司以外的第三方提供。

（七）建立小額貨物、工程及服務(wù)選用監(jiān)督制度

2020 年，因招投標(biāo)領(lǐng)域改革，沁秀公司按上級要求制定了《小額貨物、工程及服務(wù)選用管理辦法》，以全程監(jiān)督公司組織的小額貨物、工程及服務(wù)選用工作。公司選用監(jiān)督工作僅采用現(xiàn)場監(jiān)督方式，選用監(jiān)督內(nèi)容分為現(xiàn)場評選程序監(jiān)督和參與選用活動人員執(zhí)行國家法律法規(guī)、公司制度情況的監(jiān)督，參與選用活動人員包括組織人員、評選專家及參加比選單位，具體監(jiān)督內(nèi)容根據(jù)不同的選用方式進(jìn)行調(diào)整。監(jiān)督人員按照參與不干預(yù)、到位不越位、監(jiān)督不包辦的原則對選用活動進(jìn)行監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題有權(quán)提出質(zhì)詢和改進(jìn)建議，原則人數(shù)上不少于2 人，并進(jìn)行全程如實(shí)記錄和錄音。選用監(jiān)督結(jié)束后，均及時整理選用監(jiān)督記錄表、錄音資料及中選通知書，登記臺賬并將相關(guān)資料歸檔。選用工作結(jié)束后，如存在合同簽訂、供貨及驗(yàn)收質(zhì)量等問題，法律事務(wù)部直接反饋并及時記錄相應(yīng)信息，作為以后相同或相似項(xiàng)目評選證明材料。

（八）合同尾款質(zhì)保金備案登記卡

煤炭生產(chǎn)企業(yè)多數(shù)合同為付款合同，對于沒有質(zhì)保金的合同，合同掛賬、尾款支付后基本意味著一個合同的生命周期終止；對于有合同質(zhì)保金的合同，質(zhì)保金的支付往往意味著合同的結(jié)束。因此，對于合同管理部門而言，掌握住合同掛賬、付款環(huán)節(jié)，就掌握了合同終止的時間節(jié)點(diǎn)。沁秀公司設(shè)置了合同尾款質(zhì)保金支付備案登記卡環(huán)節(jié)，合同經(jīng)辦人在辦理尾款質(zhì)保金程序時應(yīng)來法律事務(wù)中心辦理備案登記卡，合同經(jīng)辦人確認(rèn)合同已履行完畢、相關(guān)事項(xiàng)已驗(yàn)收合格、雙方之間不存在爭議的情況下，持生效合同、驗(yàn)收單等資料提交法律事務(wù)部門進(jìn)行核驗(yàn)，核驗(yàn)無誤后簽字確認(rèn)，合同經(jīng)辦人到財(cái)務(wù)辦理掛賬支付手續(xù)。通過該環(huán)節(jié)設(shè)置，除了及時掌握合同終止節(jié)點(diǎn)，還可以進(jìn)一步落實(shí)合同履行情況，確保合同已履行完畢后再付款。

（九）合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理

從合同主體、合同審核、合同簽署、合同履行到合同終結(jié)，上述每一項(xiàng)制度均是從具體的合同管理節(jié)點(diǎn)進(jìn)行管控，缺乏從整體上對合同管理的效果進(jìn)行評價。因此，沁秀公司法律事務(wù)中心利用合同法律風(fēng)險(xiǎn)排查，全面檢驗(yàn)合同節(jié)點(diǎn)管理效果。通過每半年的定期合同法律風(fēng)險(xiǎn)排查和根據(jù)項(xiàng)目確定的專項(xiàng)法律風(fēng)險(xiǎn)排查相結(jié)合，對合同全流程管理進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別、評價和定性，并對發(fā)現(xiàn)的問題制定應(yīng)對措施。特別是合同履行，是否及時按合同約定履行權(quán)利義務(wù)，履行內(nèi)外部環(huán)境是否發(fā)生變更，履行是否發(fā)生爭議等，綜合判斷合同存在的法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。通過合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理，發(fā)現(xiàn)合同管理漏洞，及時采取應(yīng)對措施，不斷提升合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范能力。

（十）建立合同會審制度

在未實(shí)現(xiàn)合同管理信息化的情況下，多數(shù)企業(yè)仍然采取合同傳簽制度。其最直接的問題是，各專業(yè)部門及負(fù)責(zé)人審核的是書面資料，且各自審核各自的，各專業(yè)部門之間不能面對面地充分交流意見，導(dǎo)致最終的合同審核意見只是各部門意見的匯總，而不是充分交流后的綜合性的審核意見，存在一定的片面性。特別是在企業(yè)中，多認(rèn)為合同審核是法務(wù)一個部門的工作，見到法務(wù)審核通過后，就認(rèn)為合同已經(jīng)審核完畢，導(dǎo)致合同可能不存在合法性合規(guī)性問題，但可能存在合同履行不能的問題。而一旦合同履行出現(xiàn)任何問題，業(yè)務(wù)部門也多會將相關(guān)責(zé)任歸咎于法務(wù)部門。造成合同的法律風(fēng)險(xiǎn)。

為最大程度減少傳簽帶來的意見的孤立性，沁秀公司建立了合同會審制度，即合同審核由財(cái)務(wù)部、計(jì)劃部門、招投標(biāo)部門、法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、使用部門共同審核，合同會審以會議形式開展，各部門派出一名專業(yè)人員審核，審核后將審核意見記錄在會議記錄本中并簽字確認(rèn)。業(yè)務(wù)部門根據(jù)會審結(jié)果修改合同，待合同文本修改后，再由各部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。

三、取得的管理成果

沁秀公司合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作初步取得了以下效果：

一是子分公司合同審核效率明顯提升。通過區(qū)分公司合同審核程序和法律審核程序，超過限額的子分公司合同只需提交公司履行法律審核流程，即可以保證各子分公司自行簽署合同的合法合規(guī)性，又同時解決了合同審批流程過長的問題，合同審核效率明顯提升。

二是合同審核范圍更明確、合理。通過對工會合同、潤寧分公司及鳳凰實(shí)業(yè)合同審核范圍的明確，填補(bǔ)了合同管理的空白區(qū)，進(jìn)一步防范了企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)。

三是合同管理重點(diǎn)更加明確。龍灣礦井項(xiàng)目作為公司的重點(diǎn)項(xiàng)目，也應(yīng)納入合同管理重點(diǎn)。目前龍灣能源自行簽訂的合同或協(xié)議大部分已提交公司法律事務(wù)中心審核，合同履行問題也能及時與公司反饋，合同管理工作進(jìn)一步規(guī)范。

四是合同簽訂依據(jù)更加規(guī)范。目前各單位提交法律事務(wù)中心審核的合同，如非招標(biāo)或比選，都需提交《小額采購選用方式審批表》，不再接受相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)的情況說明。各單位在經(jīng)辦合同時也積極落實(shí)公司制度要求，合同簽訂依據(jù)進(jìn)一步規(guī)范。

結(jié)語

總之，煤炭企業(yè)做好規(guī)范化合同管理與提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益密切相關(guān)，亟須引起國家、行業(yè)和企業(yè)的重視并進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，以期為整個社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮更多更好的作用。