信息化助力化解高校經(jīng)費“報銷繁”“ 入賬繁”—以校內(nèi)轉(zhuǎn)賬為例

逯曉東 北京大學財務部

引言

“報銷繁”一詞來源于國家科研經(jīng)費管理領域“放管服”改革，但事實上“報銷繁”不僅存在于科研經(jīng)費，高校教育經(jīng)費、日常運行經(jīng)費等也存在“報銷繁”問題。而且不僅是經(jīng)費報銷環(huán)節(jié)存在“報銷繁”，收入入賬環(huán)節(jié)相應地也存在“入賬繁”問題。

“報銷繁”“入賬繁”問題產(chǎn)生的成因，包括報銷和入賬手續(xù)煩瑣冗余、流程環(huán)節(jié)較多、規(guī)章制度細節(jié)要點較多且更新變化速度快、師生與財務人員信息不對稱、信息化建設較為落后等。而要解決這一問題，加強信息化建設就成為重中之重。利用信息化手段將各類規(guī)則嵌入信息系統(tǒng)，將人工判斷改為系統(tǒng)自動控制，將審核把關時點從財務人員處理時前移到師生系統(tǒng)填單時，因而可以緩解師生與財務人員信息不對稱問題、提高業(yè)務辦理制度相符率、降低返單率；與此同時，信息化建設也可以實現(xiàn)報銷和入賬手續(xù)的簡化和業(yè)務辦理周期的縮短，從而有效化解“報銷繁”“入賬繁”問題。

下面以高校常見的校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務為例，來說明如何利用信息化手段進行業(yè)務流程優(yōu)化，助力“報銷繁”“入賬繁”問題的解決。

一、高校校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務現(xiàn)狀

高校校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務，是指高校內(nèi)部資金使用單位，向為其提供服務的校內(nèi)單位劃轉(zhuǎn)資金或進行內(nèi)部財務結算。相比于票據(jù)報銷業(yè)務，其特點為付款方和收款方均為校內(nèi)單位。校內(nèi)轉(zhuǎn)賬是高校一項重要的日常經(jīng)濟業(yè)務，具有交易頻繁、交易量大、占比較高的特點。涉及校內(nèi)轉(zhuǎn)賬的經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后，辦理財務結算時，需要付款單位按費用入賬，收款單位作為收入入賬。在收入入賬的處理方式上，根據(jù)收款單位的性質(zhì)，分為兩大類：一類是校內(nèi)獨立核算非法人單位，主要是一些后勤保障單位，由于涉及實質(zhì)性資金劃轉(zhuǎn)，需要在高校財務部門收到獨立核算單位開具的資金往來結算票據(jù)后開具轉(zhuǎn)賬支票或匯款到校內(nèi)結算中心銀行賬戶，再由獨立核算單位入賬；另一類是校內(nèi)非獨立核算二級單位，主要是一些職能部門或者院系，由于不涉及資金劃轉(zhuǎn)，高校財務部門將對應款項直接作為該收款單位收入做入賬處理即可。表1列舉了一些常見的高校校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務，并按照兩大類別劃分整理。

表1 高校校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務分類（按照收款單位性質(zhì)）及舉例

二、傳統(tǒng)線下模式高校校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務的流程及存在問題

（一）傳統(tǒng)線下模式辦理校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務的流程

1.付款方準備工作流程

經(jīng)濟業(yè)務活動發(fā)生后，付款方需要根據(jù)收款方提供的收費通知或賬單、合同等到院系（部門）開具制式紙質(zhì)內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票，填寫收款方名稱、付款大小寫金額、付款內(nèi)容、付款項目號，經(jīng)辦人、項目負責人依次簽字，并加蓋學院（部門）公章。如果金額較大，達到規(guī)定標準，還需進行大額資金使用審批，并提供審批后的《大額資金使用審批表》。以上準備完畢后將內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票及附件資料交付收款方。

2.收款方準備工作流程

收款方在收到付款方的內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票，并核對金額、簽章等無誤后編制待入賬臺賬備查，如果收費通知或賬單、合同等缺失，還需要補齊相應資料。如果是校內(nèi)非獨立核算二級單位，還需要提供簽字蓋章后的入賬封面、經(jīng)審批的收費立項單。之后定期將收集的各院系（部門）的內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票批量提交至財務部。

3.財務部現(xiàn)場辦理報銷、入賬流程

對于校內(nèi)獨立核算非法人單位的收款方，需要攜批量內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票及附件資料到財務部現(xiàn)場辦理校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務。收款方等待財務部現(xiàn)場審核完畢后，按照審核無誤的匯總金額開具資金往來結算票據(jù)。財務部制單、審核后，收款方到出納領取轉(zhuǎn)賬支票，之后返回獨立核算單位辦理入賬。經(jīng)財務部審核不合格的內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票，需要由收款方聯(lián)系付款方及時處理或退回收款方。而對于校內(nèi)非獨立核算二級單位的收款方，直接將批量內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票及附件資料交至財務部辦理入賬即可。

（二）傳統(tǒng)線下模式校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務流程存在的問題

1.紙質(zhì)內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票流轉(zhuǎn)時間過長導致出現(xiàn)空頭支票問題

從付款單位開具、簽審、遞交紙質(zhì)內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票，再到收款單位收集各院系（部門）零散內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票集中到財務部辦理結算，這其中業(yè)務環(huán)節(jié)過多、單據(jù)流轉(zhuǎn)時間過長，一般需要兩三周，甚至更長時間。由于項目余額是隨項目支出而動態(tài)變化的，真正到財務部進行會計核算時，有些項目余額已經(jīng)不足以支付內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票所列示付款金額，甚至出現(xiàn)余額為零的情況，此時該內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票就變成了空頭支票，需要臨時更換支出項目或者退單。

2.核對紙質(zhì)內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票簽審的環(huán)節(jié)滯后造成返單率較高、辦理周期較長

內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票上的項目負責人簽字是否為該支出項目真正的項目負責人，只有最后到財務部審核環(huán)節(jié)才能到財務系統(tǒng)里查詢核對，而收款方無法提前預知并核對。由于業(yè)務量大、經(jīng)辦人疏忽等原因，經(jīng)常會出現(xiàn)簽錯字、漏簽字、漏蓋章的情況，此時需要將單據(jù)退還付款方，待其補齊正確簽字、蓋章后再交回收款方，重新簽審后的內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票則需要等收款方下一次批量提交至財務部時才能辦理。退單、修正、返單、等待批量提交、重新審核，如此反復，大量經(jīng)過返單的內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票需經(jīng)過較長時間才能辦理成功。

3.現(xiàn)場審核開票、手工錄入內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票信息致使業(yè)務辦理等待時間過長

由于收款單位需要遞交紙質(zhì)單據(jù)、按照財務部審核無誤的金額開具資金往來結算票據(jù)、到出納領取轉(zhuǎn)賬支票，因此需要到財務部現(xiàn)場辦理內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票收款業(yè)務。財務部在審核收款方提交的批量單據(jù)時，如遇內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票填寫不規(guī)范不準確、支出項目余額不足、簽章或附件材料不齊全等問題，還需現(xiàn)場與收款方、付款方進行溝通，效率低下。如果付款方無法在短時間內(nèi)及時處理或者聯(lián)系不上，就需要收款方撤單并退回付款方，并按照撤單后的剩余合格內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票的匯總金額開具資金往來結算票據(jù)，財務部據(jù)此進行會計核算。此時由于需要手工錄入大批內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票的項目、科目、摘要、金額等信息，因此處理時間會比較長。綜合以上原因，收款方在財務部現(xiàn)場辦理業(yè)務需要等待的時間往往較長。

三、信息化場景下高校線上校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務的流程優(yōu)化

（一）信息化場景下線上辦理校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務的流程

1.校內(nèi)獨立核算非法人單位校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務流程

（1）付款方報銷流程

經(jīng)濟業(yè)務活動發(fā)生后，經(jīng)辦人在線提交“預約報銷單（校內(nèi)轉(zhuǎn)賬）”（以下簡稱預約單），填寫付款項目號和項目負責人姓名，從系統(tǒng)內(nèi)置的收款單位和收款項目中進行選擇，填寫收款方提供的“結算賬單流水號”，并填寫付款金額。預約單經(jīng)簽字蓋章后與收款方提供的收費通知或賬單、合同以及《大額資金使用審批表》等資料一并提交至財務部，財務部據(jù)此進行賬務處理，列入付款單位的“業(yè)務活動費用（或單位管理費用）——內(nèi)部交易”科目，并按照對應的收款單位項目記入“其他應付款”科目，同時進行相應的預算會計處理。

（2）收款方入賬流程

收款方可以實時在線查詢本單位的暫存待收款，按照付款單位、金額、結算賬單流水號等進行對賬，定期逐筆認領后導出匯總收款表格后簽字蓋章，按匯總金額開具電子資金往來結算票據(jù)，并將其提交至財務部作為匯款依據(jù)。財務部按照匯總表格和電子資金往來結算票據(jù)的金額在逐筆借記“其他應付款”科目的同時，貸記“銀行存款”科目，通過網(wǎng)銀匯款至校內(nèi)結算中心銀行賬戶，之后收款方到本單位財務部門辦理后續(xù)入賬業(yè)務。

2.校內(nèi)非獨立核算二級單位校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務流程

與上述校內(nèi)獨立核算非法人單位相比，校內(nèi)非獨立核算二級單位校內(nèi)轉(zhuǎn)賬的付款流程基本相同。不同的是，付款與收款不通過“其他應付款”科目過渡分成兩步，而是同時進行的。財務部在收到預約單及附件資料后進行賬務處理，借記付款方“業(yè)務活動費用（或單位管理費用），——內(nèi)部交易”科目，貸記收款方“其他收入——內(nèi)部交易”等收入類科目，同時進行相應的預算會計處理。線上模式在辦理手續(xù)方面也更加簡化，由于經(jīng)辦人在線填單時，系統(tǒng)中僅列示已通過高校收費立項審批的收款單位和收款項目，因此收款方辦理入賬不再需要提供傳統(tǒng)線下模式中的入賬封面和收費立項單。

（二）信息化場景下線上校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務流程的幾點優(yōu)化

1.在線填單實時凍結預約金額，避免記賬時出資項目余額不足

線上模式下，在線提交預約單時就會按照本次填列金額對預約項目及對應預算項進行實時凍結，扣減項目余額。雖然還未形成正式支出，已凍結金額已無法再用于其他支出，這部分資金只能?？顚Ｓ?，不會被其他用途支出擠占。財務部收到預約單及附件資料，審核無誤后進行記賬，此時預凍結金額便轉(zhuǎn)換為實際支出金額，項目余額不因此發(fā)生變化。前置化的預算控制規(guī)避了因單據(jù)流轉(zhuǎn)時間長和項目支出動態(tài)變化造成的記賬時項目及預算項余額不足導致臨時更換出資項目的風險，從而避免了預算支出的隨意性，保證了預算執(zhí)行的嚴肅性。對付款方來說，不再需要被迫臨時更換出資項目或自行計算預留資金，從而避免了“報銷繁”問題。

2.預約單明確顯示項目負責人及被授權簽字人，便于及時核對簽審是否有效

不同于傳統(tǒng)模式下無法核實內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票上的項目負責人簽字是否有效，只有到最后收款人現(xiàn)場辦理業(yè)務環(huán)節(jié)才能由財務部在系統(tǒng)中查詢核對，信息化場景下在線提交的預約單上可直接根據(jù)后臺數(shù)據(jù)庫顯示出出資項目對應的負責人姓名及被授權簽字人姓名，因此院系審批環(huán)節(jié)、財務部審核環(huán)節(jié)均可提前核對預約單上的簽名是否有效，發(fā)現(xiàn)問題可及時改正。由于經(jīng)財務部審核無誤記賬后的預約單才可被收款人認領，因此收款方無須再為單據(jù)上的簽字有效性問題困擾。信息化線上模式的預約單簽審更加準確、高效，能夠有效化解“報銷繁”“入賬繁”問題。

3.智能憑證自動生成會計分錄，電子票據(jù)和網(wǎng)銀匯款實現(xiàn)“無等候結算”

信息化場景下，財務部在收到付款方預約單后，可以通過財務核算系統(tǒng)的智能憑證功能，提取預約單相關信息，自動生成會計分錄，從而避免手工錄入賬務信息低效易錯的缺點。對于校內(nèi)獨立核算非法人單位來說，信息化線上模式下，由于收款方開具的資金往來結算票據(jù)由紙質(zhì)票據(jù)改為電子票據(jù)、結算方式由紙質(zhì)轉(zhuǎn)賬支票改為網(wǎng)銀匯款，因此收款單位辦理結算時不再需要現(xiàn)場等候，只需在線傳遞電子票據(jù)，線下遞交單據(jù)即可，實現(xiàn)“即來即走”。與此同時，由于收款方認領的需要辦理網(wǎng)銀匯款的批量校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務均為財務部審核無誤并記賬的業(yè)務，因此資金劃轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)不會再出現(xiàn)審核不合格需要返單的情況?！盁o等候結算”和“零返單”雙管齊下能夠解決“入賬繁”問題。

四、信息化場景下高校線上校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務流程的未來改進思路

綜上所述，通過信息化建設將傳統(tǒng)線下校內(nèi)轉(zhuǎn)賬轉(zhuǎn)業(yè)務改為線上辦理，優(yōu)化了業(yè)務流程，提高了準確性和辦理效率，減輕了收付款雙方和財務部門的負擔，“報銷繁”“入賬繁”問題得到一定程度緩解。但現(xiàn)有業(yè)務流程模式仍然改進得不徹底，還有待進一步完善。應將僅存的部分線下環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移至線上，實現(xiàn)全流程電子化、線上化、智能化，從而打通報銷、入賬的“最后一公里”。

（一）紙質(zhì)輔助附件材料影像化，實現(xiàn)原始憑證電子化

從付款方角度來說，雖然手工填制紙質(zhì)內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票改為在線填寫預約單，但仍需提供紙質(zhì)賬單、小票等輔助單據(jù)作為附件材料。由于校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務在付款環(huán)節(jié)不存在發(fā)票等外來原始憑證，均為業(yè)務賬單等內(nèi)部自制原始憑證，不必提交原件，因此建議將輔助附件材料影像化，即經(jīng)辦人僅需拍照或掃描后作為預約單附件上傳至網(wǎng)上報銷系統(tǒng)即可。從收款方角度來說，雖然不用到財務部現(xiàn)場長時間等待辦理業(yè)務，但仍需提供紙質(zhì)匯總表格。建議將收款方在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)批量認領的校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務自動生成可供導入財務核算系統(tǒng)記賬的“校內(nèi)轉(zhuǎn)賬預約結算單”，再配合上傳電子票據(jù)，收款環(huán)節(jié)也可以實現(xiàn)全面線上化。

（二）線上及移動審批、機器人自動接收并分配電子預約單，實現(xiàn)業(yè)務辦理“零跑腿”

在輔助附件材料影像化的基礎上，在辦理流程方面，仍需解決收付款雙方經(jīng)辦人跑腿簽字蓋章、將預約單送交財務部的問題。這就需要開通項目負責人、公章審批人線上審批和手機移動審批功能，免去簽字蓋章跑腿的煩惱。線上簽審完畢的電子預約報銷單和電子預約結算單會被系統(tǒng)接單機器人自動接收并分配至對應業(yè)務科室的財務人員，免去將單據(jù)人工遞交財務部的煩瑣。財務人員可以在系統(tǒng)查閱電子預約報銷單、電子預約結算單、電子發(fā)票、影像化的輔助附件材料。校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務經(jīng)審核無誤并記賬后，記賬憑證與原始憑證會按照電子憑證會計數(shù)據(jù)標準一并自動導入電子會計檔案系統(tǒng)歸檔存儲，以供日后調(diào)閱使用。

（三）智能文字識別、自動生成預約單及智能憑證，實現(xiàn)業(yè)務辦理效率和準確率雙提升

“報銷繁”“入賬繁”不僅體現(xiàn)在付款方和收款方方面，還體現(xiàn)在財務人員方面。由于校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務量非常大，財務人員往往需要花費大量的精力對多張附件單據(jù)的金額計算加總。輔助附件材料影像化后，可以進一步通過智能文字識別技術，自動識別業(yè)務單據(jù)信息并據(jù)此生成預約單及智能憑證。識別出的業(yè)務單據(jù)的費用種類，作為預約單的報銷項；識別出的業(yè)務單據(jù)的金額，作為預約單的申請報銷金額；識別出的收款單位，作為預約單的匯款單位或入賬單位。在此基礎上進一步生成智能記賬憑證，以供財務人員參考。這樣，不僅方便了付款方和收款方，也把財務人員從繁重的基礎工作中解放出來，能夠顯著提升業(yè)務辦理效率和準確率。

（四）財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)對接，實現(xiàn)業(yè)財融合

上述改進措施能夠?qū)崿F(xiàn)財務環(huán)節(jié)的全流程電子化、線上化、智能化，但與業(yè)務環(huán)節(jié)的融合仍顯不足，經(jīng)濟業(yè)務活動發(fā)生和財務手續(xù)辦理仍然是兩個相互分離的環(huán)節(jié)。信息化場景下，需要打破信息孤島，對接財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)財融合?？梢越梃b試劑采購平臺的經(jīng)驗，將校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務的發(fā)起時點從財務環(huán)節(jié)前移至業(yè)務發(fā)生環(huán)節(jié)，實現(xiàn)業(yè)務與財務的聯(lián)動。以水電費校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務為例，水電費收費系統(tǒng)與財務系統(tǒng)對接后，水電費校內(nèi)轉(zhuǎn)賬流程可以得到進一步優(yōu)化。每月（或其他固定周期）水電費產(chǎn)生后，水電費收費系統(tǒng)自動向產(chǎn)生費用的各二級單位（或各項目組）推送水電費賬單，二級單位（或項目組）便可從水電費收費系統(tǒng)中選擇出資項目號，或者系統(tǒng)自動選擇二級單位（或項目組）預先選擇的出資項目號，水電費收費系統(tǒng)與財務系統(tǒng)聯(lián)動，實時凍結對應金額的項目經(jīng)費，以確保結算環(huán)節(jié)余額充足。動力中心可對全校各二級單位（或各項目組）產(chǎn)生的水電費發(fā)起匯總結算，在前期與各二級單位（或各項目組）簽訂支出授權與代簽章協(xié)議的基礎上，按照多筆業(yè)務的匯總金額開具資金往來結算票據(jù)。系統(tǒng)按照前期凍結項目號、水費或電費費用項及金額自動生成水電費匯總結算單，并自動提取每筆業(yè)務原始電子賬單作為附件資料。財務審核無誤后可根據(jù)結算單自動生成財務憑證，并通過網(wǎng)銀方式匯款到校內(nèi)結算中心銀行賬戶，匯款附言為動力中心。在這種結算模式下，付款方只需在系統(tǒng)進行簡單的點選確認出資項目，無須其他報銷手續(xù)即可完成結算；收款方無須與財務部門對賬，即可在自有業(yè)務系統(tǒng)實時了解校內(nèi)單位交費、欠費情況并主動發(fā)起定期結算。業(yè)財融合后，數(shù)據(jù)從業(yè)務流轉(zhuǎn)入財務流，又回填業(yè)務流，不僅準確高效，還可以有效避免信息脫節(jié)與拖欠費用問題。

結語

不僅是校內(nèi)轉(zhuǎn)賬業(yè)務，高校其他報銷、入賬業(yè)務在信息化場景下也均可以實現(xiàn)不同程度的業(yè)務流程優(yōu)化，從而解決“報銷繁”“入賬繁”問題。票據(jù)智能識別技術免去師生票據(jù)分類、計算加總、錄入?yún)R款信息之繁；線上簽審免去師生跑腿簽字蓋章之繁；管理要求嵌入到信息化系統(tǒng)之中，預算約束、報銷范圍和標準自動控制，業(yè)務規(guī)范性得到提高，減少師生返單跑路之繁；數(shù)據(jù)共享、業(yè)財融合免去師生往返奔波于業(yè)務部門與財務部門之間辦手續(xù)之繁。因此，高校必須以信息化建設為抓手，持續(xù)優(yōu)化報銷、入賬業(yè)務流程，為師生提供更加便捷、順暢、無感的財務服務，使其可以將更多的精力真正投入到教學科研活動中，從而促進高校教學科研事業(yè)的發(fā)展。