“三個強化”管好會計檔案

□ 王艷梅

今年以來，山東省費縣開展了農村集體財務會計檔案清理規(guī)范活動，探索強化規(guī)章制度建設、強化基礎設施建設、強化規(guī)范高效管理“三個強化”，全面推進村級財務會計檔案規(guī)范化建設，管好會計檔案。

一、強化規(guī)章制度建設

費縣出臺了《關于加強農村集體財務會計檔案工作的指導意見》，對農村集體財務會計檔案規(guī)范管理提出明確要求。一是嚴格管理制度，鄉(xiāng)鎮(zhèn)按獨立核算村集體經濟組織為單位，及時整理村級會計資料和經濟合同等財務檔案，分類編號，裝訂成冊，配備專人，統一保管；村集體財務會計檔案使用統一的卷皮、檔案盒，保證村級檔案統一規(guī)范；紙質檔案和電子檔案由鄉(xiāng)鎮(zhèn)經管站和村集體同步歸檔保管，加強檔案信息化建設。二是嚴格查閱制度，明確村集體為農村集體財務會計檔案管理的主體，在進行查閱、復制、借出時嚴格按照相關制度的要求，履行相關審批登記手續(xù)，建立查閱登記簿，查閱檔案時不得低于2人，嚴禁篡改和損壞；一般不得對外借出，確因工作需要且根據國家有關規(guī)定必須借出的，嚴格進行審批登記備案，確保檔案的安全完整。三是嚴格移交制度，村級組織換屆時必須進行財務會計檔案移交，選舉后10日內履行檔案交接手續(xù)；村居在設立、撤銷、范圍調整時，將檔案妥善移交；檔案管理人員離任時及時進行檔案移交，離任15日內履行交接手續(xù)，電子檔案一并移交。四是嚴格銷毀制度，每年12月，鄉(xiāng)鎮(zhèn)經管站、村集體要對所保管的財務會計檔案進行整理、盤點、核查。對已到保管期限的財務會計檔案進行鑒定，并形成檔案鑒定意見書。對仍需進行保存的財務會計檔案，重新劃定保管期限；對于保管期滿，確無保存價值的檔案，按照相關規(guī)定程序進行銷毀。

二、強化基礎設施建設

嚴格做好檔案資料的安全防護，完善檔案存放環(huán)境。鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村級設置獨立的綜合檔案室，配置規(guī)格統一、安全可靠的檔案柜，集中保管農村財務會計檔案，落實檔案保管防火、防盜、防水、防光、防潮等管理。建設高標準檔案室，配備了空調、滅火器等設備，并在檔案室外安裝高清攝像頭等檔案保護設施。村集體財務會計檔案進行專人管理，并保證保管人員的穩(wěn)定性和工作連續(xù)性，明確村主要負責人為第一責任人，村報賬員兼職檔案管理員，具體負責本村的財務會計檔案管理工作，做到統一管理，分級負責。鄉(xiāng)鎮(zhèn)經管站負責對村集體財務會計檔案的整理、管理和安全防護工作進行監(jiān)督、指導。因保管不善出現損毀、丟失、泄漏等問題，視情節(jié)嚴重程度，追究相關責任；涉及觸犯法律的，依法追究其法律責任。

三、強化規(guī)范高效管理

建立長效監(jiān)管機制，健全完善檔案日常管理規(guī)范標準。每年年底鄉(xiāng)鎮(zhèn)經管站對所保管的農村集體財務會計檔案進行整理、盤點、核查，編制保管清冊，發(fā)現問題及時記錄研判，無誤后再進行登記，確保不漏死角、不留盲點。對已保管滿十年的，及時征求村集體意見，對確有檔案保管條件又有檔案保管意愿的村集體，于次年2個月內同村集體辦理財務會計檔案移交手續(xù)。村集體對所保管的農村集體財務會計檔案按年度、類別逐一盤點清查，查看檔案資料是否有毀損、缺失。對缺失、毀損的檔案資料由相關當事人出具書面說明，并明確責任，依照規(guī)定及時補充完善，檔案清查結果經村民主程序確認并報鄉(xiāng)鎮(zhèn)備案。加強人員培訓和業(yè)務能力提升，分期次對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)經管站、村集體檔案管理人員進行業(yè)務培訓，重點培訓檔案材料的收集、分類、整理歸檔，以及檔案安全保管、提供利用等業(yè)務知識，提高檔案管理人員的責任意識和管理水平。截至目前，費縣共舉辦了6期培訓班，1000余人參加，切實提高了農村集體財務檔案管理制度化、科學化、規(guī)范化水平。