提高農(nóng)機(jī)檔案管理水平策略探討

劉慶強(qiáng)

（吉林省通榆縣農(nóng)業(yè)機(jī)械化管理總站，吉林 白城 137200）

由于傳統(tǒng)農(nóng)機(jī)檔案管理形式注重檔案的收集、整理和保存，易忽視檔案的開發(fā)與利用，且檔案管理需要投入大量的人力成本，僅依靠人力管理會造成管理水平和管理效率偏低的情況，還容易在人工操作下出現(xiàn)錯誤和遺失的情況，因此，提高農(nóng)機(jī)檔案管理水平十分必要。

1 農(nóng)機(jī)檔案管理的原因

一是經(jīng)濟(jì)發(fā)展與科技進(jìn)步為我國農(nóng)業(yè)機(jī)械技術(shù)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。而農(nóng)業(yè)機(jī)械技術(shù)的發(fā)展離不開對農(nóng)機(jī)檔案的管理，通過對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整合，制定農(nóng)業(yè)解析檔案，對現(xiàn)有農(nóng)機(jī)、使用農(nóng)機(jī)、農(nóng)機(jī)檔案數(shù)量、農(nóng)機(jī)站建設(shè)情況等進(jìn)行登記管理，通過信息技術(shù)為各類數(shù)據(jù)建立完善的農(nóng)機(jī)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)批量數(shù)據(jù)的電子化管理，以此直觀地了解該地區(qū)的農(nóng)機(jī)使用情況和擁有數(shù)量，在很大程度上提高了工作效率。

二是加強(qiáng)農(nóng)機(jī)檔案管理，可以詳細(xì)記錄工作中存在的違法違規(guī)情況，方便針對相應(yīng)問題進(jìn)行依法行政，確保農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的安全與質(zhì)量[1]。同時，若想通過農(nóng)機(jī)檔案管理推動農(nóng)業(yè)機(jī)械技術(shù)貫穿農(nóng)業(yè)生產(chǎn)全過程，需要調(diào)動廣大人民群眾的積極性，這也影響著農(nóng)民群眾自身的利益和生活品質(zhì)。當(dāng)農(nóng)民開始擁有機(jī)械化生產(chǎn)勞動的意識，利用農(nóng)機(jī)工具從事農(nóng)業(yè)活動時，才能將理論技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。但從實際情況來看，效果并不理想，原因在于多數(shù)農(nóng)民的文化知識和科學(xué)素養(yǎng)有限，對農(nóng)業(yè)機(jī)械技術(shù)缺乏深入了解，阻礙了農(nóng)業(yè)機(jī)械技術(shù)的推行，也讓農(nóng)機(jī)檔案管理工作面臨難題。

2 農(nóng)機(jī)檔案管理中存在的弊端

2.1 對農(nóng)機(jī)檔案管理不夠重視

雖然國家檔案局對農(nóng)機(jī)檔案管理工作提出了一系列準(zhǔn)則，要求農(nóng)機(jī)站及相關(guān)部門工作人員履行好自身職責(zé)，加強(qiáng)農(nóng)機(jī)檔案管理和農(nóng)業(yè)安全生產(chǎn)監(jiān)理工作。但從實際情況來看，農(nóng)機(jī)檔案管理工作并未依據(jù)檔案局提出的準(zhǔn)則和相關(guān)制度要求進(jìn)行操作，也未開展檔案資料檢索工作，導(dǎo)致農(nóng)機(jī)檔案資料不完整[2]。

2.2 缺少專業(yè)的檔案管理人才

想要提高農(nóng)機(jī)檔案管理水平，人才是關(guān)鍵。然而，目前農(nóng)機(jī)檔案管理工作缺少專業(yè)的管理人才，且現(xiàn)有的農(nóng)機(jī)檔案管理人員的專業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)良莠不齊，甚至部分工作人員未能建立檔案管理意識，管理水平不高，檔案信息化采集、整理、歸類等思想有待提高。由于管理意識未及時建立，導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理混亂，檔案管理要求松散，制約了檔案管理水平的提高。

2.3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

目前，部分農(nóng)村地區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，計算機(jī)配置不高，也沒有聯(lián)網(wǎng)，很難進(jìn)行檔案文件資料的快速傳送，導(dǎo)致農(nóng)機(jī)信息數(shù)據(jù)無法及時共享與交換。同時，部分農(nóng)村地區(qū)未建立專門的檔案管理室，即使一些地區(qū)建立了檔案室，但檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與檔案局準(zhǔn)則和要求不符，檔案環(huán)境、儲存條件、管理方式等都有待提高。甚至一些地區(qū)的農(nóng)機(jī)存放地狹小，無法存放大量的農(nóng)機(jī)，存放不了的農(nóng)機(jī)只能暫時停放在其他區(qū)域，而檔案管理未能結(jié)合農(nóng)機(jī)具體情況進(jìn)行更新和記錄，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)資料不全，管理失效。這些影響檔案管理水平提高的根本原因主要在于檔案管理單位的經(jīng)費投入力度不夠，由于經(jīng)費欠缺，難以支持農(nóng)機(jī)工程建設(shè)，也難以完善基礎(chǔ)設(shè)施，從而導(dǎo)致檔案管理也難以貫穿農(nóng)機(jī)發(fā)展全程，出現(xiàn)部分農(nóng)機(jī)數(shù)據(jù)缺失的情況[3]。

2.4 檔案管理方式落后

雖然人工管理仍是檔案管理工作中最主要的手段，但在21世紀(jì)的信息時代，最顯著的特征是計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，滲透千家萬戶，遍及各個行業(yè)的管理工作中。然而，當(dāng)前部分農(nóng)機(jī)站網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，信息化檔案管理參差不齊，一些地區(qū)在收割機(jī)、拖拉機(jī)、使用人員的基本信息和事故報告中運用了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，而在事故處理結(jié)果、行政處罰、行政監(jiān)察和安全生產(chǎn)管理等工作中很少利用互聯(lián)網(wǎng)或計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，仍然采用人工管理方式，導(dǎo)致機(jī)手們?nèi)粝胍殚喯嚓P(guān)信息資料，只能到農(nóng)機(jī)監(jiān)理站進(jìn)行查詢，而無法通過互聯(lián)網(wǎng)、計算機(jī)快速獲取信息，使農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理水平難以提高。

3 提高農(nóng)機(jī)檔案管理水平的措施

3.1 規(guī)范管理

以通榆縣農(nóng)業(yè)機(jī)械化管理總站為例，該站主要負(fù)責(zé)全縣農(nóng)機(jī)安全生產(chǎn)、組織實施農(nóng)機(jī)惠農(nóng)項目。下設(shè)縣農(nóng)機(jī)監(jiān)理站、縣農(nóng)機(jī)推廣站、16個鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)機(jī)站，職工共210人。農(nóng)業(yè)機(jī)械化管理總站檔案主要包括：拖拉機(jī)檔案52 308本、農(nóng)機(jī)惠農(nóng)項目檔案56冊、農(nóng)機(jī)建筑工程檔案63套，還有人事檔案、會議記錄等。面對龐雜、大量的檔案資料，如何真實、完整、高效、合理、科學(xué)地管理并利用各類檔案資料，是當(dāng)前檔案管理工作人員需要解決的重點，而首先就需要解決部分地區(qū)工作人員對檔案管理工作重視度不高的問題。這就需要建立完善、責(zé)任分明的管理制度，依靠制度化管理，做到歸檔有記錄、借出有手續(xù)、查詢有登記、使用有憑據(jù)，確保檔案管理規(guī)范化。

3.1.1 健全農(nóng)機(jī)檔案管理制度

首先，根據(jù)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定，建立健全“檔案工作人員職責(zé)”“檔案查閱制度”“檔案保管制度”等各項制度，并建立檔案歸檔記錄簿、檔案借閱記錄簿、檔案借出記錄簿，做到各種檔案資料“來有影、去有蹤”，形成完善有序的檔案管理體系，有效防止因檔案資料較多、歸類意識欠缺而造成的檔案遺失、資料損毀等問題[4]。其次，做好農(nóng)機(jī)檔案的收集與整理工作，因為農(nóng)機(jī)檔案的收集整理工作，是檔案管理工作的基礎(chǔ)，所以工作人員要認(rèn)真做好檔案收集與歸檔工作，可以通過建立檔案收集歸檔制度，由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)機(jī)站負(fù)責(zé)每月定期報送檔案資料并進(jìn)行鑒別歸檔，將有價值的散件及時歸檔，避免遺漏，在制度化管理模式下讓檔案管理有章可循。最后，堅持實事求是、求真務(wù)實的工作原則，將檔案管理貫穿日常工作中，根據(jù)檔案范圍進(jìn)行收集與整理。

3.1.2 建立責(zé)任追究機(jī)制

提高管理人員對農(nóng)機(jī)檔案管理工作的重視程度，思想認(rèn)識提高后才能切實做好農(nóng)業(yè)安全生產(chǎn)與防范工作。為此，建議各農(nóng)機(jī)總站黨委成立應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，明確安全責(zé)任人，并建立相應(yīng)的責(zé)任追究機(jī)制。同時對于檔案室環(huán)境進(jìn)行定期清掃，對計算機(jī)及涉密設(shè)備派遣專人進(jìn)行管理，計算機(jī)要定期殺毒，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施要及時排查隱患，全方位保障檔案資料的安全[5]。此外，建立24 h值班、輪休制度，尤其是在假期、休息日、特定節(jié)日等，通過嚴(yán)格分明的責(zé)任制度和值班制度，規(guī)范值班人員的行為，做好安全防范，一旦出現(xiàn)問題則可按照規(guī)章制度追溯主體責(zé)任。

3.2 加強(qiáng)相關(guān)知識技能培訓(xùn)

3.2.1 提高管理人員的專業(yè)能力

農(nóng)機(jī)管理部門應(yīng)采用多樣化形式，加強(qiáng)對農(nóng)機(jī)檔案管理人員的檔案管理知識及相關(guān)業(yè)務(wù)知識的教育培訓(xùn)，提高農(nóng)機(jī)檔案管理人員的專業(yè)工作能力和文化知識水平，從而讓農(nóng)機(jī)檔案管理工作向著科學(xué)化方向發(fā)展。比如，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，由農(nóng)機(jī)管理中心負(fù)責(zé)人主持，加強(qiáng)人員的培訓(xùn)，組織相關(guān)工作人員進(jìn)行安全演練活動，還可以開展以農(nóng)機(jī)檔案科學(xué)管理為主題的演講活動，由市農(nóng)業(yè)農(nóng)村黨組成員及相關(guān)負(fù)責(zé)人到場進(jìn)行指導(dǎo)和評價，了解當(dāng)前農(nóng)機(jī)檔案管理工作的進(jìn)展及工作成果，以此為契機(jī)，全面貫徹落實國家檔案局提出的農(nóng)機(jī)檔案管理工作準(zhǔn)則，做好農(nóng)業(yè)安全生產(chǎn)、檔案規(guī)范管理的工作部署[6]。

3.2.2 加大農(nóng)機(jī)檔案管理宣傳力度

農(nóng)機(jī)檔案管理工作需要加大宣傳力度，積極推廣農(nóng)業(yè)機(jī)械化技術(shù)。農(nóng)機(jī)檔案管理人員自身要具備一定的宣傳工作能力，在向上級領(lǐng)導(dǎo)宣傳和匯報檔案管理工作近況時，可以通過自身的宣傳能力獲得相關(guān)部門的支持和認(rèn)可，便于及時解決農(nóng)機(jī)檔案管理工作中的難題，提高工作實效[7]。此外，各市、區(qū)、縣農(nóng)機(jī)總站還可成立專項管理小組，加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案及散件資料的價值挖掘、管理與利用，定期做好農(nóng)業(yè)機(jī)械化技術(shù)與農(nóng)業(yè)安全生產(chǎn)質(zhì)量監(jiān)督、驗收與考評工作，發(fā)揮專項小組的指導(dǎo)作用，保質(zhì)保量地切實做好各項工作。在加強(qiáng)農(nóng)機(jī)檔案宣傳基礎(chǔ)上，利用信息化發(fā)展理念，進(jìn)行農(nóng)業(yè)機(jī)械化技術(shù)推廣。通過組織開展智能農(nóng)業(yè)機(jī)械化技術(shù)演示活動，提高農(nóng)業(yè)機(jī)械化作業(yè)水平，從而發(fā)揮檔案管理工作對提高農(nóng)業(yè)機(jī)械化水平的指導(dǎo)作用。

3.3 加強(qiáng)農(nóng)機(jī)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

3.3.1 改善農(nóng)機(jī)檔案管理環(huán)境

檔案管理部門工作人員需要注重改善農(nóng)機(jī)檔案的管理環(huán)境和保存條件。農(nóng)機(jī)檔案資料管理需要具備完善的基礎(chǔ)設(shè)施及相應(yīng)的配套措施。比如，需要建立檔案室并配備檔案柜、檔案盒及計算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施，定期做好清潔；還要進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，完善軟件系統(tǒng)；定期對系統(tǒng)進(jìn)行殺毒，改善農(nóng)機(jī)檔案管理環(huán)境，以免出現(xiàn)檔案室布滿灰塵、存在蛀蟲、發(fā)潮等現(xiàn)象，提高農(nóng)機(jī)檔案的管理水平[8]。

3.3.2 加強(qiáng)農(nóng)機(jī)檔案管理信息化建設(shè)

信息化時代的到來，促使在農(nóng)機(jī)檔案管理工作中逐步依靠計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開展檔案信息的數(shù)字化檢索、著錄、編研和統(tǒng)計工作，可以降低人力成本的投入，減少重復(fù)操作、手工翻閱，提高工作效率。因此，需要進(jìn)一步完善計算機(jī)農(nóng)機(jī)檔案管理系統(tǒng)，及時更新軟件技術(shù)參數(shù)，并在日常管理工作中重視系統(tǒng)軟件的安全性，定期殺毒和更新系統(tǒng)，防止涉密軟件泄露[9]。比如，要盡可能使用全國統(tǒng)一的農(nóng)機(jī)檔案管理軟件及檢索工具；農(nóng)機(jī)檔案管理人員自身也需要具備安全管理意識，熟悉計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，切勿隨意下載來源不明的信息，以防病毒入侵系統(tǒng)，造成檔案資料的外泄和遺失。

3.4 完善農(nóng)機(jī)檔案的日常管理工作

3.4.1 及時進(jìn)行檔案歸檔

針對來自不同歸屬部門對應(yīng)歸檔的檔案資料未按時歸檔的，應(yīng)及時主動上門跟蹤索取，并對于在一定階段內(nèi)形成的各類文件資料及已經(jīng)歸檔入庫的文件資料，還需要定期進(jìn)行階段性文件資料歸檔的清查清欠，以防沒有及時清查導(dǎo)致文件資料遺失。在清查過程中，若發(fā)現(xiàn)存在檔案資料未能及時歸檔的情況，應(yīng)列出檔案資料清單，并形成系統(tǒng)的文件抄送給相關(guān)部門進(jìn)行索取。此外，對于歸檔資料，還應(yīng)從數(shù)量和質(zhì)量上進(jìn)行逐一檢查，根據(jù)交驗部門分類，進(jìn)行自檢、整理、充實、完善，并按檔案工作的業(yè)務(wù)要求，在分類、立卷、編號時對不同階段形成的技術(shù)文件資料進(jìn)行區(qū)分[10]。

3.4.2 加大農(nóng)機(jī)檔案保管力度

農(nóng)機(jī)檔案資料具有保密性，需要派遣專人進(jìn)行管理，確保檔案資料的安全。管理人員需牢記檔案保管要求和各項規(guī)章制度，嚴(yán)格按照制度和要求處理檔案。在沒有經(jīng)過檔案保管人員允許的情況下不得外借，且檔案保管人員自身要具有很強(qiáng)的責(zé)任意識，不能濫用職權(quán)，隨意公布農(nóng)機(jī)檔案內(nèi)容。同時，相關(guān)人員經(jīng)過檔案保管人員的許可借閱檔案后，需要妥善保管檔案資料，只能進(jìn)行翻閱，不能擅自涂改、撕毀、破壞資料，更不能在未經(jīng)允許的情況下復(fù)制、打印、謄抄檔案內(nèi)容，若發(fā)生以上情況需要嚴(yán)肅追責(zé)。

4 結(jié)語

綜上所述，雖然目前農(nóng)業(yè)機(jī)械化水平逐漸提高，也建立了相對完善的管理體系，但是農(nóng)機(jī)檔案管理工作依然存在不足，需要管理人員在日后工作中進(jìn)行針對性完善，通過相應(yīng)制度建設(shè)、提高管理人員的能力與素質(zhì)、完善基礎(chǔ)設(shè)施、優(yōu)化日常管理工作等措施，攻克現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題，促進(jìn)農(nóng)業(yè)機(jī)械化技術(shù)推廣，助推農(nóng)業(yè)農(nóng)村現(xiàn)代化。