應(yīng)進(jìn)館各類檔案整理辦法
——《河北省檔案館（省方志辦）關(guān)于開展到期檔案依法接收進(jìn)館的通知》釋義（之二）

■杜召偉

為了確保檔案接收進(jìn)館質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)館藏增量檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，結(jié)合實(shí)際工作，河北省檔案館制定了各類檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，上一期《檔案天地》介紹了文書和會(huì)計(jì)檔案的整理方法和進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)，這一期繼續(xù)介紹傳統(tǒng)載體中的科技檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案的整理方法和進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)。

一、科技檔案

2008年以前的科技檔案可參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2000）整理，2008年以后的科技檔案應(yīng)參照修訂后的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2008）整理，如下：

（一）組卷原則和要求

科技檔案是以“卷”為單位進(jìn)行整理。組卷時(shí)，應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)性，便于檔案的保管和利用。卷內(nèi)文件應(yīng)齊全、完整、簽章手續(xù)完備，書寫印制材料符合檔案保護(hù)要求。

（二）案卷組成

卷內(nèi)文件頁號(hào)編寫：整卷裝訂的，案卷內(nèi)所有文件從1開始編寫頁碼直至最后一頁；分件裝訂的，案卷內(nèi)文件以件為單位從1開始編寫頁號(hào)。頁碼編寫以有效內(nèi)容的頁面為一頁。已有頁號(hào)的文件可不再重新編寫頁號(hào)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。

案卷封面編制：案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式。內(nèi)容包括案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級。其中案卷題名，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或代字（號(hào)）+結(jié)構(gòu)、階段名稱+文件類型名稱等。檔號(hào)，由全宗號(hào)-分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）-案卷號(hào)組成。

案卷脊背編制：案卷脊背印制在卷盒側(cè)面，內(nèi)容包括保管期限、檔號(hào)、案卷題名。

卷內(nèi)目錄編制：卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前，內(nèi)容包括檔號(hào)、序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁數(shù)、備注。

卷內(nèi)備考表編制：備考表排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面，內(nèi)容包括檔號(hào)、互見號(hào)、卷內(nèi)文件說明、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期。其中互見號(hào)應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào)，并注明載體類型。

案卷目錄編制：案卷目錄單獨(dú)裝訂成冊，每個(gè)案卷為一個(gè)著錄單位，內(nèi)容包括序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、保管期限、總頁數(shù)、備注。

（三）案卷裝訂

案卷內(nèi)文件采用“三孔一線”方式整卷裝訂或以件為單位裝訂；以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁空白處加蓋檔號(hào)章；超出卷盒幅面的文件應(yīng)疊裝；破損的文件要修復(fù)。

二、紙質(zhì)照片檔案

紙質(zhì)照片的歸檔整理依據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002），需要重點(diǎn)注意以下幾點(diǎn)：

（一）照片的編號(hào)

照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、目錄號(hào)、冊號(hào)、張?zhí)柦M成。順序?yàn)椋喝谔?hào)-目錄號(hào)-冊號(hào)-張?zhí)枴?/p>

（二）照片的入冊

照片檔案冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。芯頁以30頁左右為宜，有活頁式和定頁式兩種。應(yīng)按照排列順序即照片號(hào)順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋希M成照片檔案冊。

（三）照片檔案具體樣式

照片檔案內(nèi)封面，參考樣式如下：

（全宗名稱）（案卷標(biāo)題）（本冊照片內(nèi)容說明）保管期限 本冊照片共 張自 年 月起至 年 月止全宗號(hào) 目錄號(hào) 冊 號(hào)

單張照片說明，參考樣式如下：其中參見號(hào)是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)，文字說明應(yīng)概括照片所反映的全部信息，或?qū)︻}名做出補(bǔ)充。

題 名：（照片位置）照片號(hào)：底片號(hào)：參見號(hào)：時(shí) 間：攝影者：文字說明：

冊內(nèi)備考表：位于照片檔案冊最后一頁。

（四）照片檔案目錄的編制

案卷目錄的編制：如下圖，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目。

序號(hào) 檔號(hào) 案卷題名 起止時(shí)間 立卷單位 備注

卷內(nèi)目錄編制：位于卷內(nèi)最前面，以照片的自然張或若干張(一組)為單位著錄成為照片檔案目錄，目錄條目按照片號(hào)排序，卷內(nèi)照片目錄項(xiàng)目如下圖：

照片號(hào) 題名 時(shí)間 頁號(hào) 攝影者 備注

三、錄音錄像磁帶檔案

錄音錄像磁帶檔案的整理依據(jù)《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T 15-1995）。主要要求如下：

（一）排序編號(hào)

將收集到的磁帶一般按照錄音、錄像分成兩類，每類按照事由集中排列，然后按照時(shí)間進(jìn)行排序，每盤編寫一個(gè)流水號(hào)，即磁帶編號(hào)。

（二）粘貼標(biāo)簽

將每盤磁帶裝盒，并粘貼標(biāo)簽。盒上參考樣式如下圖，其中題名應(yīng)寫明該盤磁帶記錄的活動(dòng)名稱、主要參加人、主要內(nèi)容等。

全 宗 號(hào) 目 錄 號(hào) 磁帶編號(hào)全宗名稱題 名時(shí) 長攝制單位攝制日期參 見 號(hào)備 注

（三）編制目錄

目錄的必備項(xiàng)目是：序號(hào)、檔號(hào)、題名、攝制單位、攝制日期，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目，其中檔號(hào)的結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-目錄號(hào)-磁帶編號(hào)。參考樣式如下：

序號(hào) 檔號(hào) 題 名 攝制單位 攝制日期 備注

四、實(shí)物檔案

實(shí)物檔案主要包括證書、獎(jiǎng)牌、禮品、紀(jì)念品、字畫及廢舊印章等，整理過程要注意以下三個(gè)方面。

（一）排列編號(hào)

將每類實(shí)物檔案設(shè)定一個(gè)類別號(hào)，同一類中再按時(shí)間或重要程度排列，按順序設(shè)定件號(hào)。實(shí)物總量不多的也可不分類，按時(shí)間或重要程度排列設(shè)定件號(hào)。

（二）粘貼標(biāo)簽

每件實(shí)物檔案均需粘貼標(biāo)簽。主要內(nèi)容如圖，廢舊印章使用專門裝具進(jìn)行保存，不再粘貼標(biāo)簽。

（三）編制目錄

按件編制，每件編寫一條目錄，內(nèi)容應(yīng)包括：類別、件號(hào)、題名、時(shí)間、保管期限、備注等。

全 宗 名 稱 全 宗 號(hào)類 別 號(hào) 件 號(hào)題 名獲 贈(zèng) 時(shí) 間授予或捐贈(zèng)者保 管 期 限參 見 號(hào)備 注 說 明