高校建筑檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要點(diǎn)與管理技術(shù)

■王 慧

近年來(lái)，隨著國(guó)家、省、市各級(jí)層面對(duì)教育事業(yè)的支持力度不斷加大，高校基本建設(shè)和維修改造投入逐漸增加，而相應(yīng)產(chǎn)生的校園建筑檔案也應(yīng)做好數(shù)字化管理、信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)化規(guī)劃。基于信息化建設(shè)要求和“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合高校建筑檔案管理實(shí)際，如何依托信息技術(shù)、利用信息化建設(shè)過(guò)程中的可借鑒經(jīng)驗(yàn)設(shè)計(jì)智慧管理系統(tǒng)，如何實(shí)現(xiàn)資源共享、協(xié)同參與，更好發(fā)揮高校檔案服務(wù)的作用等都是我們努力探索和解決的問(wèn)題。面對(duì)新形勢(shì)下社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境，高校作為科學(xué)研究和教育教學(xué)的前沿機(jī)構(gòu)，在適應(yīng)大數(shù)據(jù)、智慧化、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等方面具有獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。高校建筑檔案管理系統(tǒng)是在檔案管理基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)管理體制改革，逐步解決高校建筑檔案管理信息化建設(shè)中的亟待改進(jìn)的問(wèn)題，是信息化社會(huì)給予檔案和基建事業(yè)的新挑戰(zhàn)和新契機(jī)。

一、高校建筑檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的必要性

高校建筑檔案是高校檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它反映的是新建、改擴(kuò)建和維修改造校園基礎(chǔ)設(shè)施過(guò)程中形成為具有保存價(jià)值的文字、圖表和聲像資料，具有保存周期長(zhǎng)、類(lèi)目豐富且體量大、專(zhuān)業(yè)技術(shù)性強(qiáng)、歷史延續(xù)性等特點(diǎn)。高校建筑檔案的信息化、數(shù)字化和智能化建設(shè)不僅能提升檔案和基建業(yè)務(wù)管理水平，且符合屬地經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化、科技創(chuàng)新等多方面發(fā)展趨勢(shì)。

（一）有助于規(guī)范校園既有建筑檔案的保存與利用，提高便捷性和工作效率

高校檔案館存放著大量高校建立、發(fā)展過(guò)程中形成的建設(shè)工程原始材料，為高校的發(fā)展起到了功不可沒(méi)的憑證作用。高校不同歷史時(shí)期的總體規(guī)劃和布局體現(xiàn)著學(xué)校發(fā)展歷程，尤其是既有建筑中具有代表性意義的校園歷史建筑，其建設(shè)檔案更具有文物價(jià)值，承載著校園文化的延續(xù)。然而，即便在普遍使用檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理的當(dāng)下，高校建筑檔案仍以手工管理為主，存在因建設(shè)年代久遠(yuǎn)而造成的建檔標(biāo)準(zhǔn)和分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)不一致、錄入存檔不系統(tǒng)、檢索使用困難等現(xiàn)狀，同時(shí)涉及校外參建單位、校內(nèi)基建、檔案、財(cái)務(wù)、招標(biāo)采購(gòu)、后勤、審計(jì)等多部門(mén)聯(lián)動(dòng)管理，一旦更換建設(shè)檔案管理人員，建設(shè)詳細(xì)情況就難以體現(xiàn)了。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)可以有效解決高校既有建筑歷史資料的采集、保存和利用，便于檔案、工程及其他管理人員查詢(xún)使用，提高工作效率。

（二）有助于規(guī)范校園在建工程檔案的保存與利用，以資料推動(dòng)工程建設(shè)

基建或維修改造工程的實(shí)施全過(guò)程都以工程資料的保存和報(bào)送為依據(jù)，從立項(xiàng)到開(kāi)始進(jìn)場(chǎng)施工再到竣工驗(yàn)收和交付使用，都離不開(kāi)工程檔案。校園基建和維修規(guī)模不斷增加，日常管理及維修工程愈加頻繁，檔案管理難度也隨之加大。已竣工驗(yàn)收并完成歸檔移交的工程檔案在項(xiàng)目論證、后續(xù)維修改造、評(píng)價(jià)審計(jì)、巡視整改時(shí)都需要被反復(fù)調(diào)閱，因此，工程資料不僅要“存好”，更要“管好”“用好”。檔案管理系統(tǒng)利用信息技術(shù)和數(shù)字平臺(tái)，使在線(xiàn)檢索、調(diào)閱和傳輸工程檔案更加便利快捷，同時(shí)也能充分發(fā)揮檔案價(jià)值，改變多套制收集的傳統(tǒng)模式，增進(jìn)管理員對(duì)建設(shè)全過(guò)程的了解，無(wú)法起到數(shù)據(jù)資源服務(wù)實(shí)際工作需要的作用。智慧管理系統(tǒng)依托工程檔案收集管理，自動(dòng)提醒推動(dòng)各環(huán)節(jié)實(shí)施，全過(guò)程留存電子版，邊建邊存，邊存邊用，逐步建立建筑檔案數(shù)據(jù)資源。

（三）有助于高校檔案管理和工程管理創(chuàng)新發(fā)展，滿(mǎn)足監(jiān)督和決策管理要求

從創(chuàng)新發(fā)展上來(lái)講，高校工程管理部門(mén)普遍存在對(duì)項(xiàng)目后期管理投入不積極，對(duì)保障工程資料管理有待進(jìn)一步加強(qiáng)的問(wèn)題，創(chuàng)新發(fā)展動(dòng)力不足。檔案管理系統(tǒng)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，創(chuàng)新管理方法有利于充分發(fā)揮數(shù)據(jù)信息的應(yīng)有價(jià)值，對(duì)高校建筑既有數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)閱和分析統(tǒng)計(jì)，方便形成針對(duì)性報(bào)告。在實(shí)際應(yīng)用中，高校建筑檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)可有效體現(xiàn)樓宇新建（擴(kuò)建）和維修改造數(shù)據(jù)，提高校園整體規(guī)劃設(shè)計(jì)修編和單體規(guī)劃、樓宇拆建、裝修改造、資產(chǎn)價(jià)值變動(dòng)、校舍普查統(tǒng)計(jì)、公房分配和使用、基礎(chǔ)設(shè)施緊急維修等相關(guān)工作效率，降低人力溝通成本，提升高校管理層科學(xué)決策水平。

（四）有助于優(yōu)化校園建筑檔案共享和傳播方式，更好服務(wù)高校師生

系統(tǒng)的建設(shè)可實(shí)現(xiàn)校園建筑檔案信息傳播方式的優(yōu)化，通過(guò)搭建校園建筑管理平臺(tái)或聯(lián)通學(xué)生事務(wù)管理平臺(tái)，面向師生適時(shí)開(kāi)放校園建筑規(guī)劃項(xiàng)目概況、既有建筑維修改造、在建工程實(shí)施進(jìn)度等信息，增進(jìn)師生對(duì)校園建筑的了解，更好體察和回應(yīng)師生需求。此外，檔案系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和利用還可面向高校建工相關(guān)專(zhuān)業(yè)師生輔助實(shí)習(xí)和研究，留存和共享師生關(guān)于校園建筑的優(yōu)秀設(shè)計(jì)、攝影作品、著作文章等資料，推送校園歷史建筑專(zhuān)門(mén)檔案等，增強(qiáng)師生知校愛(ài)校榮譽(yù)感，以校園建筑文化促進(jìn)校園文化建設(shè)發(fā)展。

二、檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的發(fā)展理念和有效經(jīng)驗(yàn)

在以實(shí)現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)的當(dāng)下，不僅要加快檔案管理無(wú)紙化進(jìn)程，還要在期間探索提高檔案資源實(shí)際應(yīng)用的有效性，在檔案信息化建設(shè)的道路上已形成許多有益經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)手段值得借鑒。

（一）增強(qiáng)現(xiàn)代化理念，加強(qiáng)檔案管理頂層設(shè)計(jì)

檔案系統(tǒng)實(shí)施之初，先進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)研和需求分析，提前謀劃和設(shè)計(jì)定制符合實(shí)際的信息模塊和工作流程，增加人力物力支持，同時(shí)做好原始資料的選摘、采集錄入和合理使用。

（二）運(yùn)用新技術(shù)手段，提升工作效率

在檔案管理系統(tǒng)中搭建校園數(shù)字化平臺(tái)，利用物聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)集成、文檔加工、遠(yuǎn)程管理、云計(jì)算、圖紙微縮、建筑工程BIM等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，不受時(shí)空限制，提升工作效率。

（三）注重信息共享，增強(qiáng)數(shù)據(jù)服務(wù)意識(shí)

檔案管理部門(mén)牽頭，多部門(mén)協(xié)同聯(lián)動(dòng)，按時(shí)限對(duì)口采集傳送電子檔案，搭建檔案信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享共治，服務(wù)實(shí)際工作。檔案信息的共享共治，還能加強(qiáng)學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)對(duì)工程項(xiàng)目的日常監(jiān)督檢查，降低廉政風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)為學(xué)校審批決策提供充分依據(jù)。

（四）設(shè)立試點(diǎn)項(xiàng)目，完善系統(tǒng)設(shè)計(jì)

以新建重點(diǎn)工程項(xiàng)目和代表性歷史建筑檔案作為試點(diǎn)，逐步將建筑電子化檔案納入系統(tǒng)，建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)對(duì)試點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全和保密性實(shí)驗(yàn)，完善檔案系統(tǒng)漏洞，確保信息安全。

（五）與時(shí)俱進(jìn)

在建筑檔案管理中融入EPC工程管理理念、綠色建筑設(shè)計(jì)理念和高校節(jié)能建筑監(jiān)管理念等，隨時(shí)根據(jù)國(guó)家和地方法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范的調(diào)整而調(diào)整，確保專(zhuān)業(yè)檔案管理科學(xué)、規(guī)范。

三、高校建筑檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要點(diǎn)

（一）強(qiáng)調(diào)建筑工程檔案的憑證功能

定制工程資料類(lèi)目通用性模板，將一般建設(shè)工程包括的立項(xiàng)文件、規(guī)劃及施工許可、章程制度、項(xiàng)目合同、招投標(biāo)文件、紀(jì)要記錄、審核報(bào)告、財(cái)務(wù)檔案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、資產(chǎn)移交手續(xù)等建筑檔案，按項(xiàng)目進(jìn)行管理，按項(xiàng)目前期階段、實(shí)施階段、竣工階段及評(píng)價(jià)階段立卷，根據(jù)歷史檔案現(xiàn)狀和日常工作實(shí)際明確數(shù)據(jù)采集工作流程。所有采集到系統(tǒng)的建筑檔案均為真實(shí)完整的電子檔案，智能著錄節(jié)省人工成本，紙質(zhì)版原始檔案按學(xué)校檔案館要求編制歸檔，通過(guò)開(kāi)通信息鏈接端口設(shè)置統(tǒng)一可查卷內(nèi)目錄。

（二）強(qiáng)調(diào)建筑工程檔案對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的推動(dòng)功能

在建工程立項(xiàng)后即可上新項(xiàng)目庫(kù)，根據(jù)崗位職責(zé)，面向設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位和高校建設(shè)管理部門(mén)、檔案管理部門(mén)開(kāi)通數(shù)據(jù)上報(bào)端口，要求高校建設(shè)管理部門(mén)及時(shí)錄入、上傳項(xiàng)目前期文件、學(xué)校決策文件，在建項(xiàng)目各參建單位隨時(shí)錄入過(guò)程資料并由高校建設(shè)管理部門(mén)對(duì)接審核，做到隨建隨收，建完即達(dá)到歸檔條件。設(shè)定重要環(huán)節(jié)資料歸檔時(shí)限、自動(dòng)提醒功能，設(shè)置工程建設(shè)記錄可查、資料審核關(guān)卡，環(huán)環(huán)相扣。各參建單位按建設(shè)階段通過(guò)設(shè)定好的工作流程采集和審核信息，建設(shè)部門(mén)管理人員實(shí)時(shí)掌握建設(shè)進(jìn)度，控制成本和質(zhì)量，項(xiàng)目流程全程可視，檔案信息無(wú)遺漏。

（三）強(qiáng)調(diào)建筑工程檔案資源共享功能

系統(tǒng)適配PC端和移動(dòng)端，具備自動(dòng)識(shí)別圖像和文字、全文檢索、綜合查詢(xún)和分類(lèi)查詢(xún)、借閱記錄和審批、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能。通過(guò)數(shù)據(jù)集成和后臺(tái)權(quán)限管理，根據(jù)人員崗位職責(zé)設(shè)置采集和審核權(quán)限，根據(jù)部門(mén)職責(zé)，關(guān)聯(lián)高校檔案館網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)、辦公系統(tǒng)和其他管理部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)置瀏覽和借閱權(quán)限，保證信息安全和資源共享。

（四）強(qiáng)調(diào)建筑工程檔案的服務(wù)功能

利用信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行綜合分析和數(shù)據(jù)推送，整合檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)便捷、數(shù)據(jù)實(shí)用的目標(biāo)，比如查詢(xún)樓宇、管道、設(shè)備的建設(shè)年代、建設(shè)手續(xù)、建筑規(guī)模、投資概算、使用單位，提供位置、使用功能、建設(shè)和維修記錄等數(shù)據(jù)，通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，為校園規(guī)劃提供可靠數(shù)據(jù)和決策依據(jù)，也可為實(shí)驗(yàn)室、消防安防、網(wǎng)絡(luò)信息等專(zhuān)業(yè)工程建設(shè)改造提供信息資源，為公房管理、資產(chǎn)管理和學(xué)生事務(wù)管理提供信息服務(wù)。

四、建設(shè)高校建筑檔案管理系統(tǒng)的管理技術(shù)

（一）高校既有建筑檔案和在建建筑檔案歸口部門(mén)一般為基建處，應(yīng)由基建處根據(jù)日常管理及建設(shè)需要提出需求并設(shè)立專(zhuān)門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)

既有建筑檔案管理重點(diǎn)在歷史資料的電子化，達(dá)到文獻(xiàn)便于整理、資料便于查詢(xún)的目的，可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)動(dòng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)師生及檔案管理人員支持。在建建筑檔案管理重點(diǎn)在充分體現(xiàn)管理系統(tǒng)的智能化，應(yīng)由基建處與檔案館、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位共同完善。

（二）在高?；ê途S修管理方面加大資金、技術(shù)和人力投入，為工程項(xiàng)目先期建立數(shù)據(jù)庫(kù)提供可靠的硬件、軟件保障和人員保障

根據(jù)實(shí)際情況自主研發(fā)或委托軟件公司定向具體負(fù)責(zé)系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)，確保系統(tǒng)兼容性強(qiáng)、響應(yīng)速度快、易用性好。強(qiáng)化關(guān)于電子檔案基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)方面的培訓(xùn)，及時(shí)跟進(jìn)最新政策要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，提升建筑工程檔案管理隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平。

（三）高度重視高校建筑紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程

明確建檔立卷標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)文件掃描量配備相應(yīng)的資料管理人員，通過(guò)智能識(shí)別和人工校驗(yàn)相結(jié)合的方式確保文件正確率，要求系統(tǒng)兼容多種常用文字格式和圖像格式，原件錄入質(zhì)量控制科學(xué)、先進(jìn)、有效。尤其在對(duì)招投標(biāo)資料和設(shè)計(jì)及施工圖紙進(jìn)行采集和歸檔時(shí)，要特別注意電子版的版本審核。

（四）將建筑檔案管理與工程建設(shè)業(yè)務(wù)管理有機(jī)結(jié)合，可借鑒PDCA（P計(jì)劃、D設(shè)計(jì)、C執(zhí)行、A檢查）管理模式開(kāi)展工程檔案同步歸檔工作 ，以規(guī)范有序的信息流支撐業(yè)務(wù)流

引入“物流”的概念來(lái)組織各部門(mén)的協(xié)同工作以及控制項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的緊湊性，推動(dòng)部門(mén)工作，同時(shí)監(jiān)督、檢查部門(mén)之間的工作情況 。對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)、設(shè)備材料、招標(biāo)采購(gòu)、咨詢(xún)服務(wù)、工程監(jiān)理、財(cái)務(wù)審批等方面進(jìn)行監(jiān)督控制，在系統(tǒng)中集成檔案管理與工程質(zhì)量和安全管理、內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)管理、資金管理等要素模塊，將在建項(xiàng)目各獨(dú)立系統(tǒng)進(jìn)行鏈接，按建設(shè)階段和管理范圍設(shè)置使用權(quán)限，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，促進(jìn)工程項(xiàng)目管理的規(guī)范化。

（五）高校主管檔案和建設(shè)的職能部門(mén)應(yīng)能在同一信息平臺(tái)上進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接，共同管理，確保建設(shè)工程檔案管理延續(xù)性

目前，大多數(shù)高校檔案管理部門(mén)使用定制軟件管理時(shí)，其管理內(nèi)容是靜態(tài)的二維的，影響了系統(tǒng)實(shí)用的方便性和快捷性，而檔案價(jià)值是通過(guò)利用來(lái)體現(xiàn)的。高校建筑檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校檔案管理部門(mén)或其他部門(mén)系統(tǒng)既是相互獨(dú)立的，又是相互聯(lián)系的，可采用編寫(xiě)程序，兩系統(tǒng)間做接口；通過(guò)IBM的LEI設(shè)計(jì)接口；利用LOTUS Domino的自身特點(diǎn)同服務(wù)器作代理，開(kāi)發(fā)基于JAVA的SERVLET實(shí)現(xiàn)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換等方法實(shí)現(xiàn)。

（六）在系統(tǒng)構(gòu)建過(guò)程中，必須遵循信息安全原則，建立安全標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)外提供利用的，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。一般高校信息中心對(duì)各職能部門(mén)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行集中管理和指導(dǎo)，建筑檔案管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全閥門(mén)，根據(jù)檔案的密級(jí)、內(nèi)容和利用方式，設(shè)置不同的權(quán)限和審批辦法，加強(qiáng)安全認(rèn)證，不斷更新加密技術(shù)。

任越在《再論我國(guó)檔案信息化建設(shè)的三個(gè)問(wèn)題》中指出當(dāng)下我國(guó)檔案信息化建設(shè)的核心是“檔案資源存在方式的轉(zhuǎn)化及其后續(xù)的資源整合處理” 。在保證信息安全的前提下，高校建筑檔案管理系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)檔案管理和服務(wù)功能，創(chuàng)新適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要的智能化管理機(jī)制，以實(shí)現(xiàn)檔案的集約化管理和檔案資源的有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。