高校檔案館突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理研究
——以高校新冠肺炎疫情防控檔案管理為例

■張 婷 姚 紅

新冠肺炎疫情發(fā)生以來(lái),黨中央、國(guó)務(wù)院迅速作出決策,部署疫情防控措施，使得高校新冠肺炎疫情防控檔案工作的開(kāi)展有了具體的科學(xué)導(dǎo)向。同時(shí)，“十四五”規(guī)劃中也對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用提出了具體要求，高校新冠肺炎疫情防控檔案工作的開(kāi)展，為深入開(kāi)發(fā)利用高校檔案奠定了基礎(chǔ)，也是“十四五”規(guī)劃的題中之義。

一、突發(fā)公共衛(wèi)生事件及突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案

所謂突發(fā)公共衛(wèi)生事件，是指突發(fā)的可能會(huì)對(duì)社會(huì)公眾健康造成威脅、形成重大影響的的事件[1]。當(dāng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生后，相關(guān)部門和工作人員會(huì)實(shí)施相應(yīng)的應(yīng)急處置，并有專門的人員對(duì)這些應(yīng)急處置的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行記錄，這就形成了突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案[2]。新冠肺炎疫情是突發(fā)公共衛(wèi)生事件，其防控檔案就是相關(guān)部門和工作人員對(duì)新冠肺炎疫情所實(shí)施的應(yīng)急處置的記錄，包括疫情從暴發(fā)到得到控制的全部過(guò)程，且記錄形式多樣，是人們?cè)诿鎸?duì)新冠肺炎掌握其發(fā)展演變，并對(duì)其進(jìn)行防控治理、實(shí)施治理策略等過(guò)程中累積的珍貴的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完整的檔案資料能為今后各部門在對(duì)類似突發(fā)公共衛(wèi)生事件進(jìn)行應(yīng)急處置時(shí)提供科學(xué)有效地指導(dǎo)。同時(shí)，這些檔案資料也是研究、回顧以往突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的重要信息資源，對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要的意義及價(jià)值。高校新冠肺炎疫情防控檔案是高校檔案重要組成部分，是高校檔案的范疇，對(duì)于構(gòu)建學(xué)校記憶、傳承學(xué)校文化等具有重要價(jià)值。

二、高校新冠肺炎疫情防控檔案的特征及內(nèi)容

（一）高校新冠肺炎疫情防控檔案的特征

1.主體多元化

由于新冠肺炎的特殊性，人們無(wú)法掌握其暴發(fā)的空間范圍和時(shí)間范圍以及受其威脅的群體，而參與處置的機(jī)構(gòu)及人員具有靈活性，因而形成檔案的主體具有多元化。為了更好地防控疫情，防止疫情蔓延，保證學(xué)校師生的生命健康安全，各高校都成立了相關(guān)人員組成疫情防控隊(duì)伍，小組成員涵蓋了黨政群各部門、校直各單位、各學(xué)院等，所產(chǎn)生及流轉(zhuǎn)的文件材料打破了以往形成文件材料單位間的界限，形成材料的各個(gè)主體多樣，更加廣泛，更加分散。

2.周期不確定性

由于受新冠肺炎疫情的嚴(yán)重性、復(fù)雜性、持續(xù)性等影響，有的文件材料需要層層審批，經(jīng)過(guò)好幾輪的修改最終才能定稿，有的文件材料如緊急會(huì)議記錄及形成的紀(jì)要等是在極其短的時(shí)間內(nèi)形成的。與教學(xué)檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、科研檔案等類型檔案相比較，這些文件材料所形成的檔案周期不規(guī)律，具有不確定性。

3.類型多樣化

新冠肺炎疫情的發(fā)生時(shí)間沒(méi)有規(guī)律性，地點(diǎn)不確定，具有瞬時(shí)性的特點(diǎn)，并且參與人員廣泛。為了能夠?qū)⒁咔榘l(fā)生的點(diǎn)點(diǎn)滴滴保存下來(lái)供日后研究和參考，故對(duì)疫情相關(guān)檔案進(jìn)行管理，包括各種通知、公告、捐贈(zèng)記錄等文書(shū)檔案，消毒用品、各類設(shè)備、宣傳標(biāo)語(yǔ)、表彰證書(shū)等實(shí)物檔案，照片、視頻等聲像檔案， 這些檔案源自不同的主體，類型呈現(xiàn)多樣化特點(diǎn)。

4.形成集中性

因?yàn)樾鹿谝咔閷?duì)群眾健康的威脅性大且容易蔓延，所以人們的防控措施也十分之多，這就造成了相關(guān)記錄也隨之增多，在一段時(shí)間內(nèi)集中形成。如新冠肺炎疫情防控工作小組相關(guān)文件、采購(gòu)物資相關(guān)文件、志愿服務(wù)相關(guān)文件等檔案資料迅速產(chǎn)生形成。反之，疫情影響范圍縮小，人員影響較少時(shí)，相關(guān)記錄也會(huì)因此減少。所以不難看出，新冠肺炎疫情防控檔案的形成具有集中性。

5.檔案涉密性

為了能夠控制住新冠疫情，減少疫情所帶來(lái)的危害，維護(hù)社會(huì)秩序，新冠疫情的相關(guān)檔案內(nèi)容十分詳盡，并且檔案內(nèi)容只能由專門人員進(jìn)行記錄，在沒(méi)有得到相關(guān)部門允許的情況下，不能向社會(huì)層面展示相關(guān)內(nèi)容，所以該類型的檔案保密性強(qiáng)。

（二）高校新冠肺炎疫情防控檔案內(nèi)容

為了方便對(duì)檔案進(jìn)行管理，方便查閱，特對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行了歸納，從來(lái)源上來(lái)看有三種。一是源自上級(jí)部門。這部分的檔案既有上級(jí)部門要求下級(jí)部門需要執(zhí)行的任務(wù)等，還包含上級(jí)部門督察工作相關(guān)文件。二是來(lái)自高校內(nèi)部各個(gè)部門機(jī)構(gòu)的檔案材料。這部分的檔案主要針對(duì)各大高校在疫情期間所實(shí)施的各種決策以及當(dāng)疫情在校園內(nèi)發(fā)生時(shí)一切有關(guān)人員所進(jìn)行的行動(dòng)和所取得的防控成果等，有關(guān)師生管理、后勤保障、教學(xué)管理等形成的資料；對(duì)疫情所進(jìn)行的相關(guān)分析而產(chǎn)生的相應(yīng)記錄等；其余的對(duì)日后研究有意義的材料。三是源自全校師生及校友、社會(huì)大眾的檔案資料。新冠肺炎疫情影響范圍廣泛，大家在團(tuán)結(jié)一致抗擊疫情的過(guò)程中產(chǎn)生形成的檔案資料大部分是散落在個(gè)人手中。同時(shí)在一些社交媒體平臺(tái)中，也有許多對(duì)日后研究有意義的材料，這些都可以算是疫情防控檔案。

三、高校新冠肺炎疫情防控檔案重要性

2020年國(guó)家檔案局在《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》中提出，疫情防控檔案真實(shí)記錄了全國(guó)人民團(tuán)結(jié)抗擊疫情的全過(guò)程，具有重要價(jià)值。并指出將疫情檔案工作納入防控工作布局，做好相關(guān)工作指導(dǎo)[3]。2020年12月12日公布了《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》， 以法律的手段制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求[4]。而高校新冠防控檔案工作能夠順利開(kāi)展，就必須做好相應(yīng)的檔案信息采集工作，只有做好這一步，后續(xù)的檔案利用開(kāi)發(fā)才能繼續(xù)進(jìn)行，對(duì)于高校檔案工作的正常開(kāi)展也十分有幫助，所以高校新冠肺炎疫情防控檔案具有關(guān)鍵作用。

（一）構(gòu)建高校記憶，豐富高校文化

高校新冠肺炎疫情防控檔案是高校師生對(duì)于國(guó)家、省、市疫情防控部署決策貫徹實(shí)施的重要真實(shí)記錄，是高校記憶的重要部分，是高校檔案的重要內(nèi)容，科學(xué)有效地管理，有助于高校檔案管理體系中應(yīng)急管理及常態(tài)管理的建立。同時(shí)，高校新冠肺炎疫情防控檔案充分彰顯了全校師生抗擊疫情的精神風(fēng)貌，是校園文化的高度凝聚，完善檔案內(nèi)容有利于高校文化建設(shè)。此外，高校新冠肺炎疫情防控檔案可以為科學(xué)研究工作的進(jìn)一步開(kāi)展、干部的提拔及選用等人事組織工作提供依據(jù)。

（二）記錄疫情防控，提供參考價(jià)值

高校新冠肺炎疫情防控檔案能夠反映出學(xué)校所進(jìn)行的防控措施和取得的成果，是第一手信息，有效性強(qiáng)，有利于日后的相關(guān)研究分析。現(xiàn)如今，高校新冠肺炎疫情防控已成為常態(tài)化，做好相關(guān)檔案管理工作對(duì)于新冠肺炎疫情前期工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，全校教職工疫情防控知識(shí)的普及以及對(duì)疫情防控應(yīng)急的心理應(yīng)激等有著不可替代的重要作用。新冠肺炎疫情是突發(fā)公共衛(wèi)生事件，其防控難度大，暴發(fā)范圍和時(shí)間難以預(yù)測(cè)，做好歸檔工作可以有效收集整理疫情防控相關(guān)檔案資料，根據(jù)需要快速準(zhǔn)確地提供疫情防控相關(guān)信息，有利于后續(xù)工作的開(kāi)展。此外，高校新冠肺炎疫情防控檔案中的相關(guān)數(shù)據(jù)，可以為今后疫情防控工作應(yīng)急預(yù)案的完善、開(kāi)展提供科學(xué)的決策數(shù)據(jù)支持。

（三）宣傳防疫知識(shí)，營(yíng)造濃厚氛圍

在我國(guó)新冠肺炎疫情暴發(fā)初期，由于對(duì)疫情所掌握的資料甚少，相關(guān)部門做出的應(yīng)對(duì)措施有限，但隨著相關(guān)研究的深入，國(guó)內(nèi)疫情得到了較好的控制。但在其他國(guó)家，新冠肺炎疫情仍然反復(fù)不斷，所以日常防控必不可少，且需要持續(xù)進(jìn)行。此時(shí)，新冠肺炎疫情防控檔案就顯得極其關(guān)鍵，高校新冠肺炎疫情防控檔案也具有重要作用。利用高校各個(gè)平臺(tái)多角度地做好新冠肺炎疫情防控相關(guān)政策、基本知識(shí)的宣傳，持續(xù)提升高校師生對(duì)疫情的關(guān)注度，為疫情防控措施的實(shí)施創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)。

四、高校新冠肺炎疫情防控檔案管理的措施

（一）建立管理工作機(jī)制

以筆者所在學(xué)校為例，根據(jù)國(guó)家檔案局及省檔案局的要求及規(guī)定，學(xué)校結(jié)合實(shí)際制定了疫情防控期間檔案工作的要求，明確了新冠肺炎疫情防控檔案收集歸檔的范圍、工作流程及要求，落實(shí)了相關(guān)責(zé)任，為檔案工作的開(kāi)展設(shè)立了制度保障，旨在增強(qiáng)大家檔案工作意識(shí)，共同完成好檔案工作。并且，結(jié)合疫情發(fā)展的實(shí)際情況，積極尋找新的行之有效的檔案工作方式方法。為了相關(guān)工作人員和相關(guān)部門及個(gè)人能夠在第一時(shí)間完成檔案的查詢及利用，我校主動(dòng)作為，創(chuàng)新服務(wù)方式。在官網(wǎng)上公布查檔電話，接受電話查檔，做好相關(guān)查詢內(nèi)容信息及個(gè)人信息的登記，待檔案查詢結(jié)束后聯(lián)系快遞寄出，用戶直接簽收快遞。此外，為檔案用戶提供檔案查詢遠(yuǎn)程預(yù)約服務(wù)，繼續(xù)推行郵箱發(fā)送電子郵件查檔等無(wú)接觸方式 ，大大提高疫情防控期間的工作效率。

（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

在新冠肺炎疫情防控期間，檔案資源遠(yuǎn)程利用需求大幅增加，這對(duì)檔案資源信息化建設(shè)提出了要求。借助數(shù)字化技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等，將高校新冠肺炎疫情防控檔案進(jìn)行數(shù)字化，建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)一步豐富高校檔案資源，為今后疫情防控教育及宣傳、建設(shè)應(yīng)急管理體系等方面提供科學(xué)參考。

（三）拓展檔案收集渠道

新冠肺炎疫情是突發(fā)公共衛(wèi)生事件，在處置過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料來(lái)源分散且繁雜，形式多樣，其分散在各個(gè)部門及機(jī)構(gòu)中，極大影響學(xué)校統(tǒng)籌部署、實(shí)施的全過(guò)程，因而檔案的收集是檔案工作的關(guān)鍵。首先，高校新冠肺炎疫情防控檔案的收集歸檔不能事后來(lái)完成，而是應(yīng)該與疫情防控工作的開(kāi)展同步，一同部署，將檔案工作的責(zé)任落實(shí)到具體的人員，在第一時(shí)間就進(jìn)行檔案的收集。其次，拓展檔案收集方式，除了發(fā)出文件來(lái)征集檔案，可以借助互聯(lián)網(wǎng)、社交媒體等實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享及存儲(chǔ)。

（四）豐富檔案利用方式

高校新冠肺炎疫情防控檔案的開(kāi)發(fā)及利用是使得檔案資源的價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的一個(gè)重要途徑之一。從服務(wù)方法上出發(fā)，高校的現(xiàn)實(shí)需要是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，通過(guò)舉辦“國(guó)際檔案日”、線上及線下的專題展覽、微視頻、紀(jì)錄片，進(jìn)行檢索查詢以及對(duì)檔案進(jìn)行深入的研究編研等方式，對(duì)檔案資源進(jìn)行利用，為用戶提供利用服務(wù)，實(shí)施具有強(qiáng)大影響力的宣傳工作。除此之外，我國(guó)的科技有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，并且科技也促進(jìn)了檔案工作的高效進(jìn)行和持續(xù)大范圍地運(yùn)用。為了保證高效檔案工作的精準(zhǔn)性和效率，高校可以持續(xù)引進(jìn)相應(yīng)的數(shù)字技術(shù)，建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用、共享。從服務(wù)內(nèi)容的角度來(lái)看，檔案服務(wù)包括知識(shí)服務(wù)，高校新冠肺炎疫情防控檔案的利用與檔案知識(shí)服務(wù)的屬性相結(jié)合。在對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，與高校發(fā)展規(guī)劃、當(dāng)下的時(shí)事熱點(diǎn)等應(yīng)建立緊密的聯(lián)系，結(jié)合檔案的教育、文化等屬性，將檔案資源與高校治理體系相融合。在專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立的基礎(chǔ)上，利用人工智能、大數(shù)據(jù)、人文技術(shù)、數(shù)字化等，充分挖掘研究檔案信息內(nèi)部存在的關(guān)聯(lián)，為今后的科學(xué)研究、宣傳教育及社會(huì)管理等提供科學(xué)的參考，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源知識(shí)服務(wù)的高智能化及高附加值。

五、結(jié)語(yǔ)

新冠肺炎疫情是自新中國(guó)成立以來(lái)發(fā)生的一次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件，其傳播的速度是最快的，防控難度是最大的，感染的范圍也是最廣的[5]。高校新冠肺炎疫情防控檔案真實(shí)記錄了全校師生抗疫的過(guò)程，是高校檔案的重要組成部分。高校檔案館需及時(shí)完成新冠肺炎疫情防控檔案收集整理，將疫情檔案管理工作作為當(dāng)前業(yè)務(wù)工作的重點(diǎn)，并納入長(zhǎng)期工作規(guī)劃中。