供電企業(yè)基建系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)銜接探究

●張 婧 薛風(fēng)華 賈騰飛 溫林昌 張杰賢

一、背景

在企業(yè)管理實(shí)踐中，各類管理系統(tǒng)在不同的管理環(huán)節(jié)和任務(wù)中使用，系統(tǒng)管理著企業(yè)業(yè)務(wù)、運(yùn)營(yíng)相關(guān)的重要數(shù)據(jù)，受管理系統(tǒng)之間信息不兼容問(wèn)題的影響，管理系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)重疊和信息孤島問(wèn)題也越來(lái)越突出，討論管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互動(dòng)、資料的合理使用顯得十分重要，加強(qiáng)管理系統(tǒng)之間的銜接勢(shì)在必行。與此同時(shí)，伴隨著國(guó)家的信息化進(jìn)程，檔案信息化進(jìn)程也日漸加速,電子文檔以其數(shù)量豐富、多樣化、使用方便等優(yōu)勢(shì)成為了信息時(shí)代信息記錄與傳播的首選方法，國(guó)內(nèi)學(xué)者近年來(lái)對(duì)于電子文件單套制歸檔的研究呈上升趨勢(shì)，對(duì)于單套制的研究已成為國(guó)內(nèi)檔案學(xué)者研究的熱點(diǎn)[1]。《中華人民共和國(guó)檔案法》于2020年6月20日修改并通過(guò)，第37條明顯強(qiáng)調(diào)“電子檔案與傳統(tǒng)載體文檔具備同樣效用，可以以電子形式當(dāng)作憑證使用?！彪娮訖n案的法律效力獲得了確認(rèn)[2]。在供電企業(yè)中，立足信息時(shí)代我國(guó)國(guó)情，以《中華人民共和國(guó)檔案法》的修訂為背景，關(guān)注和探索電子文件單套制歸檔的理論及實(shí)踐，解決檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連通和融合，解決電子文件單套制歸檔的痛點(diǎn)問(wèn)題，為我國(guó)電力企業(yè)推行電子檔案單套制試點(diǎn)工作提供借鑒意義。

電網(wǎng)基建管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的連通與銜接，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理、單套制檔案存儲(chǔ)的重要環(huán)節(jié)。將兩個(gè)相對(duì)單獨(dú)的管理體系進(jìn)行有機(jī)整合,才能做到信息檔案的統(tǒng)一管理。開(kāi)展電網(wǎng)基建管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的銜接模式研究，已經(jīng)成為檔案管理單位的重要研究?jī)?nèi)容。在電網(wǎng)基建管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合的過(guò)程中，相關(guān)工作人員需要在對(duì)兩個(gè)管理系統(tǒng)進(jìn)行充分了解的基礎(chǔ)上，對(duì)新型的優(yōu)化方式和整合模式進(jìn)行探究和創(chuàng)新，才能增強(qiáng)電網(wǎng)基建管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合的整體水平。

二、兩個(gè)系統(tǒng)的功能和銜接的必要性

1.電網(wǎng)基建管理系統(tǒng)。供電企業(yè)電力基礎(chǔ)設(shè)施的范圍很廣，涉及基建的方方面面。與其他項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)一致的是供電企業(yè)基建管理系統(tǒng)具備從立項(xiàng)、前期準(zhǔn)備、正式施工、進(jìn)度管理到竣工驗(yàn)收的全部功能流程。與其他領(lǐng)域的工程管理過(guò)程相比，電力基建管理系統(tǒng)更加注重應(yīng)用質(zhì)量理論，保障工程質(zhì)量和進(jìn)度。電力基建工程與其他工程相比,具有技術(shù)要求高、施工范圍廣、工程后期需要專業(yè)人員維護(hù)的特點(diǎn)?；ü芾眢w系適用范圍包括國(guó)網(wǎng)層面、省公司層級(jí)、現(xiàn)場(chǎng)層面等。按照標(biāo)準(zhǔn)化項(xiàng)目管理功能建立了五個(gè)項(xiàng)目管理模型，以滿足國(guó)網(wǎng)公司建設(shè)的全過(guò)程管理人員。在工程項(xiàng)目進(jìn)展方面、安全質(zhì)量方面、項(xiàng)目技術(shù)方面、公共管理方面等和網(wǎng)省公司通過(guò)數(shù)據(jù)交換平臺(tái)能實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的信息傳遞和跟蹤管理。利用基建系統(tǒng)，通過(guò)業(yè)主項(xiàng)目部、監(jiān)管項(xiàng)目部、建設(shè)項(xiàng)目部的現(xiàn)場(chǎng)管理，錄入現(xiàn)場(chǎng)管理相關(guān)資料，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理，建立全面、多維的施工標(biāo)準(zhǔn)化管理體系[3]。基建管理系統(tǒng)的具體功能包括：工作平臺(tái)功能、公共管理職能、技術(shù)經(jīng)濟(jì)管理職能等主要部分。供電公司基建管理系統(tǒng)功能復(fù)雜，涉及人員、事項(xiàng)、時(shí)間段眾多，需要在充分了解系統(tǒng)工作過(guò)程的基礎(chǔ)上，針對(duì)性地制定基建管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的銜接融合方案。

2.檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)的主要功能是通過(guò)統(tǒng)一、規(guī)范的體系來(lái)規(guī)范整個(gè)檔案文件管理工作過(guò)程。目的是匯總和整合電子化檔案文件，并能夠提供完整的文檔數(shù)據(jù)公開(kāi)的信息服務(wù)平臺(tái)。在檔案數(shù)據(jù)采集階段，檔案管理系統(tǒng)的功能主要是對(duì)相關(guān)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行流水式采集。在檔案數(shù)據(jù)的利用階段，檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了便捷的查詢功能。在信息時(shí)代，掌握檔案資料、并對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，具有巨大的意義。然而，若要實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息與數(shù)據(jù)資源的綜合利用，第一步的任務(wù)就是實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)收集。由此可見(jiàn)，檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)其他管理系統(tǒng)之間的銜接非常必要，有效地銜接將打通檔案信息數(shù)據(jù)流，為公司的管理決策運(yùn)行提供了更為高效、完備的數(shù)據(jù)資料保障[4]。

3.多系統(tǒng)銜接與融合的必要性。檔案管理系統(tǒng)與電網(wǎng)基建管理系統(tǒng)的連接狀況，直接影響了各個(gè)系統(tǒng)的效率和運(yùn)行效果。對(duì)于電網(wǎng)基建管理系統(tǒng)的具體業(yè)務(wù)能力而言，其穩(wěn)定工作依賴于數(shù)據(jù)管理的支持，因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)中保存著大量的歷史數(shù)據(jù)，如果二個(gè)管理系統(tǒng)之間進(jìn)行了無(wú)縫連接，電網(wǎng)基建管理系統(tǒng)就能夠和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的互換與使用，工作效能將會(huì)明顯提高，檔案管理系統(tǒng)的綜合價(jià)值也將會(huì)更為的明顯。此外，兩個(gè)管理體系的銜接，對(duì)公司運(yùn)營(yíng)成本管理和工作品質(zhì)管理都有著很重要的影響，如果兩個(gè)系統(tǒng)之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效銜接,則在管理的工作實(shí)踐中，需要完成大量數(shù)據(jù)信息由一個(gè)系統(tǒng)向另一系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化，工作周期就會(huì)被延長(zhǎng)，相應(yīng)的成本費(fèi)用也會(huì)明顯上升，導(dǎo)致管理工作效果的顯著性降低[5]。因此,在工作實(shí)踐中加強(qiáng)電網(wǎng)基建管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的有效銜接工作就十分關(guān)鍵。

三、系統(tǒng)銜接的實(shí)施方案

1.工作總則。（1）對(duì)基建和工程檔案管理銜接工作嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分類管理的原則，以保障基建及工程項(xiàng)目檔案完整性和安全，便于各管理工作的利用。（2）電網(wǎng)基建系統(tǒng)應(yīng)嵌入保管期限、分類表等歸檔信息，便于輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的項(xiàng)目憑證、物料賬簿、項(xiàng)目實(shí)施報(bào)表等項(xiàng)目資料。（3）檔案系統(tǒng)應(yīng)能夠高效接收、管理、使用電網(wǎng)基建工程項(xiàng)目檔案，并建立起與基建工程項(xiàng)目檔案之間的相互檢索關(guān)系。（4）認(rèn)真做好基建工程項(xiàng)目檔案管理工作，逐步建立并健全對(duì)電子項(xiàng)目資料的建立、搜集、整合、存檔交接的電子化處理流程。形成電網(wǎng)基建工程項(xiàng)目文件的搜集、保存、統(tǒng)計(jì)分析、使用等工作制度，并采用有效可靠的安全保護(hù)技術(shù)手段與安全措施，以確保電網(wǎng)基建工程項(xiàng)目文件在傳輸和保存過(guò)程中的真實(shí)、全面、可用與安全。（5）基建管理系統(tǒng)操作人員和技術(shù)人員負(fù)責(zé)將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子資料按照歸檔范圍和歸檔要求整理，定期生成電網(wǎng)基建資料的元數(shù)據(jù)庫(kù)，向檔案管理系統(tǒng)移交。（6）檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)定期對(duì)新接收的基建項(xiàng)目檔案進(jìn)行審查和確認(rèn)，并對(duì)電子資料的收集、整理、歸檔移交等工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督[6]。（7）接收進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)根據(jù)DA/T70-2018相關(guān)規(guī)定，定期進(jìn)行檔案文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全測(cè)試。（8）加強(qiáng)基建項(xiàng)目檔案的安全保密管理，涉密電子文件和基建項(xiàng)目檔案管理按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。

2.系統(tǒng)銜接的技術(shù)方案。檔案管理與電網(wǎng)建設(shè)管理的銜接對(duì)管理的總體提升來(lái)說(shuō)具有突出的價(jià)值，但是兩個(gè)系統(tǒng)是相對(duì)獨(dú)立的系統(tǒng)，在系統(tǒng)的銜接實(shí)踐中,需要克服系統(tǒng)之間的差異問(wèn)題以及統(tǒng)計(jì)信息規(guī)范準(zhǔn)則不一問(wèn)題。供電公司的基建系統(tǒng)存在項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)量大、信息強(qiáng)關(guān)聯(lián)、涉及主體多等特點(diǎn)。基于上述需解決的問(wèn)題和供電公司基建系統(tǒng)的特點(diǎn),本文采用了建立中間數(shù)據(jù)庫(kù)、制定元數(shù)據(jù)方案的方式解決兩種系統(tǒng)的數(shù)據(jù)問(wèn)題。（1）中間數(shù)據(jù)庫(kù)。采用“中間數(shù)據(jù)庫(kù)”方式，就是在電網(wǎng)基建系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間建立一個(gè)新的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)。電網(wǎng)基建系統(tǒng)提供用XML封裝的數(shù)據(jù)包,并將數(shù)據(jù)寫入中間庫(kù)，而檔案管理系統(tǒng)則根據(jù)需求從中間庫(kù)讀取數(shù)據(jù)并插入檔案系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的模塊供本系統(tǒng)使用，實(shí)現(xiàn)了電網(wǎng)基建系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔到檔案管理系統(tǒng)的功能。這種方式使檔案管理系統(tǒng)需要電子公文數(shù)據(jù)時(shí)，不再通過(guò)聯(lián)機(jī)或脫機(jī)方式從電網(wǎng)基建管理系統(tǒng)獲得，可直接實(shí)現(xiàn)共享，提高了數(shù)據(jù)交換效率?；ü芾硐到y(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間通過(guò)數(shù)據(jù)交換中間庫(kù)的工作流程如圖1所示。（2）元數(shù)據(jù)方案。元數(shù)據(jù)是指描寫了電子文檔或者電子文檔中的信息內(nèi)容、歷史背景、構(gòu)成以及管理流程的數(shù)據(jù)信息，包括了電子文檔的著者、題名、存放地點(diǎn)、保存空間大小等,在實(shí)質(zhì)上是表示數(shù)據(jù)信息的內(nèi)容數(shù)據(jù)信息[7]。元數(shù)據(jù)管理可以提高電子文檔的真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性，有效維護(hù)電子文檔的信息特性，從而方便人們對(duì)電子文檔內(nèi)容的認(rèn)識(shí)、處理、傳遞與使用，已成為電子文檔信息管理工作中至關(guān)重要的內(nèi)容。項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的、具備特殊保護(hù)意義和存檔保管功能的一組有聯(lián)系電子文檔，以及元數(shù)據(jù)的綜合形成電子文檔。元數(shù)據(jù)與電子文件、電子檔案有著密切聯(lián)系。電子文件是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人在完成其規(guī)定工作或代辦事項(xiàng)的過(guò)程中,利用電腦或電子設(shè)備所產(chǎn)生、辦理、傳遞和保存的數(shù)碼格式的各類數(shù)據(jù)信息記載。電子文件主要由信息內(nèi)容、構(gòu)成、背景等構(gòu)成。按照電子文檔的構(gòu)成三要素理論和GB/T18894—2016《電子商務(wù)文件歸檔與電子商務(wù)檔案管理規(guī)范》,將內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景三要素成為電子文檔的主要內(nèi)涵,以確保電子商務(wù)文書(shū)在存檔后仍有憑證價(jià)值,并指導(dǎo)電子商務(wù)文書(shū)歸檔和電子文檔保管管理等工作。電子檔案是帶有憑證、查考和儲(chǔ)存等價(jià)值，歸檔保管的電子產(chǎn)品檔案。當(dāng)擬歸檔的電子文件達(dá)到了質(zhì)量和歸檔程序兩方面要求時(shí),可以轉(zhuǎn)化為電子檔案。

圖1 基建管理系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)銜接流程圖

對(duì)于電網(wǎng)基建系統(tǒng)而言，CJJ/T 187—2012《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》的適用性、針對(duì)性更好，但在實(shí)際電網(wǎng)基建項(xiàng)目中，會(huì)產(chǎn)生大量照片類、錄音錄像類電子文件，針對(duì)這部分電子文件，CJJ/T 187-2012《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》的適用性不足，并且其與歸檔記錄相關(guān)的元數(shù)據(jù)不夠詳細(xì)。為了彌補(bǔ)這部分不足，電網(wǎng)基建系統(tǒng)元數(shù)據(jù)方案可以以CJJ/T 187—2012《建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》為參考，拓展DA/T 46—2009《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、DA/T 54—2014《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》、DA/T 63—2017《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》中針對(duì)性強(qiáng)的元數(shù)據(jù)部分，形成適用于電網(wǎng)基建系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)方案。

四、系統(tǒng)銜接中的其他問(wèn)題

1.電子簽章。電子簽章是電子簽名的技術(shù)體現(xiàn)，其特點(diǎn)是通過(guò)影像處理術(shù)、加密解密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)達(dá)到了與傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔簽名方式一致的數(shù)據(jù)可視化效果，并通過(guò)使用電子簽名技術(shù)保證了電子商務(wù)文件中數(shù)據(jù)資料的完全,真實(shí)感，可驗(yàn)證性及其對(duì)簽字者的不可否認(rèn)性。

對(duì)于電網(wǎng)建設(shè)體系中的網(wǎng)絡(luò)電子簽章技術(shù)應(yīng)用，可充分發(fā)揮現(xiàn)有PKl體系，有效減少了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建造成本。通過(guò)建設(shè)供電企業(yè)簽字信息系統(tǒng)，受理和核實(shí)工程中的所有用戶（包括建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位的企業(yè)和個(gè)人）的工程登記信息和對(duì)數(shù)字證書(shū)的申報(bào)資料，向CA申報(bào)數(shù)字證書(shū)并組織簽發(fā)、保存和管理等工作，同時(shí)與工程項(xiàng)目管理應(yīng)用體系實(shí)現(xiàn)深度融合，對(duì)工程文書(shū)實(shí)施網(wǎng)絡(luò)電子簽字，并承接了PKI管理系統(tǒng)中RA和應(yīng)用接口系統(tǒng)的各種功能。作為電網(wǎng)公司基建體系的主要部分，完整的電子簽字管理系統(tǒng)由身份確認(rèn)、證件信息管理、計(jì)算機(jī)簽字等模塊構(gòu)成，應(yīng)定位于后臺(tái)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)上，為全行業(yè)信息系統(tǒng)提供計(jì)算機(jī)簽字支持服務(wù)，為個(gè)人用戶提供證件信息管理、身份驗(yàn)證等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。由個(gè)人用戶向計(jì)算機(jī)簽字管理系統(tǒng)提供登記信息、數(shù)字證書(shū)的核發(fā)申報(bào)、吊銷申請(qǐng)等，經(jīng)核實(shí)通過(guò)后由管理系統(tǒng)向國(guó)家CA認(rèn)證管理中心遞交申請(qǐng)表，并在獲取數(shù)字證書(shū)和私鑰密碼后，完成存儲(chǔ)簽發(fā)與保管的工作。電子簽章系統(tǒng)與基建管理系統(tǒng)深度融合，并內(nèi)嵌基建管理系統(tǒng)后臺(tái),用戶在電網(wǎng)基建管理系統(tǒng)中完成電子文檔簽章，在形成合法有效的工程電子文檔后直接存檔在檔案管理系統(tǒng)中。

2.時(shí)間戳。時(shí)間戳是一種經(jīng)過(guò)信息加密后形成的獨(dú)特的帶有規(guī)范格式的電子文件[8]。目前,人們已經(jīng)把現(xiàn)有的專門開(kāi)展時(shí)間戳設(shè)施和業(yè)務(wù)的組織都稱作時(shí)間戳業(yè)務(wù)管理中心，時(shí)間戳包括了可信時(shí)間戳和非可信時(shí)間戳。可信時(shí)間戳是由國(guó)家權(quán)威可信時(shí)間戳業(yè)務(wù)管理中心所出具，能夠證實(shí)數(shù)據(jù)信息電文在某個(gè)時(shí)點(diǎn)是已經(jīng)形成的、信息完備的、可驗(yàn)證的、具備法律效力的電子證據(jù)?；趪?guó)際時(shí)間戳標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范《RFC3161》,可信時(shí)間戳的技術(shù)基本原理是將使用者的電子數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息的Hash值包裝為可信時(shí)間戳請(qǐng)求發(fā)送給時(shí)間戳業(yè)務(wù)管理中樞，在此基礎(chǔ)上綁定由國(guó)家權(quán)威時(shí)間機(jī)構(gòu)確保無(wú)法修改的日期信息，從而形成了無(wú)法篡改的時(shí)間戳文檔。通過(guò)時(shí)間戳技術(shù)可以有效避免檔案文件被人修改或變?cè)欤谴_保檔案數(shù)據(jù)安全的重要措施。

五、總結(jié)

促進(jìn)電網(wǎng)基建管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的融合,是實(shí)現(xiàn)電子文檔單套制歸檔的重要途經(jīng)，符合檔案信息化的發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)基建管理系統(tǒng)中形成的原生電子文檔到電子存檔的過(guò)程離不開(kāi)系統(tǒng)銜接方案和元數(shù)據(jù)規(guī)范，本文在分析兩個(gè)系統(tǒng)特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)了適用于兩系統(tǒng)銜接的技術(shù)方案和元數(shù)據(jù)方案，并產(chǎn)生了電子簽章、時(shí)間戳技術(shù)在系統(tǒng)數(shù)據(jù)雙向傳輸中的重要作用。推動(dòng)電網(wǎng)基建管理部門和電子歸檔部門之間的協(xié)調(diào)合作、進(jìn)一步完善業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)與電子歸檔管理系統(tǒng)的直接互動(dòng)，有助于檔案單套制管理和檔案資源的有效利用，有利于提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。