●秦利忠
我國高校學(xué)科門類設(shè)置多樣,學(xué)科之間存在交叉融合,專業(yè)分工越來越細(xì),所需的教學(xué)、科研設(shè)備及相關(guān)服務(wù)的專業(yè)性越來越強(qiáng),教學(xué)水平的提高,學(xué)科的快速發(fā)展使高校儀器設(shè)備的需求量越來越大[1-2]。此外,高校儀器設(shè)備的采購在采購周期和實(shí)效性上有著較為嚴(yán)格的要求,為了更好地服務(wù)教學(xué)和科研,需要短時(shí)間內(nèi)完成采購。這些技術(shù)要求高的儀器設(shè)備,很多時(shí)候沒有現(xiàn)成的產(chǎn)品,需要高校參與研制或者定制。而高校儀器設(shè)備采購管理部門面臨著任務(wù)多、人員少的問題,無法很好地處理政策和需求的關(guān)系。因此,迫切需要引入內(nèi)部控制的制度,迫切需要對儀器設(shè)備采購內(nèi)控管理的現(xiàn)狀作出全面分析,發(fā)現(xiàn)存在的問題,針對性地提出解決策略。
內(nèi)部控制制度是現(xiàn)代管理的一個(gè)重要組成部分,COSO內(nèi)部控制框架指出內(nèi)部控制由相互獨(dú)立,相互聯(lián)系,如圖1所示的要素構(gòu)成。國內(nèi)關(guān)于內(nèi)部控制管理的法規(guī)在不斷完善,它主要用于企業(yè)管理上,建立健全有效的內(nèi)部控制體系,是提升管理效率的必然要求。近年來。高校越來越重視內(nèi)控管理,特別是在采購和工程等方面的經(jīng)濟(jì)活動上,更需要科學(xué)合理的內(nèi)控制度來進(jìn)行管理。
圖1 內(nèi)控管理要素圖
下面主要從內(nèi)部控制的控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)管理、控制活動和信息與溝通等方面,分析高校儀器設(shè)備采購內(nèi)部控制的現(xiàn)狀。
1.控制環(huán)境方面。高校基本能夠按照《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購法實(shí)施條例》等國家法律法規(guī)以及政策要求開展采購活動[3],并制定了采購管理制度,制度執(zhí)行上總體來看還是比較有效的;設(shè)置了專門的采購管理機(jī)構(gòu),明確了采購歸口管理部門[4];設(shè)置了采購計(jì)劃編制、采購執(zhí)行、合同審查、履約驗(yàn)收、檔案管理等采購業(yè)務(wù)管理崗位,明確了其中相關(guān)崗位的職責(zé)和權(quán)限,并確保了大部分不相容崗位相互分離;制定了采購業(yè)務(wù)流程,且為各部門及其員工所熟知。這些都為高校采購管理工作有章可循、有據(jù)可依,規(guī)范有序開展采購活動提供了重要保障。但高校在采購制度完整性和及時(shí)性、采購業(yè)務(wù)崗位設(shè)置全面性、采購業(yè)務(wù)流程合理性和全面性、采購人員定期培訓(xùn)以及建立獎(jiǎng)罰激勵(lì)機(jī)制等方面還存在一些需要改進(jìn)的問題。
2.風(fēng)險(xiǎn)管理方面。高校設(shè)定的采購風(fēng)險(xiǎn)目標(biāo)主要是為了改善儀器設(shè)備采購質(zhì)量,降低采購成本,維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益,保障和促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展。高校所設(shè)定的采購風(fēng)險(xiǎn)目標(biāo)基本明確并切實(shí)可行;建立有適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制,出臺了《內(nèi)部控制監(jiān)督和評價(jià)實(shí)施辦法》,明確了牽頭部門和二級單位對風(fēng)險(xiǎn)評估的職責(zé);建立了一定的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制,對部分采購流程和環(huán)節(jié)進(jìn)行了一定程度的過程監(jiān)控,并建立了采購管理、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門相互制約的機(jī)制[5]。但沒有對采購過程中潛在的風(fēng)險(xiǎn)做全面量化和分析,在采購風(fēng)險(xiǎn)識別上還有待加強(qiáng);風(fēng)險(xiǎn)評估在自我評估方面還沒有真正執(zhí)行到位;風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施,特別是預(yù)警機(jī)制和應(yīng)急措施還不夠健全。
3.控制活動方面。儀器設(shè)備采購各項(xiàng)活動總體能夠按有關(guān)法律法規(guī)、制度要求執(zhí)行,采購活動風(fēng)險(xiǎn)總體在可控范圍內(nèi)。但高校在采購預(yù)算和計(jì)劃編制、可行性論證、預(yù)算價(jià)格、招標(biāo)、合同執(zhí)行、履約驗(yàn)收、結(jié)算付款等方面還存在一些需要改進(jìn)和規(guī)范的問題。
4.信息與溝通方面。采購部門和其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門之間、采購各崗位之間建立了良好的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制,信息傳遞比較及時(shí)有效,采購各崗位員工能在信息暢通的環(huán)境下有效履行各自的職責(zé);高校在采購信息公開透明方面做得比較規(guī)范,對采購相關(guān)的政策法規(guī)信息在獲取、傳遞方面比較及時(shí)有效;在信息資料妥善保管方面做得比較好。但在采購信息化建設(shè)、采購信息保密意識等方面還有待加強(qiáng)和改進(jìn)。
1.采購管理組織體系方面的問題。采購內(nèi)部管理制度在完整性、及時(shí)性方面有所欠缺。國家已經(jīng)修訂和發(fā)布部分政府采購相關(guān)制度、規(guī)定,市場環(huán)境也發(fā)生了很大的變化,但部分高校沒有根據(jù)外部環(huán)境的變化,及時(shí)修訂、更新儀器設(shè)備采購管理辦法,已無法適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的新情況和學(xué)校內(nèi)部控制和采購管理的新需求。另外,采購內(nèi)部管理制度不夠完善,制度單一化,只是作為一部宏觀的制度指導(dǎo)采購總體業(yè)務(wù),還缺乏與之相配套的、適用性強(qiáng)、可操作性強(qiáng)的采購規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則。
采購內(nèi)部控制業(yè)務(wù)流程不夠完整、全面。從完整性分析,部分高校的采購業(yè)務(wù)流程還不夠完善,如沒有采購預(yù)算編制流程、采購立項(xiàng)與審批流程、采購變更申請審批流程(包括采購方式變更、合同內(nèi)容變更等)、采購驗(yàn)收和資金支付流程等。另外,政府采購流程只設(shè)計(jì)了一個(gè)總體的基本流程,沒有按不同的采購方式制定不同的業(yè)務(wù)流程,如競爭性談判方式業(yè)務(wù)流程、單一來源方式業(yè)務(wù)流程、詢價(jià)方式業(yè)務(wù)流程等,導(dǎo)致員工無法熟悉部分業(yè)務(wù)流程,無法高效地按流程執(zhí)行具體的采購業(yè)務(wù)。
采購業(yè)務(wù)崗位設(shè)置不夠全面,部分崗位職責(zé)不夠明確。高校在采購崗位設(shè)置上缺乏部分較關(guān)鍵的業(yè)務(wù)崗位,比如采購預(yù)算審核崗和采購監(jiān)督崗,導(dǎo)致在審核預(yù)算編制合法合理性上以及對采購各環(huán)節(jié)監(jiān)督中崗位職責(zé)分工不明確,責(zé)任不清晰。部分崗位職責(zé)也不夠明確,如某項(xiàng)采購業(yè)務(wù)到底誰負(fù)責(zé)經(jīng)辦,誰負(fù)責(zé)審核并沒有明確,導(dǎo)致權(quán)責(zé)不清,責(zé)任相互交叉,崗位之間缺乏制約和監(jiān)督。甚至部分崗位存在不相容崗位未相互分離的情況[6]。如崗位職責(zé)中,同一崗位既負(fù)責(zé)項(xiàng)目驗(yàn)收,又協(xié)助辦理項(xiàng)目款項(xiàng)的支付;部分項(xiàng)目合同簽訂人既簽訂采購合同,又參與項(xiàng)目后期驗(yàn)收,達(dá)不到相互制衡的目的。
定期培訓(xùn)和獎(jiǎng)罰激勵(lì)機(jī)制不夠健全。采購管理部門沒有很好地建立定期培訓(xùn)機(jī)制,對采購相關(guān)人員進(jìn)行職業(yè)道德、采購預(yù)算和計(jì)劃管理、政府采購業(yè)務(wù)和政策、市場分析等多方面后續(xù)業(yè)務(wù)培訓(xùn);也未能有效建立起獎(jiǎng)罰激勵(lì)機(jī)制,未能將明確的目標(biāo)考核分解到二級單位,對采購相關(guān)人員的執(zhí)行力、工作效率和質(zhì)量、工作態(tài)度和作風(fēng)等進(jìn)行多方面的考核。
2.采購預(yù)算與計(jì)劃方面的問題。對采購預(yù)算的編制不夠重視。部分高校不夠重視采購預(yù)算的編制工作,沒有按照“先預(yù)算、后計(jì)劃、再采購”的流程,組織各二級單位根據(jù)本單位實(shí)際存量、預(yù)測新增需求量和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)編制政府采購預(yù)算,基本是按照上年數(shù)據(jù)報(bào)當(dāng)年的預(yù)算,并且是預(yù)算計(jì)劃一起編,采購預(yù)算編制重形式忽實(shí)質(zhì)。
采購計(jì)劃編制依據(jù)的可靠性不強(qiáng),各二級單位上報(bào)的年度采購計(jì)劃,缺乏相關(guān)編制說明和論證材料,計(jì)劃審批流于形式。二級單位基本是按照需求來編制計(jì)劃,而沒有更多地考慮學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)、學(xué)科和專業(yè)結(jié)構(gòu)需要、部門工作計(jì)劃、資產(chǎn)存量等因素,也沒有論證擬購物品的緊迫性、可行性,可調(diào)配性或資源共享等情況,編制出來的計(jì)劃顯然缺乏科學(xué)性和可靠性,造成盲目采購、重復(fù)購置、超前采購和過量采購[7]。另外,二級單位在上報(bào)計(jì)劃時(shí),沒有附上計(jì)劃編制的相關(guān)說明和論證報(bào)告等佐證材料,采購管理部門在審核計(jì)劃的合理性時(shí)沒有任何參考依據(jù)。采購的計(jì)劃性不強(qiáng),歸口管理不夠明確,如存在相同的項(xiàng)目由不同部門在同一年度同時(shí)申報(bào)計(jì)劃的情況;部分項(xiàng)目在沒有編制計(jì)劃的情況下組織了采購;部分采購計(jì)劃審批不夠嚴(yán)格等。
3.項(xiàng)目論證方面的問題。項(xiàng)目立項(xiàng)的可行性論證針對性不強(qiáng),重形式忽實(shí)質(zhì)。相關(guān)單位對立項(xiàng)的可行性論證不夠重視,論證沒有針對性。論證缺乏針對性和科學(xué)性,流于形式。部分大型儀器設(shè)備沒有按規(guī)定進(jìn)行可行性論證;部分項(xiàng)目采購申請?jiān)谙?,論證審批在后;部分立項(xiàng)申請表和可行性論證報(bào)告沒有完成領(lǐng)導(dǎo)簽字審批手續(xù);部分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同時(shí)擔(dān)任項(xiàng)目論證專家組成員;部分可行性論證報(bào)告參與論證人員或?qū)<覜]有簽字。
4.預(yù)算價(jià)格方面的問題。缺乏采購價(jià)格定價(jià)機(jī)制,價(jià)格信息獲取方式單一,價(jià)格的確定不盡合理,預(yù)算價(jià)格不夠真實(shí)。采購價(jià)格信息獲取的渠道較單一,基本上是直接向供應(yīng)商詢價(jià)或通過京東、天貓等平臺參考網(wǎng)上價(jià)格等方式。對于一些高端大型儀器設(shè)備,技術(shù)參數(shù)復(fù)雜,市場價(jià)格信息不透明,又無法直接向廠家詢價(jià),二級單位沒有價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量,在確定預(yù)算價(jià)格時(shí)存在兩方面的問題:一是預(yù)算價(jià)格完全按供應(yīng)商的報(bào)價(jià)確定,預(yù)算價(jià)格不夠真實(shí)合理;二是完全按照網(wǎng)上價(jià)格確定預(yù)算價(jià)格,沒有考慮招標(biāo)中的一些費(fèi)用和供應(yīng)商的利潤,價(jià)格確定過低,引起流標(biāo),影響采購計(jì)劃的執(zhí)行,從而影響學(xué)校各項(xiàng)活動的正常開展。
部分產(chǎn)品品牌型號、技術(shù)參數(shù)的確定和審核不夠嚴(yán)格,導(dǎo)致預(yù)算價(jià)格不準(zhǔn)確。二級單位在確定技術(shù)參數(shù)和產(chǎn)品品牌型號時(shí)存在兩個(gè)問題:一是部分產(chǎn)品的品牌型號與描述的技術(shù)參數(shù)不一致,比如品牌型號確定的是高端品牌,而參數(shù)描述的是普通品牌的參數(shù),但預(yù)算價(jià)格卻是按照高端品牌來定價(jià)。二是二級單位直接拿往年提前做好的方案或已采購的方案進(jìn)行申報(bào),而沒有考慮產(chǎn)品更新?lián)Q代或市場價(jià)格變動等因素,沒有進(jìn)行市場調(diào)查后重新修改方案,導(dǎo)致預(yù)算價(jià)格不符合當(dāng)前實(shí)際,缺乏準(zhǔn)確性。
5.采購實(shí)施及合同執(zhí)行方面的問題。在采購實(shí)施方面,首先,在一些專業(yè)性較強(qiáng)的儀器設(shè)備采購中,部分招標(biāo)文件的采購需求中存在傾向性、排他性、差別對待的內(nèi)容,給投標(biāo)人創(chuàng)造串標(biāo)或圍標(biāo)的條件,排斥一些潛在投標(biāo)人,導(dǎo)致招標(biāo)范圍縮小、缺乏有效競爭。其次,部分招標(biāo)項(xiàng)目評分標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)不夠科學(xué)。部分對產(chǎn)品技術(shù)、質(zhì)量、性能、售后要求較高的項(xiàng)目,在設(shè)計(jì)評分標(biāo)準(zhǔn)時(shí),價(jià)格分占比過大,而品牌、質(zhì)量及性能等分值設(shè)置卻相差無幾,導(dǎo)致價(jià)格分一旦占有較大優(yōu)勢,品牌檔次低的產(chǎn)品容易中標(biāo),而品牌高質(zhì)量好的產(chǎn)品由于價(jià)格稍高容易流標(biāo),帶來產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。再次,沒有做好招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)結(jié)果考核評價(jià)工作。對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的評價(jià)流于形式,大部分僅停留在簡單的滿意度打分上,沒有細(xì)化評價(jià)的內(nèi)容,如對采購文件編制的質(zhì)量、時(shí)效,開評標(biāo)過程組織的規(guī)范性,答復(fù)質(zhì)疑、協(xié)助處理投訴情況的積極性以及配合程度等進(jìn)行全面評價(jià)。在采購合同執(zhí)行方面,部分采購項(xiàng)目沒按合同約定時(shí)間供貨和存在未驗(yàn)收先付款等情況。
6.驗(yàn)收方面的問題。部分采購項(xiàng)目貨物變更申請手續(xù)程序不合理,且沒有簽訂補(bǔ)充合同;部分采購項(xiàng)目因產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因出現(xiàn)需要變更貨物型號規(guī)格等情況,但變更申請審批手續(xù)在實(shí)際供貨之后,程序不合理,且雙方?jīng)]有簽訂補(bǔ)充合同進(jìn)行約定;部分采購項(xiàng)目前期參與項(xiàng)目評審的人員,后期又是項(xiàng)目驗(yàn)收負(fù)責(zé)人;部分采購項(xiàng)目申購單位組織初步驗(yàn)收不夠嚴(yán)格,中標(biāo)供應(yīng)商并沒有按合同約定履行合同,但申購單位的初步驗(yàn)收報(bào)告中并沒有反映這一問題,而是出具與合同要求相符的驗(yàn)收意見;部分產(chǎn)品有變更,但申購單位的初步驗(yàn)收報(bào)告中驗(yàn)收意見為安裝調(diào)試正常,能夠正常使用,而沒有對供貨品名、規(guī)格、型號、數(shù)量等與合同約定是否一致做出具體說明,驗(yàn)收不夠嚴(yán)謹(jǐn)。
7.采購信息管理方面的問題。采購管理部門沒有實(shí)現(xiàn)利用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析對物資采購內(nèi)部控制進(jìn)行高質(zhì)量的管理。部分采購人員對采購信息的保密意識不強(qiáng);部分采購工作人員特別是二級單位采購人員,保密意識不強(qiáng),對學(xué)校有關(guān)政府采購信息,如預(yù)算價(jià)格信息、招投標(biāo)文件內(nèi)容或報(bào)價(jià)文件、未公示的評審結(jié)果等提前泄露給無關(guān)或相關(guān)人員。
此外,在儀器設(shè)備使用效益和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對上,部分高校中的二級單位不夠重視對大型儀器設(shè)備使用效益分析,存在著一些儀器設(shè)備一直處于閑置狀態(tài)。采購風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施不夠健全。主要是預(yù)警機(jī)制和應(yīng)急措施不夠健全。預(yù)警機(jī)制方面,對一些采購程序合規(guī)但存在風(fēng)險(xiǎn)隱患的政府采購項(xiàng)目沒有預(yù)先警示措施,導(dǎo)致在采購中引起不必要的質(zhì)疑、投訴和舉報(bào);應(yīng)急措施方面,如對重大儀器設(shè)備沒有統(tǒng)一組織投保,沒有制定儀器設(shè)備丟失損壞賠償辦法、應(yīng)急采購實(shí)施辦法。
1.健全組織體系和制度體系。針對采購內(nèi)控管理中組織體系和制度體系方面存在的問題,應(yīng)該認(rèn)真做好“三個(gè)建立”。即:建立健全采購內(nèi)部管理制度;建立識別儀器設(shè)備采購管理風(fēng)險(xiǎn)的適當(dāng)機(jī)制;建立和完善采購關(guān)鍵崗位人員考核獎(jiǎng)懲機(jī)制。逐步完善預(yù)算與計(jì)劃管理、政府采購活動管理、驗(yàn)收管理、代理機(jī)構(gòu)考核評價(jià)管理等采購內(nèi)部配套制度[8-10],并應(yīng)根據(jù)國家政策和外部環(huán)境變化及時(shí)進(jìn)行修訂更新,確保采購活動依法依規(guī),規(guī)范有序地進(jìn)行。在采購內(nèi)部管理制度中,應(yīng)明確規(guī)定采購信息保密條款和職責(zé)要求,并加強(qiáng)對申購單位保密意識的引導(dǎo)和監(jiān)督,嚴(yán)格要求采購相關(guān)工作人員未經(jīng)允許不得向投標(biāo)人或供應(yīng)商泄露有關(guān)學(xué)校未經(jīng)公開發(fā)布的招標(biāo)采購相關(guān)信息[11]。采購管理部門重新全面梳理采購業(yè)務(wù)流程,結(jié)合學(xué)校實(shí)際,補(bǔ)充完善部分采購業(yè)務(wù)活動流程。設(shè)置預(yù)算審批、采購監(jiān)督等關(guān)鍵業(yè)務(wù)崗位,并明確職責(zé)和權(quán)限。在實(shí)際工作中嚴(yán)格執(zhí)行崗位分離制度,確保招標(biāo)文件編制和審核、驗(yàn)收和付款、合同簽訂和驗(yàn)收、項(xiàng)目申購與論證等不相容崗位相互分離,保證采購關(guān)鍵崗位相互協(xié)調(diào)、相互制約和相互監(jiān)督。對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化和分析,每年年初,應(yīng)該對上一年度采購內(nèi)部控制建立和執(zhí)行的有效性進(jìn)行自我評估,并撰寫自我評估報(bào)告,加強(qiáng)采購風(fēng)險(xiǎn)的自我評判和識別,在識別風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上,有針對性地提出不同的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施并落實(shí)到位,從而達(dá)到降低采購風(fēng)險(xiǎn)的目的。將每年的目標(biāo)考核分解到二級單位,定期對采購人員履職盡責(zé)情況進(jìn)行考核與評估,并根據(jù)考核與評估結(jié)果實(shí)施獎(jiǎng)懲。同時(shí),應(yīng)落實(shí)采購人員的定期培訓(xùn)制度,加強(qiáng)對招標(biāo)采購政策、法律法規(guī)以及市場經(jīng)濟(jì)、價(jià)格理論、招投標(biāo)知識、職業(yè)道德等方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識,加強(qiáng)責(zé)任心和事業(yè)心。
2.科學(xué)編報(bào)采購預(yù)算與計(jì)劃。采購預(yù)算的編報(bào)上,二級單位應(yīng)重視和加強(qiáng)采購預(yù)算編制工作,應(yīng)根據(jù)單位年度工作計(jì)劃、資產(chǎn)存量、預(yù)測新增需求量和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格進(jìn)行預(yù)算編制。采購管理部門重視采購預(yù)算編制的組織和審核工作,按照“先預(yù)算、后計(jì)劃、再采購”的原則[12],對采購預(yù)算進(jìn)行科學(xué)、合理、高效的審核,確保采購預(yù)算做實(shí)做細(xì),準(zhǔn)確合理,避免形式化。采購計(jì)劃的制定上,二級單位應(yīng)加強(qiáng)采購計(jì)劃編制的準(zhǔn)確性和可靠性,在充分論證的基礎(chǔ)上,結(jié)合學(xué)校的發(fā)展需要以及本單位學(xué)科、專業(yè)結(jié)構(gòu)的實(shí)際需求,進(jìn)行采購計(jì)劃的編制,并按照輕重緩急原則列出執(zhí)行次序,結(jié)合批復(fù)的預(yù)算安排,進(jìn)行科學(xué)、合理的申購。同時(shí),嚴(yán)格執(zhí)行采購計(jì)劃的審批程序。采購管理部門加強(qiáng)對二級單位采購計(jì)劃編制的指導(dǎo)和審核,堅(jiān)持“無計(jì)劃不采購”或“計(jì)劃外采購從嚴(yán)審批”的原則,根據(jù)下達(dá)的預(yù)算和輕重緩急合理安排采購。
3.針對性地進(jìn)行項(xiàng)目論證。二級單位在牽頭部門的組織下,加強(qiáng)大型項(xiàng)目或大型儀器設(shè)備的立項(xiàng)可行性論證工作,論證應(yīng)有針對性,并按照“一項(xiàng)目一報(bào)告”的原則,組織校內(nèi)外專業(yè)技術(shù)人員或行業(yè)專家,從學(xué)校發(fā)展定位、建設(shè)目標(biāo)、學(xué)科和專業(yè)結(jié)構(gòu)出發(fā),對現(xiàn)有資產(chǎn)的存量、增量、可調(diào)配或可共享程度進(jìn)行評估,對擬購進(jìn)儀器設(shè)備的價(jià)格、性能、硬件要求、配套設(shè)施、預(yù)期效益等情況進(jìn)行充分論證[13],有條件的要到企業(yè)和兄弟院校中去調(diào)研設(shè)備的配置情況和使用效益情況,最終形成由專家簽署意見并簽名的論證報(bào)告,作為采購立項(xiàng)的依據(jù),切忌批量論證和形式化。在論證環(huán)節(jié),嚴(yán)格執(zhí)行論證審批程序,完善論證審批手續(xù),確保先論證立項(xiàng),后申請采購。
儀器設(shè)備管理部門應(yīng)加強(qiáng)對學(xué)校大型儀器設(shè)備使用效益的評價(jià)考核,一是要督促各二級學(xué)院每年底做好儀器設(shè)備使用效益的自查、自評和總結(jié)工作;二是要組織好對二級學(xué)院自查自評結(jié)果的核查評審工作,對核查結(jié)果進(jìn)行整理、分析、統(tǒng)計(jì),作為以后設(shè)備采購論證的重要參考依據(jù)。
4.建立采購價(jià)格定價(jià)機(jī)制。采購管理部門可聯(lián)合二級部門建立采購價(jià)格定價(jià)機(jī)制,拓寬價(jià)格信息獲取渠道,建立價(jià)格信息庫,對重要儀器設(shè)備價(jià)格跟蹤監(jiān)控,實(shí)現(xiàn)價(jià)格信息共享。二級單位加強(qiáng)采購價(jià)格信息的收集整理,成立詢價(jià)小組,通過參考?xì)v史價(jià)格、兄弟院校采購價(jià)、市場價(jià)等方式,盡可能準(zhǔn)確地掌握采購物資特別是大型儀器設(shè)備的價(jià)格標(biāo)準(zhǔn),準(zhǔn)確、合理地確定預(yù)算價(jià)格。并且,采購項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)熟悉擬采購產(chǎn)品的規(guī)格型號、質(zhì)量要求和技術(shù)指標(biāo),根據(jù)品牌型號認(rèn)真編寫技術(shù)參數(shù),并由不同人員進(jìn)行審核,注意時(shí)效性,確保技術(shù)參數(shù)和品牌型號一致,編制的預(yù)算價(jià)格符合當(dāng)前市場實(shí)際。供應(yīng)商提供的預(yù)算方案只可做參考但不能完全照搬,防止供應(yīng)商在技術(shù)規(guī)格中設(shè)定某些特定的技術(shù)指標(biāo),出現(xiàn)傾向性和排他性行為。
5.嚴(yán)格按程序?qū)嵤┎少徍蛨?zhí)行合同。在實(shí)施采購過程中,采購管理部門一方面應(yīng)加強(qiáng)與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào),可將采購人需求通過書面警示或召開會議警示等方式事先告知代理機(jī)構(gòu),對一些有傾向性和排他性的內(nèi)容避免寫入招標(biāo)文件作為資格要求或評審因素,以免影響招標(biāo)公平;部分對技術(shù)、品質(zhì)、售后要求較高的產(chǎn)品,在設(shè)計(jì)評分標(biāo)準(zhǔn)時(shí),應(yīng)平衡價(jià)格和品牌、質(zhì)量以及性能的分值,避免價(jià)低質(zhì)次的產(chǎn)品中標(biāo),給學(xué)校帶來產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。另一方面,采購管理部門重視采購代理機(jī)構(gòu)的評價(jià)考核工作,應(yīng)量化評價(jià)內(nèi)容,重點(diǎn)對編制招標(biāo)文件、組織開評標(biāo)的能力、質(zhì)量和規(guī)范性等進(jìn)行全面評價(jià),對采購答疑和協(xié)助處理投訴的積極性、配合程度等進(jìn)行考核,確保招標(biāo)質(zhì)量和效率。
在執(zhí)行合同上,采購管理部門加強(qiáng)對采購合同執(zhí)行情況的監(jiān)督力度,對合同約定的內(nèi)容,特別是品牌型號、數(shù)量、供貨時(shí)間、驗(yàn)收、付款、售后服務(wù)等要重點(diǎn)監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)上報(bào),確保采購合同全面有效履行。申購單位在簽訂采購合同后,應(yīng)密切跟蹤關(guān)注合同的執(zhí)行情況,特別是供貨規(guī)格型號、數(shù)量、供貨時(shí)間等要重點(diǎn)關(guān)注,對因市場價(jià)格發(fā)生變化或產(chǎn)品更新?lián)Q代需要進(jìn)行變更品牌型號或數(shù)量的產(chǎn)品,二級單位要在供應(yīng)商供貨前協(xié)商好相關(guān)事宜,提交貨物變更申請,完善審批手續(xù),與供應(yīng)商簽訂補(bǔ)充合同,驗(yàn)收小組按補(bǔ)充合同予以驗(yàn)收。對因不可抗力造成的延期供貨或無法供貨等情況,申購單位應(yīng)及時(shí)向采購管理部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)說明情況,共同商榷解決辦法。
除此之外,采購管理部門定期與資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門核對采購信息,并在單位內(nèi)部通報(bào)政府采購預(yù)算執(zhí)行情況、采購業(yè)務(wù)開展情況等信息,及時(shí)解決采購業(yè)務(wù)中的問題[14],同時(shí)也為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層決策提供有利的信息支撐。
6.規(guī)范驗(yàn)收。重視初步驗(yàn)收工作,改變“重采購、輕驗(yàn)收”的思想[15],及時(shí)對已供貨(需安裝調(diào)試的要安裝調(diào)試完畢)的項(xiàng)目組織相關(guān)人員嚴(yán)格按照合同約定貨物的品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)指標(biāo)、售后服務(wù)以及其他技術(shù)資料等進(jìn)行初步驗(yàn)收,如與采購合同有出入的,應(yīng)在初步驗(yàn)收報(bào)告中載明偏差具體內(nèi)容并提出處理意見,為項(xiàng)目的最終驗(yàn)收做好充分的準(zhǔn)備。在二級單位對采購項(xiàng)目初步驗(yàn)收合格后,采購管理部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收小組進(jìn)行最終驗(yàn)收。建議驗(yàn)收前最好擬定驗(yàn)收方案,制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),驗(yàn)收小組成員一般為至少3人以上的單數(shù)組成,且前期參與項(xiàng)目評審的人員,后期不要再擔(dān)任驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)人,對高精尖或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的儀器設(shè)備的驗(yàn)收,小組成員中應(yīng)有熟悉、掌握該儀器設(shè)備的專家參與,結(jié)合申購單位初步驗(yàn)收結(jié)果,對供應(yīng)商提供的貨物或服務(wù)按照采購文件、封存樣品、采購合同進(jìn)行核對、驗(yàn)收,并作好驗(yàn)收記錄,確保驗(yàn)收全面、準(zhǔn)確、到位。
高校財(cái)務(wù)部門辦理采購結(jié)算業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督和審核力度,按照合同約定付款,驗(yàn)收書、合同等是申請支付全部合同價(jià)款的必備資料,避免出現(xiàn)未驗(yàn)收先付款的情況。如有特殊情況需提前付款的,要嚴(yán)格審批程序,相關(guān)部門提交書面申請材料經(jīng)相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可付款。
7.搭建采購信息管理平臺。投入充分的資源來支持對采購信息管理系統(tǒng)的開發(fā)和完善,運(yùn)用信息技術(shù)落實(shí)采購內(nèi)部控制管理措施,重點(diǎn)強(qiáng)化人員身份驗(yàn)證、崗位業(yè)務(wù)授權(quán)、系統(tǒng)操作記錄、電子檔案管理等系統(tǒng)功能建設(shè),將信息數(shù)據(jù)科學(xué)運(yùn)用于采購項(xiàng)目管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、監(jiān)督預(yù)警等方面[16]。
內(nèi)控管理制度和內(nèi)控管理有關(guān)措施在高校教學(xué)、科研儀器設(shè)備采購中發(fā)揮著重要作用。它能將儀器設(shè)備采購的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程有效地聯(lián)系起來,提高采購工作效率。對高校儀器設(shè)備采購內(nèi)控管理問題和對策的研究,有著深遠(yuǎn)的意義。結(jié)合高校實(shí)際,對高校儀器設(shè)備采購中的預(yù)算、計(jì)劃、論證、實(shí)施、合同、驗(yàn)收及信息化建設(shè)等環(huán)節(jié)的優(yōu)化與監(jiān)督,有利于規(guī)范管理、統(tǒng)籌資源配置,合理布局,為高校的教學(xué)及科研提供有效保障。