淺談中小學(xué)校檔案管理工作

唐曉軍

檔案是學(xué)校在教育教學(xué)活動(dòng)及其他工作中直接形成的，具有保存、參考、利用價(jià)值的各種資料，檔案能夠真實(shí)地反映學(xué)校的辦學(xué)情況，能夠體現(xiàn)學(xué)校的管理水平。加強(qiáng)檔案管理工作不僅能夠確保學(xué)校的建設(shè)和改革，還能夠?yàn)閷W(xué)校發(fā)展提供決策依據(jù)。

一、學(xué)校檔案的作用

1.總結(jié)學(xué)校教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)

檔案能夠充分反映學(xué)校的教育教學(xué)情況，以及學(xué)校的整個(gè)發(fā)展歷程，是學(xué)校的重要資源。在學(xué)校開展各種教育教學(xué)活動(dòng)時(shí)，檔案強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支持是活動(dòng)順利開展的重要依據(jù)，一線教師可以通過查閱檔案，從中發(fā)現(xiàn)規(guī)律，總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，完善自己的教育教學(xué)方法，提高自身教學(xué)水平和能力；教育管理者可以通過查閱檔案，改進(jìn)工作方式，創(chuàng)新工作方法，提升工作能力，從而提高學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量。

2.豐富校園文化建設(shè)

檔案收集的不只是學(xué)校發(fā)展的文字資料，還包括學(xué)校獲得的各種獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、證書、錦旗、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品、書籍等。檔案是校園文化建設(shè)的一部分，是學(xué)校進(jìn)行思想道德教育的重要載體。利用檔案資料編輯校史、建設(shè)校史館，不僅可以傳播學(xué)校的辦學(xué)理念，還可以增強(qiáng)學(xué)校的文化底蘊(yùn)，豐富校園文化。

3.發(fā)揮思想道德教育功能

檔案是學(xué)校在發(fā)展過程中保留下來的珍貴資料，這些資料包括學(xué)校發(fā)展過程中的很多成就，如學(xué)校的各種榮譽(yù)、培養(yǎng)的優(yōu)秀人才、勵(lì)志的典型人物等。因此，檔案管理人員可以結(jié)合思想道德教育主題，把這些檔案資料編輯成書籍或做成展板，供學(xué)生閱讀、參觀、學(xué)習(xí)。檔案管理人員還可以為學(xué)生講解這些內(nèi)容，讓學(xué)生充分了解學(xué)校的發(fā)展歷程和取得的成就，感受學(xué)校的辦學(xué)精神，感受榜樣的力量，從而調(diào)動(dòng)學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性和主動(dòng)性，以達(dá)到思想道德教育的目的。

4.考核評估學(xué)校辦學(xué)水平的依據(jù)

考核評估是檢驗(yàn)一個(gè)學(xué)校在一段時(shí)間內(nèi)工作開展、落實(shí)的重要手段之一。考核評估組除了實(shí)地查看外，還要了解這所學(xué)校在一段時(shí)間內(nèi)的辦學(xué)情況，這就需要學(xué)校提供相應(yīng)的教育教學(xué)資料，檔案的重要性此時(shí)就體現(xiàn)出來了。檔案管理人員可以為考核評估組提供所需檔案資料，如辦學(xué)數(shù)據(jù)、中高考錄取情況、教育教改成效等。

二、學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.學(xué)校對檔案管理工作不夠重視

部分中小學(xué)校對檔案管理工作認(rèn)識不足，既沒有把檔案管理工作提上日程，又沒有認(rèn)識到檔案在學(xué)校教育教學(xué)及管理方面的積極作用，甚至有的中小學(xué)校認(rèn)為檔案管理工作只是將紙質(zhì)材料簡單地裝訂在一起而已，可有可無，只要把財(cái)務(wù)檔案管理好以備審計(jì)使用就行了。部分學(xué)校管理者對檔案的重要性沒有清楚的認(rèn)識，更沒有制訂相關(guān)制度開展學(xué)校檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作滯后，不能發(fā)揮檔案的真正作用。

2.教職員工檔案管理意識薄弱

檔案管理工作最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是檔案的收集。檔案的完整性和教職員工有著密切的關(guān)系，檔案收集、整理是檔案管理人員的主要工作。一些學(xué)校的教職員工檔案意識相對薄弱，對學(xué)校檔案管理工作不是特別支持，完成工作任務(wù)后移交檔案室的資料不完整或不向檔案室移交，有些人將檔案資料隨意存放，導(dǎo)致檔案資料破損、遺失。

3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高

部分學(xué)校檔案管理人員由一線教師兼職或由即將退休的教師代理，這些教師由于日常教育教學(xué)工作繁重，或知識老化，大部分沒有參加過檔案管理法律法規(guī)培訓(xùn)及專業(yè)技能知識的培訓(xùn)，對檔案管理法律法規(guī)不了解，檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，檔案管理專業(yè)知識欠缺，在工作中容易出現(xiàn)檔案資料收集不全、不及時(shí)，整理不規(guī)范，工作不主動(dòng)等問題，從而影響學(xué)校檔案的質(zhì)量。

4.檔案管理室硬件設(shè)施不到位

當(dāng)前，一些中小學(xué)校檔案管理的硬件設(shè)施達(dá)不到檔案管理的基本條件，有的學(xué)校連最基本的檔案管理室都沒有，這勢必會(huì)對檔案管理工作的正常開展產(chǎn)生很大的影響；有的學(xué)校檔案管理室沒有防火、防潮、通風(fēng)的條件，檔案管理工作存在一定的安全隱患。尤其是信息化時(shí)代的到來，檔案管理室保存電子文件的設(shè)備、檔案管理軟件等更是缺乏，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

三、解決學(xué)校檔案管理問題的策略

1.提高對檔案工作的認(rèn)識

一是學(xué)校要重視檔案管理工作，將檔案管理工作列入日常工作計(jì)劃，并安排專職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，還要加強(qiáng)檔案管理人員的法律法規(guī)知識培訓(xùn)；二是檔案管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)專業(yè)技能，經(jīng)常性地向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作，爭取領(lǐng)導(dǎo)的理解和重視，以取得人力、物力、財(cái)力方面的支持，從而改善檔案管理的工作條件；三是針對檔案管理工作存在的問題，檔案管理人員應(yīng)提出專業(yè)性的建議，并及時(shí)采取相應(yīng)措施予以糾正和提高；四是邀請檔案行政部門相關(guān)人員來校開展檔案法規(guī)條例講座，為教師普及檔案知識，強(qiáng)化教師的檔案意識，在學(xué)校營造人人重視檔案管理工作，并能自覺支持參與學(xué)校檔案管理工作的良好氛圍。

2.完善制度規(guī)范檔案管理

完善的檔案管理工作機(jī)制，是學(xué)校檔案工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管理的有力措施和重要保障。綜合檔案室成立后，按照《檔案法》《陜西省檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》的要求，學(xué)校建立健全了檔案工作管理機(jī)制，完善了檔案工作各項(xiàng)制度，制定了《武侯中學(xué)綜合檔案室管理制度》《武侯中學(xué)綜合檔案室工作職責(zé)》《武侯中學(xué)專兼職檔案員工作職責(zé)》《武侯中學(xué)檔案庫房（室）管理制度》《武侯中學(xué)檔案保密制度》《武侯中學(xué)檔案查閱制度》《武侯中學(xué)綜合檔案室檔案鑒定、移交、銷毀制度》。此外，學(xué)校還制定了武侯中學(xué)綜合檔案室檔案分類方案和保管期限表，使學(xué)校的檔案管理工作有章可循，保證了檔案在收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量。同時(shí)，學(xué)校還將檔案工作納入各處室年度目標(biāo)管理檢查考核中，結(jié)合平時(shí)檢查和年終考核情況選優(yōu)評先。這樣一來，學(xué)校各處室專兼職檔案人員都非常重視檔案工作，能夠認(rèn)真落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，將學(xué)校的檔案管理工作有條不紊地落到了實(shí)處。

3.健全組織機(jī)構(gòu)分工合作

學(xué)校成立了以校長為組長、各部門第一負(fù)責(zé)人為副組長的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立了學(xué)校綜合檔案室，并配備了專職檔案管理員，學(xué)校黨群組織、各處室配備一名兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門（處室）檔案的收集移交工作，從組織機(jī)構(gòu)上保證了檔案管理工作的順利開展。檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期聽取檔案管理人員的匯報(bào)，及時(shí)研究解決檔案管理工作中所涉及的經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、檔案用房等硬件實(shí)施的改善，以及檔案管理人員的培訓(xùn)等問題，使得檔案管理工作與學(xué)校其他管理工作齊頭并進(jìn)、同步發(fā)展。

4.強(qiáng)化專業(yè)培訓(xùn)

學(xué)校要積極為專兼職檔案管理員提供檔案管理知識培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，一方面讓檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和專業(yè)理論知識，提升他們的認(rèn)識水平；另一方面讓檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理工作前沿知識和前沿技術(shù)設(shè)備（軟件）的操作技能，使學(xué)校的檔案管理工作能夠跟上時(shí)代的步伐，更好地為學(xué)校教育教學(xué)及其他工作服務(wù)。

5.發(fā)揮檔案管理的服務(wù)作用

學(xué)校檔案管理工作不只是為了把檔案資料收集好、保管好，而是為了更好地為教育教學(xué)服務(wù)。為此，學(xué)校綜合檔案室編制了很多檔案檢索工具，如武侯中學(xué)綜合檔案室全引目錄、案卷目錄、全宗介紹、專題目錄等，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行了掃描，把檔案目錄錄入了計(jì)算機(jī)，利用泰坦檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，便于教師查閱利用。綜合檔案室成立后，我們提供的服務(wù)有：教職員工工資調(diào)整及職稱評定檔案、查找校友在校情況、編寫校史等。

6.注重檔案收集防止遺失

學(xué)校檔案資料的完整與否直接反映著本單位工作的實(shí)績，檔案資料可以為領(lǐng)導(dǎo)研究工作、決策、處理重大問題提供參考和依據(jù)。因此，搞好檔案資料收集工作，防止檔案遺失是學(xué)校檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。學(xué)校采取的措施是：年初制訂各處室檔案管理工作目標(biāo)責(zé)任書，將各處室需要收集的檔案資料全部分解細(xì)化，責(zé)任落實(shí)到各處室專兼職檔案管理員，并與年終考核掛鉤，對檔案資料收集歸檔成績顯著的處室和專兼職檔案管理員給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，對收集不齊或遺失檔案的專兼職檔案管理員在年度考核、評優(yōu)等方面一票否決，促使檔案收集及時(shí)完整。

總之，學(xué)校檔案管理工作者必須轉(zhuǎn)變理念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身檔案管理水平，以科學(xué)的態(tài)度把學(xué)校檔案管理工作做得更好，確保學(xué)校檔案管理工作能夠?yàn)閺V大師生服務(wù)，為黨的教育事業(yè)添磚加瓦。

作者單位? ?陜西省勉縣武侯中學(xué)