加強(qiáng)建筑工程檔案管理的具體措施探析

車 靜

（重慶科技學(xué)院）

所謂的建筑工程檔案，主要是指在工程實(shí)施活動(dòng)中形成的相關(guān)的文字、圖紙、影像資料等多種歷史記錄，通常需要對這些資料進(jìn)行存檔，因?yàn)槠渚哂蟹浅Ｖ匾膬r(jià)值：在建筑工程施工前期、建筑施工過程中、工程驗(yàn)收的結(jié)尾階段、在建筑的物業(yè)管理、建筑擴(kuò)建過程中、建筑的故障維修等過程中，建筑工程檔案都發(fā)揮著重要的指導(dǎo)和參考作用。強(qiáng)化建筑工程檔案管理工作也是當(dāng)前建筑企業(yè)發(fā)展過程中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，需要借助先進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)手段和管理方法，做好建筑檔案的管理工作。

一、簡述建筑工程檔案管理的基本內(nèi)涵和實(shí)施的重要價(jià)值

（一）建筑工程檔案管理的基本內(nèi)涵

從內(nèi)容方面來看，建筑工程檔案管理工作需要完成前期的文件、項(xiàng)目管理文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目監(jiān)理文件以及項(xiàng)目竣工文件等重要資料的保管和維護(hù)工作。這些文件資料是在建筑工程的立項(xiàng)階段、審批階段、設(shè)計(jì)階段、組織階段、施工階段、竣工階段工作中形成的，要想對每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、整理、分析、處理和存儲(chǔ)，不僅工作量比較大，而且其難度也是相當(dāng)大的。在建筑工程檔案管理工作開展的過程中，不僅要保證工程檔案是對工程實(shí)體的真實(shí)、全面、完整的記錄，同時(shí)也要保證檔案管理能夠與實(shí)體工程建設(shè)的進(jìn)程相同，對建筑工程的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都能夠全面涉及，系統(tǒng)而真實(shí)地展現(xiàn)工程建設(shè)的質(zhì)量。在工程建設(shè)的過程中形成的這些資料都屬于原始資料，其對工程項(xiàng)目具有非常重要的價(jià)值。因此，在實(shí)踐中，一定要重視檔案管理工作，并充分發(fā)揮建筑檔案的使用價(jià)值，從而為工程設(shè)計(jì)、施工、維護(hù)等工作提供重要的依據(jù)和參考。在工程檔案管理工作中，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員一定要在思想上重視檔案管理工作，不斷提升責(zé)任意識，采用適當(dāng)?shù)墓芾矸椒ê褪侄危柚诂F(xiàn)代的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)高效地開展檔案管理工作，最大程度地保證的檔案資料的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性，使得項(xiàng)目建筑檔案的重要價(jià)值能夠在全面地體現(xiàn)在采集、分析、存儲(chǔ)、處理和利用的過程當(dāng)中。

（二）建筑工程檔案管理的重要價(jià)值

隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷發(fā)展，我國的城市化進(jìn)程不斷加快，越來越多的建筑工程出現(xiàn)在城市的各個(gè)地區(qū)，不僅有效地滿足了城市居民的居住要求，提升了他們的生活質(zhì)量和生活品味，同時(shí)也有力地推動(dòng)了城市的建設(shè)和城市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。在工程建設(shè)的過程中，所形成的各種數(shù)據(jù)資料和文檔資料是相當(dāng)多的，也是持續(xù)性的。例如，在工程項(xiàng)目開工建設(shè)之前會(huì)有政府的批文資料、建筑的設(shè)計(jì)圖紙等資料和數(shù)據(jù)，工程施工過程中的相關(guān)數(shù)據(jù)、記錄等，工程施工結(jié)束后的驗(yàn)收資料，工程使用過程中的維修記錄等，將這些資料進(jìn)行系統(tǒng)的、完整的整合，就逐漸形成了工程建筑的完整資料，對工程項(xiàng)目的質(zhì)量監(jiān)督、管理和后期維護(hù)等工作都發(fā)揮著重要的作用，同時(shí)也能夠成為其他工程項(xiàng)目建設(shè)的參考和借鑒。因此，加強(qiáng)工程檔案管理工作是非常重要而有價(jià)值的。其一，進(jìn)行集中、統(tǒng)一的管理，這樣做的最大好處是能夠確保工程檔案資料的完整性和全面性。其二，建筑工程檔案資料中匯聚著很多有價(jià)值的城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，可以給未來的城市建設(shè)提供可靠的參考依據(jù)和經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提升城市建設(shè)的科學(xué)性和合理性。其三，建筑工程檔案是城市規(guī)劃建設(shè)的重要前提保證，城市的建設(shè)和發(fā)展都離不開工程建設(shè)，特別是建筑工程的檔案資料對城市的建筑的維修、改建或者擴(kuò)建工作具有非常重要的實(shí)用價(jià)值和參考價(jià)值。其四，在城市的發(fā)展中，難免會(huì)遭遇到自然災(zāi)害或者意外事故的破壞，而建筑工程的修護(hù)和重建都離不開工程檔案的作用。

建筑工程檔案在防范自然災(zāi)害破壞以及災(zāi)后重建工作中都發(fā)揮著難以替代的作用，在面對自然災(zāi)害的發(fā)生時(shí)，可以有效降低自然災(zāi)害造成的損失。通常情況下，建筑工程的檔案真實(shí)、全面地收錄了建筑工程每一個(gè)環(huán)節(jié)工作的數(shù)據(jù)和信息，能夠客觀地反映各環(huán)節(jié)工作之間的關(guān)聯(lián)性和規(guī)律，為后續(xù)的改建、維修等工作可以提供可靠的參考數(shù)據(jù)、信息以及經(jīng)驗(yàn)等。工程的使用管理和建筑工程的檔案之間也有著緊密的關(guān)聯(lián)性，工程使用管理工作必須建立在建筑工程檔案管理之上，不僅對工程使用管理工作發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用，而且對類似的工程建設(shè)也具有一定的參考價(jià)值，檔案資料也可以發(fā)揮其重要的參考價(jià)值和和指導(dǎo)作用，不僅發(fā)揮了檔案資料的積極作用，同時(shí)也激活了建筑工程檔案的活力，很大程度上推動(dòng)了建筑工程朝著科學(xué)化的方向進(jìn)一步發(fā)展。

二、加強(qiáng)建筑工程檔案管理工作的重要方式

在實(shí)踐工作中，建筑企業(yè)一定要深刻的認(rèn)知建筑工程檔案的重要價(jià)值，不斷加強(qiáng)對建筑工程檔案管理工作的重視，并積極推進(jìn)其高效開展。但是，在實(shí)踐工作中，建筑工程檔案管理并不像表面看起來的那樣容易，而是具有一定難度性，需要采取適當(dāng)?shù)姆绞胶头椒?，才能保證建筑工程檔案管理工作有序、高效的開展。

（1）充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的重要作用。在建筑工程檔案管理工作中，要想提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，最重要的一點(diǎn)是，建立起企業(yè)內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)。企業(yè)內(nèi)部建立起完善的檔案管理系統(tǒng)，不僅有助于增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各部門之間的協(xié)調(diào)能力，使各部門可以便捷地使用相關(guān)的建筑檔案資料，有利于提升各部門的工作效率和工作質(zhì)量，同時(shí)也有助于進(jìn)一步提升企業(yè)建筑檔案資料的管理水平和管理能力。在實(shí)際工作中，建筑企業(yè)檔案管理部門會(huì)對各部門的提供的資料進(jìn)行相應(yīng)的整理和管理，對不同的文件進(jìn)行科學(xué)的分類、編號，同時(shí)依據(jù)實(shí)際需要將這些文件的數(shù)據(jù)或者信息輸入計(jì)算機(jī)中的工程檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，以便更長久地存儲(chǔ)、更加便捷地查詢和使用。

（2）建筑工程施工完成以后，就進(jìn)入到了工程項(xiàng)目管理的收尾階段，需要進(jìn)行驗(yàn)收竣工的備案。這里的備案文件資料也是重要的工程檔案的組成部分，不僅是國家機(jī)關(guān)有關(guān)主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理的重要依據(jù)，同時(shí)也需要工程備案和工程檔案管理過程中的性質(zhì)目的是統(tǒng)一的。因此，在建筑工程完工以后，驗(yàn)收備案工作要和建筑工程的檔案管理工作有機(jī)結(jié)合，加強(qiáng)與各級城建管理部門的協(xié)作，做好檔案的收集、整理和保管工作，不斷完善建筑工程的機(jī)制建設(shè)。

（3）采用適當(dāng)?shù)慕ㄖこ虣n案管理技術(shù)。隨著社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國已經(jīng)邁入了信息化時(shí)代。要想將我們的城市建設(shè)得更好，離不開對科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用，對先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用是提高的建筑質(zhì)量重要保障。在建筑工程的檔案管理工作中，也同樣需要管理技術(shù)的有效參與，以促進(jìn)建筑工程檔案管理水平和管理能力的進(jìn)一步提升。另外，檔案管理人員是建筑工程檔案管理工作的主要參與者，檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力直接影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，工程檔案管理人員要注重不斷提升自己的綜合素質(zhì)和綜合能力，以高效地完成自己的崗位工作，不僅能夠保證建筑工程檔案管理工作的順利進(jìn)行，同時(shí)也能夠有效地推動(dòng)建筑工程檔案管理工作有序、規(guī)范地發(fā)展。在實(shí)踐工作中，建筑企業(yè)要注重對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，針對工程檔案管理工作中各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的教育培訓(xùn)，保證他們能夠與時(shí)俱進(jìn)，更好地提升管理能力和水平，不斷滿足建筑工程檔案管理工作的實(shí)際所需，推動(dòng)本企業(yè)的檔案管理工作向著更高水平發(fā)展。

三、當(dāng)前建筑工程檔案管理工作中暴露出的突出問題

（一）檔案管理意識有待加強(qiáng)

在建筑企業(yè)的發(fā)展過程中，很多企業(yè)將發(fā)展的重點(diǎn)放到了工程的建設(shè)工作方面，而對本企業(yè)的建筑工程檔案的管理工作卻很少關(guān)心過問，彰顯出了檔案管理意識的薄弱。在當(dāng)前的信息化時(shí)代里，對信息技術(shù)在其他領(lǐng)域的檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用，而在建筑工程的檔案管理工作中，信息技術(shù)的運(yùn)用較少，而且檔案管理工作的信息化程度較低，使得建筑工程檔案管理工作嚴(yán)重滯后于時(shí)代的發(fā)展。建筑工程檔案管理并不是一項(xiàng)短期內(nèi)可以完成的工作，而是一項(xiàng)需要花費(fèi)較長時(shí)間的工作。在建筑工程建設(shè)的過程中，建設(shè)部門將大量的人力、物力和財(cái)力投入到工程建設(shè)過程中，將工作的重點(diǎn)放到了建筑的施工當(dāng)中，而對建筑工程的檔案管理工作很少過問，因此，經(jīng)常造成一些重要的文件資料的遺失，或者一些重要的工程檔案數(shù)據(jù)信息收集和整理缺少標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性以及精準(zhǔn)性，間接地給建筑企業(yè)造成了一定的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）建筑工程檔案管理的水平和能力有限

在建筑工程檔案管理工作中，存在著檔案管理工作水平和能力不高的問題，例如，檔案信息數(shù)據(jù)收集不完整、不準(zhǔn)確，使得一些重要的檔案文件資料遺失；一些重要的工程會(huì)議記錄不完整，導(dǎo)致檔案記錄文件不能真實(shí)地反映建筑的決策過程，一定程度上影響到了建筑工程的檔案質(zhì)量，給建筑工程檔案的后期使用造成消極影響。在社會(huì)的發(fā)展過程中，我國已經(jīng)對建筑工程的檔案管理工作做出了相應(yīng)的規(guī)定，并頒布了規(guī)范性的文件，但是從實(shí)踐來看，相關(guān)文件的落實(shí)情況并不理想，企業(yè)常忽視了對文件的學(xué)習(xí)，不了解國家文件的規(guī)定內(nèi)容，最終影響到了本企業(yè)檔案管理工作的水平和能力的提高，一定程度上制約著建筑企業(yè)的快速發(fā)展。

（三）建筑工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力有待提升

在建筑工程檔案管理工作中，檔案管理工作人員是檔案管理的直接參與者，他們的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平直接影響著建筑工程企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)劣。在實(shí)踐工作中，一些建筑企業(yè)并沒有安排專門的管理人員對工程檔案進(jìn)行管理，而是由其他相關(guān)部門的工作人員進(jìn)行兼職，這些兼職人員不僅缺少專業(yè)的檔案管理知識，而且也不具備檔案管理的相關(guān)技能，使得很多建筑工程企業(yè)的檔案管理工作效率和質(zhì)量難以提高。另外，在信息化時(shí)代里，建筑工程檔案管理人員中熟練掌握計(jì)算機(jī)知識和檔案管理知識的人員不多，很多檔案管理人員依然習(xí)慣于運(yùn)用手工方式管理，不僅管理工作的效率較低，而且出錯(cuò)率往往也較高，給后期檔案資料的使用造成了很大的消極影響。

（四）建筑工程檔案的編制和使用缺乏規(guī)范性

建筑檔案是社會(huì)建筑建設(shè)和發(fā)展中的重要記錄，需要被重點(diǎn)記錄和保管。然而在實(shí)踐工作中，常常存在著人們對建筑工程檔案管理不重視、對于檔案信息數(shù)據(jù)收集不到位、檔案資料的編制不規(guī)范、對檔案資源使用不規(guī)范等問題。在建筑工程檔案搜集、整理和歸檔等環(huán)節(jié)存在問題，將嚴(yán)重影響建筑工程檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，將大大降低建筑工程檔案資料的使用價(jià)值。在建筑的日后使用中，一旦出現(xiàn)問題，相關(guān)的檔案資料將無法發(fā)揮應(yīng)用的作用，給建筑的維修帶來很多困擾。

四、加強(qiáng)建筑工程檔案管理的具體策略

（一）思想上加強(qiáng)對建筑工程檔案管理的重視

在建筑工程的建設(shè)過程中，建筑企業(yè)要認(rèn)識到建筑工程檔案管理工作的重要價(jià)值，適當(dāng)增加對建筑工程檔案管理在財(cái)力和物力方面的投入，做到在重視建筑工程建設(shè)的同時(shí)也能夠加強(qiáng)對檔案管理工作的重視。在建筑工程施工建設(shè)過程中，企業(yè)要將檔案管理工作納入到工程建設(shè)當(dāng)中，將一些重要的合同、委托書、檢測記錄等文件資料及時(shí)歸檔，同時(shí)注重提升檔案管理的信息化水平，及時(shí)配備一些現(xiàn)代化的管理設(shè)備，注重完善對檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用和升級，在有效提升檔案管理信息化水平的同時(shí)，也能夠促進(jìn)建筑工程檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。

（二）注重提高建筑工程檔案管理的質(zhì)量和水平

在建筑企業(yè)的發(fā)展中，檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用。建筑工程的檔案管理工作要嚴(yán)格依照國家相關(guān)的規(guī)定來實(shí)施，依照檔案管理的實(shí)際要求，對檔案管理中需要的信息數(shù)據(jù)等進(jìn)行搜集和整理，規(guī)范地歸檔，不斷提高檔案管理工作的水平和能力，為檔案的有效使用奠定良好的基礎(chǔ)。例如在建筑工程竣工后，都會(huì)有一些竣工圖紙要進(jìn)行歸檔。這些竣工圖是對工程建設(shè)的實(shí)際反映，是工程建設(shè)中非常重要的歸檔資料。因此，在竣工圖歸檔時(shí)，管理人員一定要做好相關(guān)圖紙的搜集和核對、做好最終的分類和歸檔的清單填寫，并進(jìn)行編目存儲(chǔ)，最大程度地保證歸檔資料的完整性和準(zhǔn)確性。

（三）加強(qiáng)對建筑工程檔案管理工作人員的培訓(xùn)和再教育

建筑企業(yè)檔案管理工作主要是由檔案管理工作人員進(jìn)行負(fù)責(zé)的。檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能直接影響著檔案管理的水平。因此，在實(shí)際發(fā)展中，建筑企業(yè)要注重招錄一些專業(yè)的檔案管理人才，并對他們進(jìn)行定期的專業(yè)檔案管理培訓(xùn)和再教育，不僅包括專業(yè)的檔案管理知識，還包括計(jì)算機(jī)知識、工程施工的相關(guān)內(nèi)容等，幫助他們不斷地更新檔案管理知識、提升檔案管理技能和信息技術(shù)的使用技能，促使他們不斷提高建筑工程的檔案管理水平。從建筑工程檔案管理中掌握檔案形成的過程、檔案的特點(diǎn)以及檔案的處理，要適應(yīng)信息化的發(fā)展需要，不斷提升檔案管理工作人員的責(zé)任意識和使命意識，在實(shí)際工作中一絲不茍地完成檔案管理工作。另外，建筑企業(yè)也要做好激勵(lì)機(jī)制的建設(shè)，鼓勵(lì)檔案管理工作人員加強(qiáng)自學(xué)，不斷提升自己的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，更好地滿足檔案管理工作的實(shí)際需要。對于表現(xiàn)良好的檔案管理工作人員，建筑企業(yè)要給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，以更好地激發(fā)他們的工作熱情和工作自主性。而對那些工作態(tài)度不端正、工作消極怠工的檔案管理人員，要給予一定的批評或者懲罰，從而促進(jìn)他們檔案管理能力的提高。對于那些屢教不改者，要給予換崗或者辭退的處理，以保證檔案管理工作的實(shí)效性。

（四）要提高建筑工程檔案編制和使用的規(guī)范性

針對建筑工程檔案管理中出現(xiàn)的編制不科學(xué)、分類不合理的問題，檔案管理人員一定要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，依照檔案管理專業(yè)要求，科學(xué)、合理、規(guī)范地對建筑工程中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行編制，既體現(xiàn)出檔案管理工作的專業(yè)性，同時(shí)也能夠給檔案的使用者帶來檢索和使用上的便捷。

五、結(jié)束語

綜上所述，建筑工程檔案管理是對建筑工程建設(shè)整個(gè)過程中的文件、數(shù)據(jù)、信息等進(jìn)行搜集、整合、歸檔等的過程。建筑工程檔案是工程建設(shè)過程的歷史見證，需要認(rèn)真、妥善地保管，以備日后的查閱和使用。建筑企業(yè)要重視檔案管理工作，并針對實(shí)踐中出現(xiàn)的問題采取有效的針對措施，推動(dòng)本企業(yè)的建筑工程檔案管理工作開創(chuàng)新的局面。