新時期公路系統(tǒng)檔案編研工作規(guī)范化管理分析與思考

楊素琳

（山東省濱州市公路事業(yè)發(fā)展中心）

深層次編研并開發(fā)公路系統(tǒng)檔案，不僅可以提高工程設(shè)計、現(xiàn)場施工以及質(zhì)量監(jiān)理等工作的成效，也能夠為公路工程施工建設(shè)技術(shù)水平的提升打下良好基礎(chǔ)。在信息化技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境背景下，要切實提升檔案編研工作整體水平，還需重點加強規(guī)范化管理，將檔案資料信息的服務(wù)性功能作用有效發(fā)揮出來，以此為新時期公路工程的高質(zhì)量發(fā)展提供有力支持。

一、我國公路系統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀

公路建設(shè)項目工期長、建設(shè)范圍廣、人員流動性大。公路建設(shè)項目從立項到竣工核準(zhǔn)的時間最短為1-2年，長則為7-8年或更長。由于每個項目由若干個子項目組成，參與建設(shè)的單位較多，各階段創(chuàng)建的項目檔案也不盡相同，數(shù)量較多。每一業(yè)務(wù)單元的工作內(nèi)容繁雜，無論是物料采購、施工作業(yè)還是供給營銷，都可能出現(xiàn)較多的突發(fā)狀況，加大公路系統(tǒng)信息管理的工作量。檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌管理不僅涵蓋工程基礎(chǔ)材料采購檔案的管理、庫存信息管理等基本內(nèi)容，還涉及到供應(yīng)商與客戶等關(guān)鍵方面的文件資料，這也對檔案編研與管理的規(guī)范性提出了更高要求。在新時期的公路工程施工建設(shè)中，檔案編研工作發(fā)揮著不可替代的重要作用，要貫徹落實規(guī)范化、高效化的監(jiān)督管理，還需加快對信息技術(shù)、通信技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人工管理的單一化模式，提高檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)籌與匯總的準(zhǔn)確性，提高公路系統(tǒng)檔案管理效率[1]。目前，許多項目檔案的管理只發(fā)生在每個項目結(jié)束時。工程竣工驗收后，由承包商或項目辦將竣工檔案立即送至建設(shè)單位檔案部，由檔案審批部對檔案進(jìn)行整理歸類、編目和存儲。因此，在項目建設(shè)過程中，容易出現(xiàn)已完成檔案收集不全，無法及時發(fā)現(xiàn)、修復(fù)和解決問題。

觀察和分析當(dāng)前大部分地區(qū)公路系統(tǒng)檔案編研與各項管理工作的落實情況可以發(fā)現(xiàn)，檔案資料完整性不足、對規(guī)范化管理編研工作缺乏重視等問題的存在較為普遍，許多施工單位將管理重心放在對工程項目建設(shè)作業(yè)進(jìn)度的把控上，規(guī)范化檔案編研與管理的思想意識較為薄弱。如果在項目開始時沒有制定項目檔案的統(tǒng)一組織標(biāo)準(zhǔn)和有效的控制措施，隨著子項目的逐步完成，參與單位移交的項目檔案就變得“五花八門”。在整個項目完成并獲得批準(zhǔn)之前，一些施工單位已經(jīng)撤離；檔案似乎不完整、丟失或損壞；項目中的一些管理者對項目檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識和重視。事實上，強調(diào)項目管理而忽視項目檔案管理的現(xiàn)象是普遍存在的。由于沒有項目檔案管理制度，也沒有專人管理，一個工程的檔案資料通常分散在許多相關(guān)人員手中，其中一些在人事變動時甚至沒有轉(zhuǎn)移個人信息，直接帶走檔案。除此以外，部分管理人員缺少責(zé)任意識，對信息化技術(shù)方法的應(yīng)用不熟練，未能立足于實際情況或檔案編研工作的需求構(gòu)建完善的管理程序，這也是導(dǎo)致檔案編研準(zhǔn)確性差、完整性低以及工作效率不高的關(guān)鍵因素。公路工程項目的施工建設(shè)缺少可靠的數(shù)據(jù)支持，整理匯總的工程文件與資料數(shù)據(jù)也難以在后續(xù)工作中發(fā)揮效用[2]。

二、做好新時期公路系統(tǒng)檔案編研工作的重要性

公路工程覆蓋面廣、施工工期長且人員復(fù)雜，在各階段施工建設(shè)作業(yè)中都伴隨有大量信息數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。近年來，我國公路項目建設(shè)施工發(fā)展速度顯著加快，檔案編研工作面臨的資料文件與數(shù)據(jù)內(nèi)容等愈發(fā)復(fù)雜。要避免在檔案原件查閱或利用的過程中出現(xiàn)破損、丟失或臟污等問題給檔案的存檔與使用壽命帶來不利影響，還需重點加強全流程的規(guī)范化管理，為后續(xù)公路工程的改建擴(kuò)建施工、維護(hù)管理等工作的組織設(shè)計提供科學(xué)完善的參考依據(jù)，也為公路建設(shè)研究工作水平的穩(wěn)步提升打下堅實基礎(chǔ)。

作為對工程的真實記載，檔案是第一手材料，其權(quán)威性會受到資料內(nèi)容可靠性與真實性的直接影響。公路系統(tǒng)檔案對于地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化建設(shè)以及政治決策的制定都具有不可替代的參考價值，除此以外，還可以用于學(xué)術(shù)研究等。但館藏檔案信息的類別較為復(fù)雜，且時間上跨度較大，呈現(xiàn)出浩繁性與分散性的特點，在一個檔案室內(nèi)同屬于一個專題的文件材料，往往可能分散在全宗許多案卷中，這也為工作人員的查找與取用帶來諸多不便。實施新時期的公路系統(tǒng)檔案編研工作，主要目的是經(jīng)由選擇分析、鑒定考證以及去偽存真等一系列規(guī)范的作業(yè)流程，將現(xiàn)有的檔案資料形成系統(tǒng)化的集合信息，最終匯總為適用精煉的檔案編研成果。與此同時，轉(zhuǎn)變原本單一化的一次檔案信息提供的服務(wù)形式，實行對檔案編研的跟蹤服務(wù)，化被動為主動，為黨政工作、調(diào)查研究等提供真實有效的資料依據(jù)，這也是新時期公路系統(tǒng)檔案編研管理工作的首要目標(biāo)。

三、新時期公路系統(tǒng)檔案編研工作規(guī)范化管理的實踐策略

（一）圍繞工作部署、重視檔案編研

組織開展公路系統(tǒng)檔案編研工作，應(yīng)立足于單位的業(yè)務(wù)規(guī)劃與工作部署，有序展開各項研究活動，在專題材料的選擇與使用上，應(yīng)著重凸顯出使用性與特殊性，對于編研工作人員而言，一方面應(yīng)對單位的核心工作部署加以充分了解，在選擇和確定編研選題的過程中，需重點加強與核心工作部署的緊密銜接，與此同時，還應(yīng)滿足充分利用檔案資源的實際需求。無論是編研材料的選擇，還是與單位實際情況的密切融合，均應(yīng)以最大程度上滿足單位對系統(tǒng)檔案高效利用的要求為首要目標(biāo)。例如，對于公路路網(wǎng)改造施工的檔案編研，工作人員首先應(yīng)明確了解上級部門給出的具體的工程計劃，詳細(xì)匯編各類項目資料，如進(jìn)行改造升級施工的具體路段、以往的維修維護(hù)作業(yè)情況以及有關(guān)的主要技術(shù)指標(biāo)等，將所有的圖文資料統(tǒng)一匯總起來，以此通過歷年公路維護(hù)實況、公路工程圖集以及基礎(chǔ)數(shù)字匯編等方式形成綜合使用性匯編文件。除此以外，還可以將水文資料匯編、公路橋梁水文資料匯編等納入其中，這不僅可以為上級部門的工程項目制定決策提供切實有效的參考依據(jù)，還可以為后續(xù)各業(yè)務(wù)部門的設(shè)計規(guī)劃、現(xiàn)場施工等提供有價值的輔助指導(dǎo)，最大限度內(nèi)加快項目工程的施工作業(yè)進(jìn)度，降低工程整體造價成本[3]。

另一方面，編研人員應(yīng)充分認(rèn)識到深入基層的重要性。在組織開展公路系統(tǒng)檔案編研工作的過程中，加強與設(shè)計人員、施工單位間的溝通與交流，親臨現(xiàn)場了解圖紙設(shè)計、數(shù)據(jù)信息以及施工規(guī)劃等具體工作內(nèi)容，熟悉公路工程的各階段施工工作流程，因此充分把握并明確公路系統(tǒng)檔案面臨的實際利用需求。規(guī)范化檔案編研的整個工作流程，圍繞公路橋梁工程的修建與使用情況完善修建年限登記簿，以真實有據(jù)的年限登記信息為基準(zhǔn)，及時全面地統(tǒng)計實際使用年限超出規(guī)定范圍的公路橋梁，與此同時，還可以為維修養(yǎng)護(hù)等后期維護(hù)工作的開展提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支持。除此以外，標(biāo)準(zhǔn)配件、通用圖集在大部分公路系統(tǒng)檔案編研工作中的應(yīng)用較為頻繁，因而工作人員可以將其統(tǒng)一編研成綜合性的圖集文檔，如高等級公路圖集、國道圖集以及通用圖集等。這樣不僅可以為檔案編研與管理提供便利條件，還能夠顯著提高各類文件資料的利用率，將系統(tǒng)檔案的社會價值有效發(fā)揮出來，爭取創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益[4]。

（二）運用信息技術(shù)、提高編研效率

推動公路系統(tǒng)檔案編研規(guī)范化管理，應(yīng)緊密貼合新時期社會發(fā)展環(huán)境，將多元化的先進(jìn)技術(shù)手段引入并運用到編研與管理工作中，以此切實提高檔案編研工作效率與數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性，也為管理工作的高質(zhì)量落實打下堅實基礎(chǔ)，減少人力成本。隨著互聯(lián)網(wǎng)在各行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的快速發(fā)展，人們的工作生活置身于全范圍的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，無論是收集所需的資料信息，還是進(jìn)行信息的發(fā)送與傳播，都離不開對計算機、移動終端等信息化技術(shù)的應(yīng)用。由此可見，推動公路系統(tǒng)檔案編研工作邁向現(xiàn)代化發(fā)展路徑，還需加強與信息化技術(shù)、智能技術(shù)的充分結(jié)合，不斷提升檔案編研管理的發(fā)展層次。對于編研人員來說，可以通過網(wǎng)絡(luò)搜集有關(guān)公路工程的數(shù)據(jù)資料，然后借助計算機軟件等匯總整合所有的檔案資料。

當(dāng)前，許多職能部門逐漸選擇在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布有價值的檔案信息，這也為公路系統(tǒng)檔案編研工作的開展提供了便利條件，因而編研人員應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息搜集提高重視，通過網(wǎng)絡(luò)搜索等途徑搜集或征集所需的資料內(nèi)容，對于管理人員而言，一方面可以及時熟悉并掌握檔案編研工作的進(jìn)展情況與最新動態(tài)，另一方面可將網(wǎng)絡(luò)計算機等信息化技術(shù)的作用充分發(fā)揮出來，逐漸豐富公路系統(tǒng)館藏的檔案資料。除此以外，生動形象、圖文并茂是網(wǎng)絡(luò)信息資料的主要特點，便于編研人員將綜合性的公路系統(tǒng)檔案編研成果直觀化、全方位地更好地展現(xiàn)出來，在逐步加強并優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)互動的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步推動檔案編研工作邁向開發(fā)化的發(fā)展方向，提升管理成效。開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為編研工作帶來了顯著的便利條件，也對新時期檔案編研規(guī)范化管理提出了更高的發(fā)展要求，即要切實提高編研成果在公路工程及其他領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，應(yīng)積極拓展開放化編研與系統(tǒng)化管理的發(fā)展道路，搭建專門的檔案網(wǎng)站，依托于高質(zhì)量的信息平臺為用戶提供便捷的資源服務(wù)，這也是提升檔案編研管理成效的重要路徑[5]。

（三）完善制度體系、樹立責(zé)任意識

規(guī)范化監(jiān)督管理公路系統(tǒng)檔案編研工作，還需依托于完善的管理制度體系，在日常的管理工作階段內(nèi)，應(yīng)引導(dǎo)編研人員著重關(guān)注以下問題：

（1）重視部門配合。盡管對檔案文件的匯編、對參考資料的搜集以及論文專著的撰寫是檔案編研工作的核心內(nèi)容，但在實際情況下，對公路系統(tǒng)檔案的編研不應(yīng)僅僅局限于此類文字性工作，還應(yīng)重視多部門間的溝通與配合，爭取獲取建設(shè)性的編研成果。在搜集資料與實踐調(diào)查環(huán)節(jié)中，深入業(yè)務(wù)部門了解其對各類文件資料的使用需求，以此獲得有價值的意見建議，形成分析性報告，確保各方關(guān)系得到妥善處理。

（2）豐富實用性強、多樣化的資料內(nèi)容。通常情況下，公路系統(tǒng)的檔案編研所用到的資料數(shù)據(jù)、信息資源等時間跨度相對較大，無論是多類型的資料文檔，還是繁雜的數(shù)據(jù)信息，都給系統(tǒng)化的編研工作帶來較大難度。因而要創(chuàng)新選題，重視數(shù)據(jù)資料的實用性，將公路工程有關(guān)工作內(nèi)容的規(guī)律性與本質(zhì)性凸顯出來，以此助力公路工程建設(shè)行業(yè)的優(yōu)化發(fā)展。

無論是完善檔案編研管理機制，還是逐步明確并規(guī)范相關(guān)法律法規(guī)的構(gòu)建，都是以保障現(xiàn)代化檔案編研管理工作有序開展為核心目的，但在實際落實過程中，需要依托于執(zhí)法手段。對于檔案部門而言，應(yīng)充分承擔(dān)起自身行政執(zhí)法主體的職能責(zé)任，站在宏觀角度上推進(jìn)各環(huán)節(jié)檔案工作的穩(wěn)步開展，進(jìn)一步加強日常執(zhí)法力度，監(jiān)督檔案編研與管理工作內(nèi)容的完成情況，認(rèn)真全面地貫徹實施檔案管理制度體系。

（3）在新經(jīng)濟(jì)形勢發(fā)展背景下，競爭不僅僅存在于技術(shù)領(lǐng)域、知識領(lǐng)域等傳統(tǒng)層面中，還逐步拓展到了人才競爭領(lǐng)域中。推動公路系統(tǒng)檔案編研與管理工作邁向現(xiàn)代化發(fā)展路徑，離不開專業(yè)化、高素質(zhì)人才隊伍的構(gòu)建。對于管理部門而言，一方面應(yīng)積極營造寬松的工作環(huán)境，另一方面則應(yīng)構(gòu)建科學(xué)完善的競爭機制，提高對檔案編研人員梯級隊伍的組建。在日常工作過程中，用于選拔并起用年輕的干部人才，做到知人善用。與此同時，還應(yīng)適當(dāng)加壓，促使職能干部將自身的特長優(yōu)勢充分利用起來，從根本上提高公路系統(tǒng)檔案編研管理工作水平。在條件允許的情況下，可以為內(nèi)部工作人員提供相應(yīng)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)機會，引導(dǎo)其積極地參與到專業(yè)研討與交流活動中，能夠有意識地更新原有的知識體系，逐步提升個人的專業(yè)技能水平，夯實并豐富理論基礎(chǔ)。在硬件設(shè)施的完善化建設(shè)方面，檔案部門應(yīng)重視推進(jìn)館、庫的建設(shè)工作，為公路系統(tǒng)檔案編研工作的高質(zhì)量開展提供便利條件。

（四）提升檔案工作者的專業(yè)性

（1）建立健全管理制度和激勵機制。檔案管理水平必須不斷提高，檔案管理人員的素質(zhì)也必須不斷提高。檔案專業(yè)知識的持續(xù)培訓(xùn)，可鼓勵檔案管理人員不斷更新業(yè)務(wù)知識，增加對檔案工作的使命感和責(zé)任感，充分發(fā)揮檔案工作中的主觀能動性，保持良好的工作態(tài)度。

（2）加強檔案教育培訓(xùn)。從實際出發(fā)，需要多渠道、多方面、多方位、多層次地培養(yǎng)檔案管理人員。組織培訓(xùn)和交流經(jīng)驗，邀請具有豐富檔案工作經(jīng)驗的同事，通過傳授他們在重點檔案和困難檔案工作中的知識、技能和經(jīng)驗，提升檔案工作者的專業(yè)水平。秉承“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實效”的方針，我們?yōu)闄n案從業(yè)者提供全面系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機會，以填補空缺，不斷加強檔案管理。

（3）檔案工作者需要培養(yǎng)創(chuàng)新意識，沒有學(xué)習(xí)就沒有創(chuàng)新，沒有創(chuàng)新就沒有進(jìn)步。檔案管理就是在發(fā)展中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展。在具體的檔案管理方面，相關(guān)工作者需要抓住各種創(chuàng)新機會，提高檔案管理質(zhì)量。采取行動，主動開發(fā)檔案信息資源，主動識別檔案運營中出現(xiàn)的問題和情況，并采取應(yīng)對措施。只有這樣才能完成高水平的工作，樹立良好的形象。同時，為適應(yīng)后期發(fā)展的需要，需要拓寬知識面，運用多種科學(xué)方法，提高技能，以適應(yīng)公路檔案管理工作的最新發(fā)展需要。

四、提高新時期公路系統(tǒng)檔案編研管理工作的要點

做好新時期公路系統(tǒng)檔案編研規(guī)范化管理工作，要求編研人員與管理人員提高對檔案編研中各項工作事務(wù)的重視，樹立責(zé)任意識，充分認(rèn)識到信息化時代背景下檔案編研與規(guī)范化管理面臨的機遇與挑戰(zhàn)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的理論知識與現(xiàn)代化的技術(shù)手段，貼合行業(yè)發(fā)展趨勢，為公路系統(tǒng)檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。一方面把握好檔案編研的時效性，在穩(wěn)步提高編研成果質(zhì)量水平的基礎(chǔ)上加快各環(huán)節(jié)編研工作進(jìn)度，避免錯過領(lǐng)導(dǎo)決策或業(yè)務(wù)部門工作的時機，將檔案編研成果的實用性價值最大化發(fā)揮出來。與此同時，有效克服檔案文件搜集、匯總以及編研的滯后性，引導(dǎo)編研工作準(zhǔn)確把握并適應(yīng)單位運轉(zhuǎn)情況，指定期限內(nèi)盡快完成各類編研工作任務(wù)，為后續(xù)各業(yè)務(wù)部門的取用提供便利。

另一方面是把握好檔案編研形式的靈活性，綜合性與系統(tǒng)性的檔案信息是檔案編研的核心，因而在對材料形式的管理上應(yīng)秉承規(guī)范化與靈活性并存的基本原則，鼓勵創(chuàng)新報道型、編纂型等多樣化的編研加工形式。

五、結(jié)束語

公路工程項目建設(shè)施工對地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有重要的現(xiàn)實意義，構(gòu)建完整的系統(tǒng)檔案，對公路橋梁的科學(xué)管理、維護(hù)工作的開展起到有效的推動作用。做好檔案編研工作，匯總整合技術(shù)資料與文件信息，對施工與管理工作的實際情況加以真實記錄，提高公路項目檔案管理水平，將完善化資料文件的實用性價值全面發(fā)揮出來，為我國道路交通現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。