提升企業(yè)辦公室管理工作成效的路徑探究

王娜 印瀚 劉園交

（祿勸縣煙草公司）

現(xiàn)階段，企業(yè)辦公室管理工作還存在著一些問題，主要表現(xiàn)在思想觀念陳舊、制度體系缺失、人員能力不足、環(huán)境氛圍欠缺等，導(dǎo)致管理工作效率低下。因此在今后的發(fā)展中，就要針對這些問題，展開詳細深入地分析，然后提出切實可行的解決策略。

一、研究背景與意義

辦公室，是企業(yè)的重要職能部門，起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用。隨著市場競爭的越發(fā)激烈，企業(yè)要想提高自身的競爭實力，就需要做好辦公室管理工作，且不斷提高工作成效，推進改革力度。在此背景下，對于企業(yè)辦公室管理工作，也提出了更高的要求，需要引起相關(guān)人員的高度重視。作為辦公室工作人員，不僅要站在企業(yè)的高度，從全局出發(fā)，做好各項大事。還要從局域出發(fā)，做好各項小事。此外，還要處理好內(nèi)部各部門之間的關(guān)系，以及各企業(yè)之間的關(guān)系，才能提高企業(yè)的綜合實力[1]。再加上信息化社會的不斷推進，企業(yè)必須加快改革步伐，才能獲得長遠持續(xù)發(fā)展。而辦公室管理工作，就需要滿足快節(jié)奏、高標準的要求，發(fā)揮自身的得力助手、參謀建設(shè)作用，為上級領(lǐng)導(dǎo)提供有效決策與建議，為基層員工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而營造和諧、穩(wěn)定的工作環(huán)境，提高團隊凝聚力。然而現(xiàn)階段，企業(yè)辦公室管理工作，還存在著一些問題。比如服務(wù)不到位、缺乏創(chuàng)新意識等等，導(dǎo)致辦公室工作人員的整體素質(zhì)較低，嚴重阻礙了企業(yè)的長遠持續(xù)發(fā)展。因此就需要加大創(chuàng)新與改革力度，從管理、服務(wù)、學習等角度出發(fā)，要求辦公室工作人員做好自身本職工作，不斷提升管理工作成效。

二、企業(yè)辦公室管理工作概述

（一）含義

企業(yè)辦公室管理工作，就是指通過計劃、實施、組織、控制，實現(xiàn)各種資源的優(yōu)化與充分利用，從而完成既定的工作目標。同時，需要辦公室工作人員，相互團結(jié)一致，朝著共同的方向邁進，才能取得顯著的成效[2]。而成效，是指辦事的效率與工作的能力，需要調(diào)動辦公室工作人員的積極性、主動性、創(chuàng)造性，從而有序、高效開展各項工作，才能提高服務(wù)、管理等工作質(zhì)量。在實際工作中，需要在整個辦公室管理工作中，嚴格按照相應(yīng)的指示，或者既定的目標，進行人、財、物等管理、協(xié)調(diào)與服務(wù)，最終實現(xiàn)有限資源的最大化使用與合理配置。

（二）特點

企業(yè)辦公室管理工作的特點，主要表現(xiàn)在：第一，由于各企業(yè)的性質(zhì)不同，因此辦公室管理工作的內(nèi)容、方向等，就存在著一些差異。然而在很多方面，又具有著共性。其中嚴謹性，就是辦公室管理工作的特點之一。在實際工作中，既要嚴格遵循國家的相關(guān)法律政策，以及黨的方針，保障其在企業(yè)中的有效貫穿與規(guī)范實施，還要正確處理國家利益與企業(yè)利益、社會效益與經(jīng)濟效益的關(guān)系。要站在全局與長遠的角度出發(fā)，有序組織、高效落實各項工作，將大事與小事都能夠完美解決[3]。第二，綜合性，也是企業(yè)辦公室管理工作的特點之一。辦公室管理工作，既包括信息資料的搜集與整理，上級決策的傳達，以及提供科學的建議；又包括為基層工作人員解決實際困難，做好企業(yè)資金與物資的管理。因此與企業(yè)多個部門，都有著緊密的聯(lián)系，又涉及到多個部門的工作。比如財務(wù)、人事、計劃等，需要辦公室工作人員掌握豐富的理論知識，具備高超的工作能力，能夠熟練操作現(xiàn)代化設(shè)備，高效、綜合處理各種問題。第三，主動性。企業(yè)辦公室管理工作，除了被動完成領(lǐng)導(dǎo)的相應(yīng)要求外，還要主動展開各項工作，才能提高工作的實效性。比如要具有敏銳的洞察力，能夠全面、正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，總結(jié)與提煉工作經(jīng)驗；在各項工作開展之前，還需要做好仔細、深入調(diào)研，能夠進行換位思考，主動尋找解決問題的途徑與方法；此外，還要從多個方面與渠道，獲取相應(yīng)的信息資料，做好計劃、部署、服務(wù)工作。第四，服務(wù)性。辦公室管理工作人員在實際工作中，不僅需要做好各項管理工作，還要具有服務(wù)意識，能夠為基層工作人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而營造良好的工作氛圍，提高團隊凝聚力。

（三）問題

1.思想觀念陳舊

思想觀念陳舊，是企業(yè)辦公室管理工作存在的問題之一，其表現(xiàn)在：第一，很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，對于辦公室工作缺乏正確的認知。既未能投入大量的人力、物力與財力，又缺乏優(yōu)秀人員的培訓，工作的約束與規(guī)范，導(dǎo)致辦公室人員的思想觀念陳舊，業(yè)務(wù)能力停滯不前，綜合素質(zhì)有待強化。第二，作為辦公室工作人員，還需要具有高強的創(chuàng)新意識，才能提高工作成效。然而在新形勢下，很多辦公室工作人員，嚴重缺乏走出去的勇氣與魄力，僅局限在內(nèi)部的工作職責中，缺乏主動進取與創(chuàng)新精神。

2.制度體系缺失

制度體系缺失問題，主要表現(xiàn)在：第一，崗位責任制度缺失。由于企業(yè)辦公室崗位責任制度的缺失，因此無法嚴格約束、有效規(guī)范每一位工作人員，導(dǎo)致其職責不清晰，相互協(xié)調(diào)性差，最終影響工作效率[4]。第二，激勵制度缺失。由于激勵制度的缺失，無法為辦公室工作人員及時給予獎勵與激勵，導(dǎo)致工作人員態(tài)度消極，影響其工作積極性與成長。第三，培訓制度缺失。辦公室工作人員，需要不斷學習與深造，才能做好本職工作。然而由于培訓制度的缺失，導(dǎo)致多數(shù)人員不愿自主參與學習培訓，或者由于培訓內(nèi)容陳舊，從而影響工作效率。

3.人員能力不足

辦公室工作人員的工作能力，與工作成效有著密切的關(guān)聯(lián)。然而現(xiàn)階段，企業(yè)辦公室管理工作在開展中，還存在著人員能力不足的問題。第一，由于辦公室工作人員的日常事務(wù)繁忙，無法抽出大量的時間與精力參與到學習培訓中。因此就無法及時掌握先進的政策方針、理論知識等，進而影響其工作能力與效率。并且在業(yè)務(wù)鉆研中，不夠主動與深入，未能緊跟時代發(fā)展，主動學習相應(yīng)的技術(shù)與方法，從而影響工作效率[5]。第二，企業(yè)為辦公室工作人員提供的培訓深造機會較少，且途徑單一。因此很多辦公室工作人員，不愿主動參與，以及無法隨時隨地參與學習，導(dǎo)致自身綜合能力較低。第三，由于辦公室工作崗位具有著特殊性，因此就需要工作人員具有著高強的協(xié)調(diào)能力。然而很多企業(yè)的辦公室工作人員，都是從其他部門崗位調(diào)任，缺乏相應(yīng)的理論與技能，對于業(yè)務(wù)不夠熟練。

4.環(huán)境氛圍欠缺

良好的辦公環(huán)境與氛圍，是企業(yè)辦公室管理工作有效開展的關(guān)鍵。然而現(xiàn)階段，還存在著環(huán)境氛圍欠缺的問題，導(dǎo)致辦公室管理工作的效率低下。第一，由于辦公室工作的任務(wù)繁忙，處理事宜較多，因此無法抽出大量的時間與精力，進行個人形象的維護、辦公室衛(wèi)生的整理[6]。比如辦公桌的資料胡亂堆放，辦公室衛(wèi)生不過關(guān)等，都會影響辦公室工作的質(zhì)量與效率。第二，由于人員思想觀念較為陳舊，管理制度體系的缺失，辦公設(shè)備的老化，因此很多辦公室工作人員，嚴重缺乏責任意識、主動學習意識、創(chuàng)新創(chuàng)造力等，導(dǎo)致整個工作環(huán)境氛圍比較消極。

三、提升企業(yè)辦公室管理工作成效的路徑

（一）強化責任意識

企業(yè)辦公室工作人員，需要先強化自身的責任意識，才能將各項工作落到實處，從而提高管理工作的成效。第一，辦公室工作人員，需要緊跟時代發(fā)展，深入了解市場發(fā)展動態(tài)，認清自身的職責與使命，且樹立高強的責任意識，具備團隊合作意識，能夠主動與其他工作人員，保持密切的合作交流，能夠與企業(yè)的未來發(fā)展，保持統(tǒng)一戰(zhàn)線，認真履行自身職責，做好本職工作[7]。第二，每一位辦公室工作人員，都要以大局為主，在資料信息的搜集與整理，以及上級決策的傳達，都要做到真實、全面與高效，才能成為上級領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，成為基層員工的合作伙伴。第三，辦公室工作人員，還要不斷磨煉與提升自我，增強自身的責任心與自信心，上到為領(lǐng)導(dǎo)提供建議性策略，下到為基層員工解決實際困難，不斷提高自身的綜合能力，最終提升企業(yè)辦公室管理工作成效。

（二）健全制度體系

企業(yè)辦公室管理工作成效的提升，需要規(guī)范化、可操作性、科學化的制度體系約束下，才能保障辦公室管理工作的有序落實與高效開展，因此就需要高度重視制度體系的健全，將各項工作落到實處。第一，通過崗位責任制的建立，要求各辦公室工作人員，明確自身職責，清楚自身使命，做好自身本職工作。首先，企業(yè)辦公室工作人員，要全心全意協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好各項工作，認真履行自身的參謀職責。比如資料信息的收集與整理、經(jīng)驗的分析與總結(jié)、各項調(diào)查與研究等，能夠從全局與長遠的角度出發(fā)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考性建議。此外，還要合理安排各項事宜，成為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂[8]。其次，辦公室工作人員，還要認真履行自身的協(xié)調(diào)職責，做到統(tǒng)籌大局，相互協(xié)調(diào)，保障各項工作的有序開展。比如上到密切聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)，下到密切聯(lián)系基層工作人員，多換位思考，勇于解決每一位工作人員的困難。做事情要認真、靈活與高效，加強多個部門與人員的互動聯(lián)系，做到相互支持與協(xié)作，朝著共同的目標前進，營造良好的企業(yè)工作環(huán)境。最后，還要認真履行自身的服務(wù)職責，做到熱情、全意服務(wù)。無論是與辦公室工作人員，還是與上層領(lǐng)導(dǎo)、基層工作人員，都要和諧相處，熱情服務(wù)，才能將各項工作落到實處。第二，通過辦公室內(nèi)部管理制度的建立，保障企業(yè)辦公室管理工作的有序、高效開展。在內(nèi)部管理制度的建立中，需要基于現(xiàn)行制度之上，找出現(xiàn)行制度存在的問題，并且積極借鑒其他企業(yè)的優(yōu)點與長處，進行制度體系的完善與優(yōu)化。此外，還要緊跟時代發(fā)展，以及企業(yè)的發(fā)展目標與方向，建立一套科學化、多元化的管理制度，嚴格規(guī)范與約束辦公室工作人員的行為。比如值班制度、突發(fā)事件應(yīng)急制度、公文收發(fā)制度等，提高辦公室管理工作的成效。第三，通過考核制度的建立，并且搭配獎懲機制、激勵機制，調(diào)動辦公室工作人員的積極性。在實際管理中，可以將辦公室工作人員的工作能力、職稱、培訓教育情況等，與其薪資報酬相掛鉤。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，還可以通過獎勵的發(fā)放，以及外部激勵，調(diào)動工作人員的熱情，指引其全面、持續(xù)成長。第四，通過現(xiàn)代化管理制度的建立，實現(xiàn)企業(yè)辦公室管理工作的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，提高管理工作的成效。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及，企業(yè)在辦公室管理中，就可以將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)實現(xiàn)廣泛應(yīng)用。不僅改變了辦公室管理工作的模式，而且實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化與信息化管理，提高了工作成效。

（三）打造優(yōu)秀團隊

一支優(yōu)秀的辦公室人員隊伍，可以提高企業(yè)辦公室管理工作成效，加快工作創(chuàng)新與改革。因此在未來的發(fā)展中，就需要打造一支優(yōu)秀的團隊，提高各項工作水平與質(zhì)量。第一，在新的形勢與背景下，傳統(tǒng)的辦公室工作方法，已經(jīng)不再適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展需求，因此就需要進行不斷創(chuàng)新。作為辦公室工作人員，就要跳出傳統(tǒng)的思維圈，敢于不斷創(chuàng)新，主動學習新思想與知識，建設(shè)創(chuàng)新型、現(xiàn)代化辦公室，展開辦公室管理工作。同時，還要主動總結(jié)經(jīng)驗，分享心得，善于運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠從長遠與全局的角度出發(fā)，探索新的管理方法、工作流程、制度體系等，最終引導(dǎo)全體員工邁向創(chuàng)新的方向，提高辦公室管理工作成效[9]。第二，企業(yè)要想獲得長遠持續(xù)發(fā)展，就要提高團隊凝聚力，且打造一支主動學習、敢于創(chuàng)新的人員隊伍。作為辦公室工作人員，也要主動參與學習深造，學習更多的知識與技能，豐富自身的工作經(jīng)驗，才能提高管理工作成效。在今后的實際工作中，要通過制度體系的建立，引導(dǎo)、規(guī)范辦公室工作人員，主動參與到學習深造中，且采用多種方法與途徑，提高自身的綜合素質(zhì)。作為企業(yè)，還要根據(jù)辦公室工作的實際情況，為辦公室工作人員提供多元的培訓深造機會。且根據(jù)其性格、崗位、能力等，制定個性化的學習培訓計劃，營造濃郁的學習氛圍。最后，辦公室工作人員不僅要注重理論知識的學習，還要主動落實到實踐中，虛心請教他人，全方位鍛煉與提升自我。第三，實事求是是企業(yè)辦公室管理工作開展的主要依據(jù)。因此在打造優(yōu)秀團隊時，還需要引導(dǎo)辦公室工作人員，做到實事求是，從而提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。比如在工作謀劃時，需要從實際出發(fā)，提出更多的解決措施，且深入到一線調(diào)查中，總結(jié)豐富的經(jīng)驗，借鑒與學習他人的優(yōu)點。在工作部署時，需要結(jié)合實際需求，以節(jié)約成本、科學合理為原則，提高工作實效。在提供服務(wù)時，要反應(yīng)靈敏、行動迅速，能夠在最短的時間內(nèi)，為上級領(lǐng)導(dǎo)與基層員工，提供個性化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。第四，做到團結(jié)一致，朝著共同的目標與方向邁進，才能有效提升企業(yè)辦公室管理工作成效。作為企業(yè)辦公室工作人員，需要與內(nèi)部人員團結(jié)一致，相互協(xié)作與幫扶。接下來與上級領(lǐng)導(dǎo)、基層員工團結(jié)一致，能夠全心全意為領(lǐng)導(dǎo)與基層員工服務(wù)，營造和諧、團結(jié)的工作環(huán)境。

（四）加強文化引領(lǐng)

加強文化引領(lǐng)，也是提升企業(yè)辦公室管理工作成效的路徑之一。企業(yè)辦公室文化，是辦公室部門與工作人員，在長期工作中總結(jié)與提煉出來的，被大眾所認可與接受的價值、行為等。因此各企業(yè)在提升辦公室管理工作成效時，就可以加強文化方面的引領(lǐng)，實現(xiàn)工作的創(chuàng)新與改革[10]。第一，企業(yè)辦公室文化的形成，需要基于社會主義核心價值觀之上，以及企業(yè)文化之上，然后進行提煉與總結(jié)，要適應(yīng)于企業(yè)辦公室工作的實際情況。第二，企業(yè)辦公室文化在建立時，還需要緊跟時代發(fā)展，積極借鑒國內(nèi)外優(yōu)秀的經(jīng)驗與方法，主動創(chuàng)造先進的文化理念，從而營造積極、濃郁的文化氛圍，最終引領(lǐng)全體工作人員，主動參與到本職工作中。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)辦公室管理工作的開展，能夠提高企業(yè)的競爭實力，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值與財富。因此在今后的實際工作中，就需要通過強化責任意識、健全制度體系、打造優(yōu)秀團隊、加強文化引領(lǐng)四個角度，不斷提升企業(yè)辦公室管理工作成效，充分發(fā)揮辦公室管理工作的價值與優(yōu)勢。