高速公路建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)用

周誼一

（重慶高速巫云開建設(shè)有限公司，重慶 401147）

0 引言

對于大型高速公路項目按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案立卷整理，最后驗收歸檔，建設(shè)過程及后期檔案管理過程中紙質(zhì)文檔占用存儲地理空間大，在收集整理過程中易缺失，而且紙質(zhì)檔案隨著時間推移出現(xiàn)返潮，字跡老化現(xiàn)象，不利于長期保存和查閱，導(dǎo)致人力、物力、環(huán)保等資源浪費[1]?；诖?，對于建設(shè)規(guī)模大、建設(shè)周期長的高速公路項目，通過切實可行的建設(shè)項目電子文件形成、歸檔和電子檔案管理實施方案達(dá)到節(jié)能耗、節(jié)約成本、提高效率顯得尤為重要[2]。本文通過工程實例介紹高速公路建設(shè)項目創(chuàng)新電子文件歸檔與電子檔案管理相關(guān)要求，可為新建、改擴(kuò)建工程建設(shè)項目提高檔案管理水平提供參考。

1 工程電子檔案實施概述

1.1 工程概述

為貫徹落實新修訂檔案法和“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃有關(guān)要求，提升高速公路建設(shè)項目電子文檔歸檔和電子檔案管理水平，推動重慶高速公路建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)代化，進(jìn)一步發(fā)揮檔案在高速公路的建設(shè)、維護(hù)、運(yùn)營過程中信息支撐作用，重慶巫云開高速項目積極創(chuàng)新探索，在項目建設(shè)過程中推廣運(yùn)用。本項目屬于重慶市高速公路網(wǎng)規(guī)劃（2019—2035）“三環(huán)十八射多聯(lián)線”中的第三十三聯(lián)線。項目起于巫溪縣城，設(shè)巫溪樞紐與運(yùn)營的G6911 奉溪高速和在建的巫鎮(zhèn)高速、兩巫高速相接，經(jīng)巫溪縣鳳凰、菱角、塘坊、文峰、朝陽，云陽縣沙市、魚泉，設(shè)江口樞紐與在建的江龍高速相交，經(jīng)云陽縣雙龍、開州區(qū)金峰，止于開州區(qū)厚壩，設(shè)開州樞紐與G69 城開高速相接，路線全長118.6km。本項目全線設(shè)置橋梁86 座、隧道21 座，橋隧比達(dá)60%；設(shè)置互通式立交10 處、匝道收費站8 處、服務(wù)區(qū)3 處、養(yǎng)護(hù)工區(qū)2 處、管理中心1 處。全線設(shè)計速度80km/h，采用雙向四車道高速公路標(biāo)準(zhǔn)，路基寬度25.5m。項目概算投資222.5 億元，建設(shè)工期4年，項目建好后將極力助推渝東北鄉(xiāng)村振興大發(fā)展。

1.2 建立電子文件歸檔及電子檔案管理組織機(jī)構(gòu)及明確各方職責(zé)

（1）建立完善電子檔案組織管理機(jī)構(gòu)，由巫云開建設(shè)公司建立電子文件歸檔與電子檔案管理工作小組，組織成員單位由各設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位（含各工地試驗室）、各中心試驗室、信息化建設(shè)供應(yīng)商、各區(qū)縣指揮部組成。

（2）各參建單位應(yīng)分別建立符合要求的項目文件管理制度和項目文件編制機(jī)構(gòu)（人員）和責(zé)任體系。

（3）巫云開建設(shè)公司負(fù)責(zé)所承擔(dān)項目的施工、監(jiān)理、試驗檢測、征地拆遷等文件的收集、整理、編制歸檔并及時向相關(guān)接收單位辦理項目檔案的移交工作。

（4）監(jiān)理單位應(yīng)向巫云開建設(shè)公司提交符合相關(guān)要求的項目監(jiān)理文件，且應(yīng)對所負(fù)責(zé)監(jiān)理的項目施工文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性進(jìn)行審查，并對施工單位編制項目文件的全過程進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查、驗收等工作。

（5）施工單位負(fù)責(zé)向巫云開建設(shè)公司提交符合相關(guān)要求的本合同段施工范圍的項目施工文件[3]。

（6）各中心試驗室負(fù)責(zé)向巫云開建設(shè)公司提交符合相關(guān)要求的項目試驗檢測文件。

（7）各區(qū)縣指揮部負(fù)責(zé)各自所轄區(qū)域路段的項目征地拆遷文件，并于項目建成通車后向巫云開建設(shè)公司征遷部門移交匯總。

（8）各參建單位應(yīng)配備滿足工作需要、符合安全保管要求的設(shè)施設(shè)備，采取措施確保項目文件的安全。

1.3 電子文件及電子檔案標(biāo)準(zhǔn)梳理

為確保高速公路項目檔案管理質(zhì)量和竣工文件材料的完整性與準(zhǔn)確性，制定電子文件及電子竣工檔案編制及管理辦法。結(jié)合工作實際，建立電子檔案管理辦法實施細(xì)則，提前下達(dá)統(tǒng)一要求，嚴(yán)格要求交通建設(shè)項目參建相關(guān)單位的各個業(yè)務(wù)部門在電子文件收集整理和存放、利用等過程管控，規(guī)范各項日常操作，確保檔案形成的及時性、有效性、真實性、可靠性、完整性、規(guī)范性和可用性。建立科學(xué)的電子檔案項目文件構(gòu)成及組卷順序，作為電子檔案歸檔的參照和依據(jù)。規(guī)劃電子文件的收集任務(wù)以及相關(guān)責(zé)任單位，以便跟蹤與追溯。

（1）針對電子文件歸檔，照片、錄音、錄像等聲像類電子文件歸檔范圍參照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821—2002）執(zhí)行。

（2）科技類電子文件歸檔范圍按照《科學(xué)技術(shù)檔案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2008）、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》（DA/T28—2002）等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

（3）電子文件歸檔格式具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能。電子文件應(yīng)以通用格式形成、收集并歸檔，在歸檔前應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用格式。版式文件應(yīng)按照《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47—2009）執(zhí)行，可采用 PDF 或 PDF/A 格式。二維設(shè)計文件采用SVG、SWF 等格式；三維設(shè)計文件采用STEP 格式；照片類文件采用JPG 或TIPF 格式；音頻類采用 MP3、WAV 格式；視頻類采用 MPG、MP4、FLV、AVI 格式；專用軟件生成的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式歸檔。采用通用文件格式歸檔，可保障項目建設(shè)完工，檔案移交完成后檔案文件的可用性。

（4）系統(tǒng)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)整理完成后，內(nèi)置進(jìn)入檔案系統(tǒng)。在進(jìn)行檔案收集時，同步完成檔案元數(shù)據(jù)（含結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）的收集，同時，系統(tǒng)應(yīng)針對手動上傳的掃描類文件，提供元數(shù)據(jù)增補(bǔ)功能，以便對缺少的元數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充。在歸檔組卷（含預(yù)組卷）前系統(tǒng)依據(jù)整理的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)自動對檔案元數(shù)據(jù)的完整性進(jìn)行校驗，不符合要求的不允許進(jìn)行歸檔組卷，有效保障檔案的完整性。

1.4 電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)梳理

高速公路項目電子檔案元數(shù)據(jù)是電子檔案進(jìn)行利用的基礎(chǔ)。需要針對施工原始資料建立元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，并實施，尤其是合同段、單位、分部、分項工程劃分元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)；首件工程元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)檢資料、質(zhì)評資料元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、試驗檢測元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等是元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)重點關(guān)注的內(nèi)容。項目將對工程項目電子檔案元數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化梳理，后期可推廣使用。

1.5 推進(jìn)電子簽名及電子簽章應(yīng)用

（1）電子簽名及電子簽章時保障電子文件及電子檔案真實性和完整性的重要手段，《中華人民共和國電子簽名法》自2005年4月1 日起施行，又經(jīng)過兩次修正，目前已經(jīng)比較成熟。特別是近兩年，銀行、證券等金融行業(yè)對電子簽名的廣泛應(yīng)用，大大的推進(jìn)了電子簽名在各行業(yè)的應(yīng)用，電子簽名的公眾認(rèn)可度也越來越高。與此同時，新合同法也承認(rèn)了電子簽名（加密）的合法性和有效性。

（2）推進(jìn)基于CA 認(rèn)證的電子文件認(rèn)證體系，使用電子簽名替代手工簽名，使用電子簽章替代實體蓋章。經(jīng)過電子簽名或電子簽章的文件，使用通用讀取軟件打開時，可在文件中可視化顯示簽字結(jié)果，具備法律效力，同時也能查看出文件自簽名后是否已被修改，可有效保障電子文件與電子檔案成果真實、完整、可用；若需要紙質(zhì)資料，可直接通過系統(tǒng)打印功能輸出紙質(zhì)檔案。

1.6 建設(shè)完善的電子檔案管理系統(tǒng)

為了實現(xiàn)電子檔案管理，保證試點工作的可行性，兼容交通建設(shè)項目管理過程中成熟的應(yīng)用系統(tǒng)，擬建設(shè)一套“電子檔案管理系統(tǒng)”。由“電子檔案管理系統(tǒng)”牽頭將已有的“試驗室管理”“質(zhì)量動態(tài)管理”“計量管理”“安全管理”等子系統(tǒng)輸出的電子文件整合在一起，最終輸出一整套交竣工電子檔案[4]?！半娮訖n案管理系統(tǒng)”開發(fā)應(yīng)參照國家相關(guān)法律法規(guī)及管理辦法內(nèi)置成熟的編制辦法、文件格式、文件構(gòu)成及組卷順序制作，應(yīng)具有較強(qiáng)的適應(yīng)性，在支持手動上傳電子文件的同時，系統(tǒng)應(yīng)采用接口集成的方式支持接收各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)推送歸檔電子文件及關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)；在既不影響現(xiàn)在成熟的應(yīng)用系統(tǒng)使用的同時，又具有高擴(kuò)展性，以最低的成本實現(xiàn)電子竣工檔案編制及管理。

1.7 配備完善的硬件服務(wù)系統(tǒng)

采用客戶/服務(wù)器（C/S 或B/S）體系結(jié)構(gòu)的多用戶網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，與交通建設(shè)項目各參建單位網(wǎng)絡(luò)相連接，形成一個既相對封閉又緊密聯(lián)系的局域網(wǎng)運(yùn)行環(huán)境。該環(huán)境可分為四個組成部分：計算機(jī)設(shè)備、輸入設(shè)備、存儲設(shè)備、輸出設(shè)備。硬件服務(wù)器包括文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器（多臺）、簽名服務(wù)器、負(fù)載均衡服務(wù)器、災(zāi)備服務(wù)器等。

1.8 建立電子檔案長期保存保障機(jī)制

應(yīng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲設(shè)備。并在元數(shù)據(jù)中自動記錄電子檔案在線存儲路徑。應(yīng)實施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬盤磁盤，發(fā)現(xiàn)問題及時處置[5]。

構(gòu)建定期備份，包括定期對電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的配置數(shù)據(jù)和日志數(shù)據(jù)等進(jìn)行全量、增量或差異備份；電子檔案載體（尤其是磁性載體）很容易受環(huán)境因素的影響，即使在較好的保存環(huán)境中，電子檔案都可能會發(fā)生讀取錯誤或者信息丟失等情況，造成上述情況主要還是源于電子檔案載體在長期的儲存過程中老化或磁性的衰減。因此，對于電子檔案載體的保存，除了要創(chuàng)設(shè)一個良好的保存環(huán)境之外，更需要定期進(jìn)行檢查維護(hù)。對電子檔案的定期檢測應(yīng)至少一年進(jìn)行一次，可采取隨機(jī)抽樣或等距抽樣的方法，每次抽樣量不能少于10%。對于抽取的檢測樣品，先觀察載體是否出現(xiàn)物理變形或損傷，是否出現(xiàn)霉斑，是否潔凈，再進(jìn)行邏輯檢測，對于檢測出錯的載體，應(yīng)當(dāng)立即進(jìn)行有效更新或修正。

1.9 電子檔案的利用和統(tǒng)計

針對電子檔案的利用過程，嚴(yán)格遵循國家相關(guān)保密規(guī)定。根據(jù)工作崗位、職責(zé)設(shè)置響應(yīng)的電子檔案利用權(quán)限。在權(quán)限范圍內(nèi)允許進(jìn)行檢索、瀏覽、復(fù)制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數(shù)據(jù)。電子檔案及其元數(shù)據(jù)的離線存儲介質(zhì)不得外借，其使用應(yīng)在檔案部門的監(jiān)控范圍內(nèi)。對電子檔案采用在線方式提供利用時，應(yīng)遵循國家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，從技術(shù)和管理兩方面采取嚴(yán)格的管理措施。電子檔案的統(tǒng)計要求能按實際需要對各門類電子檔案情況進(jìn)行統(tǒng)計?？芍С职礄n案門類、年度、保管期限、密級、卷數(shù)、件數(shù)、大小、格式、時長、銷毀、移交等要素，對密藏電子檔案數(shù)量等情況進(jìn)行統(tǒng)計。可按年度、檔案門類、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、利用人次、利用目的、復(fù)制、下載等要素對電子檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計[6]。

2 強(qiáng)化實施過程中制度、人力、經(jīng)費、合同等保障措施

將電子文件及電子檔案管理工作作為相關(guān)參建單位月度、年度考核目標(biāo)之一。特殊情況下可將三同步完成情況納入計量支付條件。制定嚴(yán)格的竣工檔案編制管理辦法，對竣工檔案歸檔的及時性和完整性做出目標(biāo)性要求。并要輔以明確的獎懲措施，制度化保障是成功的基礎(chǔ)。系統(tǒng)推廣成功，需要充足的人員保障，包含質(zhì)量資料規(guī)范完善出具，竣工檔案的及時歸檔等。充足的人員保障是電子文件及電子竣工檔案的編制及歸檔質(zhì)量的基礎(chǔ)。應(yīng)由編制竣工檔案的各施工單位提供專項經(jīng)費，保障竣工檔案編制及相關(guān)咨詢等所需經(jīng)費的投入。各檔案編制責(zé)任單位應(yīng)和各相關(guān)單位（例如竣工檔案咨詢單位、服務(wù)單位、資料出具單位）簽訂對應(yīng)合同，保障竣工檔案的順利組卷和移交。

3 結(jié)語

通過管理及創(chuàng)新科技手段，實現(xiàn)高速公路建設(shè)項目電子文件形成、流轉(zhuǎn)、辦理等環(huán)節(jié)全過程無紙化而數(shù)字化檔案建設(shè)，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。在大型高速公路建設(shè)項目中電子檔案建設(shè)還處于創(chuàng)新探索試行階段，電子檔案推廣與運(yùn)用也需結(jié)合實際情況，推行過程中需進(jìn)一步與項目業(yè)務(wù)工作相結(jié)合，同時還應(yīng)增加檔案歸檔前對歸檔電子文件的四性檢查功能，提高電子檔案的可靠度。