500 kV輸變電工程合規(guī)性管理研究

蘇 成，葉陳丹（國網(wǎng)浙江省電力有限公司建設(shè)分公司， 浙江 杭州 310008）

0 引 言

國網(wǎng)浙江省電力有限公司建設(shè)分公司（以下簡稱“公司”）作為建設(shè)管理單位，全面負責承接500 kV及以上輸變電工程現(xiàn)場進度、安全、質(zhì)量、造價、技術(shù)、合同、信息與檔案管理等工作。500 kV輸變電工程的工程強度大、工程量大、工作面多、工期緊張、參建單位多，對建設(shè)管理單位的項目管理水平提出了極高的要求，迫切需要建設(shè)管理企業(yè)摸索出一種合規(guī)性的管理模式，通過信息化手段，將多維度信息資源統(tǒng)一采集、統(tǒng)一處理、統(tǒng)一標注、統(tǒng)一存儲，為工程合規(guī)性管理完善、推廣應(yīng)用提供數(shù)據(jù)支撐，從原本的事后審核轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑靶ｒ灪弦?guī)性，從而實現(xiàn)提升工程合規(guī)性管理的綜合管控能力和智能分析服務(wù)能力，全面實現(xiàn)工程項目管理智能化和精細化水平的目標。

1 500 kV輸變電工程合規(guī)性管理現(xiàn)狀

目前的工程項目在工程合規(guī)性檢查中被查出存在預(yù)算執(zhí)行意識薄弱、項目費用標準不清晰、協(xié)調(diào)次數(shù)偏多和報銷嚴重滯后等諸多問題，因此，存在內(nèi)部外審計檢查風險，不能準確及時反映工程成本，影響企業(yè)工程投資評價和后續(xù)資產(chǎn)管理。因此，有效提升工程合規(guī)性管理水平成為當務(wù)之急。

2 500 kV輸變電工程合規(guī)性問題研究

為了提升工程合規(guī)性管理水平，筆者結(jié)合實際工程管理經(jīng)驗，以問題為導(dǎo)向，著重從工程計劃性管理、審批管理、統(tǒng)計分析管理等方面分析相關(guān)要因的末端因素，逐一進行研究。

2.1 工程預(yù)算管理計劃性不強

工程應(yīng)實行年度計劃管理，由綜合管理部負責整體預(yù)算編制工作。年度計劃經(jīng)公司審定后，于次年年初下發(fā)執(zhí)行。計劃可根據(jù)工作實際每月調(diào)整一次，由綜合管理部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)確定。目前，建設(shè)管理單位往往存在“重現(xiàn)場、輕管理”的主流理念，工程預(yù)算計劃相對隨意。公司目前存在“想到就列支、有問題就協(xié)調(diào)”的現(xiàn)象，計劃意識薄弱，無形中增加了預(yù)算編制和執(zhí)行的難度，易出現(xiàn)無預(yù)算列支及費用超概算的情況。例如，投資相近的項目，工程預(yù)算執(zhí)行情況卻截然不同，這是由于不同項目經(jīng)理的“家長式管理”而導(dǎo)致的工程預(yù)算管理合規(guī)性參差不齊的情況。

2.2 工程費用審批流程不規(guī)范

工程事項應(yīng)嚴格執(zhí)行審批程序，原則上工程主辦部門應(yīng)提前三個工作日完成相關(guān)審批程序。目前，公司工程費用審批存在以下問題：一是費用類別選擇錯誤，費用類別是費用審批的首要審核因素，應(yīng)根據(jù)實際列支人數(shù)及相關(guān)人員級別選擇，費用類別的正確與否影響人均綜合定額標準等其他標準限額；二是費用時間重疊、期間不合理，部分項目事前未履行審批程序，存在事后補批的情況，導(dǎo)致費用時間存在重疊不合理等現(xiàn)象發(fā)生，單次費用審批合規(guī)，工程費用整體梳理審查時就出現(xiàn)明顯的邏輯錯誤；三是費用地點超標準，費用地點是歷來工程檢查的重中之重，工程費用列支地點應(yīng)與工程所在地相符，嚴禁無理由在外地列支費用的情況；四是人均綜合定額超標準，工程費用開支實行綜合定額控制，各項費用之間可以調(diào)劑使用，范圍包括住宿費、伙食費、交通費、文件印刷費、醫(yī)藥費等，部分工程存在人均綜合定額超標準的情況，原因是項目部在填制費用審批表時未核實人數(shù)，導(dǎo)致費用申請超限額預(yù)算。

2.3 工程費用附件不嚴謹

工程費用報銷嚴格執(zhí)行公司費用報銷管理規(guī)定，在綜合定額標準以內(nèi)結(jié)算報銷，不得超標使用，應(yīng)提供費用報批表、通知、人員簽到表、發(fā)票及費用明細等材料。堅持“一費用一結(jié)算，一事項一報銷”原則，及時結(jié)算報銷，嚴禁項目投產(chǎn)時突擊發(fā)生工程費用。

公司工程費用經(jīng)辦人員對于附件原始票據(jù)的取得和管理意識薄弱，導(dǎo)致了一系列問題。一是人員簽到筆跡造假、簽到單重復(fù)使用，工程費用列支人員較多，經(jīng)辦人員由于要管理現(xiàn)場，經(jīng)常忘記回收人員簽到單，或因人均標準限額而選擇筆跡造假；二是費用造假，存在“無現(xiàn)場、假費用”現(xiàn)象，經(jīng)辦人員因費用實際支出超標，偽造費用報銷超標款項；三是費用存在重復(fù)報銷的嫌疑，由于部分供應(yīng)商出具的是電子發(fā)票，業(yè)務(wù)人員未對費用的唯一性負責，附件的形式性合理合規(guī)，缺乏附件重復(fù)性審核機制，存在系統(tǒng)漏洞。

2.4 工程費用統(tǒng)計分析有缺陷

筆者查閱《國家電網(wǎng)有限公司輸變電工程依法合規(guī)建設(shè)深度管理工作手冊》和《關(guān)于進一步規(guī)范公司工程類費用管理的通知》等文件，發(fā)現(xiàn)近年來公司工程費用的統(tǒng)計分析趨于細節(jié)化，比如費用類別、費用時間、地點、人均綜合定額標準、伙食費標準等明細統(tǒng)計項，以應(yīng)對公司內(nèi)部管理和外部審計檢查。公司目前除網(wǎng)上報銷系統(tǒng)外，并無集成工程費用審批、統(tǒng)計分析的專業(yè)系統(tǒng)，仍采用傳統(tǒng)手段統(tǒng)計，費時費力，準確性欠佳。

3 500 kV輸變電工程合規(guī)性管理的提升措施

對于上述導(dǎo)致輸變電工程合規(guī)性管理水平低下的4點要因末端因素，筆者進行了多次論證研究后，初步認為可以從以下四個方面入手進行提升。

3.1 建立項目標準成本庫，加強項目計劃性管理

工程部門應(yīng)全面梳理工程全流程，出臺關(guān)于工程標準化費用清單的相關(guān)制度或規(guī)定，建立標準成本庫，從源頭上保證費用的必要性和準確性。定期組織現(xiàn)場工程相關(guān)人員集中培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以各種媒介宣貫為輔助手段，增強項目預(yù)算計劃管理，杜絕重復(fù)費用和低效費用，有效控制工程結(jié)余率，助力合規(guī)性投資。

工程各項目部應(yīng)加強預(yù)算計劃管理，根據(jù)標準成本庫，結(jié)合工程實際情況，提出項目分年度的預(yù)算計劃，由項目管理部審核，以部門文件形式發(fā)布執(zhí)行。必要時提請綜合管理部、計劃財務(wù)部審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批。計劃外工程預(yù)算必須履行事先審批，未經(jīng)審批不得辦理。對上級交辦的事項費用，若未納入計劃，應(yīng)由工程費用承辦部門提出申請，經(jīng)綜合管理部審核，送分管領(lǐng)導(dǎo)、分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)會簽后，報主要領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.2 采用信息化手段，加強工程費用審批校驗

查閱相關(guān)資料文獻以及相關(guān)前期研究資料，開展信息化小組討論及研討會。根據(jù)工程費用特點和相關(guān)要求，研究將數(shù)據(jù)分析儲存、信息校驗技術(shù)、工程管理理論、公司規(guī)章制度應(yīng)用到工程費用列支線上信息化的切入點及可行性。

立足于工程管理實際，梳理工程費用審批關(guān)鍵信息和人員節(jié)點，通過信息化手段，自動校驗費用標準、費用日期等關(guān)鍵信息，并平移原線下審批流程至線上門戶待辦，實現(xiàn)費用自動校驗和人工審批雙保險，進一步確保工程費用的真實性、合理性、合規(guī)性。

應(yīng)用試點工程費用線上審批，編制培訓(xùn)計劃實施全員培訓(xùn)，積極推廣使用至公司所轄所有輸變電工程管理項目，整體提高工程費用管控的信息化、自動化水平，助力項目合規(guī)性管理。

依托ERP系統(tǒng)和網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，建立工程費用事前線上審批、事中精準控制、事后及時入賬的工程費用全鏈條合規(guī)性管理流程，為工程費用合規(guī)性管理完善、推廣應(yīng)用提供信息化技術(shù)支撐，從原來事后審核轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑靶ｒ灪弦?guī)性，從而實現(xiàn)提升工程合規(guī)性管理的綜合管控能力和智能分析服務(wù)能力，提高項目費用管理智能化和精細化水平的目標。同時，落實公司制度的剛性要求，增強工程費用審批的合規(guī)性，避免審計檢查風險。

3.3 研發(fā)二維碼技術(shù)，加強附件唯一性

結(jié)合線上工程費用審批系統(tǒng)，采用二維碼等識別技術(shù)，源頭上確保工程費用產(chǎn)生附件的唯一性。如工程費用申請通過后，系統(tǒng)帶二維碼唯一標識生成費用申請單；實際列支費用人員掃描二維碼，在服務(wù)器云端簽到，簽到信息包含GPS、時間等要素，服務(wù)器自動匯總參與人員信息并生成云簽到單；經(jīng)辦人員掃描二維碼后，拍攝費用現(xiàn)場照片（包含GPS、時間、人員數(shù)量等要素）并上傳至服務(wù)器。系統(tǒng)自動校驗費用現(xiàn)場照片與費用申請、簽到信息等，判斷照片真?zhèn)?；工程費用報銷時，從系統(tǒng)打印云簽到單，作為后續(xù)費用報銷的附件。

3.4 研發(fā)統(tǒng)計分析報表，助力工程合規(guī)性管理要求

依托ERP系統(tǒng)和線上工程費用審批系統(tǒng)，開發(fā)數(shù)據(jù)傳到功能。根據(jù)系統(tǒng)儲存的工程費用申請表、報銷記錄等信息，按照內(nèi)外部檢查需求，個性化選擇統(tǒng)計所需信息，重新排列組合即時導(dǎo)出工程費用統(tǒng)計表格，減少人工統(tǒng)計，為工程合規(guī)性管理分析提供有力支撐。

工程各類費用列支前，應(yīng)充分考慮內(nèi)部資源，積極主動節(jié)省支出，有效防控審計風險、廉政風險。充分利用公司信息化建設(shè)成果，多采取電視電話、網(wǎng)絡(luò)視頻等形式，提高協(xié)調(diào)效率，減少不必要的計劃外費用。

同時，以分析報表的形式定期通報項目工程費用情況，適當進行考核，提高項目部對工程合規(guī)性管理水平，為公司建設(shè)管理奠定良好的基礎(chǔ)。

4 結(jié) 語

綜上所述，工程合規(guī)性管理是項目全過程管理中的重要的衡量標準，也是工程管理的主要價值體現(xiàn)。采用信息技術(shù)手段將工程合規(guī)性管理中產(chǎn)生的痛點問題和合規(guī)性要求分解到軟件的支持、提醒、校驗、統(tǒng)計功能中，建立以工程費用審批為核心控制點的項目合規(guī)性管理機制，現(xiàn)場業(yè)務(wù)人員可在費用需求提報審批處理過程中得到實時引導(dǎo)幫助，使工程合規(guī)性管理在項目管理中得到全面的貫徹落實。

基于數(shù)據(jù)分析儲存、信息校驗技術(shù)、工程管理理論、公司規(guī)章制度的綜合分析方法，建立工程費用事前線上審批、事中精準控制、事后及時入賬的全鏈條合規(guī)性管理流程，并全面應(yīng)用到500 kV輸變電工程的合規(guī)性建設(shè)管理中。提高工程管理的合規(guī)性，有利于工程的質(zhì)量、安全、投資、進度的管控水平，提高工程質(zhì)量，有顯著的社會效益，減少公司審計風險。