日本商務(wù)交往中的名片禮儀

摘要：名片是一種身份象征和社交工具，是正常社交中不可缺少的潤滑劑。在日本商務(wù)場合，初次見面寒暄一定要交換名片，對于對方的第一印象來自他的名片，名片交換決不能隨隨便便應(yīng)付。它是商務(wù)中的“問候”之一，是交流的第一步。日本人認(rèn)為能否正確交換名片是社會人應(yīng)具備的基本行為，因?yàn)槿毡旧鐣燃壷贫壬瓏?yán)，名片不僅是一種身份象征，也是雙方合作的開始，在商務(wù)場合起到縮短與對方距離的作用，使商務(wù)交往更加順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：商務(wù)場合；名片；禮儀

中圖分類號：F74文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.22.024

日本商務(wù)禮儀中最重要的禮儀之一是名片禮儀。去拜訪客戶向初次見面的人做自我介紹的時(shí)候，一定要互相交換名片。這是在商談時(shí)留給對方印象好壞的重要的評判標(biāo)準(zhǔn)之一。初次見面遞名片的時(shí)候，若名片禮儀不到位，第一印象不佳，之后是很難改變的，有可能談判會不順利，抑或失去商業(yè)機(jī)會。如果名片禮儀規(guī)范，第一印象良好，即使這次談判不成功，由于名片禮儀到位，之后有可能會獲得其他的機(jī)會。因此，名片禮儀在商務(wù)場合中發(fā)揮著重大作用。

1名片禮儀基本常識

對于日本人而言名片禮儀是跟鞠躬、饋贈禮儀同樣重要的。日本人的初次見面禮是從鞠躬開始，寒暄，接著交換名片。名片是相互確認(rèn)地位的手段。交換時(shí)恭敬地舉著名片，雙手遞上，加上“請多關(guān)照”的客套話。迎接、引見、進(jìn)入工作均需與不同崗位的對象交換名片，因此帶上足夠的名片也是待人禮數(shù)之一，還有即使主賓雙方已經(jīng)就座，交換名片也要離席走到對方的跟前，決不能隔著桌子發(fā)名片。交換獲得的數(shù)張名片可以擺在桌面上，順序可按對面賓客的就座順序擺放，這樣容易將名片與實(shí)際對象關(guān)聯(lián)，不至于記錯(cuò)冒犯對方，也代表著尊重對方。在日本這個(gè)重視禮節(jié)與程式的國家里，能否得體地交換名片也成為衡量個(gè)人素質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)之一。因?yàn)閭€(gè)人代表公司或企業(yè)形象，如果不按商務(wù)禮儀規(guī)范操作的話，個(gè)人的“無知”會讓上司和公司蒙羞。最好避免因此給公司和上司帶來麻煩，嚴(yán)重的話甚至造成損失。日本人認(rèn)為，在學(xué)生時(shí)代，“無知”可能是大人的責(zé)任，老師和父母會代替孩子道歉。但是，成為社會人后還“無知”的話就是自己的責(zé)任。

2名片交換意義

2.1于己

2.1.1宣傳自我的絕好機(jī)會

名片不僅僅是用于打招呼的工具，也兼有小廣告的作用。一般來說，PR是指花錢讓顧客了解自己的活動，有可能花費(fèi)大筆錢財(cái)又不見效。名片作為合適的“宣傳手段”，可以說是成功率很高的PR，日本人似乎僅憑一張名片便能了解一個(gè)人的全部。不過，名片上如果只有一些基礎(chǔ)信息，還是很難獲得理想的效果，很難給對方留下深刻印象，或獲取其他商業(yè)機(jī)會。因此，要把名片當(dāng)作重要的宣傳工具，一定要準(zhǔn)備好有獨(dú)創(chuàng)性、容易讓人理解、印象深刻的名片。

2.1.2鼓舞士氣、提高自信

名片也有鼓舞士氣、增強(qiáng)自信心的作用。名片上記載了個(gè)人所屬集團(tuán)、崗位職位等，對外交換意味公開了其所處的社會地位信息。日本人比較重視名片上記載的職位，名片在具備身份象征功能的同時(shí)也暗示了責(zé)任歸屬。日本人認(rèn)為在相應(yīng)的崗位，就必須肩負(fù)相應(yīng)責(zé)任，即實(shí)際擔(dān)任職務(wù)的人會承擔(dān)應(yīng)有的責(zé)任，這種崗位責(zé)任感可以讓員工意識到自己是該公司和組織的一員，產(chǎn)生工作動力，有集體榮譽(yù)感。

2.2對人

2.2.1寒暄、談話的依據(jù)

名片交換作為初次見面問候環(huán)節(jié)是不可欠缺的。商務(wù)場合是形式化的，通過交換、結(jié)束問候，然后進(jìn)行下一個(gè)話題。但名片若只有交換功能的話，和口頭自我介紹或握手沒什么區(qū)別。其實(shí)，名片上的信息還能成為和對方談話的契機(jī)，因?yàn)槊铣诵彰猓€登載了各種各樣的信息，比如公司名稱，標(biāo)識、職務(wù)、地址、通訊方式等，可以利用對方名片中的優(yōu)勢信息找到話題來展開，尋找談話的共同點(diǎn)。比如，公司標(biāo)識的設(shè)計(jì)、公司周邊環(huán)境、工作內(nèi)容等來增進(jìn)彼此的好感，給對方留下好印象。

2.2.2明確所屬部門和立場

交換名片也可明確對方所屬部門和立場。假使雙方基本對對方基本信息有一定了解，經(jīng)過預(yù)約后開始見面交流時(shí)，名片上記載著所屬部門和職務(wù)、單位地址等，可以消除對方或多或少的疑惑。另外，可以根據(jù)名片上的已知信息大致猜測對方的立場，在某些敏感話題上就會毫不猶豫地認(rèn)為“可以和此人對話”，使交談順利，反之亦然。通過名片讓對方知道自己的立場，也是日本人愿意換位思考如何能讓對方心情愉快地與己交談的一種手段。

對于沒有事先預(yù)約，突然到訪的客人，如果名片內(nèi)容清晰易懂的話，就可以很好的預(yù)判對方的信息。

2.2.3建立人脈

交換名片時(shí)，也可以交換彼此的聯(lián)系方式。也就是說，它還起著建立人脈的作用。即使工作關(guān)系告一段落，人際關(guān)系也不會結(jié)束。對方在重建新的業(yè)務(wù)時(shí)，人脈是非常重要的。如果對方還留存你的名片的話，有可能會再次聯(lián)系你。因?yàn)槿毡救苏J(rèn)為名片比起電話通訊錄里的信息更可靠、更真實(shí)。為了擁有更多的機(jī)會，就是要給很多人分發(fā)自己的名片，或是收集很多人的名片，名片越多人脈就越廣。

3名片交換時(shí)的禮儀

中國人以謙遜為美德，一般不習(xí)慣主動向別人介紹自己的頭銜職位。因?yàn)槊嫌∮凶约旱男彰?、單位、職?wù)、職稱、通信地址、電話號碼乃至公司的業(yè)務(wù)內(nèi)容等，當(dāng)初次被介紹給予有商務(wù)往來的合作伙伴見面時(shí)，遞上一張名片，等于把自己的詳細(xì)情況介紹給了對方，避免不便啟齒的尷尬，同時(shí)，名片上印制的通信地址，聯(lián)系電話等內(nèi)容，還能夠起到加深初交印象的作用，也有益于日后的繼續(xù)交往和聯(lián)系。

日本人在遞上名片時(shí)，一定會介紹自己的單位、部門與姓名，及附上一句“請多關(guān)照”，接到名片后一定要認(rèn)真閱讀，在接受對方遞來的名片時(shí)，日本人會根據(jù)對方的身份差別表現(xiàn)局促不安甚至緊張，如果對方稍作吃驚，略微點(diǎn)頭，也暗示了對你的認(rèn)可。若對名片內(nèi)容有不明之處的也可及時(shí)請教，日本人的姓氏太多太亂，讀音很容易混淆，全靠名片來辨別，對于生僻字一定要請教對方，避免之后可能讀錯(cuò)而尷尬。

3.1足夠的名片

商務(wù)會談外出前要設(shè)想當(dāng)天的情況，一定要確認(rèn)名片夾里的張數(shù)，如果預(yù)測人數(shù)多的話，就需要準(zhǔn)備充足的張數(shù)。如果因?yàn)椤懊€沒做好”或者“已經(jīng)用完了”，要誠實(shí)地告訴對方?jīng)]有名片，并加上“對不起”這樣的道歉，如果保持沉默是不禮貌的。也許有人覺得名片用完了沒有辦法才保持沉默，但很有可能會給對方留下不太好的第一印象。第一印象被認(rèn)為是很重要的，因?yàn)樯婕靶庞茫栽跊]有名片的情況下，誠實(shí)地告訴對方是必需的。但切記要表達(dá)下次一定要補(bǔ)給對方的意愿。這樣，即使是因?yàn)閭€(gè)人疏忽，忘帶了名片，雖然行為是失禮的，但道歉聽起來很真誠可靠。由于未能遞換名片是十分失禮的行為，光道歉還不夠，一定要口頭告知自己的公司名稱、所屬部門、姓名，進(jìn)行自我介紹。而且，如果有下次見面的機(jī)會的話，一定要帶上足量的名片。即使沒有下次見面的計(jì)劃，也要盡快郵寄名片給對方。郵寄的話可能會有人覺得有點(diǎn)夸張，但是如果你不給對方可以信任的聯(lián)系方式，對方完全沒有你的信息，也許你會失去很多的商務(wù)機(jī)會。寄出后，還要盡早安排和客人見面的機(jī)會，親手重新交給客人名片。第二次一定不要忘記給對方名片時(shí)，要加上一句“前幾天真是太失禮了。今后也請多多關(guān)照?！比毡救说拿Y儀看似繁瑣，但給予對方充分的敬意與尊重，絕不忽略細(xì)節(jié)，抓住“客戶就是上帝”的理念，不要小看名片禮儀，其實(shí)蘊(yùn)含許多學(xué)問。

3.2與不同級別的人交換名片

日本人的分級制度很嚴(yán)格，一切按部就班，不得有越雷池之舉。否則就會受到鄙視與排擠。等級地位的重要性是日本人之間經(jīng)?；ハ嘟粨Q“名片”的原因之一。中根千枝曾論述這個(gè)行為有著嚴(yán)峻的社會內(nèi)容。其重要作用是表明名片主人的頭銜，職位和所屬機(jī)構(gòu)，接受名片后要仔細(xì)閱讀它，并按照名片內(nèi)容來預(yù)備自己的言談舉止。

在與長輩或職位高的尊者交換名片時(shí)，如果尊者先拿出名片的話，一定要說“對不起”，不能比尊者先接收，需要馬上拿出自己的名片，雙手遞上，而且一定要將名片置于相對較低的位置送出代表謙虛，不能高于尊者名片位置。要等尊者接受后，才能雙手接收對方的名片。

同輩人若同時(shí)拿出名片交換時(shí)，可以用右手遞交，輕輕拿住名片的邊緣，用左手接受，高度在對方胸部以下的位置為宜。不能突出到眼前。即使是用一只手也要禮貌地接受，不必過于謙讓，否則會浪費(fèi)時(shí)間，破壞氣氛。

還有要和多位成員進(jìn)行交換的話，一般是從尊到卑的順序依次遞送，先遞給地位高、職位高、年齡大的人。忌跳躍式分發(fā)名片。無法確定順序的情況下，可以按順時(shí)針方向，忌逆時(shí)針遞送，因?yàn)槟鏁r(shí)針是祭奠亡靈時(shí)的走向。注意對方的名片上一定有l(wèi)ogo和公司名。自己的手指絕對不能壓在上面。沒有人會因?yàn)榭吹阶约旱恼信票皇种复恋蕉那槭鏁?。也不能?dāng)場在收到的名片上標(biāo)注，在本人面前這樣做是很失禮的。這就像在對方臉上寫字，會給人不舒服的感覺，名片即臉面。若要標(biāo)注也是事后處理，面對面的場合絕對不能隨意涂寫。也不要從口袋里拿出名片或從錢包里拿出名片，讓人覺得太隨意。

3.3交換儀態(tài)

榻榻米房間（和式房間）的話，如果是對方一直盤坐的話，也宜相應(yīng)跪坐交換。如果對方站著的話，也站著交換才合乎禮儀。不管是站著還是坐著，都要弄清上座和下座的位置。背對著壁龕的座位是最靠前的上座。離壁龕最遠(yuǎn)，或者靠近入口的座位就是下座。根據(jù)這個(gè)位次禮儀判斷尊者來進(jìn)行名片先后順序交換是很重要的。

在中國，隔著桌子和對方談話的時(shí)候，不知不覺就會當(dāng)場隔著桌子交換名片，偶爾會有人直接在桌面上把名片交給對方，但在日本隔著桌子拿出名片是很失禮的事情。一定要離開座位，縮短和對方的距離，站立在對方面前雙手遞送，輔以鞠躬禮，彎腰的角度根據(jù)對方的身份地位而定，身份地位越高的人彎腰角度越大，這和我們中國有所區(qū)別。

3.4名片遞送忌諱

作為社會人，每天和各種各樣的人交換名片的話，可能會不小心給同一個(gè)人兩次名片。但是，第二次見面，若再遞送同樣名片是非常失禮的行為，這是嚴(yán)重違反禮儀的。

原本名片就是作為對初次見面的人進(jìn)行自我介紹的工具。如果你給對方兩次同樣的名片，對方會覺得是不是忘記了自己，會非常不愉快。

不過如果因?yàn)樽约旱穆殑?wù)替換了，或其他內(nèi)容發(fā)生了變更等，那么，是有必要向?qū)Ψ絺鬟_(dá)已變更消息而且遞交新的名片。作為社會人，這是必要的禮儀。

接到名片時(shí)如果一邊把玩一邊說話這也是非常失禮的，會被認(rèn)為是不尊重他人，不可被信賴的人。

4交換名片后的謝禮

交換名片時(shí)遵守禮儀是很重要的。那么，是不是交換名片后就代表結(jié)束了？答案是否定的，交換名片后必須要對對方表示感謝，一定要有“謝禮”，通過道謝，也能給對方留下更好地印象。

感謝的方法有電話致謝和感謝信等方法，一般情況下是發(fā)感謝郵件。因?yàn)榉奖銓Ψ皆诠珓?wù)時(shí)間瀏覽，這比起國內(nèi)流行的微信或QQ道謝更為正式，也比短信更符合商務(wù)規(guī)范。感謝的郵件最好在適當(dāng)時(shí)機(jī)發(fā)送。因?yàn)閼?yīng)對越快越容易給對方留下好印象，所以最好在交換名片后，第二天之前給對方發(fā)一封感謝郵件。會給人留下深刻的印象。

比如少數(shù)人之間的名片交換也許易于記憶，但在多人交換名片的場合，與各行各業(yè)的人互換名片，也許經(jīng)常會想不起來“那個(gè)人是誰”？對方也可能會有相同的困惑。在這時(shí)若收到感謝郵件的話，不僅能讓對方想起你是誰，還能給對方留下“誠實(shí)人”的印象。這對于加深對方識別你的是很有效果的。因?yàn)樯虅?wù)活動不僅僅止步于一次會面，人脈也不是一次就能建立起來的，所以有必要采取一些行為來為下一次的會見交流、今后構(gòu)筑人脈鋪路，那么交換名片后的感謝，可以說是十分有效的行動。

5結(jié)語

名片作為一種象征在彼此之間流通，它是集團(tuán)的縮影。日本人廣發(fā)名片，在名片使用上“樂善好施”，這反映了他們對自我不確定以及在意對方對自己的看法。日本人有明確的“內(nèi)外有別”意識，他們對自己集團(tuán)內(nèi)的人親近友好，非自己人集團(tuán)的疏遠(yuǎn)冷淡。這種獨(dú)特的意識提醒日本人通過名片上的信息確定他人的群體歸屬與個(gè)人地位，以及確認(rèn)自己是否能盡快融入該群體？這種歸屬與地位規(guī)定了對話者正確的舉止與語言標(biāo)準(zhǔn)。日本人看名片關(guān)注的是對方的頭銜、職位來確定該如何確定稱呼，使用敬語，鞠躬的度數(shù)等。這種精益求精甚至苛刻的名片禮儀也是他們所謂的敬業(yè)精神吧？一邊說著“請多關(guān)照”，頻發(fā)名片，表面到位，一邊心思深沉。表面儀式的禮貌及恭敬是必要的，但人與人的交往更在于是否真心與誠意吧。

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作者簡介：林畢紅（1973-），女，漢族，福建莆田人，碩士，福建船政交通職業(yè)學(xué)院通用航空產(chǎn)業(yè)學(xué)院講師，研究方向：中日比較文化與應(yīng)用日語教學(xué)。