提升高校檔案管理工作質(zhì)量的三個路徑

文/楊 嬋

高校檔案是高校發(fā)展歷程的真實寫照，是高校校園文化和校園精神建立的重要源泉。在數(shù)字化時代，檔案資源的利用價值更加凸顯，為了更好地發(fā)揮檔案對于高校教師、學生以及行政管理等方面的促進作用，有必要探索檔案管理新路徑、新方式。結(jié)合信息時代背景及高校檔案管理工作實踐，筆者總結(jié)凝練出提升高校檔案管理工作質(zhì)量的三個路徑，并分享了自己對于高校檔案管理工作的價值認識。

運用現(xiàn)代信息技術，使高校檔案管理更高效

提升高校檔案管理工作效率，能夠讓檔案信息更好地發(fā)揮出助力高效發(fā)展、提升大學生教育質(zhì)量的作用。如何提升高校檔案管理工作效率，可以從加大檔案收集力度、利用信息技術等方面入手。

加大對高校檔案信息的收集力度。隨著當前高校教學改革的不斷推進，形成的高校檔案越來越多，如果僅依靠檔案管理部門采取原始手段，在高校檔案信息資源收集過程中難免會出現(xiàn)滯后性，甚至造成部分檔案信息資源的收集不全，影響高校檔案管理質(zhì)量。隨著檔案信息技術的不斷發(fā)展，高校檔案信息收集的渠道變得更為多元化，客觀上講，要想提升高校檔案管理效率，實現(xiàn)高校檔案信息資源的高效利用，就需要主動地引進現(xiàn)代信息技術，借助現(xiàn)代信息技術實現(xiàn)高校檔案信息資源的快速收集、高效收集、全面收集、科學收集。因此，從時代發(fā)展需求出發(fā)，從高校檔案管理實際出發(fā)，有必要將高校檔案高效收集作為當前檔案管理工作的重點，通過主動引進信息技術、搭建高校檔案信息收集平臺等手段，實現(xiàn)高校檔案管理部門與教學部門和業(yè)務部門的信息有效對接，切實保障高校檔案信息收集的全面性，為后續(xù)的高校檔案信息資源共享創(chuàng)造有利條件，積極推進高校檔案收集規(guī)范化、科學化進程。

實現(xiàn)信息技術與高校管理工作的深度融合。現(xiàn)代信息技術對高校檔案管理工作的影響是全方位、多方面的，高校在檔案管理過程中一定要主動地與信息技術融合，擁抱大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術，建立高校檔案信息化管理平臺和大數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對高校各類檔案信息資源的全面收集、系統(tǒng)整合，通過大數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)高校檔案的高效輸出。在推進高校檔案信息化建設過程中，一定要按照標準化、制度化、規(guī)范化的標準加以推進。要主動對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將轉(zhuǎn)型后的數(shù)字檔案存儲到高校檔案大數(shù)據(jù)庫之中，切實保障高校檔案的完整性。同時要重視檔案標準化建設，結(jié)合多媒體技術，建立高校檔案收集、整理、開發(fā)、利用、共享等各項標準，實現(xiàn)高校信息化管理平臺與高校其他平臺的有效對接，解決高校檔案信息傳輸過程中的兼容問題和傳輸問題，與時俱進地對各類管理系統(tǒng)進行更新，更好地滿足高校檔案管理效率化要求，更好地發(fā)揮高校檔案信息資源的價值和作用。

完善制度拓展渠道，使高校檔案管理更規(guī)范

隨著高校檔案資源的越來越多元化，傳統(tǒng)高校檔案管理模式已經(jīng)很難適應新時期高校檔案管理的實際需要，需要高校檔案管理者投入更多精力和時間，通過更加精細化地分門別類整理、合理開發(fā)利用檔案資源等方式，進一步提升高校檔案規(guī)范化管理的質(zhì)量。

細化檔案分類與管理。高校在檔案管理過程中要結(jié)合國家相關制度要求以及高校檔案管理的實際，對高校檔案進行分類，進一步細化檔案管理要素。要將每一份檔案的形成時間、形成單位、收集對象、歸檔形式、責任部門等基本要素填寫完整。同時，高校檔案管理部門還要與其他業(yè)務部門和黨群部門建立長期共建機制，明確檔案收集范圍、收集時間、收集標準等基本要素。圍繞各類檔案的管理特點，對高校檔案的重點難點工作加以明確，進一步延長高校檔案生命周期。要加大對高校檔案的管理檢查力度，定期對重點檔案進行巡查、抽查，切實保障高校檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，及時排查高校檔案管理存在的隱患。此外，在制度機制建設方面，高校檔案管理部門要主動向相關領導匯報當前工作進展以及存在的具體問題，及時取得高校主要領導的大力支持，結(jié)合高校檔案管理存在的制度機制問題召開專門會議加以研究，進一步提升高校檔案制度機制的科學性和系統(tǒng)性，為高校檔案規(guī)范化管理提供扎實的制度保障。

合理開發(fā)利用高校檔案。高校檔案信息資源只有得到合理利用，才能夠發(fā)揮其在決策、教育、經(jīng)濟、歷史等方面的價值和作用。因此，高校在推動檔案規(guī)范化管理的同時，還要對檔案進行合理開發(fā)利用。一方面，要采取靈活多樣的方式在校內(nèi)開展檔案知識競賽，通過檔案宣傳、檔案介紹等多種方式，讓高校學生對高校檔案有更為清晰的了解，充分發(fā)揮高校檔案的教育價值。另一方面，可以組織高校學生參與到高校檔案利用開發(fā)工作之中，讓高校學生通過實踐方式對高校檔案信息資源有更為清晰的理解，在工作過程中也能夠得到鍛煉，進一步提升高校學生的檔案意識，進而實現(xiàn)高校檔案信息資源的合理利用。此外，高校與區(qū)域經(jīng)濟社會發(fā)展緊密相關，可以說是區(qū)域社會發(fā)展的智力動力源泉，高校應與相關政府部門加強聯(lián)系，充分發(fā)揮高校檔案資源的經(jīng)濟作用，實現(xiàn)高校檔案管理與區(qū)域經(jīng)濟社會發(fā)展的良性互動，將高校檔案服務目標定位從廣大師生延展到教育、科研、區(qū)域經(jīng)濟社會發(fā)展等方方面面。

優(yōu)化隊伍和設施，使高校檔案管理更安全

新時期，為進一步提升高校檔案管理質(zhì)量，應將檔案安全工作放在突出位置。一方面，需要建立一支專業(yè)的高校檔案管理隊伍，根據(jù)高校檔案管理實際需要落實好檔案安全各項政策機制。另一方面，要主動引進先進的技術手段，為高校檔案信息資源安全管理保駕護航。

提高檔案人員的專業(yè)化水平。當前，建設一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊伍是高校檔案管理工作開展的關鍵，也是保障高校檔案信息安全的重要基礎條件之一。高校檔案管理人才隊伍建設，要以符合時代發(fā)展要求、能夠掌握現(xiàn)代信息技術作為團隊建設標準，進一步提升高校檔案人才引入門檻，切實從源頭保障檔案人員的能力和素養(yǎng)，符合新時期檔案管理的實際要求。要切實提高福利待遇門檻，讓更多人才看到高校檔案管理部門對人才的重視，進一步提升檔案管理人員的積極性和主動性，引導他們主動創(chuàng)新檔案管理工作方式。要在技術培訓過程中提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)，在夯實檔案基礎知識的同時，還要對計算機、云計算等技術有所掌握，切實保障檔案信息管理工作的順利開展，切實維護好檔案信息安全。此外，還要加強對檔案管理人員的職業(yè)道德教育，要將堅持保密原則作為職業(yè)素養(yǎng)之一，杜絕高校檔案信息泄露事件發(fā)生。

配備現(xiàn)代化的檔案管理設施。高校檔案管理安全工作的順利開展，需要現(xiàn)代化的檔案管理設施作為保障。特別是新時期，隨著現(xiàn)代信息技術對高校檔案管理的深度影響，檔案管理工作平臺和計算機網(wǎng)絡都需要扎實的硬件基礎，這樣才能夠為相關安全技術的正常運轉(zhuǎn)提供物質(zhì)保障。要圍繞檔案管理的實際工作需求，對檔案管理的物理空間進行優(yōu)化和完善，安裝必要的防火防盜設施。對地板要進行靜電處理，對涉密檔案要專網(wǎng)專用，切實維護重要檔案信息安全。要切實推進高校檔案管理設施的現(xiàn)代化更新，并主動對檔案管理設施和相應設備進行更新和維護，保障高校檔案管理設施的正常運轉(zhuǎn)，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)以及共享創(chuàng)造有利條件。

高校檔案管理工作具有很強的現(xiàn)實意義和時代價值，應高度重視、切實推進并不斷創(chuàng)新。作為高校檔案管理工作者，要充分認識到自身的崗位價值，加強現(xiàn)代信息技術的學習并主動將其引入到工作實踐中去，不斷優(yōu)化高校的檔案管理安全環(huán)境，加大對高校檔案信息資源的開發(fā)和利用，實現(xiàn)高校檔案資源的高度共享，為高校檔案工作開展奠定堅實基礎，更好地服務高校教學、科研工作，同時為推動區(qū)域社會經(jīng)濟發(fā)展作出貢獻。