藏品信息管理軟件在文物庫(kù)房管理中的應(yīng)用

□宋歌

伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，海量的數(shù)據(jù)庫(kù)成為現(xiàn)代信息化社會(huì)的自由資源。 在此發(fā)展契機(jī)之下，文物保管單位趁勢(shì)而上，將以大數(shù)據(jù)的信息化數(shù)字化技術(shù)為表現(xiàn)的新一代移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于切實(shí)的管理活動(dòng)之中，使得文物的藏品管理工作能夠朝著“讓文物說(shuō)話”的方向快速發(fā)展。在后現(xiàn)代化社會(huì)，人們的生活需求已從原始的物質(zhì)層次追求轉(zhuǎn)向更高層次的精神追求，這就意味著傳統(tǒng)社會(huì)單純憑借人工管理的手段將會(huì)逐漸在時(shí)代競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境中被淘汰，文物的功能性、觀賞性以及利用性迫切需求文物藏品信息管理軟件的開(kāi)發(fā)與使用。

一、藏品信息管理軟件的發(fā)展與當(dāng)前形勢(shì)

中國(guó)是一個(gè)具有悠久歷史的國(guó)度，在歷史的長(zhǎng)河中產(chǎn)生了豐富的文物資源。 文物保護(hù)工作，責(zé)任重大，任務(wù)繁重。在管理日益現(xiàn)代化的今天，傳統(tǒng)的藏品人工管理模式因?yàn)楣逃械谋４嫫款i逐漸暴露出來(lái)，并與現(xiàn)代社會(huì)人們的高文化需求與文化利用發(fā)生難以調(diào)和的矛盾沖突。 因此，國(guó)內(nèi)級(jí)別相對(duì)較高且具有經(jīng)濟(jì)實(shí)力的文博單位，憑借“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展契機(jī)， 針對(duì)文物保管的實(shí)際需求，開(kāi)始開(kāi)發(fā)與使用藏品信息管理軟件。 繼2014 年全國(guó)可移動(dòng)文物普查數(shù)據(jù)之后，藏品信息管理軟件的開(kāi)發(fā)與推廣在全國(guó)范圍內(nèi)廣泛展開(kāi)，將文物管理信息化模式推向了數(shù)字化與智能化管理的新方向。

二、藏品信息管理軟件中加入虛擬化庫(kù)房建設(shè)的必要性

在藏品信息管理軟件中加入虛擬化庫(kù)房元素，不僅可以減少物質(zhì)空間的占用，而且還可以實(shí)現(xiàn)藏品管理的數(shù)字化操作控制。目前，在虛擬化庫(kù)房建設(shè)過(guò)程中，藏品的編目、統(tǒng)計(jì)與檢索工作可以變得更加高效。比如在排架方式的處理上，網(wǎng)絡(luò)式排架可以有效地避免人工管理尺寸丈量的偏差。此外，實(shí)現(xiàn)藏品庫(kù)房建設(shè)虛擬化，還可以保證藏品檔案的生動(dòng)化、形象化，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)藏品管理方式的檔案制作局限。

管理者在藏品信息管理軟件中融入虛擬庫(kù)房因素， 極大地改變了傳統(tǒng)工業(yè)文明滲透的未知性，沖撞著原有的心理認(rèn)知舒適區(qū)， 對(duì)方便藏品存儲(chǔ)、校驗(yàn)、傳播藏品文化價(jià)值具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

三、定制藏品信息管理軟件應(yīng)遵循的原則

1.保證庫(kù)房管理的精確性。 由考古發(fā)掘途徑獲取的文物藏品，通常會(huì)有種類與質(zhì)地之分，為了更科學(xué)化、 系統(tǒng)化地對(duì)所收集的文物藏品進(jìn)行統(tǒng)計(jì)管理，就需要對(duì)藏品進(jìn)行編目入庫(kù)，以保證藏品的庫(kù)房管理工作有序展開(kāi)。當(dāng)前，我國(guó)大多數(shù)博物館已在行業(yè)內(nèi)部形成了一定的編目共識(shí)， 根據(jù)使用對(duì)象將藏品目錄大致分為公用目錄與工作目錄， 其主要目的在于區(qū)別內(nèi)外部的適用范圍。 此外，庫(kù)房管理還需要加強(qiáng)入庫(kù)排架的流程管理。一般情況下，管理人員將文物藏品做好分類之后，會(huì)對(duì)同類藏品進(jìn)行有針對(duì)性的入庫(kù)排架處理， 在標(biāo)明藏品具體位置之后進(jìn)行及時(shí)清點(diǎn)， 以保證文物藏品的完整性。

2.便于賬目管理的高效化。 藏品賬目，作為我國(guó)科學(xué)文化建設(shè)工作的重要組成內(nèi)容， 是統(tǒng)計(jì)國(guó)家現(xiàn)有文化財(cái)產(chǎn)的關(guān)鍵文獻(xiàn)依據(jù)。 伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益成熟，數(shù)字博物館應(yīng)運(yùn)而生，成為現(xiàn)代信息社會(huì)中公認(rèn)的文明成果。當(dāng)前，在大數(shù)據(jù)的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)下， 我國(guó)文博單位文物藏品賬目信息化管理的實(shí)現(xiàn)，主要是通過(guò)Excel 與可移動(dòng)文物普查軟件來(lái)保證。在社會(huì)信息化進(jìn)程中，許多文物保護(hù)與管理單位為了防止傳統(tǒng)賬本老化、磨損等弊端，通過(guò)Excel 表格，將紙質(zhì)賬目逐條逐項(xiàng)進(jìn)行采集，以保證錄入、導(dǎo)出以及打印等各項(xiàng)功能的實(shí)現(xiàn)。在藏品綜合管理信息系統(tǒng)中，可以通過(guò)增設(shè)文物照片、基本信息的方式， 來(lái)達(dá)成方便日后查詢與單位內(nèi)部提用、歸庫(kù)等功能。 這是實(shí)現(xiàn)賬、物對(duì)照的有效手段。

3.優(yōu)化庫(kù)藏管理單位的管理流程。 當(dāng)前，“讓文物活起來(lái)”， 已成為現(xiàn)代文博事業(yè)的發(fā)展導(dǎo)向，也是藏品合理開(kāi)發(fā)與利用的現(xiàn)代公共文化建設(shè)的方向。藏品信息管理軟件的充分應(yīng)用，將原始的藏品管理平面化方式從現(xiàn)代科技方式中脫離出來(lái)，使藏品信息的準(zhǔn)確性和信息管理的規(guī)范化都依賴于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)， 讓藏品管理在信息化優(yōu)勢(shì)的作用下更加立體與生動(dòng)。現(xiàn)階段，有藏品庫(kù)房管理機(jī)構(gòu)的單位，在庫(kù)藏文物的管理中，不僅要依據(jù)相關(guān)的文物保管法律法規(guī)對(duì)保管單位現(xiàn)有的庫(kù)藏文物進(jìn)行及時(shí)接收與排架， 還需要遵循業(yè)務(wù)人員交接的基本規(guī)則，在保證業(yè)務(wù)服務(wù)的前提下，對(duì)管理方式進(jìn)行精準(zhǔn)判斷，并及時(shí)將數(shù)據(jù)、圖片資料進(jìn)行出入庫(kù)統(tǒng)計(jì)， 保證后期能夠快速有效地查詢到藏品相關(guān)信息與有關(guān)負(fù)責(zé)人員。 努力開(kāi)拓藏品信息管理途徑，活化現(xiàn)有的文物資源，提高庫(kù)藏管理人員的工作效率， 也是未來(lái)藏品管理建設(shè)的方向與關(guān)鍵。

四、在庫(kù)房建設(shè)中構(gòu)建藏品信息管理軟件的目標(biāo)

1.規(guī)范化管理。 考古發(fā)掘單位庫(kù)房文物管理工作，不是簡(jiǎn)單地做好保存就可以，而是要對(duì)庫(kù)藏文物進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理。 藏品信息管理軟件，是針對(duì)文博單位具體業(yè)務(wù)內(nèi)容產(chǎn)生的。 軟件設(shè)計(jì)之前，應(yīng)認(rèn)真、仔細(xì)地了解單位業(yè)務(wù)現(xiàn)狀、要達(dá)成的功能，并將其以流程化的形式表達(dá)出來(lái)。在這個(gè)過(guò)程中，不能加入自己的理解，也不能想當(dāng)然地去畫(huà)流程圖， 藏品管理人員一定要和設(shè)計(jì)人員進(jìn)行溝通和確認(rèn)， 最大程度地還原實(shí)際在運(yùn)作的業(yè)務(wù)流程，避免忽略核心環(huán)節(jié)。 業(yè)務(wù)流程的似是而非，會(huì)導(dǎo)致藏品信息管理軟件的模塊不能落在實(shí)地，最終影響文物庫(kù)房的規(guī)范化管理。需要注意的是，涉及狀態(tài)變化的操作流程， 除了要定義操作流程以外，還要有狀態(tài)流轉(zhuǎn)圖，如藏品借展等狀態(tài)，要清楚定義每種狀態(tài)之間的相互關(guān)系， 以及發(fā)生狀態(tài)變化的必要因素。

2.高效化管理。 傳統(tǒng)的藏品賬目管理，基本都是通過(guò)手工完成的， 盡管藏品賬目按入藏先后順序或質(zhì)地或時(shí)代或不同專題進(jìn)行分類排列， 但由于格式固定，藏品賬目職能單一化，翻閱查詢時(shí)不僅效率低下，難以及時(shí)、準(zhǔn)確地提取相關(guān)數(shù)據(jù)，而且會(huì)給紙質(zhì)賬目帶來(lái)一定損耗。 藏品綜合管理信息系統(tǒng)，在傳統(tǒng)藏品賬目管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行拓展，將傳統(tǒng)紙質(zhì)賬目、 檔案中的內(nèi)容轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息的同時(shí)，根據(jù)管理者的需要，增設(shè)藏品入庫(kù)、信息管理、陳列展覽、學(xué)術(shù)科研、查詢統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)管理等相關(guān)模塊，隨時(shí)迅速匯總、查詢賬目信息，實(shí)現(xiàn)賬目高效化管理[1]。

3.安全。 藏品安全工作，一直是文博單位的重中之重， 與藏品相關(guān)的藏品信息管理軟件的安全性也至關(guān)重要。數(shù)據(jù)的不安全，意味著藏品實(shí)物存在著安全隱患。系統(tǒng)里的藏品數(shù)據(jù)遺失，可能會(huì)造成藏品實(shí)物的遺失。需要重點(diǎn)考慮的，主要有三個(gè)方面：一是用戶程序安全（包括是否明確區(qū)分系統(tǒng)中不同用戶權(quán)限、用戶登錄密碼是否可見(jiàn)可復(fù)制、系統(tǒng)中會(huì)不會(huì)出現(xiàn)用戶沖突等）；二是系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全（采取的防護(hù)措施是否有效、系統(tǒng)是否存在木馬病毒、有無(wú)網(wǎng)絡(luò)漏洞等）；三是數(shù)據(jù)庫(kù)安全（系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性、系統(tǒng)數(shù)據(jù)可管理性、系統(tǒng)數(shù)據(jù)可備份及恢復(fù)能力）。

4.實(shí)用。 藏品信息管理軟件，不僅需要體現(xiàn)當(dāng)前技術(shù)和管理的需要，同時(shí)還需充分考慮實(shí)用性，滿足當(dāng)前各層次、各環(huán)節(jié)應(yīng)用管理中數(shù)據(jù)處理的便利性和可行性，在實(shí)用的基礎(chǔ)上逐步向科學(xué)化、自動(dòng)化過(guò)渡。盡量降低用戶的認(rèn)知成本和學(xué)習(xí)成本，降低操作復(fù)雜度，提升操作友好性。

5.兼容。 2012 年10 月，國(guó)家啟動(dòng)第一次全國(guó)可移動(dòng)文物普查工作，至2016 年12 月，所有文博單位都完成了本單位的藏品清庫(kù)、賬物核對(duì)工作，并根據(jù)需要，采集、補(bǔ)充和完善了相關(guān)藏品信息。之后，文博單位的藏品信息化建設(shè)和管理，多通過(guò)電子表格和可移動(dòng)文物信息采集系統(tǒng)的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)和完成。 在此背景下，為避免資源浪費(fèi)，提高工作效率， 藏品信息管理軟件的建設(shè)應(yīng)以現(xiàn)有條件為基礎(chǔ)，充分利用現(xiàn)有成果，結(jié)合單位現(xiàn)有的信息資源與實(shí)際情況，科學(xué)整合現(xiàn)有資源，通過(guò)電子表格與國(guó)家可移動(dòng)文物信息采集系統(tǒng)兼容， 實(shí)現(xiàn)文物信息管理自由切換與轉(zhuǎn)化。

五、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代， 信息化軟件是國(guó)內(nèi)文博行業(yè)競(jìng)相開(kāi)發(fā)利用的信息數(shù)據(jù)資源方式。 伴隨著大數(shù)據(jù)的發(fā)展， 信息化建設(shè)不再單純地作為技術(shù)的身份存在，而是更多地被融于管理的實(shí)踐過(guò)程當(dāng)中。因此，有藏品庫(kù)房管理的單位，在進(jìn)行藏品信息管理軟件個(gè)性化定制的過(guò)程中， 管理者應(yīng)在日常庫(kù)房管理工作中摸清文物信息化、數(shù)據(jù)化的秉性，積極與可移動(dòng)文物普查信息軟件進(jìn)行兼容， 并有效地將藏品的庫(kù)房管理深度、廣度與藏品信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化技術(shù)手段進(jìn)行精準(zhǔn)高效的融合，讓藏品信息管理軟件普遍應(yīng)用于文博系統(tǒng)的文物庫(kù)房管理之中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)藏品的精準(zhǔn)管理保護(hù)、合理開(kāi)發(fā)利用。