關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)的若干思考實(shí)踐

毛丹　沈濤

摘 要：文章主要針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的若干思考實(shí)踐進(jìn)行分析結(jié)合當(dāng)下檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀為根據(jù)，從檔案數(shù)字化重要意義、檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展方法、檔案數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容方面進(jìn)行深入研究與探索，主要目的在于更好的推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展與進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化建設(shè)；思考實(shí)踐

在檔案工作發(fā)展期間，檔案數(shù)字化建設(shè)有著極為重要的地位，同時(shí)也是檔案工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的主要基礎(chǔ)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)普及的作用下，檔案數(shù)字化也快速發(fā)展，主要原因?yàn)闄n案數(shù)字化主要以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心進(jìn)行檔案工作。因此只有將檔案數(shù)字化建設(shè)與計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，才可促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展與完善。

1 檔案數(shù)字化重要意義

1.1 強(qiáng)化檔案服務(wù)需求

當(dāng)前在計(jì)算機(jī)技術(shù)與智能技術(shù)廣泛普及的影響下，為了更好的推動(dòng)檔案服務(wù)能力的提升，通常需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展情況落實(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)，充分滿足當(dāng)前人們的生活工作需求。以往檔案管理模式復(fù)雜性較強(qiáng)，資料的查找也較為繁瑣，致使檔案工作人員專(zhuān)業(yè)技能不到全面的發(fā)揮，同時(shí)也使檔案管理工作的難度相對(duì)較大。在檔案數(shù)字化建設(shè)期間，除了可充分促進(jìn)檔案服務(wù)質(zhì)量的全面提升，還可較好的對(duì)檔案管理部門(mén)的時(shí)間進(jìn)行節(jié)約，較為明顯的促進(jìn)檔案工作效率的提升與優(yōu)化，并在一定程度上降低了企業(yè)人力資源成本。

1.2 滿足社會(huì)發(fā)展發(fā)展需求

當(dāng)前我國(guó)各政府部門(mén)與企業(yè)的檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理模式，不僅為我國(guó)科學(xué)技術(shù)的完善創(chuàng)建了良好的條件，也為社會(huì)的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，使得智能化生活與工作得以實(shí)現(xiàn)。由于以往各檔案管理部門(mén)數(shù)據(jù)信息資料較為豐富，其紙質(zhì)文件儲(chǔ)存較浪費(fèi)，在長(zhǎng)期保管的過(guò)程中易損壞，進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，可使檔案信息資料長(zhǎng)時(shí)間保存，同時(shí)還可結(jié)合相關(guān)需求對(duì)其進(jìn)行智能化分類(lèi)，使工作人員在不受各因素限制的影響下對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取與查詢，極大的促進(jìn)了企業(yè)工作質(zhì)量的提升。

2 強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展方法

首先，利用檔案數(shù)字化建設(shè)，制定完善的檔案信息管理平臺(tái)，使工作人員較為方便的調(diào)取所需檔案，并為檔案信息需求人員提供良好的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使得檔案管理模式具有較強(qiáng)的時(shí)效性與便捷性。當(dāng)我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)當(dāng)前仍處于發(fā)展初期，檔案數(shù)字化建設(shè)期間仍存在各種問(wèn)題，并阻礙著檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。所以，在促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)期間，需要不斷優(yōu)化檔案信息管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際需求制定良好的檔案標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)制度，不斷強(qiáng)化與促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，控制檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化發(fā)展的要素。與此同時(shí)，工作人員還需要對(duì)檔案信息平臺(tái)的實(shí)際運(yùn)行效果進(jìn)行重視，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)良好的交流與溝通，真正發(fā)揮檔案信息平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，不斷強(qiáng)化綜合檔案管理能力。

其次，提高檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)力度。當(dāng)前在客觀因素影響下，檔案管理主要位于過(guò)度階段，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為通過(guò)信息化建設(shè)進(jìn)行使用與管理，提高檔案工作人員與信息技術(shù)人員之間的配合與交流，在應(yīng)用角度將使用與利用進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，將數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展與企業(yè)檔案目標(biāo)庫(kù)進(jìn)行連接，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)形成較為完善與開(kāi)放的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)群落，不斷提高檔案自動(dòng)化程度。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)質(zhì)

3.1 強(qiáng)化檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化能力

在檔案數(shù)字化建設(shè)期間，檔案規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化較為落后以及相關(guān)軟件質(zhì)量較弱等因素，多嚴(yán)重制約著檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展與進(jìn)步。想要針對(duì)這些影響因素進(jìn)行消除，需要對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)理念進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，這可使工作人員的觀察視野逐漸從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息管理。檔案信息自動(dòng)化通常包含了檔案工作的全部環(huán)節(jié)與項(xiàng)目，其中較為重要的內(nèi)容為檔案業(yè)務(wù)需要具有較為完善的規(guī)范性，同時(shí)檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定需全面落實(shí)。

3.2 提升系統(tǒng)整體能力

在檔案數(shù)字化建設(shè)期間需要以整個(gè)系統(tǒng)為出發(fā)點(diǎn)，系統(tǒng)組成的橫向與縱向所有節(jié)點(diǎn)都需要具有一定的水平與質(zhì)量，再利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行連接，這才真正促進(jìn)整體優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮與實(shí)現(xiàn)，并推動(dòng)系統(tǒng)綜合能力的提升。同時(shí)相應(yīng)的節(jié)點(diǎn)以及較為重要的節(jié)點(diǎn)都會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)梗阻現(xiàn)象。這也需要不斷的支持與鼓勵(lì)相應(yīng)部門(mén)和企業(yè)不斷提高自身能力，并集合實(shí)際需求在相應(yīng)部門(mén)進(jìn)行試單工作，為系統(tǒng)的完善創(chuàng)建良好的環(huán)境與條件。

3.3 創(chuàng)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

當(dāng)前檔案數(shù)字系統(tǒng)主要出于從文件處理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化建設(shè)管理這一流程，只有數(shù)據(jù)庫(kù)的建立才可促進(jìn)這一流程的順利實(shí)施。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)主要以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)對(duì)檔案進(jìn)行合理完善的管理與應(yīng)用。數(shù)據(jù)庫(kù)建立是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，需要通過(guò)從單一到群體以及從低到高的流程。通過(guò)對(duì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的分析可以發(fā)現(xiàn)，在數(shù)據(jù)信息庫(kù)制定期間，需領(lǐng)導(dǎo)人員的重視，并將認(rèn)知進(jìn)行統(tǒng)一，不斷提高計(jì)算機(jī)人員檔案工作人員的相互配合；多元化運(yùn)用，使數(shù)據(jù)庫(kù)具有較強(qiáng)的靈活性，并以使用效率與利用頻率等對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)靈活性進(jìn)行審核；明確重點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫(kù)從單一逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)庫(kù)。現(xiàn)階段如果可以將企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)與檔案目標(biāo)庫(kù)的創(chuàng)建相結(jié)合，可更好的促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化與完善。

4 檔案數(shù)字化建設(shè)流程

4.1 檔案數(shù)據(jù)的創(chuàng)建

首先，對(duì)文件級(jí)目錄進(jìn)行輸入。將存儲(chǔ)的檔案文件級(jí)目錄全部輸入到信息數(shù)據(jù)庫(kù)中。數(shù)據(jù)庫(kù)在全面制定期間，可在輸入的同時(shí)進(jìn)行打印，在對(duì)卷內(nèi)文件目錄進(jìn)行補(bǔ)齊的同時(shí)，還可對(duì)輸入的精準(zhǔn)性進(jìn)行檢測(cè)，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的精準(zhǔn)性完整性以及時(shí)效性。

其次，利用數(shù)碼相機(jī)、高清掃描儀等先進(jìn)設(shè)備，對(duì)原文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在客觀因素影響下，有些檔案使用率相對(duì)較高，檔案損壞性也相對(duì)較大，在真正實(shí)現(xiàn)原文數(shù)字化的基礎(chǔ)上，才可確保原文件的長(zhǎng)期存儲(chǔ)。

4.2 創(chuàng)建檔案局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

檔案局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)需要與公共互聯(lián)網(wǎng)等進(jìn)行資源數(shù)據(jù)大的共享，在互聯(lián)網(wǎng)上為所有人員提供良好的信息檔案查詢、檔案文化建設(shè)成果展覽等。另一方面，還需要對(duì)互聯(lián)網(wǎng)現(xiàn)行文獻(xiàn)查閱功能進(jìn)行創(chuàng)建，并對(duì)全文查詢功能進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，真正提高政務(wù)公開(kāi)性，逐漸形成促進(jìn)當(dāng)?shù)厣鐣?huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與完善的良好氛圍與條件。

4.3 強(qiáng)化電子文件積累與收集力度

未來(lái)數(shù)字檔案管信息數(shù)據(jù)的主要來(lái)源為電子文件，以往進(jìn)館企業(yè)僅需要對(duì)紙質(zhì)檔案與紙質(zhì)文件進(jìn)行移交，當(dāng)前則需要進(jìn)館企業(yè)對(duì)紙質(zhì)文件與電子文件雙歸檔制度進(jìn)行落實(shí)。不僅使檔案數(shù)字化進(jìn)程得到的提升，還可在一定程度上對(duì)檔案管創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)的工作任務(wù)量進(jìn)行簡(jiǎn)化，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展與進(jìn)步。

5 結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的作用下，檔案數(shù)字化建設(shè)逐漸受到人們的廣泛關(guān)注，其重要性也得到了不斷的強(qiáng)化。在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)期間，相關(guān)工作人員需要通過(guò)強(qiáng)化檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化能力、創(chuàng)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及提升系統(tǒng)整體能力等方法進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，并利用其建設(shè)流程不斷推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

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