樊志輝 國網山東省電力公司平原縣供電公司
隨著數字技術的廣泛應用以及檔案管理的不斷發(fā)展,促使企業(yè)不斷更新,企業(yè)要發(fā)展壯大,需要改進商業(yè)模式及生產方式,就需要通過數字技術對產品及服務進行升級,由此可見,企業(yè)檔案數字化轉型迫在眉睫,實現企業(yè)檔案工作數字化轉型也是時代發(fā)展的必然趨勢。
數字化技術背景下,企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新的特征體現在創(chuàng)新環(huán)境、創(chuàng)新條件、創(chuàng)新方式3個方面。從創(chuàng)新環(huán)境來看,數字化技術將技術創(chuàng)新與產業(yè)變革相融合,顛覆傳統(tǒng)檔案管理工作模式,實現整個檔案信息資源管理鏈的重構,如對多種數字技術的集合、綜合,實現檔案協(xié)同管理。從創(chuàng)新條件來看,數字化技術是現代信息手段,如大數據、區(qū)塊鏈等新興技術,為企業(yè)檔案管理提供了優(yōu)越的技術應用場景。檔案管理人員要具備相應的數字技術管理能力,提升檔案管理工作效率。從創(chuàng)新方式來看,數字技術推動創(chuàng)新路徑多元化發(fā)展,依托信息技術手段,企業(yè)在檔案管理方式上更加強調多路徑協(xié)同推進、多要素共同支撐,實現企業(yè)檔案工作管理縱深發(fā)展,而各類數字化技術成為檔案管理模式創(chuàng)新的源動力。隨著規(guī)模擴大,企業(yè)所產生的檔案資料數量激增,傳統(tǒng)檔案管理模式面臨挑戰(zhàn)。據統(tǒng)計,企業(yè)每年涉及生產業(yè)務的檔案數據達到一定上限,檔案數據體量大,數據類型多樣復雜,導致相關檔案資料的鑒定、歸檔工作量大,管理難度高[1]。為此,變革企業(yè)檔案管理模式需要挖掘檔案創(chuàng)新管理的要素。一是技術要素。數字化技術是推動檔案管理創(chuàng)新的重要因素,利用電子化文檔處理軟件可以大大提升檔案信息的管理效率。同樣,區(qū)塊鏈技術能夠為電子文件提供真實、可信的證明;物聯網技術可以將檔案管理與庫房安全管理等業(yè)務銜接起來;人工智能技術,如科大訊飛通過人工智能實現音、視頻檔案信息自動化整理與利用。二是理念要素。從管理理念上看,數字化技術推動了傳統(tǒng)檔案管理空間的變革,即由平面管理走向立體管理,由封閉管理走向多元化管理。三是管理要素。在企業(yè)檔案創(chuàng)新管理中,人是管理的主體,需要從觀念、思維、方法、能力等方面與數字化管理手段相適應。企業(yè)檔案管理部門要抓住數字化時代契機,促進檔案資料集約化、高效化管理。四是組織機構。從宏觀上看,企業(yè)檔案管理主要由檔案部門來完成,在數字化技術背景下,創(chuàng)新檔案管理模式必然需要優(yōu)化檔案管理活動流程。
數字檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)不兼容,導致辦公系統(tǒng)生成文件格式要轉格處置;電子檔案和紙質檔案同時存在帶來了更多浪費。一些企業(yè)無法有效應用數字化檔案,為趕上時代潮流,在修建數字化檔案后對檔案加以歸納總結,不但浪費了時間和人力資源,還不利于數字化檔案的建設;數字化檔案意識不強,很多便捷資源不能合理采用。部分企業(yè)組織對數字化檔案意識薄弱,并未認識到數字化檔案的便捷,常常由于缺少紙質檔案而放棄了利用資源。
在建設信息化檔案時,缺少整體性,更多使用從局部到整體的方式,因此讓管理檔案部門不能有效實現交流的統(tǒng)一,企業(yè)各部門無法實現有效交流,還會限制企業(yè)的經濟發(fā)展。數字檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)不兼容,導致辦公系統(tǒng)生成文件格式要轉格處置;電子檔案和紙質檔案同時存在帶來了更多浪費。一些企業(yè)無法有效應用數字化檔案,為趕上時代潮流,在修建數字化檔案后對檔案加以歸納總結,不但浪費了時間和人力資源,還不利于數字化檔案的建設;數字化檔案意識不強,很多便捷資源不能合理采用。部分企業(yè)組織對數字化檔案意識薄弱,并未認識到數字化檔案的便捷,常常由于缺少紙質檔案而放棄了利用資源。
目前檔案管理工作中很多管理人員多為行政人員代替,他們并沒有接受過專業(yè)的培訓和教育,所以難以保證檔案管理水平。即便管理隊伍中有部分專業(yè)檔案管理人員,他們也存在老齡化、缺乏創(chuàng)新的問題,比如對計算機知識、信息化技術等沒有相應的掌握,所以檔案管理在創(chuàng)新、轉型發(fā)展方面也面臨著諸多阻礙。
企業(yè)檔案管理的數字化建設之所以緩慢,有一個根本性的原因,即關鍵技術落后。首先,檔案數字化軟件不規(guī)范,而且眾多軟件之間存在相互排斥的問題,很多軟件無法在規(guī)定時間內讀出關鍵信息。其次,企業(yè)數字化檔案的保存是亟須解決的問題,通常情況下,電腦空間儲存有一定限度,需要載體完成檔案信息的儲存。一般企業(yè)檔案管理者會采取硬盤這一載體進行檔案信息的保存,但這些檔案信息的載體存在空間、壽命的局限性,無法大規(guī)模保存檔案信息,影響了企業(yè)的檔案管理數字化建設。在信息技術快速發(fā)展、不斷更新的今天,很多儲存介質因技術落后無法及時讀取,阻礙了檔案管理的數字化發(fā)展。
首先,開展業(yè)務系統(tǒng)數據歸檔研究。數據歸檔并不等同于數據備份,需要對數據歸檔案的價值及現狀進行系統(tǒng)分析,將各種業(yè)務系統(tǒng)中產生具有保存價值的數據內容、技術鑒定及保存方式。結合業(yè)務系統(tǒng)的數據形成特征,將業(yè)務系統(tǒng)分為綜合管理系統(tǒng)、運營管理系統(tǒng)、生產運營系統(tǒng)和連續(xù)監(jiān)控系統(tǒng)等四類,根據各類數據進行歸檔及保存制定相應方案。其次,推進業(yè)務數據歸檔。一方面配合業(yè)務部門對業(yè)務活動的全過程進行電子化操作,實現業(yè)務數字化,保證歸檔數據的真實可靠性;另一方面依據數據分類歸檔指導思想,科學有效地開展數據歸檔工作。當前,電子文件系統(tǒng)(OA)及合同管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的集成已經完成,部分數據進行電子化歸檔,工程管理系統(tǒng)及生產技術管理系統(tǒng)也取得了階段性的成果。另外,推進存量檔案數字化。企業(yè)在發(fā)展過程中,形成大量的紙質檔案并沒有得到最大化的開發(fā)利用。企業(yè)調整了數字化戰(zhàn)略,改變原來的掃描方式,結合業(yè)務實際需求,對紙質檔案內容數字化,從而達到激活檔案數據的價值[2]。
數字化轉型期,檔案管理信息化、數字化、電子化發(fā)展是必然的趨勢,企業(yè)應該與時俱進,認識到數字化轉型發(fā)展的重要性和必要性,進而采取有效的措施來強化檔案管理數字化建設工作,以此來推動企業(yè)檔案管理持續(xù)發(fā)展。在強化檔案管理數字化建設工作中,首先,應該樹立先進的管理理念。作為企業(yè)領導人員、檔案管理人員,都應該積極走出傳統(tǒng)檔案管理的困境,加強對檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化,積極利用數字化轉型背景下的各種現代技術推動檔案管理改革。就企業(yè)領導人員而言,應該提高對檔案管理數字化建設的重視,從技術、資金等各方面推動檔案管理數字化建設。就檔案管理人員而言,則應該積極配合檔案管理數字化建設工作的開展。其次,為了推動檔案管理數字化建設,則需要加強軟硬件設施、資金等方面的投入。檔案管理數字化建設核心在于對各項技術、設備的應用,若沒有各項技術、設備的輔助,檔案管理則難以完成數字化轉型。對此,企業(yè)就需要基于檔案管理數字化建設需求,配備相應的檔案管理場所、信息化管理設備、電子檔案管理設施,以及引進或開發(fā)與檔案管理相匹配的在線管理平臺、管理信息技術等。針對檔案管理數字化建設,企業(yè)可以設立專門的資金庫,以實現從源頭推動檔案管理數字化建設。
進入檔案信息化管理時代之后,檔案信息的發(fā)布數量也隨之不斷增加,傳統(tǒng)的各種檔案工作模式依然無法得以創(chuàng)新進而繼續(xù)滿足廣大檔案者的需求,有關檔案部門必須首先深刻認清這一發(fā)展形勢,將其與紙質型檔案模式結合進行優(yōu)化創(chuàng)新,應用現代信息化管理技術,進行各種檔案信息數字化管理建設,為各種檔案相關工作人員賦予各種自動化管理特點,通過使用現代化管理設備可以實現各種檔案信息的高效率化管理。因此,開展針對檔案數字化的管理工作,需要及時組織檔案相關管理人員進行聯合培訓,一方面檔案工作者要時時刻刻加強對這一管理工作的重視,另一方面是要在培訓過程中熟練掌握計算機管理技術的運用,不斷提高檔案人員的專業(yè)知識和管理能力,突破傳統(tǒng)管理觀念的局限,通過檔案數字化管理為我國檔案發(fā)展作出更大的貢獻。
可利用物聯網技術,將檔案信息智能化管理與防盜報警系統(tǒng)聯結,為檔案數據安全提供技術保障。具體來講,在整理檔案時,檔案人員可將檔案數據庫的編目信息利用讀寫器寫入RFID標簽,標簽與檔案形成一一對應關系,實現檔案實體資料與檔案信息數據庫有效關聯。在檔案被借閱后,通過檢索標簽信息,實時跟蹤檔案,快速鎖定相應的檔案實體資料,完成對檔案信息的跟蹤、監(jiān)控[3]。同樣,物聯網技術還可以與防盜報警系統(tǒng)連接起來,構建一體化的檔案信息防盜報警系統(tǒng)。例如,無線電波防盜探測門禁系統(tǒng)將電子防盜功能和閱讀設備進行整合,一旦存在未經授權的檔案資料被帶離檔案庫,就會立即觸發(fā)防盜報警系統(tǒng)。這一系統(tǒng)已經在一些大型企業(yè)集團檔案數據管理實踐中得以應用,如國網江蘇電力公司構建的智能檔案庫房管理系統(tǒng),就是將檔案智能庫房與物聯網、云計算等平臺整合,引入智能檔案密集架、RFID電子標簽歸類管理系統(tǒng)、RFID電子標簽打印機、安全防盜門禁報警系統(tǒng),實現檔案智能定位、智能上架,大大提高了數字檔案管理效能,也推進了檔案庫房業(yè)務管理模式的創(chuàng)新。
從實際效果看,增量檔案電子化相比存量檔案數字化技術更好。對于檔案業(yè)務部門,企業(yè)其他部門通常對電子歸檔不夠看重,企業(yè)的科研探究一線便是檔案資源數字化建設的前沿。檔案部門應該掌控好這一前沿,處理好有關部門和工作人員信息化建設的業(yè)務指導。而數字化建設,應該促成企業(yè)基層部門信息化的普及。突破增量檔案電子化的發(fā)展限制,抓住基層信息化工作。增量檔案電子化技術性高,而存量檔案數字化工作量大,二者難度都高。在存量和增量間,后者是重點,前者是基礎,因而應該重點處理增量電子化標準的制定與執(zhí)行。加強檔案信息管理系統(tǒng)的升級和維護,確保檔案數字化建設督導和考察的常規(guī)化。因為檔案數字化工作已走上了正軌,檔案數字化建設的重點必須轉移到基層企業(yè)和部門的數字檔案建設方面。讓企業(yè)積極開展科研、生產數據信息的增量電子化和存量數字化。把電子文件的規(guī)范管理加入部門年度績效考評內,從而提升檔案數字化管理水準,完成數字化企業(yè)的目的。
當前的人工智能技術也不斷應用到檔案管理工作,結合企業(yè)的業(yè)務需求對數據進行治理,通過電子檔案內容實現自動分類,為各種突發(fā)事件及重要決策提供可靠的數字檔案服務。積極運用新技術,創(chuàng)新檔案的開發(fā)利用模式,實現組織史、年鑒、大事記等一般性和專項性編研成果的在線管理和數字化。例如,檔案管理系統(tǒng)的組織歷史編纂模塊,不僅可以實現整個集團的組織歷史的數據共享、協(xié)同編纂、一鍵存檔、在線利用等功能,同時也實現了檔案資源與編輯利用的互動,從而達到“從檔案到檔案”的效果,極大提高了編輯效率和傳播效果。企業(yè)在線完成了年鑒的撰寫、編輯、傳輸、排版、修改、審閱等工作,以電子年鑒取代紙質年鑒,降低了開發(fā)成本。
要進一步加強規(guī)范項目檔案管理驗收工作,進行檔案管理制度運行機制的逐步完善對其健全至關重要。首先需要提高對企業(yè)檔案管理工作的重視度,做到在推進項目工程立項驗收階段,需要為推進項目配備專職檔案管理工作人員,將項目檔案管理驗收工作與推進項目的成本控制管理、質量控制管理、進度控制管理、安全隱患管理工作放在同等重要地位。其次,依據建設項目具體情況,合理安排制定與完善落實各項規(guī)章制度,依據建設實際需求對各項崗位職責進行修訂,結合對項目相應檔案管理制度措施的調整制定,做到對各級企業(yè)項目檔案管理職責的層層落實與調整完善,實現在檔案管理期間,檔案管理的有關部門能夠將各項檔案管理制度層層落實。與此同時,要求項目檔案管理工作人員充分明確自身崗位職責,做到項目檔案管理工作過程中崗位職責分明。最后,嚴控項目工程檔案管理驗收,要求檔案管理人員對驗收歸檔的項目檔案文件進行細致審查,做到歸檔文件完整、有序,進一步著力提升項目檔案管理的工作規(guī)范化、系統(tǒng)性以及管理標準化。此外,還應不斷提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng),加強培訓工作,積極引入信息化的管理系統(tǒng),從而提高檔案管理工作的質量。企業(yè)加強內部風險控制不僅能夠不斷完善社保工作者在任務上的完成率和質量,除此之外,還需要管理服務部門制定統(tǒng)一的檔案制度管理體系,發(fā)現違規(guī)操作現象須及時地進行治理,避免類似違規(guī)問題再次發(fā)生,使檔案真正能夠發(fā)揮作用,并解決實際中的問題。檔案管理人員應當積極深入基層企業(yè)開展管理工作,善于主動發(fā)現并及時解決類似問題,這樣才能夠有效促進上級基層社保檔案管理部門工作人員逐漸向規(guī)范的工作流程方向發(fā)展。
綜上所述,社會快速發(fā)展下針對企業(yè)檔案管理數字化轉型發(fā)展,企業(yè)應該提高重視,應該基于現代企業(yè)發(fā)展需求和要求,結合檔案管理現狀,做好企業(yè)檔案管理創(chuàng)新,加強大數據技術應用與安全管理,從多方面提升企業(yè)檔案管理水平,推動我國檔案管理工作的數字化轉型發(fā)展。