企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考

杜慧 陜西延長石油機械裝備制造有限公司

通常情況下，企業(yè)檔案管理的信息化主要就是指企業(yè)在對于檔案進行管理的過程中運用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)為媒介，對于檔案進行分類、管理以及開發(fā)，這樣就可以使得檔案的工作為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營以及管理提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。對于企業(yè)檔案管理的信息化來說，就是一個十分復(fù)雜的事情。檔案管理是否能夠跟隨上企業(yè)管理信息化的腳步，使得其成為企業(yè)信息化中的重要組成部分，也已經(jīng)成了對企業(yè)檔案管理工作效果進行衡量的一個標準。而在建設(shè)檔案管理信息化的同時，相關(guān)的工作人員也就需要對自己的信息意識進行強化，對于檔案管理信息化的制度進行完善，對于檔案管理信息化的水平進行提高。這樣就可以使得檔案可以更加的安全，更加及時以及準確地向企業(yè)提供信息，保障企業(yè)穩(wěn)定經(jīng)濟利益獲得。

一、企業(yè)檔案管理信息化的作用

（一）更好地對檔案原件進行保護

對紙質(zhì)的檔案信息而言，會隨著時間的增長而產(chǎn)生發(fā)黃、損壞、信息遺漏等狀況，從而使得檔案信息的價值大幅度地降低，沒有了管理的意義。而通過對掃描儀進行使用，并針對紙質(zhì)文檔中的信息內(nèi)容進行掃描，就能夠?qū)⑿畔?nèi)容轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的信息，從而生成了電子的文檔，并更好地對其進行分類、保存以及更新，防止原件受到破損，更好地對于檔案原件進行保護，降低原件丟失的風(fēng)險，使得原件的管理更加可靠。

（二）電子文件的歸檔會更加便捷

在早期的檔案管理中，通常會利用人工來進行操作，由于實際的工作量會比較大，而且工作也會比較復(fù)雜，也就需要檔案的管理人員利用手工來對檔案進行管理。而利用這樣的方式，也就會耗費人員的時間以及精力，進而容易出現(xiàn)錯誤，在對于檔案信息進行改動時就會更加的復(fù)雜，耗費更多的時間。而通過建設(shè)檔案管理的信息化，也就可以對這一問題進行改善。檔案管理的人員僅僅需要對于計算機進行利用，通過相應(yīng)的操作也就可以實現(xiàn)檔案信息的歸檔，真正做到節(jié)省了實踐，提高工作的效率，使得電子文件的歸檔會更加的便捷[1]。

（三）實現(xiàn)檔案檢索的自動化

在早期的檔案管理中，若想對于檔案進行檢索，主要會依靠管理人員對于每一個檔案目錄進行查找，之后依據(jù)目錄上的信息到庫房中來對相應(yīng)的檔案進行查找，使得實際的檢索效率降低。而若建設(shè)信息化的檔案管理，也就可以對計算機進行利用，對于檔案信息進行快速的檢索以及利用。不僅實際的檢索速度比較快，效率更高，而且還可以實現(xiàn)多種角度的檢索，有效提升了信息檢索的全面性以及準確性，實現(xiàn)了檔案檢索的自動化。

（四）減輕勞動的強度，實現(xiàn)工作效率的提高

由于早期的檔案管理會需要管理人員利用手工的方法來對檔案進行收集、整理以及保管等工作，也就會使得檔案管理的工作量比較大，效率也沒有很高，既浪費時間又會浪費力氣。而通過檔案管理信息化的建設(shè)也就可以將數(shù)據(jù)信息進行一次的錄入多次的利用。而且，在檔案管理的內(nèi)部也可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。不僅如此，由于早期的檔案管理效率不高，檢索速度比較慢，再加上紙質(zhì)檔案由于長時間存放出現(xiàn)的發(fā)黃等問題，在查閱的時候也就會增加原件損壞的風(fēng)險。不過，通過建設(shè)檔案管理信息化，也就可以將檔案管理人員解放自己勞累的雙手，更好地對于檔案進行收集以及編研，實現(xiàn)檔案管理工作效率的有效提高，減輕檔案管理人員的勞動強度。

（五）保障檔案的安全

對于企業(yè)的檔案信息來說，屬于一種十分重要的信息資源，可以直接決定著企業(yè)的生存以及發(fā)展。與此同時，由于企業(yè)檔案會涵蓋著企業(yè)的商業(yè)機密以及國家機密，一旦泄露也就會為企業(yè)以及國家?guī)硎謬乐氐膿p失。因此，我們也就有必要進行檔案管理信息化的建設(shè)。通過信息化的檔案管理，就可以提高檔案信息的保密性，與紙質(zhì)的檔案信息相比較，電子的文件會更加的安全，可以通過加密以及設(shè)置權(quán)限等方式來降低檔案信息泄露的幾率。不僅如此，通過對于計算機進行利用，對于企業(yè)的檔案進行管理，也可以對于查閱檔案信息的人員進行更加嚴格的限制，通過利用加密的方法，也就可以防止資料泄露，真正保障檔案的安全。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）對檔案管理信息化的認識程度較低

對于企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)來說，就是一項十分復(fù)雜的工程，投入的資金也會比較高。有一些企業(yè)會認為，電子檔案并沒有給公司創(chuàng)造相應(yīng)的經(jīng)濟效益，也就將資金投入在設(shè)施的更新、工程的建造上，還有商品的營銷上，而不會注意對檔案信息進行科學(xué)管理。與此同時，由于檔案信息數(shù)字化所必需的設(shè)施，公司也并不會對其加以配備，使得電子文檔的整理和存檔都會比較的混亂。而且，由于有不少公司都缺乏較強的現(xiàn)代管理理念，同時也不注重對于檔案管理的員工進行培養(yǎng)，因此導(dǎo)致檔案管理員工既缺乏很足的管理經(jīng)驗，也沒有很強的服務(wù)意識，最終導(dǎo)致檔案管理人員的檔案管理水平以及業(yè)務(wù)能力都很難適應(yīng)當今時代對于檔案管理的要求[2]。

（二）企業(yè)檔案管理的信息載體形式比較多元

在企業(yè)信息化的背景之下，電子檔案也成了圖文檔案的管理對象。通過對于計算機技術(shù)進行應(yīng)用，也使得企業(yè)在工程的設(shè)計以及產(chǎn)品的研發(fā)等各個環(huán)節(jié)當中，形成三維仿真模擬設(shè)計的圖像、聲音，以及文字等等，光盤、磁帶等等都成了檔案信息的載體。也正是因為這些檔案信息的載體可能會受到多種因素，其中包含受害蟲侵害、自然老化等的影響，使得檔案信息的內(nèi)容出現(xiàn)損失。若在實際進行使用以及保存的過程當中使得檔案受到損壞，就會導(dǎo)致系統(tǒng)運行出現(xiàn)失效的情況。

（三）企業(yè)檔案管理信息化的標準化建設(shè)不完善

企業(yè)檔案信息管理的標準化主要就是指在檔案的實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾淼倪^程當中，所必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范以及技術(shù)的標準。一般來說，企業(yè)的信息化就是一個十分嚴密的信息系統(tǒng)，對于數(shù)據(jù)進行處理的準確、及時以及可靠也是以每一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的完整以及準確作為前提?？墒?，伴隨著企業(yè)檔案管理的信息化，比較基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)技術(shù)標準化已經(jīng)根本滿足不了企業(yè)的發(fā)展需求，企業(yè)管理的業(yè)務(wù)流程標準、數(shù)據(jù)交換標準、產(chǎn)品設(shè)計的標準等等都需要進一步的完善。而這些也就會直接影響著企業(yè)的信息數(shù)據(jù)采集準確性、規(guī)范性以及及時性，同時也會為企業(yè)之間的數(shù)據(jù)共享以及數(shù)據(jù)交換帶來更多的問題[3]。

（四）企業(yè)檔案信息系統(tǒng)極易出現(xiàn)安全問題

一般來說，檔案信息系統(tǒng)的安全主要表現(xiàn)在電子文件的安全以及電子檔案數(shù)據(jù)的安全等方面，會受到多種因素的影響而產(chǎn)生相應(yīng)的問題，可以直接對于企業(yè)信息化以及企業(yè)檔案信息化的進程進行影響。而且，要想保證企業(yè)檔案信息系統(tǒng)能夠更加正常的運行，也就勢必會需要相關(guān)的管理人員來進行調(diào)控。而在這一過程當中，管理人員也就極易為出現(xiàn)誤操作的情況，從而使得系統(tǒng)失去安全性。不僅如此，由于企業(yè)檔案信息的系統(tǒng)就是對于利用者進行開放的系統(tǒng)。對于利用者們來說，他們可以利用各種機會來對于檔案信息進行破壞。比如說，在利用的過程中涂改檔案的信息，對于有用的檔案信息進行復(fù)制，這也就會導(dǎo)致企業(yè)檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)安全問題。

三、加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念進行轉(zhuǎn)變，推進企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)

在當今這個信息化的時代，企業(yè)的檔案信息化就是信息共享的一種需要，也是檔案事業(yè)技術(shù)得到進步的一種推動性力量，更是加快改革，發(fā)揮出檔案價值、實現(xiàn)檔案信息共享的必然發(fā)展趨勢。而企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的思想觀念，也會直接影響著企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)。要想更好地對于企業(yè)檔案管理信息化進行建設(shè)，也就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者加強對于檔案管理信息化的重視程度，真正認識到檔案管理信息化可以為企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟利益，積極倡導(dǎo)并鼓勵檔案管理信息化的建設(shè)，適當對于一些人才、設(shè)備、資金等進行投入，并將檔案信息化管理工作歸結(jié)到考核的范圍之中。不僅如此，各個級別的領(lǐng)導(dǎo)，特別是管理檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，也要對于檔案工作的情況進行了解，花費心思對于方案進行制定，指導(dǎo)檔案的部門開展建設(shè)的工作，對于工作中存在的困難進行解決，使得檔案管理信息化的建設(shè)工作成為企業(yè)的重要任務(wù)[4]。

（二）對于檔案管理的意識進行增強，有效提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

對于企業(yè)檔案管理信息化來說，要想加強對其的建設(shè)，也就需要對于檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)進行提高。這也就會需要著企業(yè)，建設(shè)一批高質(zhì)量的檔案管理隊伍，這樣才可以保證企業(yè)檔案工作可以得到創(chuàng)新，促進檔案的持續(xù)發(fā)展。通常來說，檔案信息化的管理主要就是對于計算機技術(shù)進行應(yīng)用，也就是實現(xiàn)檔案計算機的管理。而要想實現(xiàn)檔案管理的信息化，也就需要擁有知識層次比較高以及先進技術(shù)水平比較高的專業(yè)技術(shù)人員。因此，企業(yè)就需要引進一些有專業(yè)能力的人才來對于檔案管理的隊伍進行充實。要想對當今時代人類活動的真實記錄進行保存以及利用，那么管理人員也就需要對于現(xiàn)代化的檔案管理手段進行應(yīng)用，對于檔案計算機管理以及電子文件歸檔的知識與技能進行掌握，并且對于各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備的維護進行學(xué)習(xí)。也正如此，企業(yè)就必須對于檔案工作人員進行培訓(xùn)，使得他們可以擁有更高的專業(yè)素養(yǎng)以及開拓創(chuàng)新的精神，這樣就可以促進檔案工作的長遠健康發(fā)展。

（三）實施標準化的建設(shè)，對于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)采集制度進行建立

檔案信息化的標準規(guī)范主要包含了電子文件歸檔管理、電子文檔信息管理資源描述、以及應(yīng)用等。檔案信息采集的管理規(guī)范中規(guī)定，企業(yè)檔案信息在著錄或者標引的時候，需要對于國家檔案局的有關(guān)規(guī)定以及相應(yīng)的法律法規(guī)加以遵守。而同時，對于企業(yè)檔案的管理工作就需要更加積極并且主動加入國際質(zhì)量認證體系貫標活動之中，通過利用更加適應(yīng)信息化的新標準以及新規(guī)則，就可以加快企業(yè)檔案信息化管理規(guī)范的制定以及使用，這樣就可以真正做到加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。與此同時，企業(yè)也需要對于數(shù)字化的檔案信息管理以及利用的制度進行建立，對于電子檔案數(shù)據(jù)的安全、信息利用的安全，以及信息存儲的安全進行規(guī)定。企業(yè)也可以依據(jù)檔案的特點，對于企業(yè)檔案信息專題數(shù)據(jù)庫進行建立。比如說，可以建立產(chǎn)品的檔案專題數(shù)據(jù)庫，對于產(chǎn)品的研發(fā)信息、生產(chǎn)信息、銷售信息等等進行結(jié)合，這樣就可以為企業(yè)開拓市場以及技術(shù)的創(chuàng)新提供一定的參考。不僅如此，企業(yè)檔案部門也需要更加注重參與企業(yè)信息化的建設(shè)，投入企業(yè)管理的流程當中，對于企業(yè)各種類型的文件以及資料的運行進行監(jiān)控，這樣就可以保證紙質(zhì)的檔案以及電子的檔案可以保持一致，使得檔案更加真實以及有效[5]。

（四）保證檔案的信息更加安全以及完整

在企業(yè)檔案管理信息化的工作當中，信息安全管理是最主要的一項工作。通常情況下，檔案信息的安全主要包含著檔案管理系統(tǒng)軟件以及硬件的自身安全，比如說對于檔案進行記錄的光盤等等，而且還會包含著檔案信息傳播的安全，也就是說檔案信息不可以被其他人進行獲得。而要想保證檔案信息的更加安全以及完整，那么就可以從以下幾點入手。

首先，針對檔案安全管理的體系加以健全，以機房的管理制度、軟件系統(tǒng)的管理制度等為切入點，針對計算機系統(tǒng)的物理安全性加以保障。在硬件方面一旦發(fā)生問題，能夠采用科技的手法來處理。在對于檔案系統(tǒng)進行選型以及設(shè)計的過程中，也需要對于系統(tǒng)的安全性進行考慮，將它作為一個十分重要的指標。

其次，企業(yè)的檔案信息管理，需要運用內(nèi)部人員工作過程中所用的封閉式網(wǎng)絡(luò)。在建網(wǎng)時就需要實現(xiàn)物理的隔離，這樣就可以保證網(wǎng)絡(luò)可以更加安全。企業(yè)也可以通過對于數(shù)據(jù)庫進行加密，對于信息進行備份等措施對于計算機的數(shù)據(jù)安全進行保護。而且，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)也需要安裝防火墻、入侵檢測等系統(tǒng)，針對主機采取加固防護的措施。

最后，在針對企業(yè)檔案信息化進行建設(shè)的過程當中，必須針對企業(yè)檔案信息系統(tǒng)做好實時等級維護。針對各種系統(tǒng)極易發(fā)生問題后所可能導(dǎo)致的損失加以確定，并針對相應(yīng)的系統(tǒng)安全等級和信息安全要求加以確認。之后，再根據(jù)所劃分的系統(tǒng)安全要求范圍來針對信息系統(tǒng)能夠在安裝許可區(qū)域內(nèi)正常操作的情形加以確認，以避免未經(jīng)許可者對檔案資料作出違法的動作。

總而言之，在當今這個時代，檔案事業(yè)發(fā)展的方向也就是信息化。通過建設(shè)企業(yè)檔案管理信息化，也就可以實現(xiàn)檔案信息存儲的數(shù)字化以及信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化等等。而且，加強建設(shè)檔案管理信息化，也可以有效提高企業(yè)檔案管理的效率，降低檔案管理的成本，促進企業(yè)的長遠健康發(fā)展。