疾控中心檔案信息化管理存在的問題及對策分析

時圣彥

（山東省單縣疾病預防控制中心，山東 單縣 274300）

疾控中心乃疾病預防與控制中心的簡稱，其承擔著疾病預防與控制、突發(fā)公共衛(wèi)生應急、食品安全與衛(wèi)生監(jiān)督等重要職責，在保障廣大群眾生命健康發(fā)揮著重要作用。疾控中心檔案類型多，常見的有人事檔案、病歷檔案、文書檔案、科研檔案、實驗室檢測檔案等，特別是近年來伴隨著各類傳染性疾病、流行性疾病不斷暴發(fā)，進一步加大了疾控中心檔案管理的工作量，傳統(tǒng)工作模式顯然不能滿足時代發(fā)展和檔案管理的需求，因此需要積極應用信息化手段提升檔案管理的效率。

一、疾控中心檔案管理概述

疾病控制中心檔案管理指的是由檔案管理科室直接對本中心的檔案實體與檔案信息進行管理，同時提供檔案相關服務與利用相關工作的統(tǒng)稱。對疾控中心檔案而言，除了具備一般檔案具備的資源與信息集合性特征，還存在以下特征。第一，信息來源多樣且復雜。預防與控制疾病作為疾控中心的主要職能，在履行該職能過程中不可避免地會形成大量的信息，這些信息由于內容多、涉及面廣，如果要從眾多的檔案信息中迅速獲得目標信息，提高檔案利用效率，便對檔案管理的水平提出了較高的要求。第二，檔案服務對象明確。對疾控中心而言，其工作內容主要為疾病和傳染病的預防與控制，這樣便決定了檔案的服務對象依然為疾病的預防與控制，例如，檔案中疾病特性的信息內容可以為研制疫苗提供幫助。第三，融合性與關聯(lián)性特征。在經(jīng)濟全球化背景下，不同國家的聯(lián)系與交往日益密切，而疾病的傳播也呈現(xiàn)出全球融合性特征，擴大了傳染病傳播范圍，同時也增加了檔案的信息和數(shù)量。這便需要疾控中心從事檔案管理工作的人員及時收集并整理全球疾控相關信息，做好各種傳染病的預防[1]。

二、疾控中心檔案信息化管理的意義分析

檔案信息化管理是指不同的檔案信息內容通過計算機技術將其以數(shù)字化為載體進行儲存數(shù)據(jù)信息，形成各種龐大的數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)計算機對檔案信息的保管、加工、傳輸以及利用等。通俗來講就是將傳統(tǒng)紙質材料的文件資料轉化為電子形式的資料進行管理，這種形式能夠有效減輕檔案管理工作人員的負擔，不斷優(yōu)化調整檔案管理模式，實現(xiàn)檔案信息化管理，促使檔案管理向統(tǒng)一化、標準化發(fā)展。對疾控中心而言，實現(xiàn)檔案信息化管理主要有以下意義。

1.有助于提升檔案管理的效率

疾控中心檔案類型眾多，傳統(tǒng)的管理模式主要依賴人工開展，耗時長，工作效率低，而基于信息技術實現(xiàn)檔案的信息化管理，便有助于提升檔案收集、分類的效率，而且還能提高檔案管理的利用率，相關人員只需較短的時間便可以將收集到的各類檔案進行分類、整理、歸檔，當需要加入新的檔案信息，只需借助計算機平臺便可實現(xiàn)，從而打破了傳統(tǒng)繁瑣的管理模式，極大地提升了檔案管理的效率。

2.助于保障檔案資料的完整性

對疾控中心而言，檔案信息呈現(xiàn)出多樣性與動態(tài)性等特征，其中動態(tài)性主要體現(xiàn)在疾病的預防控制需要長期、系統(tǒng)的開展，需要實時掌握疾病相關信息，在此基礎上更新和分析檔案信息。而檔案管理人員應用信息技術收集檔案內容，然后將其有機整合起來，從而提升檔案資料收集的效率，但是縱觀傳統(tǒng)的檔案管理，由于忽略了檔案資料的完整性，從而影響了檔案資料的利用率。另外，對檔案管理而言工作環(huán)節(jié)十分繁瑣，而傳統(tǒng)的人工管理模式容易發(fā)生檔案數(shù)據(jù)遺漏的現(xiàn)象，不利于檔案質量的提升。而在檔案管理中應用現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)檔案管理朝著智能化、信息化的水平發(fā)展，只需借助設備進行掃描便可以輸入數(shù)據(jù)，不僅可以減輕人工的負擔，同時還能確保檔案管理與檔案儲存的完整性。

3.極大地提升了檔案管理的安全性

疾控中心行開展服務均離不開信息與數(shù)據(jù)的支持，任何傳染病均有源頭，而疾病控制的關鍵便是確定源頭，實施防控措施，這便需要針對該疾病建立單獨的檔案，方便給疾病控制研究追根溯源，因此檔案信息的準確性至關重要。而實現(xiàn)疾控中心檔案的信息化管理，通過借助科學的技術來管理檔案，例如，將檔案存儲在硬盤中，確保檔案不被他人竊取，避免因為外界環(huán)境的影響出現(xiàn)遺漏或者損壞等情況，極大地提升了檔案管理的安全性[2]。

三、疾控中心檔案信息化管理存在的問題分析

1.檔案信息化管理資金投入不足，設備落后

檔案信息化管理是一項見效慢、投入多的工作，然而因地區(qū)經(jīng)濟、歷史文化之間的差異，再加上領導能力與認識的不同，這便決定了檔案信息化管理的應用現(xiàn)狀。當前，很多基層地區(qū)的疾控中心由于預算資金有限，雖然近年來也深刻意識到檔案信息化管理的優(yōu)勢與重要性，也逐漸引入硬件和軟件設施來提升檔案管理的效率，但是從整體水平來看，設備比較落后，數(shù)字化建設還不夠完善，無法滿足檔案信息化管理的需求，導致檔案管理的效率偏低。另外，在檔案管理方面未引入配套的數(shù)據(jù)軟件、防火墻等系統(tǒng)，檔案信息安全性不能得到滿足。

2.檔案管理人員信息化素有待提高

疾控中心檔案管理是一種服務型工作，不會給疾控中心創(chuàng)造很多的經(jīng)濟效益。因此，檔案管理工作壓力較低，這便使得一些工作人員認為檔案管理是一個比較簡單的工作，只需要整理歸類各種資料、數(shù)據(jù)等，要求較低，從而并不注重自身專業(yè)素質的提高。然而，在經(jīng)濟社會高速發(fā)展的形勢下，為了能夠做好檔案管理工作，檔案管理人員如果沒有擁有牢固的專業(yè)知識，工作能力差強人意，那么提升檔案管理的水平與效率就淪為空談。就現(xiàn)目前疾控中心從事檔案管理工作的隊伍現(xiàn)狀來看，整體年齡層次偏大，文化程度以高中居多，這些人員習慣傳統(tǒng)的管理模式，接受新知識和新技能的水平緩慢，再加上日常培訓不足，導致檔案管理人員的信息化素養(yǎng)有待提高[3]。

3.缺乏配套的檔案信息化管理體系

俗話說“不以規(guī)矩難成方圓”，對檔案管理工作而言同樣適用，但是就當前部分疾控中心檔案管理現(xiàn)狀來看，依然存在著管理制度不合理、執(zhí)行不到位等現(xiàn)象，具體體現(xiàn)在沒有詳細的制度規(guī)定檔案信息化管理的操作流程、各個軟件的正確使用方法，因此對檔案管理人員約束作用不大，導致部分檔案工作人員在工作中敷衍了事，當發(fā)生了差錯時，無法落實權責，追究責任人，影響了檔案管理工作的質量。

4.檔案安全難以得到保障

伴隨著各項信息技術在檔案管理中的應用，在提高檔案管理水平和效率的同時，也帶來了檔案數(shù)據(jù)安全的問題。檔案信息化管理面臨的安全問題主要包含數(shù)據(jù)傳輸安全、數(shù)據(jù)存儲安全，如果檔案信息內容丟失或者被篡改，將給疾病的預防控制工作帶來嚴重的影響，后果難以預估，因此檔案信息管理過程中檔案信息安全保障至關重要。但是就當前疾控中心檔案管理現(xiàn)狀來看，在檔案信息安全保證方面局限于簡單的加密、殺毒軟件等，無法全面保證檔案的安全性[4]

四、疾控中心檔案信息化管理策略

1.加大投入力度，加強鞏固基礎建設

若想提高疾控中心檔案信息化管理水平，需要進一步加大資金與人力方面的投入，持續(xù)推進信息化基礎設施建設。首先，加大案信息化建設相關基礎設施投資力度，把檔案信息化資金納入到疾控中心各項財政預算當中，通過逐年投入的方式，來化解基礎設施運行、維修及建設資金不足的問題。也可以采取自行解決、外包服務以及合作開放等手段，保證檔案信息化建設的順利進行。其次，需配置相配套的信息化建設必備軟硬件基礎設備。立足于信息化建設的技術與實踐需求，遵循符合工作要求與節(jié)約成本的原則，為疾控中心檔案管理部門配置齊全的專業(yè)計算機與輔助設備，建立安全、高效的檔案局域網(wǎng)，從而為檔案信息化工作有序推進提供保障，并為有關設施安全、穩(wěn)定運行提供前提條件。

2.優(yōu)化檔案信息化管理人才隊伍結構

同過去的紙質檔案管理工作相比，疾控中心檔案信息化管理具有顯著區(qū)別，因而對檔案管理人員來說，除了需要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務知識，更重要的是與時俱進，熟知檔案管理相關的新理念、新技術。建議不斷完善疾控中心檔案信息化管理人才隊伍結構，具體可從以下兩方面著手。第一，對現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務知識展開培訓，邀請相關專家（計算機、數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)維護及檔案管理）到醫(yī)院內展開培訓，也要給予專職或兼職檔案人員鼓勵，讓其在線學習，不斷充實自己。第二，積極引入專業(yè)知識扎實，技術過硬的復合型人才。疾控中心檔案信息化管理人才必須以多元化、綜合性人才結構取代過去的單一的人才結構，這主要是因為只有確保人才隊伍結構的科學合理性，才能保障疾控中心檔案信息化管理順利進行。第三，加大對相關專業(yè)技術人員的引進，加強對現(xiàn)有技術人員提供專業(yè)的技術培訓，以便及時掌握當下先進的信息化技術和設備，打造一支專業(yè)性強、高素質的檔案信息化化管理人才隊伍，從而提高管理效率和水平[5]。

3.完善檔案信息化管理機制，提升信息管理效率

對于統(tǒng)計檔案信息化管理而言，健全與完善的標準與規(guī)范有利于保證檔案工作順利開展，如沒有規(guī)則與標準進行指導，檔案信息化管理工作開展便會無章可循。所以，疾控中心檔案管理部門應結合國內外及行業(yè)標準規(guī)范，基于統(tǒng)計工作現(xiàn)狀制定針對性、可操作的檔案信息化管理制度及業(yè)務標準，確保檔案信息化管理均能夠在制度的指導與保障下規(guī)范開展。具體而言，可以從以下幾個方面著手。第一，進一步完善檔案管理整理與收集標準，要求各部門和科室在日常工作開展過程中所出現(xiàn)的檔案信息資料及時傳輸?shù)较嚓P共享系統(tǒng)中，檔案管理人員第一時間整理信息，確保檔案歸檔與收集各項工作能夠在制度的規(guī)范下真正落到實處，順利地將傳統(tǒng)被動等檔案管理模式轉變?yōu)榻柚畔⒓夹g主動收集與整理檔案信息的管理模式。第二，在疾控中心現(xiàn)有的《文檔形式一體化制度》《數(shù)字檔案歸檔秩序》《網(wǎng)絡驗證識別制度》等一系列規(guī)章條例的基礎上制定針對性激勵約束機制，則是把檔案管理人員工作情況同薪酬績效掛鉤，并發(fā)放相對應的獎勵；針對由于工作失誤而誘發(fā)的糾紛應嚴肅處理。第三，制定與實施各科室聯(lián)動機制，有助于檔案管理人員全方位跟蹤收集各科室所產(chǎn)生的檔案治療，促使原始信息檔案資料收集渠道更加通暢，并且能夠對各部門工作開展情況進行有效監(jiān)督[6]。

4.構建技術體系，提升檔案信息化管理的安全性

首先，構建技術體系，利用先進科學技術實時監(jiān)測檔案數(shù)據(jù)信息，保證檔案預警、保全、修復、管理等工作的及時性，完善安全保密體系，預防發(fā)生檔案信息安全隱患，實現(xiàn)存儲數(shù)據(jù)信息、備份數(shù)據(jù)信息的安全保密管理。其次，提高疾控中心檔案信息庫的技術要求，有效控制訪問權限，進而控制數(shù)字化檔案庫的登錄與訪問。尤其是在登錄數(shù)字化管理平臺時要執(zhí)行多項驗證步驟，既要驗證用戶名、密碼，又要利用口令和賬號缺省等方式加強驗證、限制，一旦輸入內容不正確，均無法登錄系統(tǒng)。再次，合理控制登錄時間，只允許在固定時間段成功登錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)查閱檔案信息，或者優(yōu)化用戶權限設置，已經(jīng)登錄系統(tǒng)的用戶是哪一個級別就只能查閱對應級別的檔案信息，從而利用信息分級查閱方式防止泄露檔案信息，即便發(fā)生檔案信息泄露問題時也能快速根據(jù)泄露內容、級別迅速鎖定人員，嚴厲追責，提升安全保密控制水平。最后，用戶和檔案信息內容進行分類，不同等級的用戶其對疾控中心檔案信息庫的訪問權限不同，每個等級的用戶所能查閱的檔案信息內容不同。例如，疾控中心的管理人員，具備訪問權限較高，檔案信息的保密程度也要高一些。普通員工和用戶設置的訪問查閱權限就要低一些，通常是一些保密性不強的內容。利用這種分層式的檔案信息管理方式，可以有效杜絕防范信息的泄露。一旦出現(xiàn)信息泄露問題也能夠根據(jù)泄露的信息的內容追查源頭，鎖定泄露信息的相關人員，從而提高檔案信息的安全性、可靠性。

結語

我們正處于信息化時代，疾控中心檔案工作內外環(huán)境出現(xiàn)了巨大的變化，由于傳染病的種類繁多，再加各種因素的影響，傳染病發(fā)生率不斷提高，致使疾控中心檔案內容與檔案類型不斷增多，面對強大的工作負荷，檔案工作者應該積極轉變工作理念，應用大數(shù)據(jù)技術，確保檔案收集、整理、歸檔及時、準確，從而提升檔案管理的效率。雖然當前疾控中心在檔案信息化管理方面還存在一些問題，但是只要抓住問題的關鍵，采取有效的解決措施，便能夠提升信息化管理水平，實現(xiàn)檔案管理跨越式發(fā)展。