基于信息公開(kāi)背景下高職院校檔案服務(wù)初探

王秋蘭

摘 要：作為21世紀(jì)一個(gè)全新的、信息化的、網(wǎng)絡(luò)化為主宰的時(shí)代下，人們更是主動(dòng)對(duì)信息索取的需求愈加強(qiáng)烈。由于高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案方面的服務(wù)不是很重視，查找率相對(duì)很低，工作也會(huì)比較的繁瑣，所以效提高率問(wèn)題就是一項(xiàng)重大的工作。本文針對(duì)信息化公開(kāi)背景下高職院校檔案服務(wù)來(lái)進(jìn)行探究，提高高職院校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，豐富有關(guān)檔案的有關(guān)資源或規(guī)劃?rùn)n案室的規(guī)章制度，形成有序的規(guī)章制度。

關(guān)鍵詞：信息公開(kāi)；高職院校；檔案服務(wù)；檢索

高校的檔案其意義在于記載著完整而真實(shí)的發(fā)展歷程，其中蘊(yùn)藏著辦學(xué)理念、文化內(nèi)涵以及規(guī)劃的戰(zhàn)略，供學(xué)校管理者工作上的參考。在互聯(lián)網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)信息的大數(shù)據(jù)下，高職院校的檔案服務(wù)要進(jìn)行新的觀念改變，跟上時(shí)代的步伐，充分利用高效快捷的互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)，突破和改善信息時(shí)代化管理的瓶頸，以致檔案管理服務(wù)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化，彰顯高職院校的信息化管理水平，開(kāi)放式的管理價(jià)值理念，全方面的提高高職院校的檔案服務(wù)水準(zhǔn)。

一、信息公開(kāi)背景下高職院校檔案服務(wù)的特點(diǎn)

1、檔案服務(wù)的智能化。在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的時(shí)代下，高職院校也相應(yīng)趨向于網(wǎng)絡(luò)化、信息化邁進(jìn)。高職院校檔案管理和服務(wù)實(shí)現(xiàn)智能化，全面開(kāi)發(fā)檢索工具，拋去舊時(shí)期瑣碎的采集，來(lái)提高高職院校檔案管理和服務(wù)的檢索效率，實(shí)現(xiàn)智能信息化。

2、檔案服務(wù)的無(wú)紙化。在網(wǎng)絡(luò)信息的時(shí)代背景下，高職院校慢慢逐漸的減少紙質(zhì)檔案管理方式，慢慢引進(jìn)先進(jìn)的無(wú)紙化、信息化、數(shù)字技術(shù)化的先進(jìn)服務(wù)水平。

二、信息公開(kāi)背景下高職院校檔案服務(wù)的重要意義

1、可以使師生獲得信息權(quán)以及提高利用效率。在公開(kāi)信息的背景下，學(xué)校師生是學(xué)校的成員，有權(quán)知道學(xué)校的基本信息的權(quán)利，他們有權(quán)利知道高校的政策以與政策有關(guān)的內(nèi)容和校園里的最新動(dòng)態(tài)消息。例如：有關(guān)師生的評(píng)優(yōu)評(píng)先、先進(jìn)個(gè)人、職位選評(píng)、職務(wù)晉升的有關(guān)條文制度、以及和生活中先相關(guān)的一些消息，來(lái)督促自我做到更好。

2、可以促進(jìn)高職院校檔案管理的高效性。以前在互聯(lián)網(wǎng)信息化的技術(shù)還沒(méi)有全面普及到的情況下，高職院校的檔案管理服務(wù)是使用紙質(zhì)化保存下來(lái)的，這對(duì)于信息公開(kāi)使用的情況下，使用效率較低、繁瑣、浪費(fèi)資源。而隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的普及，利用大數(shù)據(jù)代替紙質(zhì)化的檔案存儲(chǔ)，避免查找和檢索等繁瑣的工作，成為高職院校檔案服務(wù)管理的一種新型趨勢(shì)。

3、有效行使民主治校的監(jiān)督權(quán)。在信息公開(kāi)的前提下，可以構(gòu)建公開(kāi)、公正、公平的治校體系制度，高職院校的老師職工和學(xué)生是高職院校的成員，充分充當(dāng)主人翁意識(shí)，有權(quán)主動(dòng)獲取真實(shí)準(zhǔn)確的信息，并對(duì)學(xué)校的管理制度提出合理化的建議和個(gè)人意見(jiàn)，再而參與學(xué)校的實(shí)時(shí)行動(dòng)中，形成人人參與、人人監(jiān)督的管理氛圍下，更好的實(shí)現(xiàn)高職院校管理服務(wù)的宗旨。

4、更好實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)資源的調(diào)劑使用。高職院校秉承信息的公開(kāi)的原則，參與到社會(huì)活動(dòng)中，并得到社會(huì)有關(guān)行業(yè)組織的認(rèn)可和支持，更好實(shí)現(xiàn)對(duì)社會(huì)資源的調(diào)劑，使用比較科學(xué)的管理方法來(lái)管理學(xué)校，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息共享，資源調(diào)配。進(jìn)而與社會(huì)事務(wù)活動(dòng)形成緊密聯(lián)系來(lái)調(diào)劑社會(huì)資源。

三、信息公開(kāi)背景下檔案服務(wù)的問(wèn)題剖析

1、檔案服務(wù)的效率低。高職院校檔案的服務(wù)歸檔中，管理者沒(méi)有對(duì)檔案的歸檔互通性做詳細(xì)的了解，導(dǎo)致檔案資源的單一性，可利用性也相對(duì)的較低。針對(duì)于專(zhuān)業(yè)性的檔案利用率偏低，例：財(cái)務(wù)類(lèi)、機(jī)械類(lèi)、金融類(lèi)、這些專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的難易被更多的人所利用。而對(duì)教學(xué)類(lèi)的書(shū)使用率就偏高，例：招生計(jì)劃、教學(xué)計(jì)劃表、日?？荚嚢才牛褂寐示秃芨?，這就表明檔案的使用率參差不齊。

2、高職院校的信息的保密與公開(kāi)不嚴(yán)謹(jǐn)。這個(gè)檔案管理者有著密切的關(guān)聯(lián)，科學(xué)的公開(kāi)檔案信息有利于高職院校的可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)有篩選的進(jìn)行檔案信息的公布。

3、檔案館的儲(chǔ)藏資源單一。由于歷史的原因，檔案藏館內(nèi)容比率有偏差，例如政治因素、行政性、原則制度的偏多，沒(méi)有做到對(duì)檔案一視同仁。對(duì)一些重要的檔案資料沒(méi)有收集到，從而喪失利用價(jià)值。

4、檔案服務(wù)制度科學(xué)性缺失。目前高職院校的檔案?jìng)}管索取資料時(shí)欠科學(xué)性，檢索資料的時(shí)候是用人員來(lái)檢索，加上開(kāi)始管理者沒(méi)有科學(xué)的將檔案歸檔，檢索的時(shí)候就比較的繁瑣，經(jīng)過(guò)很麻煩的步驟才能借到要閱讀的資料，這就使閱讀者的興趣大打折扣了。

四、信息公開(kāi)背景下高職院校檔案服務(wù)管理創(chuàng)新途徑

1、提高檔案服務(wù)的效率性。提高高職院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視，提高檔案的利用率，時(shí)刻謹(jǐn)記檔案的相關(guān)內(nèi)容，加強(qiáng)對(duì)檔案服務(wù)的環(huán)境改善，各類(lèi)的檔案放置整齊，使管理者為需求者提供檔案時(shí)一目了然，節(jié)省檢索時(shí)間，提供查閱方便的借閱途徑，爭(zhēng)取最大化程度的滿足于需求者。

2、控制好高職院校的信息的保密與公開(kāi)。在檔案公開(kāi)社會(huì)背景下的情況下，不能所有的檔案都要做到公開(kāi)，有的是需要被保密的。做好檔案服務(wù)保密和科學(xué)性，這是維護(hù)好正當(dāng)利益和公共利益的要求。在高職院校秘密級(jí)檔案當(dāng)中，對(duì)涉及國(guó)家秘密的、個(gè)人隱私的、有所限制的檔案，這些是必須做到限制公開(kāi)。當(dāng)然檔案服務(wù)者是要強(qiáng)化自身的保密意識(shí)，以法律制度為依據(jù)，嚴(yán)格保守秘密，并妥善服務(wù)管理檔案。

3、豐富檔案館的儲(chǔ)藏資源。檔案館的豐富程度和結(jié)構(gòu)優(yōu)化程度決定了需求人對(duì)檔案的渴望，需求者在豐富的檔案館可以最大程度上獲取自己想要利用的檔案，注重檔案的基礎(chǔ)和整合工作是必不可少的，整齊有效的做好采集、管理、整頓、鑒別、銷(xiāo)毀等工作要求，做好移交清單，保證檔案的完整性和一致性，不因社會(huì)客觀因素存在單一，加強(qiáng)豐富檔案的種類(lèi)以便需求者的獲取。

4、重視檔案服務(wù)制度的科學(xué)性。將紙質(zhì)版和電子版的檔案以科學(xué)方式儲(chǔ)存在電腦里，在需求者索取檔案時(shí)用電腦檢索出該檔案供需求者參考。同時(shí)打造科學(xué)信息公共平臺(tái)實(shí)現(xiàn)分散檔案的無(wú)縫連接，提升檔案安全的可靠性。另外完善和優(yōu)化檔案服務(wù)的科學(xué)規(guī)章制度，用科學(xué)的方式考核管理者的服務(wù)態(tài)度及模式，對(duì)外實(shí)行檔案有償服務(wù)，更好實(shí)現(xiàn)檔案需求者和管理者的有效溝通。

五、總結(jié)

以上所述，在信息公開(kāi)背景下，高職院校的檔案服務(wù)要轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾砗头?wù)理念，完善和創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，豐富儲(chǔ)藏檔案的資料，優(yōu)化儲(chǔ)藏結(jié)構(gòu)，采用信息化數(shù)據(jù)化的手段和方式實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的快捷化、完善化、高效化，在最大的程度上滿足檔案被需求者的需求，充分挖掘檔案服務(wù)的價(jià)值，更好的給需求者提供檔案服務(wù)。

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