大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)思考

賈喜華

信息技術(shù)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等科學(xué)技術(shù)的突發(fā)猛進(jìn)，給人們的工作生活帶來了翻天覆地的變化，這些高新技術(shù)的應(yīng)用，令各行各業(yè)均迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，高校檔案管理工作也不例外。在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，檔案信息化管理已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，它不僅突破了傳統(tǒng)管理模式，而且邁向了科學(xué)化、信息化、數(shù)字化管理領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的高效便利。

一、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

(一) 順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)

科學(xué)技術(shù)的日新月異及廣泛應(yīng)用，在推動(dòng)高新技術(shù)發(fā)展的同時(shí)也令各行各業(yè)進(jìn)入了新的發(fā)展時(shí)代。在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理工作通過信息化建設(shè)模式的構(gòu)建以及數(shù)字化技術(shù)手段的應(yīng)用，取代了以往傳統(tǒng)手工管理檔案的方式，不僅大幅提高了工作效率，還很大程度地減輕了管理人員的工作量，而且紙質(zhì)檔案經(jīng)掃描后可以圖片形式永久保存于電腦中，避免了傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式下紙張風(fēng)化造成檔案信息不全的不足。此外，檔案資料的查找搜索也無需花費(fèi)大量時(shí)間，只需在相關(guān)數(shù)據(jù)庫中輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞即可快速搜尋到，為高校檔案管理工作提供了極大的便利。因此，高校檔案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，有利于檔案管理效率及管理質(zhì)量的雙重提升。

(二)拓寬檔案服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

傳統(tǒng)檔案管理模式下紙質(zhì)檔案通常僅有一份或幾份，由于存儲(chǔ)的各類檔案資料數(shù)量龐大，查找過程中需耗費(fèi)大量時(shí)間及人力，而且無法實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳輸及隨時(shí)隨地調(diào)閱[1]。檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施，能有效利用各種技術(shù)軟件來進(jìn)行檔案資料的管理，用戶經(jīng)授權(quán)后登錄并輸入密碼就可快速訪問到自己所需的檔案資料，如教師遠(yuǎn)程備課采取這種調(diào)閱方式就可實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，真正突破時(shí)間和空間上的限制。

(三) 降低檔案管理差錯(cuò)率，實(shí)現(xiàn)檔案資料的永久保存

傳統(tǒng)檔案管理模式，易出現(xiàn)檔案資料分檔不明確、歸檔錯(cuò)誤、檔案混亂、檔案存放不慎遺失等問題[2]。檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施，能將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案后實(shí)現(xiàn)永久保存，從而避免檔案管理因人工失誤造成的各種差錯(cuò)。此外，檔案管理人員通過相關(guān)管理軟件及信息處理技術(shù)的應(yīng)用，其數(shù)據(jù)處理能力、數(shù)據(jù)分析能力、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力也得到了有效鍛煉，有助于其業(yè)務(wù)技能的提升，從而提升高校檔案管理水平。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵和現(xiàn)狀

(一)高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

時(shí)代的發(fā)展伴隨著經(jīng)濟(jì)的飛速前進(jìn)，隨著二十一世紀(jì)的到來，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)得到了前所未有的飛躍發(fā)展，全球也由此進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。目前，各行各業(yè)都開始投入大量的時(shí)間和金錢加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的研究，對(duì)信息技術(shù)的研究領(lǐng)域也越來越深入。研究顯示，大數(shù)據(jù)的信息處理技術(shù)具有四項(xiàng)顯著特點(diǎn)，那就是數(shù)據(jù)的收集與生成速度極快、數(shù)據(jù)的容量非常龐大、信息收集的方式多種多樣、生成的數(shù)據(jù)具有極大的利用價(jià)值。在這個(gè)信息數(shù)據(jù)處理技術(shù)的過程中，對(duì)于數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)、保存和整理都是其核心要點(diǎn)，因此對(duì)于當(dāng)前的信息建設(shè)來說，其重心就在于提升信息收集效率、增強(qiáng)信息檔案的安全管理水平。對(duì)于高校的檔案管理信息化來說，擺脫了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理模式，不僅減少了紙質(zhì)檔案容易丟失和破損的問題，也為減少紙質(zhì)污染作出了貢獻(xiàn)，同時(shí)還大大地節(jié)省了紙質(zhì)檔案管理的人力財(cái)力投入，讓信息檔案管理的工作效率得到大幅度提升，將高校檔案管理的價(jià)值提升到一個(gè)新的高度。基于大數(shù)據(jù)的信息化檔案管理建設(shè)是高校檔案管理必須重視和關(guān)注的，做好高校檔案的數(shù)字化管理，能夠最大程度實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)之間的共享，加強(qiáng)各大高校間的信息共享和交流合作。

(二)高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，許多高校積極嘗試，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的部分信息化，但信息化建設(shè)程度仍然不高，存著各種問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是高校領(lǐng)導(dǎo)者思想觀念守舊，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不重視，受經(jīng)費(fèi)緊張影響，將大部分資金用于教學(xué)設(shè)備上，對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的投入不足，以致難以高效地開展檔案的信息化管理。二是檔案管理人員覺得檔案管理就是保存檔案資料的完整齊全，對(duì)于檔案的利用率不高，未能真正發(fā)揮出其在其他方面的作用及價(jià)值，缺乏學(xué)習(xí)新技術(shù)新方法的上進(jìn)心，制約檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。三是檔案管理信息化建設(shè)手段落后[3]。由于領(lǐng)導(dǎo)者的不重視，資金投入不足，檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施及專業(yè)設(shè)備落后，新軟件新技術(shù)也未能引進(jìn)，讓高校檔案管理信息化建設(shè)停滯不前。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建設(shè)的思路和策略

(一)改變傳統(tǒng)觀念，樹立正確的信息化建設(shè)觀念

高校檔案管理信息化建設(shè)要想取得突破性的成效，無論是學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層還是從事檔案管理工作的基層管理人員，均應(yīng)解放思想，改變傳統(tǒng)固化的觀念，樹立信息化建設(shè)的管理理念，推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)。一方面學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理信息化建設(shè)工作，爭(zhēng)取資金投入，以更新老舊落后的設(shè)備，完善信息化建設(shè)的基本設(shè)施，引進(jìn)當(dāng)前先進(jìn)的新設(shè)備新技術(shù)，如一體化掃描儀，為高校檔案的信息化管理創(chuàng)造有利條件。另一方面，基層檔案管理人員也應(yīng)轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)管理理念，不僅要對(duì)檔案資料進(jìn)行妥善保管，以電子文檔形式儲(chǔ)存于電腦中，還要積極學(xué)習(xí)其他院校信息化管理檔案的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)及科學(xué)方法，以充分挖掘和發(fā)揮檔案的其他功能，使其在教研、科研等多個(gè)方面均發(fā)揮其作用及真正價(jià)值。

(二)創(chuàng)建完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫

檔案信息化建設(shè)離不開信息管理系統(tǒng)的創(chuàng)建，而且該系統(tǒng)不能僅是單個(gè)高校，而應(yīng)是一個(gè)涉及全國高校的龐大而完善的檔案數(shù)據(jù)庫，方可讓高校間實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。數(shù)據(jù)庫的研發(fā)需要重視用戶的個(gè)人體驗(yàn)，教師和學(xué)生均擁有自己的私人賬號(hào)，并且?guī)熒臋?quán)限也應(yīng)有所不同和區(qū)別。同時(shí)，創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫必須保證檔案信息資源的豐富及齊全完善，數(shù)據(jù)處理的高效。借助數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用以實(shí)現(xiàn)信息資源的整合，確保儲(chǔ)存保存的優(yōu)質(zhì)，搜索查詢的高效，用戶通過關(guān)鍵詞的輸入即可快速查找到自己所需信息。

(三) 加強(qiáng)電子檔案管控力度

近年來，電子檔案在高校檔案信息化管理中得到大范圍普及，這也是高校管理的趨勢(shì)。高校檔案信息化建設(shè)要想成功實(shí)現(xiàn)，就必須對(duì)電子檔案及其相關(guān)資源加 大管控力度[4]。高校檔案資料包括師生資料、學(xué)校發(fā)展歷程、教學(xué)成果等一系列資源信息。以學(xué)生檔案資料為例，就包括學(xué)生的學(xué)籍、姓名、性別、年齡等基本信息及學(xué)習(xí)情況等。因此，高校在制作電子檔案時(shí)，需嚴(yán)格監(jiān)督和管控，確保信息的真實(shí)性、有效性。完成電子檔案的制作后，還需應(yīng)用有效的技術(shù)檢測(cè)手段對(duì)電子檔案的安全性、有效性進(jìn)行測(cè)試[5]。此外，針對(duì)高校檔案管理內(nèi)容及流程，為保證信息化檔案管理的安全性，需安裝安全預(yù)警系統(tǒng)，如防火墻、木馬病毒識(shí)別、重要檔案加密、用戶權(quán)限管理等網(wǎng)絡(luò)安全體系的安裝，以將風(fēng)險(xiǎn)降至最低程度。

(四)強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理

信息技術(shù)的應(yīng)用讓高校檔案管理邁向了科學(xué)化、信息化管理之路，但該技術(shù)猶如一把雙刃劍，給工作生活帶來方便和提高工作效率的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全問題也時(shí)有發(fā)生，如信息泄露、黑客入侵等，不僅個(gè)人隱私及有價(jià)值的信息被不法分子竊取，還造成網(wǎng)站資源的流失，甚至危及人身財(cái)產(chǎn)安全，后果難以想象[6]。這對(duì)大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息管理建設(shè)提出了更高要求[7]。因此，網(wǎng)絡(luò)安全管理不容忽視，對(duì)于檔案信息的安全保存及信息的防護(hù)極為關(guān)鍵。這就需要政府及相關(guān)部門完善高校檔案信息管理相關(guān)的法律法規(guī)，使高校通過法律法規(guī)對(duì)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范，讓檔案信息化管理受到法律法規(guī)的約束，確保信息安全。同時(shí)，及時(shí)備份用戶上傳至客戶端的信息，若出現(xiàn)信息被盜、丟失，調(diào)取網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控以迅速查明數(shù)據(jù)丟失的源頭，情節(jié)嚴(yán)重的，報(bào)警處置[8]。此外，網(wǎng)絡(luò)安全的強(qiáng)化，除安全防護(hù)軟件的應(yīng)用外，還應(yīng)提高安全防范意識(shí)。高校應(yīng)定期組織信息管理人員參與網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的專題會(huì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全信息管理的規(guī)章制度，強(qiáng)化自身安全防范意識(shí)，聽取和分析近期發(fā)生的網(wǎng)絡(luò)安全案例，了解不法分子的違法手段，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，做到警鐘長鳴，時(shí)刻保持警惕心，讓高校檔案管理信息建設(shè)水平再上新臺(tái)階[9]。

(五)加強(qiáng)檔案信息化管理隊(duì)伍建設(shè)

高校檔案管理信息化建設(shè)需要一支檔案管理專業(yè)知識(shí)豐富、信息技術(shù)應(yīng)用嫻熟、職業(yè)道德高尚的信息化檔案管理隊(duì)伍。因此，高校應(yīng)重視信息管理隊(duì)伍的建設(shè)，一是對(duì)信息管理人員進(jìn)行職業(yè)道德、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、信息技術(shù)等知識(shí)及技能的培訓(xùn)，以幫助他們不斷提升操作技能，熟練應(yīng)用各種計(jì)算機(jī)軟件及其操作方法，愛崗敬業(yè)，堅(jiān)守職業(yè)道德[10]。二是加強(qiáng)與其他部門的合作，通過部門間的互幫互助、聯(lián)動(dòng)，推動(dòng)檔案信息化管理方向的多元化、整合化發(fā)展。三是組織檔案管理人員積極參與各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，以傳遞正能量，增強(qiáng)其社會(huì)責(zé)任感，并將積極樂觀的工作態(tài)度貫穿檔案信息化管理的始終，成為有責(zé)任有擔(dān)當(dāng)?shù)臋n案管理專業(yè)人才[11]。四是對(duì)其他高校檔案管理信息化建設(shè)的前沿信息要積極了解，懂得檔案信息化管理相關(guān)的法律法規(guī)，積極維護(hù)檔案信息資料的安全，成為一支有組織、守紀(jì)律、負(fù)責(zé)任的高素質(zhì)信息管理隊(duì)伍[12]。

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下，既為高校檔案管理信息化建設(shè)帶來了新機(jī)遇，又令其面臨新挑戰(zhàn)。高校檔案信息化管理是一項(xiàng)長期的任務(wù)，需要高校抓住機(jī)遇，積極迎接挑戰(zhàn)，對(duì)當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中的不足之處努力改進(jìn)，應(yīng)用有效的管理思路和策略讓高校檔案管理信息化建設(shè)向數(shù)字化、現(xiàn)代化、智能化方向發(fā)展，最大限度地發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值，推動(dòng)高校檔案管理工作的良好發(fā)展。