地質(zhì)檔案數(shù)字化進程緩慢的成因分析及對策探討

陳玉琴 廣州市地質(zhì)調(diào)查院

現(xiàn)如今，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，地質(zhì)檔案也由傳統(tǒng)管理方式向數(shù)字化管理方向發(fā)展。這種現(xiàn)代化管理方式對地質(zhì)檔案管理效率和管理質(zhì)量的提升以及檔案信息資源的充分利用具有積極意義。但從地質(zhì)檔案數(shù)字化改革現(xiàn)狀來看，地質(zhì)檔案數(shù)字化進程緩慢，數(shù)字化管理水平有待提升。基于此，現(xiàn)主要就地質(zhì)檔案數(shù)字化進程緩慢的成因進行分析，探討加快地質(zhì)檔案數(shù)字化進程的優(yōu)化策略。

地質(zhì)檔案是在地質(zhì)調(diào)查研究、礦產(chǎn)勘探等活動中形成的科技檔案，是對地質(zhì)工作活動和成果的記錄[1]。地質(zhì)檔案資料對地質(zhì)工作的開展具有非常重要的作用，而且隨著時間的推移，需要整理和保存的資料越來越多，越來越雜，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理模式顯然已經(jīng)無法滿足現(xiàn)實需求，因此推動地質(zhì)檔案數(shù)字化改革勢在必行。然而，現(xiàn)如今地質(zhì)檔案數(shù)字化改革進程緩慢，未能達到預(yù)期的管理效果，需要深入細致、綜合全面地分析造成地質(zhì)檔案數(shù)字化進程緩慢的原因，以便對癥施策，加快地質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展進程。首先，分析地質(zhì)檔案數(shù)字化改革的必要性，總結(jié)當(dāng)前地質(zhì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢；其次，剖析地質(zhì)檔案數(shù)字化進程緩慢的成因；最后，探討加快地質(zhì)檔案數(shù)字化進程的有效對策。

地質(zhì)檔案數(shù)字化改革的必要性

順應(yīng)時代發(fā)展趨勢

新時代，科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)得到普及，并在各個領(lǐng)域廣泛應(yīng)用[2]。在地質(zhì)檔案管理中心，以往傳統(tǒng)檔案管理模式的作用發(fā)揮有限。地質(zhì)勘查資料數(shù)量龐大，種類繁多，傳統(tǒng)檔案管理效率低，耗時長，查找地質(zhì)信息麻煩，資源利用率低。因此，尋求一種高效、先進的地質(zhì)檔案管理模式已成為信息時代地質(zhì)檔案管理的迫切需求，地質(zhì)檔案數(shù)字化改革勢在必行。地質(zhì)檔案的數(shù)字化管理以互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)為依托，借助先進的設(shè)備設(shè)施，如計算機、掃描儀以及現(xiàn)代化管理手段和技術(shù)，不僅能有效彌補傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的不足，而且有助于降低地質(zhì)檔案管理工作量與勞動強度，既順應(yīng)了時代發(fā)展的趨勢，又為地質(zhì)工作的高效開展提供了便利。

地質(zhì)檔案保存安全性和完整性的需要

地質(zhì)檔案傳統(tǒng)管理模式不僅需要花費較多時間，全部依賴人力來完成，而且檔案資料需要足夠大的空間來保存，且無法完全避免由自然災(zāi)害、突發(fā)意外等原因所致的檔案丟失、損毀等情況。因此推行數(shù)字化檔案管理模式，有助于實現(xiàn)地質(zhì)檔案保存的安全性和完整性。保存方式的改變不僅可以提升保存效率，還能節(jié)約空間，提升存儲容量，大大提升地質(zhì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

地質(zhì)檔案實現(xiàn)信息資源共享的需要

地質(zhì)檔案中保存了大量彌足珍貴的資料，深入挖掘這些地質(zhì)資料的潛在價值可提高其利用率，甚至能夠發(fā)現(xiàn)可供再次開發(fā)和利用的地質(zhì)資源，創(chuàng)造新的經(jīng)濟價值。傳統(tǒng)檔案管理模式無法實現(xiàn)地質(zhì)信息資源的共享。此外，數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，能讓地質(zhì)勘察及地質(zhì)災(zāi)害治理等方面的信息資料突破時空限制，地勘單位相互間可通過地質(zhì)檔案信息的傳遞實現(xiàn)地質(zhì)信息資源的共享。這不僅推動了地勘單位地質(zhì)工作的高效開展，還讓地質(zhì)檔案資料得以更好地利用。

地質(zhì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

大幅提高地質(zhì)檔案管理效率

傳統(tǒng)地質(zhì)檔案管理完全依賴人力和手工來完成，用時長，效率低，且操作過程中易出現(xiàn)失誤。將數(shù)字化管理應(yīng)用于地質(zhì)檔案管理工作中，無論是檔案的生成、傳遞，還是利用，每一環(huán)節(jié)均可借助計算機與網(wǎng)絡(luò)來完成，不僅能大幅提高地質(zhì)檔案管理工作的效率，節(jié)約工作時間，還能準確檢索想查找的地質(zhì)信息，做到精準定位，快速檢索，讓地質(zhì)檔案管理工作更為方便快捷。

保證地質(zhì)檔案的時效性和機密性

地質(zhì)檔案屬于科技檔案，其時效性和機密性均應(yīng)得到保證[3]。地質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，一方面可通過關(guān)鍵詞的輸入快速而準確地查詢和搜索所需地質(zhì)資料信息，提高地質(zhì)檔案資料利用的便利性；另一方面，采取數(shù)字化管理模式后，為保證地質(zhì)檔案的安全性和機密性，可通過權(quán)限設(shè)置、密級設(shè)置等管理手段對地質(zhì)檔案進行加密管理，讓地質(zhì)資料信息的機密性得到有效保證。

地質(zhì)檔案數(shù)字化進程緩慢的成因剖析

缺乏對地質(zhì)檔案數(shù)字化管理的足夠重視

地質(zhì)檔案管理水平的高低、管理質(zhì)量的優(yōu)劣對地質(zhì)工作能否高效開展，地質(zhì)信息資源能否充分利用具有一定的影響。地質(zhì)檔案的數(shù)字化管理是信息時代下滿足地質(zhì)工作發(fā)展需求及順應(yīng)時代發(fā)展潮流的必然趨勢，然而部分地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)層對地質(zhì)檔案的數(shù)字化管理缺乏應(yīng)有的重視，認為檔案管理工作無非就是做好檔案的分類、存檔等工作，技術(shù)含量不高，既未認識到地質(zhì)檔案管理工作的重要性，又缺乏數(shù)字化管理意識。這種認識上的誤區(qū)直接導(dǎo)致相關(guān)單位在地質(zhì)檔案數(shù)字化管理過程中，在數(shù)字化設(shè)備等配套設(shè)施上舍不得投入，未能給地質(zhì)檔案的數(shù)字化管理創(chuàng)造良好的硬件條件，阻礙了地質(zhì)檔案的數(shù)字化進程。

傳統(tǒng)地質(zhì)資料尚未全面實現(xiàn)數(shù)字化管理

傳統(tǒng)地質(zhì)檔案資料不僅包括以圖片、文字等形式保存的紙質(zhì)資料，還涉及很多形式各異的地質(zhì)檔案，如標本、聲音等，其內(nèi)容涵蓋礦產(chǎn)、水文、物探等[4]。這些珍貴的地質(zhì)檔案資料不僅查找起來麻煩，而且實現(xiàn)數(shù)字化管理的難度極大，嚴重阻礙了地質(zhì)檔案的數(shù)字化進程。

地質(zhì)檔案資料管理水平滯后

地質(zhì)檔案中很大一部分是原始類、實物類地質(zhì)資料，這些地質(zhì)資料仍停留在傳統(tǒng)檔案管理模式層面，繼續(xù)沿用接收—歸檔—保管—上交—匯交的檔案管理流程。而地質(zhì)資料的借閱也處于被動狀態(tài)，以用戶上門及紙質(zhì)目錄查詢方式為主，無電子借閱記錄[5]。外借資料中紙質(zhì)資料占絕大部分，地質(zhì)檔案資料的管理仍然重保管,輕利用。一些原始地質(zhì)資料不僅數(shù)量驚人，而且長時間在檔案室存放，占用很大的存儲空間，紙質(zhì)地質(zhì)資料經(jīng)過長時間存放，紙張發(fā)黃、褪色、老化，甚至破損。查找資料需要花費大量的時間和人力，不僅查閱效率低，而且多次翻閱也容易損壞檔案，所以這些原始的地質(zhì)資料要么無法得到有效利用，要么容易破損。在信息化時代，這種地質(zhì)檔案管理模式無法滿足地質(zhì)工作不斷發(fā)展的需要，地質(zhì)檔案資料管理水平滯后，未做到與時俱進。

地質(zhì)檔案管理設(shè)備落后，有待更新

地質(zhì)檔案數(shù)字化管理既需要現(xiàn)代化管理手段和先進技術(shù)的支撐，又離不開配套的軟硬件設(shè)備設(shè)施，如計算機、掃描儀、服務(wù)器等。但從當(dāng)前情況來看，一些地勘單位地質(zhì)檔案管理配套設(shè)施設(shè)備落后，有待更新，如缺乏分辨率高的掃描儀以及專用服務(wù)器等。如果這些相應(yīng)的硬件設(shè)施欠缺，就會直接影響地質(zhì)檔案數(shù)字化管理進程，此外，軟件系統(tǒng)的不夠完善也為地質(zhì)信息的錄入和檢索帶來了不便?？傊?，地質(zhì)檔案數(shù)字化進程的推進需要投入足夠的物力及財力，很多地勘單位未能從長遠考慮，只注重眼前利益，以致影響了地質(zhì)檔案數(shù)字化管理的順利開展。

地質(zhì)檔案管理員專業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì)有待提升

信息時代，地質(zhì)檔案管理工作面臨向數(shù)字化、智能化方向轉(zhuǎn)變的問題。地質(zhì)檔案數(shù)字化進程的推進既離不開前期物力、財力的投入和配套先進設(shè)備設(shè)施的支撐，又需要檔案管理人員具備夯實的檔案管理專業(yè)知識，掌握地質(zhì)檔案數(shù)字化管理的相應(yīng)技術(shù)，如計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。然而一些地質(zhì)檔案管理員仍停留在固有的傳統(tǒng)管理理念層面，并未清楚認識到地質(zhì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，同時思維固化，對自身專業(yè)能力及綜合素質(zhì)的提升并不看重，缺乏進取精神，特別是信息素養(yǎng)不足，以致地質(zhì)檔案的數(shù)字化進程受到阻礙，地質(zhì)檔案數(shù)字化管理水平較低。

加快推進地質(zhì)檔案數(shù)字化進程的對策

更新管理理念，正確認知地質(zhì)檔案的數(shù)字化管理

要想推進地質(zhì)檔案的數(shù)字化進程，無論是地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)，還是檔案管理人員，首先就要轉(zhuǎn)變思想觀念，更新管理理念，從思想上深刻認識地質(zhì)檔案的數(shù)字化管理是信息時代檔案現(xiàn)代化管理的必然發(fā)展方向和趨勢，也是時代不斷進步的體現(xiàn)。一方面，地勘單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變因循守舊的舊觀念，既要在思想上接軌新時代，順應(yīng)時代的發(fā)展變化，又要充分意識到先進完善的軟硬件配套設(shè)備設(shè)施是推進地質(zhì)檔案數(shù)字化進程的前提條件，從而爭取資金，加大前期投入，為地質(zhì)檔案實現(xiàn)電子化、數(shù)字化管理奠定堅實基礎(chǔ)，以加快地質(zhì)檔案的數(shù)字化進程[6]；另一方面，地質(zhì)檔案管理人員也要與時俱進，在檔案管理工作中引入數(shù)字化管理理念，并貫穿地質(zhì)檔案全部管理工作的始終，推動地質(zhì)檔案數(shù)字化管理的高質(zhì)高效開展。

加快傳統(tǒng)地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)步伐

傳統(tǒng)地質(zhì)資料形式多樣，種類多、內(nèi)容雜，目前尚未完全轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，因而，全面實現(xiàn)地質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，難度較大，不能一蹴而就，其不僅需要經(jīng)歷一個相當(dāng)長的時期，還需要檔案管理人員制訂推進傳統(tǒng)地質(zhì)檔案數(shù)字化進程的計劃，循序漸進地完成計劃工作[7]。這就需要檔案管理人員結(jié)合檔案實際使用情況進行調(diào)查和分析，按照輕重緩急進行規(guī)劃，如先對檔案目錄進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，再視檔案使用需求的緩急程度逐步進行數(shù)字化處理。內(nèi)容模糊、質(zhì)量不佳的地質(zhì)資料應(yīng)借助高分辨率的掃描儀加以掃描，轉(zhuǎn)化為電子檔案資料并進行保存，直至所有傳統(tǒng)地質(zhì)檔案資料全部以電子化形式存儲。

完善地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的軟硬件配套設(shè)施

地質(zhì)檔案數(shù)字化進程的推進離不開完善的軟硬件配套設(shè)施。一方面，地質(zhì)部門要及時更新落后老化的硬件設(shè)備，并合理選擇性能好且先進的硬件設(shè)備，以免其過早淘汰，針對軟件設(shè)施的配套則可選擇與專業(yè)軟件公司合作，由其提供軟件并負責(zé)對檔案管理人員進行軟件使用方面的培訓(xùn)，以及對軟件進行維護，以為地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造有利條件[8]；另一方面，還要構(gòu)建地質(zhì)檔案的數(shù)字化管理平臺，并將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進行分離，通過搭建檔案信息化管理平臺來實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源的共享。此外，軟硬件的開發(fā)、升級也應(yīng)引起重視，在平臺建設(shè)的同時做好監(jiān)督與管控，積極落實地質(zhì)檔案的流程管理、系統(tǒng)管理、安全管理等措施，為地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)及平臺的高效運行提供保障。

重視和完善地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫的完善對推進地質(zhì)檔案的數(shù)字化進程起著關(guān)鍵作用，因此，地質(zhì)部分不僅要重視地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，還要優(yōu)化數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。首先，明確數(shù)據(jù)庫設(shè)計與建設(shè)的目標，對數(shù)據(jù)收錄及使用方法進行考察，以保證建設(shè)完善的地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫。其次，嚴格遵循地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫收錄要求，優(yōu)化地質(zhì)檔案目錄檢索方式，并與信息化技術(shù)相結(jié)合，開發(fā)出數(shù)字化、電子化的地質(zhì)檔案目錄檢索體系，以落實收錄工作。再次，為了進一步提升地質(zhì)檔案管理的科學(xué)性和高效性，除了快速推進數(shù)字化進程外，還應(yīng)構(gòu)建地質(zhì)學(xué)基礎(chǔ)信息資料數(shù)據(jù)庫。最后，通過現(xiàn)代化設(shè)備掃描和編輯地質(zhì)資料，將其轉(zhuǎn)化成電子資料并存入電子文檔中，為地質(zhì)檔案信息資料的查找和利用提供方便，以充分發(fā)揮地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢[9]。

強化地質(zhì)檔案管理人員隊伍建設(shè)

地質(zhì)檔案數(shù)字化進程的推進既需要先進的軟硬件設(shè)備設(shè)施及信息化管理手段，又需要地質(zhì)檔案管理人員擁有扎實的檔案管理專業(yè)知識，掌握并熟練使用信息化技術(shù)。因此，地質(zhì)部門應(yīng)重視對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，強化地質(zhì)檔案管理隊伍建設(shè)。一方面對檔案管理人員進行職業(yè)道德、保密意識的灌輸和教育，以增強其敬業(yè)愛崗之心；另一方面，注重對檔案管理人員的培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)、外送進修學(xué)習(xí)、舉辦學(xué)術(shù)交流活動等不同形式的培訓(xùn)，幫助他們進一步鞏固檔案管理專業(yè)知識，掌握和熟練運用信息化技術(shù)，以提升地質(zhì)檔案管理隊伍的專業(yè)水平及綜合素質(zhì)，構(gòu)建一支專業(yè)化、規(guī)范化、高效化的地質(zhì)數(shù)字檔案管理隊伍，致力于地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)，并為數(shù)字化進程的推進貢獻力量。

綜上所述，數(shù)字化管理與建設(shè)是信息時代各行各業(yè)謀求更好發(fā)展的必經(jīng)之路，是順應(yīng)社會發(fā)展與時代潮流的必然趨勢。地質(zhì)檔案管理工作同樣如此，要想確保地質(zhì)檔案管理工作高質(zhì)高效開展，數(shù)字化建設(shè)是有效途徑。因此，地質(zhì)部門與地質(zhì)檔案管理人員均要與時俱進，充分利用先進的信息技術(shù)，采取現(xiàn)代化管理手段，加快地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，從而推動地質(zhì)事業(yè)更好更快發(fā)展。