高職院校優(yōu)化檔案管理工作機制的路徑探析

于鋒

摘要：檔案管理工作機制是指檔案管理部門和人員依據(jù)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)和制度在管理檔案過程中逐漸形成的一整套管理結(jié)構(gòu)和運行機理。新時代背景下，高職院校檔案管理呈現(xiàn)如下特點：檔案管理工作具有事業(yè)型、專業(yè)化、服務(wù)型等特點；其逐漸重視文件和檔案的有機聯(lián)系，向一體化、整合化方向發(fā)展，重視管理標準的高度統(tǒng)一和資源的合理配置。但其也存在資源分散與統(tǒng)一管理的矛盾、內(nèi)部管理與社會管理的矛盾及單一資源與集合資源的矛盾。這些矛盾的出現(xiàn)導致當前檔案管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題。不斷優(yōu)化檔案管理的機制，可以促使檔案管理更加規(guī)范化，提升檔案管理工作的質(zhì)效。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理；工作機制；路徑

在高職院校管理體系中，檔案管理工作非常關(guān)鍵，其中包括管理經(jīng)驗總結(jié)、管理規(guī)律知識以及教育發(fā)展歷史等諸多內(nèi)容，有力支持各項管理工作的順利進行。在深化教育改革背景下，高職院校的檔案管理工作應(yīng)摒棄錯誤的管理思想，優(yōu)化檔案管理機制。現(xiàn)階段，我國高職院校呈現(xiàn)迅猛的發(fā)展態(tài)勢，教育管理體系的規(guī)模不斷擴大，做好檔案管理工作是維護高職院校高效運行的重要基礎(chǔ)，應(yīng)抓住發(fā)展契機進行優(yōu)化改革，推動高職教育事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

1檔案管理工作機制的內(nèi)涵及特點

1.1檔案管理工作機制的內(nèi)涵

檔案管理工作機制是指，檔案管理部門和人員依據(jù)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)和制度在管理檔案過程中逐漸形成的一整套管理結(jié)構(gòu)和運行機理，其包括檔案行政、業(yè)務(wù)機構(gòu)的設(shè)置及其隸屬關(guān)系、職權(quán)定位和組織管理方式等。檔案管理工作機制是檔案事業(yè)體系的重要組成部分，檔案管理工作機制是檔案工作理論與實踐核心。①正是在這一機制的保障下，檔案管理工作得以科學、高效、便捷、有序地運行。

具體而言，檔案管理工作機制主要包括檔案收集機制、整理機制、保護機制、利用機制等方面。其中，收集機制是指，檔案管理部門根據(jù)檔案本身的性質(zhì)和類型，有差別地進行收集，明確收集的主體、要求、范圍和方法；整理機制是指，按照一定的標準、方法對已經(jīng)收集的檔案進行分整理、排序編號等；保護機制是指，運用一定的技術(shù)手段和標準對已經(jīng)收集、整理的檔案進行有效保護，以確保其安全；利用機制是指，合理運用有效的技術(shù)手段、方式和途徑，使保存的檔案得以充分的利用，發(fā)揮檔案的最大價值。

1.2高職院校檔案管理工作的特點

當前高職院檔案管理體制經(jīng)長期發(fā)展逐漸完善，結(jié)合高職院自身的特點和檔案管理體制的內(nèi)在演化特點，高職院檔案管理工作有其優(yōu)勢與矛盾。

1.2.1當前高職院檔案管理工作的優(yōu)勢。檔案管理體制經(jīng)歷從分散管理轉(zhuǎn)向集中式管理，其具有現(xiàn)實合理性和歷史必然性，這一轉(zhuǎn)變也改變了檔案管理狀況，與高職院校的發(fā)展相適應(yīng)。從管理的角度，按照國家的“精簡、統(tǒng)一、放權(quán)”的管理體制要求，檔案管理機制中進一步明確了隸屬關(guān)系，這有利于提高指令質(zhì)性和管理效率。其縱向精簡了管理級層，強化行政力；橫向拓展提升規(guī)模及專業(yè)化建設(shè)程度。②檔案管理工作的性質(zhì)由國家模式逐漸轉(zhuǎn)為社會模式，突出其事業(yè)型、專業(yè)化、服務(wù)型等特點。同時現(xiàn)有的高職院校檔案管理機制逐漸重視文件和檔案的有機聯(lián)系，向一體化、整合化方向發(fā)展，重視管理標準的高度統(tǒng)一和資源的合理配置。

1.2.2當前高職院檔案管理工作中存在的矛盾。一是資源分散與統(tǒng)一管理的矛盾。高職院校檔案管理涉及范圍很廣，很多工作不是學校檔案管理部門單方面可以做好的。比如，文書處理與檔案處理、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理等經(jīng)常各自為政，容易忽視其銜接性。因此，高職院校的檔案管理工作需要多個部門齊力參與、齊心協(xié)力，才能做好。二是內(nèi)部管理與社會管理相矛盾。伴隨著學生數(shù)量的不斷增加，我國高職院校的檔案文件數(shù)量呈現(xiàn)出逐年增加的態(tài)勢，這就造成了高職院校的檔案管理任務(wù)重、壓力大。大部分檔案管理人員缺乏檔案管理的相關(guān)知識和經(jīng)驗，沒有能力對檔案分類整理、儲存、保護和利用，各級檔案的“條”“塊”調(diào)度與負責有時會脫節(jié)，機構(gòu)、人員及經(jīng)費等受到一些限制。檔案管理有時會投向社會，一方面“政、事、企”分開，一方面又將檔案管理推向市場，優(yōu)化資源配置，其協(xié)調(diào)性的忽視會造成內(nèi)部管理與社會管理的矛盾。三是單一資源與集合資源的矛盾。大檔案資源觀下，單一資源與集合資源相矛盾，其設(shè)立的各類專業(yè)性檔案館、部門檔案館超脫于綜合檔案館，客觀上割裂了文件資料之間的有機聯(lián)系。高職院校的檔案管理理應(yīng)打破館舍界限，走向檔案信息的整體性和開放性，從而有助于檔案信息的整合和流動。這些矛盾的出現(xiàn)，導致當前檔案管理工作出現(xiàn)如下的問題。

2當前高職院校檔案管理工作中的問題

改革開放以后，高等職業(yè)教育得到了迅速地發(fā)展，并逐步成為我國高等教育體系的重要構(gòu)成部分。在此背景下，作為高職院校管理重要基礎(chǔ)之一的檔案工作也面臨著更大的挑戰(zhàn)。高職院校的檔案是學校在長期的實踐活動中積累下來的，其信息資源具有極高的價值。提升檔案管理質(zhì)量對高職院校人才培養(yǎng)質(zhì)量與實現(xiàn)自身的創(chuàng)新發(fā)展具有非常重要的價值。而從當前的情況來看，高職院校檔案管理工作機制中仍存在諸多問題。

2.1檔案管理機制存在不適性

在各大高職院校的檔案工作中，檔案管理機構(gòu)設(shè)置存在一定差異。一些院校選擇獨立建館進行檔案管控，部分高職院校則選擇建立綜合檔案室，并設(shè)置多個建制級別。在高校教育管理體系中，檔案館起到重要的教輔作用，而綜合檔案室則歸二級機構(gòu)進行管控。這使得高職院校檔案工作的管理職能不斷弱化，與其他職能部門差距明顯拉大。這種情況下，部分工作規(guī)章制度出現(xiàn)執(zhí)行不力的現(xiàn)象，缺少對檔案管理工作有關(guān)的法律政策的宣傳，很多管控措施難以落到實處。當前，很多高職院校的檔案管理機制存在落后新時期發(fā)展要求的情況，導致部分檔案管理工作的運行受到較大限制，所設(shè)計的管理制度難以全面覆蓋資料信息整理等環(huán)節(jié)，導致檔案管理存在不足。在檔案工作的頂層設(shè)計中，部分高職院校沒有對收集檔案等工作進行協(xié)調(diào)，缺少相應(yīng)的規(guī)章制度要求，導致檔案工作部門與其他部門難以實施高效對接，檔案資料信息的收集率不高。此外，部分高職院校并未設(shè)置有關(guān)檔案管理的獎勵制度，導致工作人員對檔案管理的積極性不高，難以促進檔案管理工作發(fā)展。

2.2檔案管理體系有待進一步健全

經(jīng)調(diào)查分析，各大高職院校檔案館的檔案管理范圍存在一定差異，實際檔案管理水平也有所不同。高職院校的檔案館需要對學校綜合檔案及學生檔案等進行統(tǒng)籌管理，管理內(nèi)容涉及多個方面，而部分高職院校的檔案館只對學校綜合檔案進行管控，由人事處負責管理人事檔案，由學生處負責管控學生檔案。其次，高職院校的檔案管理工作必須依照相關(guān)管理辦法實施檔案管理，但對電子檔案管控以及實物檔案管控等沒有明確規(guī)定，導致實際管理工作缺乏有力依據(jù)，缺乏實踐操作性。此外，部分高職院校沒有從發(fā)展角度對檔案工作進行分析，只是按照管理辦法完成簡單的檔案資料管控工作，缺少對電子化檔案載體、專業(yè)檔案等的關(guān)注。這會使高職院校的檔案管理不夠全面，檔案資源管理體系建設(shè)出現(xiàn)漏洞，會制約檔案工作管理效率的提高。

2.3檔案管理機制存在局限性

高職院校的檔案管理工作僅屬于內(nèi)設(shè)機構(gòu)，主要是向高職專業(yè)教師及學生等提供服務(wù)，對于檔案資源的挖掘不夠深入，在服務(wù)公眾方面并未進行有效拓展，實際服務(wù)管理范圍有待擴張。在高職院校的檔案工作的具體服務(wù)方式上，部分高職院校對檔案管理工作不夠重視，沒有制定適合的發(fā)展規(guī)劃，相應(yīng)的檔案信息化建設(shè)方面存在不足，實際檔案管理質(zhì)量不高。這會對高職院校檔案管理工作的效果造成較大程度的影響，在具體管理過程中出現(xiàn)漏洞。部分高職院校的信息化程度較低，無法建設(shè)配套的網(wǎng)上展廳等，遠程查檔受到限制。

2.4檔案管理隊伍專業(yè)素養(yǎng)有待提升

在高職院校的檔案工作隊伍中，很多檔案管理人員是兼職管理人員，對檔案學及信息資源管理等專業(yè)知識了解不足，只有很少的管理人員有計算機學科專業(yè)學習背景。同時，在高職院校的檔案管理過程中，管理人員的學歷層次不高，管理結(jié)構(gòu)設(shè)置缺乏合理性，出現(xiàn)檔案管理水平參差不齊的狀況。此外，高職院校要求檔案管理兼職人員負責部門內(nèi)的專職工作，同時也要負責檔案的整理移交等多項工作，這導致很多檔案兼職管理人員的工作缺乏主動性。

總體而言，檔案管理工作中存在管理機制的不適應(yīng)性、檔案管理體系健全性缺乏、管理機制的局限性和管理隊伍的專業(yè)素養(yǎng)有待提升等問題，具有時代背景性和問題回潮性，這些問題的應(yīng)對與解決是檔案管理工作的重要任務(wù)。

3高職院校優(yōu)化檔案管理工作機制的意義

3.1延續(xù)高職院校校園文化的傳承性

在高職院校建設(shè)管理中，檔案管理工作將會直接影響多項管理工作的順利進行，起到極為關(guān)鍵的作用。學校文化的積淀和歷史傳承性是支持高職院校發(fā)展建設(shè)的基石。因此，高職院校應(yīng)結(jié)合時代發(fā)展趨勢，對檔案管理工作的機制進行優(yōu)化，提高檔案工作的管理質(zhì)量，使相關(guān)管理人員更好地履行檔案管理職責，從而提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。高職院校通過優(yōu)化管控能更好地保護與繼承各類檔案的歷史痕跡，傳承與發(fā)揚校園文化的精華部分，為傳遞學校發(fā)展理念提供必要路徑。

3.2促進高職院校管理決策科學化

在高職院校的檔案材料中，詳細記錄了高職院校建?；I備、基建管理以及各部門設(shè)置等工作內(nèi)容，同時也包含實際教育運作中的黨建工作、專業(yè)教學以及招生管理等多項資料信息，這些檔案為院校未來各方面的發(fā)展提供參考資料。高職院校的領(lǐng)導人員可借鑒檔案中的教育管理經(jīng)驗，利用檔案中詳細的資料信息，正確判斷與及時處理各種類型的管理問題，制定更科加學的管理決策，促使院校整體管理更加合理化、有序化，從而實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展的管控目標。

3.3滿足高職院校規(guī)范化發(fā)展的需求性

在新時期教育改革背景下，我國注重全面推進社會主義教育強國政策，高度關(guān)注高職院校的發(fā)展建設(shè)。具體而言，高職院校應(yīng)分析具體的教育改革政策，在實際管控運行中加強檔案工作的管理，完善相應(yīng)的工作管理機制與體制，利用檔案中的資料信息開展各項管控工作，促進管理工作質(zhì)量與效率大幅度提高。同時，高職院?？山柚鷥?yōu)化檔案管理工作管控，推動科研與教學工作，促使各項管理工作更加規(guī)范化，更好地響應(yīng)教育強國的政策，從而使高職院校管理朝現(xiàn)代化方向發(fā)展。

4高職院校優(yōu)化檔案管理工作機制的路徑

為了加強檔案管理，進一步規(guī)范檔案管理模式，高職院校急需構(gòu)建出一套健全的工作機制，為高職院校的建設(shè)與創(chuàng)新發(fā)展提供有力的信息保障。對此，以下將結(jié)合高職院校檔案管理工作實際情況，提出高職院校優(yōu)化檔案管理機制的具體路徑。

4.1完善檔案管理組織機構(gòu)設(shè)置，簡化檔案管理業(yè)務(wù)流程

對于檔案工作，高職院校應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導檔案管理工作的實施，同時落實分級管控，對檔案組織機構(gòu)進行優(yōu)化設(shè)置，使整個檔案工作管理過程更加扁平化。高職院校應(yīng)簡化檔案化管理工作，適當集中部分檔案管理權(quán)力，促使檔案管理事業(yè)服務(wù)進行外放，以更好地適應(yīng)改革發(fā)展的新趨勢。首先，為有效提升檔案管理的文化傳承效用，高職院校應(yīng)抓住改革契機優(yōu)化檔案管理工作的機制等，分析未來檔案工作的重點內(nèi)容，科學裁剪原有的檔案機構(gòu)設(shè)置，對檔案管理流程進行優(yōu)化，實施集約化管控。其次，高職院校應(yīng)優(yōu)化檔案管理體系的建設(shè)，了解新時代信息資料管理的發(fā)展趨勢，始終堅持以人為本的管理原則，同時完善相應(yīng)的檔案利用管理體系，加強檔案資料的安全管理，實現(xiàn)檔案管理力度的不斷提高。高職院校的檔案工作應(yīng)在管理實踐中秉持服務(wù)人民的原則，及時聽取師生的意見反饋，對相應(yīng)的管控措施進行適當調(diào)整，開設(shè)個人隱私保護設(shè)置，為師生個人檔案信息安全提供有力保障。最后，高職院校應(yīng)在檔案管理中創(chuàng)設(shè)檔案利用服務(wù)，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對實際檔案管理范圍進行拓展，改善傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)中的不足，采用高效的檔案信息服務(wù)方式。這能使高職院校的檔案管理服務(wù)效率明顯提高，支持檔案服務(wù)層面的有效延伸。

4.2完善檔案管理制度，加大檔案管理的宣傳力度

在新時期背景下，高職院校在實際發(fā)展過程中，應(yīng)全面分析檔案管理中的問題，提高對檔案管理的重視程度，讓相關(guān)領(lǐng)導人員、管理人員等在學習檔案工作中記錄歷史信息、文明傳承等內(nèi)容。同時，高職院校的領(lǐng)導人員應(yīng)完善檔案管理的頂層設(shè)計，圍繞涉及檔案管理的具體內(nèi)容，制定健全的管理制度，并加大對檔案管理的法制宣傳教育，讓全校師生更好地了解檔案管理工作。首先，高職院校應(yīng)分析國家及教育部發(fā)布的有關(guān)檔案管理的法律政策等，了解實際檔案管理要求等，對檔案管理制度進行優(yōu)化完善，促使檔案管理質(zhì)量提高。如高職院校應(yīng)在檔案管理中設(shè)置校長責任制度，讓校長、黨紀委書記等牽頭負責檔案管理工作，主要是對檔案管理工作隊伍進行管控，設(shè)置相應(yīng)的檔案管理部門，要求每位工作人員認真按照制度要求執(zhí)行管理措施。其次，高職院校檔案工作的管理部門應(yīng)安排二級檔案員負責管理檔案網(wǎng)絡(luò)體系，對檔案工作實施垂直管理，剔除不適合的管理環(huán)節(jié)。最后，對于檔案工作，高職院校應(yīng)加大檔案管理的宣傳力度，讓各部門工作人員、教師及學生等加深對檔案工作的了解，使他們能認識到檔案管理的社會價值等，有效提升他們對檔案管理工作的配合度。高職院校可發(fā)放有關(guān)檔案管理的宣傳手冊，在校園走廊等公共區(qū)域展示檔案管理的圖片等，設(shè)置檔案管控的標語，設(shè)置檔案管理公開課，讓全體師生都能增強檔案管理意識，使檔案管理滲透到師生的工作與生活中，使全體師生提高對檔案管理的認知，促進檔案管理的影響力拓展。

4.3積極學習檔案管理理念，加大對檔案信息化建設(shè)的資金投入

高職院校在檔案管理過程中，大多數(shù)師生對檔案管理工作職能不太了解，通常會認為檔案管理就是收集與整理有關(guān)材料，負責檔案材料保管與提供利用等工作，導致檔案工作的發(fā)展比較緩慢。對此，高職院校應(yīng)讓全校師生充分了解檔案管理的生命周期及影響因素等，促使師生對檔案管理有正確的了解。同時，高職院校應(yīng)對檔案管理各個環(huán)節(jié)進行系統(tǒng)安排，管理人員需挖掘?qū)W校檔案中的文化內(nèi)涵，如通過建立文化檔案管理專區(qū)等，讓全校師生更好地傳承本校的文化理念。與此同時，高職院校應(yīng)充分利用數(shù)字化信息技術(shù)，實施檔案工作機制管控，探索建設(shè)檔案工作的電子文檔，并對紙質(zhì)檔案實施規(guī)范化管控，推進雙元制管理模式在檔案管理中的應(yīng)用。此外，高職院校可利用信息技術(shù)對紙質(zhì)檔案材料進行掃描入庫，嚴格檢查其中的檔案管理細節(jié)，對檔案信息化資料實時安全保管。高職院校的檔案管理可借助電子檔案提供相應(yīng)的檢索及服務(wù)，促進檔案管理效率的有效提高。

4.4強化檔案管理人員的培訓，提升檔案工作隊伍的整體素質(zhì)

高職院校的檔案管理工作應(yīng)由更多高素質(zhì)的管理人才負責，當前檔案管理隊伍中只有部分專業(yè)教師兼職，并且缺少新生代的專業(yè)管理人員。對此，高職院校需要通過校園招聘、社會招聘等多種渠道，主動吸納更多的經(jīng)驗豐富的檔案管理人才，優(yōu)先錄取檔案管理專業(yè)的應(yīng)屆畢業(yè)生，積極吸納有從事檔案工作意愿的年輕應(yīng)聘者。其次，高職院校應(yīng)安排現(xiàn)有的檔案管理工作隊伍進行信息化培訓，將檔案網(wǎng)絡(luò)化管控等作為培訓重點，同時還應(yīng)要求兼職管理人員強化對檔案管理的學習，促進檔案管理工作隊伍的整體素質(zhì)的提高。

5結(jié)論

綜上，在新時期背景下，高職院校的檔案管理工作過程中，相應(yīng)的工作機制出現(xiàn)明顯不適性，導致了不少檔案管理問題。因此，為推動檔案管理工作發(fā)展，高職院校應(yīng)分析檔案管理中的問題，完善檔案管理組織機構(gòu)設(shè)置，簡化檔案管理業(yè)務(wù)流程，健全相應(yīng)的檔案管理制度，加大檔案管理信息化建設(shè)的投入，安排檔案管理人員進行強化培訓等，以不斷促進檔案管理工作的效果與質(zhì)量。

注釋：

①徐擁軍，張臻，任瓊輝.我國檔案管理體制的演變：歷程、特點與方向[J].檔案學通訊，2019（01）：15—22.

②李雪枝，程巧.高校檔案管理體制改革路徑探析[J].理論導報，2014（11）：56—58.

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