數(shù)字化背景下水利事業(yè)單位檔案工作創(chuàng)新初探

趙 瑾

（山東省海河淮河小清河流域水利管理服務(wù)中心，山東 濟(jì)南 250100）

1 加強(qiáng)水利事業(yè)單位檔案工作創(chuàng)新的必要性和意義

1.1 現(xiàn)狀分析

在我國(guó)，水利事業(yè)單位主要負(fù)責(zé)的是以水利為服務(wù)目標(biāo)的相關(guān)事情，其檔案工作則與水利事業(yè)涉及的各類資料、信息、數(shù)據(jù)有關(guān)。具體來(lái)講，水利事業(yè)單位檔案涉及的檔案資料主要包括：水利工程全生命周期中產(chǎn)生的各類資料，包括工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行管理、工程改造、工程拆除等；與水利事業(yè)相關(guān)的科研、教學(xué)、水政、水法資料；開(kāi)發(fā)利用及保護(hù)水資源工作中產(chǎn)生的資料等。可以看出，水利事業(yè)單位檔案涉及的檔案資料與我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、民生發(fā)展都有重要關(guān)系，其工作質(zhì)量與水利事業(yè)單位“興利除害”的核心價(jià)值直接相關(guān)。近年來(lái)，計(jì)算機(jī)軟件、數(shù)字化、信息化等技術(shù)快速發(fā)展，我國(guó)各事業(yè)單位也在逐步推進(jìn)信息化、數(shù)字化改革工作，并取得了一定成果。

山東省水文中心通過(guò)十余年的數(shù)字化建設(shè)工作，目前取得了如下成果。其一，針對(duì)日照、臨沂、威海等城市超過(guò)50萬(wàn)頁(yè)的紙質(zhì)降水記錄進(jìn)行數(shù)字化，提取了超過(guò)2.5億條降水?dāng)?shù)據(jù)，并將其錄入全國(guó)水利系統(tǒng)之中，形成了我國(guó)最早的高質(zhì)量分鐘降水?dāng)?shù)據(jù)集。其二，構(gòu)建了相對(duì)成熟的水文資料檔案管理系統(tǒng)，并配備了比較先進(jìn)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)及非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)。其三，編制了《非結(jié)構(gòu)化水文資料數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)》《降水自記紙記錄數(shù)字化規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)型文件，為該單位后續(xù)工作乃至其他地區(qū)相關(guān)單位的數(shù)字化工作提供了參考。其四，結(jié)合實(shí)際編制了數(shù)字化檔案編號(hào)及文件命名規(guī)則，對(duì)超過(guò)55萬(wàn)個(gè)水利電子文件進(jìn)行了規(guī)范化命名，完成了電子和紙質(zhì)檔案的雙套制歸檔工作。其五，構(gòu)建了包括水文論文數(shù)據(jù)庫(kù)、分鐘降水?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)在內(nèi)的多個(gè)水利事業(yè)工作分項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)[1]。

1.2 必要性和意義

從水利事業(yè)單位檔案工作內(nèi)容來(lái)看，其主要是為事業(yè)單位水利工程建設(shè)、勘察、科研、水文環(huán)境保護(hù)等工作提供重要參考，同時(shí)反映水利工作成果，為工作改良、創(chuàng)新提供依據(jù)。近年來(lái)，水利事業(yè)單位相關(guān)專業(yè)發(fā)展迅速，國(guó)家對(duì)其工作質(zhì)量的要求更高，意味著檔案工作涉及的檔案資料體量和復(fù)雜程度都在不斷提升。從另一個(gè)角度來(lái)講，如今信息化、數(shù)字化技術(shù)發(fā)展迅速，各領(lǐng)域?yàn)榱擞行嵘ぷ餍省⑦m應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，都在從技術(shù)和管理兩個(gè)角度推進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新。具體來(lái)講，推進(jìn)水利事業(yè)單位檔案工作數(shù)字化創(chuàng)新有以下幾方面意義。其一，改良工作方式，提高工作效率。顯然，水利事業(yè)單位的檔案工作涉及的管理對(duì)象是十分復(fù)雜的，面對(duì)大量不同類型的資料、信息、數(shù)據(jù)，單純依靠人員進(jìn)行管理不僅效率低，而且也容易出現(xiàn)紕漏。而通過(guò)利用計(jì)算機(jī)軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)，可以全面改良檔案工作方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案基礎(chǔ)工作的自動(dòng)化處理，促進(jìn)管理效率的提升。其二，創(chuàng)新管理機(jī)制，提升檔案資料價(jià)值。當(dāng)數(shù)字化達(dá)到一定程度，水利事業(yè)的大數(shù)據(jù)體系就此建立，這將有助于水利事業(yè)單位進(jìn)一步做好檔案資料數(shù)據(jù)價(jià)值的挖掘工作，對(duì)提高工作水平有積極意義。其三，有助于建立可持續(xù)化的水利事業(yè)工作機(jī)制。從水利事業(yè)單位的工作內(nèi)容來(lái)看，檔案工作的關(guān)鍵價(jià)值在于對(duì)各時(shí)期的重要資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，并在某個(gè)時(shí)刻提供給相關(guān)部門(mén)、技術(shù)人員使用。相較于傳統(tǒng)基于人工的實(shí)物化儲(chǔ)存管理機(jī)制，數(shù)字化的檔案管理有助于建立可持續(xù)、標(biāo)準(zhǔn)化的水利事業(yè)檔案工作機(jī)制，降低水利事業(yè)單位在信息溝通、人才培養(yǎng)、技術(shù)升級(jí)等方面的投入，促進(jìn)行業(yè)可持續(xù)發(fā)展[2]。

2 水利事業(yè)單位檔案工作數(shù)字化存在的不足

2.1 數(shù)字化認(rèn)知偏差

數(shù)字化是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展背景下的大勢(shì)所趨，但是在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)及創(chuàng)新的過(guò)程中，需要建立科學(xué)的數(shù)字化認(rèn)知，確保數(shù)字化方式符合實(shí)際。但是部分水利事業(yè)單位在數(shù)字化過(guò)程中，簡(jiǎn)單認(rèn)為數(shù)字化就是將原有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案即可。事實(shí)上，對(duì)實(shí)物信息的數(shù)字轉(zhuǎn)化僅是數(shù)字化最為基礎(chǔ)的工作，在如今的技術(shù)背景下，檔案工作的數(shù)字化需要從數(shù)字化機(jī)制構(gòu)建，到數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用等角度投入大量的研究精力。一些單位由于在這方面存在認(rèn)知偏差，導(dǎo)致在檔案工作數(shù)字化中的投入不足，進(jìn)而導(dǎo)致其數(shù)字化檔案工作長(zhǎng)期停留在初期階段。值得一提的是，也有部分水利事業(yè)單位檔案工作者受到傳統(tǒng)思維的影響，不愿意花費(fèi)成本和精力去學(xué)習(xí)數(shù)字化知識(shí)，在檔案儲(chǔ)存及管理中依然側(cè)重于實(shí)物端，導(dǎo)致數(shù)字化進(jìn)程較慢。

2.2 數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后

水利事業(yè)單位涉及的檔案資料、信息、數(shù)據(jù)具有名目眾多、體量巨大、復(fù)雜程度高的特點(diǎn)，意味著在數(shù)字化過(guò)程中對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)要求較高[3]。但是，部分單位在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)硬軟件選擇不合理的情況，為后續(xù)的檔案工作的數(shù)字化管理埋下了隱患。部分地區(qū)的水利事業(yè)單位數(shù)字化技術(shù)資金、技術(shù)投入側(cè)重于前段管理，相對(duì)滯后的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)影響了數(shù)字化工作的有效開(kāi)展。值得一提的是，目前很多水利事業(yè)單位的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)存在一定技術(shù)壁壘，導(dǎo)致信息孤島問(wèn)題的出現(xiàn)，不僅影響了相關(guān)單位之間的信息溝通，對(duì)我國(guó)水利事業(yè)的遠(yuǎn)期發(fā)展也不利。

2.3 數(shù)字化應(yīng)用水平有待提高

水利事業(yè)單位檔案工作數(shù)字化的主要目標(biāo)是，通過(guò)利用數(shù)字化技術(shù)提升工作效率，以及進(jìn)一步挖掘檔案的價(jià)值。目前部分單位雖然針對(duì)檔案工作數(shù)字化投入了一定的硬件、軟件，但是由于在數(shù)字化應(yīng)用及人才培養(yǎng)方面的投入較少，導(dǎo)致檔案工作的數(shù)字化應(yīng)用水平較低。比如，在水利檔案資料的歸檔管理中，相關(guān)人員依然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理的名錄、命名方式，沒(méi)有對(duì)數(shù)字化歸檔及查閱功能進(jìn)行科學(xué)應(yīng)用，導(dǎo)致數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值沒(méi)有被發(fā)揮出來(lái)。再比如，在大數(shù)據(jù)背景下，水利事業(yè)單位的大數(shù)據(jù)機(jī)制構(gòu)建相對(duì)滯后，無(wú)法對(duì)大量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速篩選和分析，得出有價(jià)值的結(jié)論。

2.4 安全風(fēng)險(xiǎn)管理不到位

作為管護(hù)社會(huì)發(fā)展、民生工程及生態(tài)可持續(xù)發(fā)展的重要工作，水利事業(yè)單位的檔案管理需要時(shí)刻加強(qiáng)對(duì)檔案資料及關(guān)鍵信息的保護(hù)。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理形式，檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)和風(fēng)險(xiǎn)并存。優(yōu)勢(shì)方面在于目前數(shù)字化檔案工作涉及的權(quán)限管理、密鑰管理技術(shù)相對(duì)成熟。但在檔案數(shù)字化儲(chǔ)存、傳輸過(guò)程中，也勢(shì)必會(huì)面對(duì)來(lái)自網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，從一定程度來(lái)講，目前的數(shù)字化檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)是比較大的，部分水利事業(yè)單位在數(shù)字化檔案工作的技術(shù)投入和制度建設(shè)兩個(gè)方面存在一些不足，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)安全面臨風(fēng)險(xiǎn)。

2.5 人才培養(yǎng)及管理機(jī)制缺失

水利事業(yè)單位的檔案工作數(shù)字化，對(duì)相應(yīng)專業(yè)人員的整體素質(zhì)要求較高。但是，部分水利事業(yè)單位對(duì)檔案數(shù)字化技術(shù)資源投入較大，卻忽略了對(duì)相關(guān)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)[4]。一方面，檔案人員的數(shù)字化檔案管理知識(shí)儲(chǔ)備、技能學(xué)習(xí)不足，直接影響了數(shù)字化水平；另一方面，單位其他人員缺少基本的數(shù)字化檔案意識(shí)和處理能力，無(wú)法配合檔案管理人員做好檔案資料的歸類處理。另外，水利事業(yè)單位人才培養(yǎng)機(jī)制的缺失，也影響了檔案工作的持續(xù)創(chuàng)新。

3 水利事業(yè)單位檔案工作數(shù)字化的創(chuàng)新思路和方法

3.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化

在水利事業(yè)單位的檔案工作數(shù)字化中，面臨的首要任務(wù)就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料。自20世紀(jì)50年代以來(lái)，山東省水文中心主要采用降水自記紙對(duì)降水記錄進(jìn)行記錄，截至2020年，該中心保存的自記紙記錄超過(guò)100萬(wàn)條。在確定數(shù)字化創(chuàng)新路線之后，山東省水文中心首先選擇了日照、臨沂及威海三個(gè)市的降水自記紙記錄資料，使用降水跡線識(shí)別軟件對(duì)自記紙上的坐標(biāo)值進(jìn)行識(shí)別和提取，通過(guò)公式自動(dòng)計(jì)算相應(yīng)的降水量。然后，使用文字識(shí)別軟件對(duì)三個(gè)試點(diǎn)城市的紙質(zhì)水文監(jiān)測(cè)資料進(jìn)行識(shí)別，形成電子文件。在期間，通過(guò)多次識(shí)別，結(jié)合人工核對(duì)的方式，確保實(shí)物檔案數(shù)字化的準(zhǔn)確性[5]。

3.2 信息化標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建

（1）針對(duì)虹吸雨量計(jì)記錄結(jié)果而制定的數(shù)字化規(guī)范。自20世紀(jì)50年代以來(lái)，我國(guó)各級(jí)水利事業(yè)單位技術(shù)部門(mén)采用降水自記紙對(duì)相關(guān)降水參數(shù)進(jìn)行記錄和計(jì)算。但是受到不同地區(qū)復(fù)雜氣候、水文條件及技術(shù)應(yīng)用方式的影響，存在記錄標(biāo)準(zhǔn)不不統(tǒng)一、結(jié)果誤差大等問(wèn)題。2014年水利部制定了《降水自記紙記錄數(shù)字化》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)基于數(shù)字化的降水參數(shù)記錄工作提供了參考。結(jié)合多年的實(shí)踐應(yīng)用，水利部又對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了細(xì)化，頒布了《降水自記紙記錄數(shù)字化規(guī)范》，作為中國(guó)水利學(xué)會(huì)的團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)通過(guò)虹吸量對(duì)記錄進(jìn)行訂正，將記錄的參數(shù)誤差控制在了2%以內(nèi)，為水利系統(tǒng)降水自記紙記錄數(shù)字化打下了可靠基礎(chǔ)。

（2）基于非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。自水利事業(yè)檔案工作數(shù)字化建設(shè)工作開(kāi)展以來(lái)，我國(guó)水利事業(yè)主管單位制定了一系列數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。其中，各級(jí)水利事業(yè)單位一般通過(guò)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)水利數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存。但是，隨著水利事業(yè)呈現(xiàn)多元化發(fā)展趨勢(shì)，業(yè)界出現(xiàn)了大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，尤其是對(duì)在歷史水文數(shù)字化過(guò)程中產(chǎn)生的大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，急需要制定相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。為此，相關(guān)單位構(gòu)建了非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，突破傳統(tǒng)關(guān)系型數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)，可以對(duì)多類型、多格式水利事業(yè)資料進(jìn)行識(shí)別和儲(chǔ)存。在這個(gè)過(guò)程中，《非結(jié)構(gòu)化水文資料數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)》應(yīng)運(yùn)而生，不僅解決了當(dāng)下水利事業(yè)單位非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的檔案化管理問(wèn)題，同時(shí)也與水利技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)相匹配[7]。

3.3 檔案資料管理系統(tǒng)建設(shè)

（1）儲(chǔ)存。采用關(guān)系型和非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)獨(dú)立建設(shè)的方式，分別識(shí)別儲(chǔ)存結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。將每條資料記錄分為兩個(gè)部分，其中關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存檔案號(hào)、年度、命名、頁(yè)碼等，非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存水文資料文件以及從資料中抓取的關(guān)鍵詞、文件容量等，由關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)子記錄和非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)子記錄組成該資料的完整記錄，兩者之間的數(shù)據(jù)交換由非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)接口和JDBC實(shí)現(xiàn)。

（2）檢索。在檔案資料及信息檢索方面，關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)配置了目錄檢索、關(guān)鍵詞檢索功能；非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)配置了同義詞檢索、全文檢索、二次檢索及布爾檢索等功能，同時(shí)兩者之間也存在檢索功能交互。

（3）統(tǒng)計(jì)分析。通過(guò)將搜索引擎集成在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，結(jié)合集成分析函數(shù)的應(yīng)用程序，實(shí)現(xiàn)對(duì)非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)計(jì)分析；通過(guò)日期、時(shí)間、數(shù)值等標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)對(duì)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)計(jì)分析。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，水利事業(yè)單位發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在信息化、數(shù)字化背景下，水利事業(yè)單位檔案工作在數(shù)字化方面雖然取得了一定成果，但是依然也存在一定的挑戰(zhàn)。為此，水利事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極保持對(duì)數(shù)字化理念和方法的創(chuàng)新意識(shí)，結(jié)合水利事業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人才的培養(yǎng)，以滿足國(guó)家社會(huì)發(fā)展對(duì)水利事業(yè)單位的要求?！?/p>