基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的視域醫(yī)院檔案管理的思考

王 蕾，陶 丹

（1.華北理工大學(xué)附屬醫(yī)院，河北 唐山 063000；2.安徽省醫(yī)學(xué)情報(bào)研究所，安徽 合肥 230061）

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀與不足

根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)目前僅有20.2%左右的醫(yī)院有檔案管理經(jīng)費(fèi)預(yù)算，具有檔案管理部門(mén)的醫(yī)院占比約為58.7%，多種數(shù)據(jù)表明我國(guó)醫(yī)院普遍將重心放在了行政、科研、臨床等方面，對(duì)于檔案的管理工作過(guò)于疏忽。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理信息化進(jìn)程仍處于緩慢開(kāi)展的階段，我國(guó)完成檔案管理數(shù)字化、信息化的醫(yī)院占比不到70%，一些醫(yī)院的電子病歷滲透率仍處于較低水平。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在全國(guó)普及率加大，預(yù)計(jì)2022年我國(guó)電子病歷二級(jí)醫(yī)院滲透率超過(guò)60%，一級(jí)醫(yī)院超過(guò)40%，相比之下三級(jí)醫(yī)院滲透率可以達(dá)到80%以上?？偠灾?，醫(yī)院整體檔案管理意識(shí)薄弱，一方面會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院管理效率大幅下降，造成人力、物力等資源的浪費(fèi)，另一方面會(huì)對(duì)醫(yī)院的整體經(jīng)濟(jì)效益帶去負(fù)面影響[1]。

2 醫(yī)院檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融合的必要性

長(zhǎng)久以來(lái)醫(yī)院的檔案管理工作都采用人工、手動(dòng)分類歸檔的方式，并且檔案均以紙質(zhì)為載體，管理方式十分落后，龐大的紙質(zhì)檔案的查找、翻閱儲(chǔ)存工作會(huì)耗費(fèi)巨大的人力物力，檔案憑證完全喪失了其實(shí)用價(jià)值。而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)因其方便、高效、快捷的特點(diǎn)可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化整合，因此醫(yī)院非常有必要啟動(dòng)數(shù)字化檔案管理工作，通過(guò)建立電子檔案、檔案管理工作平臺(tái)或工作系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，不僅可以發(fā)揮檔案憑證的最大效用，還可以提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”視域下醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)

3.1 搜索便捷化

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案的搜索不再完全依靠人工，通過(guò)對(duì)電子系統(tǒng)內(nèi)部關(guān)鍵詞、姓名、身份信息的鎖定即可快速調(diào)取所需檔案，省時(shí)省力，快速便捷。

3.2 服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

醫(yī)院通過(guò)建立電子檔案、檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了將服務(wù)由線下轉(zhuǎn)向線上的可能性，不僅可以為用戶提供系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)儲(chǔ)存在云端的數(shù)據(jù)信息，還可以與醫(yī)院或醫(yī)生進(jìn)行實(shí)時(shí)的溝通互動(dòng)，患者可以享受更直接、豐富的服務(wù)[2]。

3.3 載體多樣化

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用使得檔案信息儲(chǔ)存的載體打破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體易破、易丟失、不易保存的局限性。目前檔案的儲(chǔ)存不再只能儲(chǔ)存文字或圖片，完全可以依靠計(jì)算機(jī)云端儲(chǔ)存大量的音頻、視頻信息，完善了檔案信息的完整性，最大限度地提高檔案的利用率。

4 “互聯(lián)網(wǎng)+”視域下醫(yī)院檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

4.1 基礎(chǔ)設(shè)施挑戰(zhàn)

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的大背景下，要想將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與醫(yī)院檔案管理緊密融合將醫(yī)院檔案管理電子化、信息化，這需要多方面基礎(chǔ)設(shè)施予以支持。首先紙質(zhì)檔案工作的錄入工作單靠人工完成不僅效率低下，而且會(huì)出錯(cuò)率高，因此對(duì)錄入設(shè)備的自動(dòng)化要求程度較高，此外還要求設(shè)備的分辨率要足夠高，保證檔案錄入的清晰度和準(zhǔn)確性。其次將檔案信息錄入后，為了后續(xù)的電子檔案系統(tǒng)的管理、存儲(chǔ)、升級(jí)等一系列工作能順利進(jìn)行，醫(yī)院計(jì)算機(jī)硬件和軟件也要保證質(zhì)量過(guò)關(guān)。就目前醫(yī)院實(shí)際情況來(lái)看，醫(yī)院的資金多用于臨床，因此用于檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施明顯遠(yuǎn)低于標(biāo)準(zhǔn)水平，導(dǎo)致檔案管理工作較為落后[3]。

4.2 思維意識(shí)挑戰(zhàn)

4.2.1 檔案管理意識(shí)

具體是指強(qiáng)化檔案管理工作在醫(yī)院工作中的重要性。目前最嚴(yán)重的問(wèn)題是從醫(yī)院的管理人員到工作人員對(duì)檔案管理工作的意識(shí)都十分薄弱。對(duì)檔案的儲(chǔ)存管理、使用價(jià)值沒(méi)有清晰的認(rèn)知和定位，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作的混亂。具有檔案管理意識(shí)是將互聯(lián)網(wǎng)工作與醫(yī)院檔案管理工作結(jié)合的基礎(chǔ)，若工作人員不能及時(shí)轉(zhuǎn)換對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，那么檔案管理工作將與其他環(huán)節(jié)的工作、與整個(gè)時(shí)代的進(jìn)程嚴(yán)重脫節(jié)。

4.2.2 創(chuàng)新意識(shí)

醫(yī)院雖然是一個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)，但隨著互聯(lián)網(wǎng)各種新理念與技術(shù)的衍生，醫(yī)院的相關(guān)人員的創(chuàng)新精神和意識(shí)并沒(méi)有隨之提升。科學(xué)發(fā)展觀的核心是以人為本，也就是說(shuō)醫(yī)院的各項(xiàng)工作都要以患者需求為中心進(jìn)行開(kāi)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及使得人們的生活方式基本趨向于手機(jī)化，而事實(shí)證明，這為人們的生活帶來(lái)極大的便利性。因此醫(yī)院有必要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)院內(nèi)的檔案管理工作模式和工作形態(tài)進(jìn)行創(chuàng)新改革[4]。

4.2.3 協(xié)調(diào)發(fā)展意識(shí)

當(dāng)前醫(yī)院未能將“互聯(lián)網(wǎng)+”與院內(nèi)的檔案管理工作融合起來(lái)的另一重要原因是醫(yī)院的協(xié)調(diào)發(fā)展意識(shí)不強(qiáng)。將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與檔案管理工作共同發(fā)展不僅可以建起院內(nèi)的電子檔案，還可以搭建醫(yī)用資源檔案共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院與醫(yī)院之間、醫(yī)生與患者之間，以及醫(yī)院與互聯(lián)網(wǎng)之間的緊密聯(lián)系和協(xié)調(diào)發(fā)展。

4.3 用戶需求挑戰(zhàn)

4.3.1 隱私安全

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的完善與進(jìn)步，越來(lái)越多的個(gè)體用戶能夠利用互聯(lián)網(wǎng)獲取更多的信息內(nèi)容，隨之而來(lái)也會(huì)有不法分子借助非法手段獲取大量個(gè)人信息進(jìn)行販賣。因此一旦醫(yī)院建立電子化檔案，患者就醫(yī)等隱私性信息就面臨著一定的泄露風(fēng)險(xiǎn)，如何避免醫(yī)院電子檔案被非法訪問(wèn)進(jìn)行不正當(dāng)利用是醫(yī)院檔案數(shù)字化過(guò)程的一大挑戰(zhàn)。

4.3.2 互動(dòng)需求

互聯(lián)網(wǎng)背景下，人們通常依賴于線上解決問(wèn)題，因此醫(yī)院也應(yīng)運(yùn)而生出了檔案管理云平臺(tái)建設(shè)、檔案管理網(wǎng)站的搭建等來(lái)滿足患者線上檔案信息的調(diào)取、檢索等，但在患者進(jìn)行一系列的操作同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，希望能夠通過(guò)平臺(tái)得到解決，這就需要醫(yī)院額外調(diào)動(dòng)人力資源負(fù)責(zé)這一方面的工作。由于患者數(shù)量大、需求多樣，因此這項(xiàng)工作的開(kāi)展耗時(shí)耗力十分不易[5]。

4.3.3 差異性需求

醫(yī)院的檔案信息除了要包括患者的病情、個(gè)人信息、用藥信息，還要包括醫(yī)護(hù)人員、醫(yī)院工作進(jìn)展、藥材和醫(yī)用設(shè)備的采購(gòu)與使用；從信息形態(tài)上來(lái)看，數(shù)字化檔案信息要包含音頻、圖片、文字、視頻多種形式的檔案信息。一方面大批量的差異性需求使得醫(yī)院數(shù)字化檔案管理工作的工作量增加，另一方面醫(yī)院需要協(xié)調(diào)解決好檔案需求差異性和檔案信息供給問(wèn)題。

4.3.4 專業(yè)化人才挑戰(zhàn)

當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理工作大多數(shù)仍處于紙質(zhì)化階段的重要原因之一就是缺少具備互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和檔案管理技術(shù)復(fù)合背景的專業(yè)化人才。一方面醫(yī)院缺少互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)人員搭建檔案信息管理平臺(tái)，構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)，使得檔案數(shù)字化進(jìn)程遲遲沒(méi)有進(jìn)展；另一方面院內(nèi)目前檔案管理工作人員通常是醫(yī)護(hù)人員借調(diào)而來(lái)，并不具備專業(yè)的信息處理知識(shí)和檔案管理意識(shí)，因此無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行有效管理與創(chuàng)新。

4.3.5 檔案管理制度挑戰(zhàn)

在現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理工作中，尚未形成科學(xué)規(guī)范的管理制度。在醫(yī)院的現(xiàn)有檔案管理部門(mén)，其對(duì)檔案儲(chǔ)存的分類標(biāo)準(zhǔn)、儲(chǔ)存形式、載體并沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范，差異性過(guò)大，醫(yī)院內(nèi)的檔案多具有分散化、多頭化的特征，比如同一患者就醫(yī)可能因?yàn)樗疾“Y所屬不同部門(mén)，就建立了兩份個(gè)人信息檔案，且需要來(lái)回奔波存檔取檔。雖然病狀需要不同建立檔案，但個(gè)人信息是一樣的，由于沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行整合管理，一方面造成醫(yī)院資源的浪費(fèi)，一方面也浪費(fèi)了患者的時(shí)間、精力，大大降低了醫(yī)院工作效率。

5.1 改善醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施

醫(yī)院檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程不能缺少基礎(chǔ)設(shè)施的支持，無(wú)論是硬件上的支持還是軟件上的支持。要想改善醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施，首先要得到醫(yī)院管理層人員的支持，申請(qǐng)資金調(diào)撥，加大對(duì)檔案管理工作的支持；其次要清楚需改善的基礎(chǔ)設(shè)施有哪些：硬件設(shè)施需要具備操作順暢的計(jì)算機(jī)、分辨率高的掃描儀等；軟件設(shè)施主要需要技術(shù)上的支持，即相關(guān)人員需要具備互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)搭建技術(shù)、檔案管理軟件研發(fā)技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)技術(shù)等。只有具備完善的技術(shù)設(shè)施才能從基礎(chǔ)上應(yīng)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下醫(yī)院檔案管理工作的挑戰(zhàn)。

5.2 提高醫(yī)院管理層的管理意識(shí)

醫(yī)院工作的紕漏譬如檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，創(chuàng)新性、協(xié)調(diào)性的發(fā)展不強(qiáng)等問(wèn)題歸根到底要回到管理層人員身上。在“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下醫(yī)院檔案信息的數(shù)字化建設(shè)中，管理者起真正的領(lǐng)頭作用。首先，管理者要高度重視檔案管理工作的重要性，將管理目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)下達(dá)到每一部門(mén)單位，全面推動(dòng)信息管理工作；其次，管理層要對(duì)社會(huì)時(shí)事和相關(guān)政策的出臺(tái)具有敏感性，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案管理工作部門(mén)更改管理策略，但始終要要求相關(guān)人員學(xué)習(xí)新出臺(tái)的政策和法律法規(guī)，并制定完善的考核制度，通過(guò)這一方式讓檔案管理工作人員與時(shí)俱進(jìn)，領(lǐng)會(huì)最新精神和最新方針，提高個(gè)人的時(shí)代意識(shí)，完善個(gè)人的創(chuàng)新意識(shí)，有助于醫(yī)院檔案工作的創(chuàng)新性發(fā)展和協(xié)調(diào)性發(fā)展。

5.3 構(gòu)建智能化和個(gè)性化檔案管理平臺(tái)

對(duì)于用戶的差異化需求和互動(dòng)需求，醫(yī)院需要通過(guò)依托“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，尤其是智能終端設(shè)備及技術(shù)搭建并不斷完善可以滿足多樣化需求的平臺(tái)。具體來(lái)說(shuō)，醫(yī)院需要先利用相關(guān)程序?qū)⒉煌脩?、不同形態(tài)的檔案信息進(jìn)行批量、智能化分類處理并上傳到云端，之后利用移動(dòng)終端作為檔案信息的載體，為用戶提供檔案信息的收集、處理、上傳、檢索等功能，醫(yī)護(hù)人員或患者只要在終端發(fā)起請(qǐng)求，后臺(tái)便可自動(dòng)檢索并從云端下載多種形式的檔案信息，并傳送給用戶，滿足用戶的差異化需求。

另外，依托互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)，用戶一經(jīng)在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)界面登錄便可被推送個(gè)性化的服務(wù)，針對(duì)用戶的個(gè)人需求為其匹配可能需要的科室信息、科普信息、病例案例等，使用戶可以在推送中便解決掉一部分存在的問(wèn)題，節(jié)約了1對(duì)1在線預(yù)約醫(yī)生并等待回復(fù)的時(shí)間，也為醫(yī)院的醫(yī)生工作減輕負(fù)擔(dān)，提高醫(yī)護(hù)資源的合理利用率。

5.4 加強(qiáng)數(shù)字平臺(tái)檔案信息安全性建設(shè)

“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下檔案管理工作數(shù)字化為醫(yī)院管理工作帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)，需要醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)信息安全的建設(shè)。一方面，要提高用戶及醫(yī)院工作人員的安全意識(shí)，保證信息不外露。同時(shí)，針對(duì)建立起來(lái)的檔案信息管理平臺(tái)或系統(tǒng)附加身份認(rèn)證，對(duì)檔案的查詢與使用嚴(yán)格把關(guān)。另一方面，醫(yī)院技術(shù)層面要做好加密和防護(hù)工作，通過(guò)設(shè)置防火墻對(duì)隱患進(jìn)行排查和攔截，同時(shí)還要做好信息泄露的預(yù)案措施，在高效防護(hù)的同時(shí)也要做好及時(shí)補(bǔ)救工作，最大限度保證用戶在醫(yī)院檔案信息的安全性。

5.5 完善醫(yī)院檔案管理制度

“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下雖然重點(diǎn)是檔案的數(shù)字化建設(shè)，但相關(guān)的管理制度仍是必不可少的。要求管理層人員要結(jié)合社會(huì)和國(guó)家的政策對(duì)檔案管理工作制定有針對(duì)性的短、中、長(zhǎng)期目標(biāo)和科學(xué)合理的管理制度并嚴(yán)格落實(shí)。比如對(duì)檔案管理平臺(tái)信息的錄入、管理和調(diào)取的權(quán)限制定嚴(yán)格的制度，對(duì)各科室檔案的整理歸檔制定嚴(yán)格的分類制度等，對(duì)沒(méi)有按照制度規(guī)范落實(shí)的情況給予該有的處罰，保證檔案管理工作的有序開(kāi)展。

6 結(jié)束語(yǔ)

本文基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的視域?qū)︶t(yī)院檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)和面臨挑戰(zhàn)進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，并針對(duì)后續(xù)工作的開(kāi)展給出了優(yōu)化方案。在此倡導(dǎo)將“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展成果融于醫(yī)院檔案管理工作之中，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的智能化、規(guī)范化、制度化，這既可以對(duì)醫(yī)院資源進(jìn)行有效整合，提高醫(yī)院工作效率，又可以最大化服務(wù)患者，做到真正的惠民利民?！?/p>