信息時(shí)代科研機(jī)構(gòu)“零接觸”評審的實(shí)踐探索與思考

王 蓓

華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬同濟(jì)醫(yī)院器官移植研究所 器官移植教育部重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室國家衛(wèi)生健康委員會(huì)器官移植重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室 中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院器官移植重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，湖北武漢 430030

接受定期常態(tài)化評審是國家及省部級重點(diǎn)科研機(jī)構(gòu)一項(xiàng)常規(guī)任務(wù)，既是對科研機(jī)構(gòu)的規(guī)范和管理，也是科研機(jī)構(gòu)對自身工作及科研成果進(jìn)行階段性總結(jié)，更有助于相關(guān)單位實(shí)時(shí)了解科研機(jī)構(gòu)是否處于良好的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，促進(jìn)各科研機(jī)構(gòu)之間形成積極的良性競爭?？蒲袡C(jī)構(gòu)作為國家或地區(qū)創(chuàng)新能力的重要源泉，在信息時(shí)代不斷發(fā)展、信息化水平不斷提高下，其信息化發(fā)展程度對其創(chuàng)新能力及研究與管理水平的提升起著至關(guān)重要的作用[1-2]。因此，科研機(jī)構(gòu)常態(tài)化評審十分必要。目前國家及省部級重點(diǎn)科研機(jī)構(gòu)現(xiàn)行的定期評審多以線下遞交紙質(zhì)材料及現(xiàn)場考察答辯的方式進(jìn)行。由于這些重點(diǎn)科研機(jī)構(gòu)每年會(huì)有大量的科研成果產(chǎn)出，紙質(zhì)材料消耗紙張嚴(yán)重，材料冗雜，不利于評審機(jī)構(gòu)高效審核。其次，線下評審需要專家統(tǒng)一時(shí)間在統(tǒng)一場合進(jìn)行評審，靈活性較差。鑒于以上情況，“零接觸”模式勢在必行[3-4]。在2021年的科研機(jī)構(gòu)年度評審中，部分機(jī)構(gòu)也開始試行“零接觸”評審。本器官移植醫(yī)學(xué)中心作為教育部和衛(wèi)健委重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，也在2021年的評審中通過電子上傳評審材料實(shí)現(xiàn)了完全“零接觸”和“無紙化”評審。因此，本文以本中心參加教育部及衛(wèi)健委器官移植重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的年度評審為研究內(nèi)容，旨在分析信息時(shí)代科研機(jī)構(gòu)“零接觸”評審的重要性和可行性，提出關(guān)于加速實(shí)現(xiàn)科研機(jī)構(gòu)“零接觸”評審管理的幾點(diǎn)思考。

1 科研機(jī)構(gòu)信息電子化管理狀況分析

作為國家科技創(chuàng)新體系的重要組成部分，定期開展評估是實(shí)驗(yàn)室管理的重要環(huán)節(jié)，為規(guī)范和加強(qiáng)教育部及衛(wèi)健委重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室管理，提升實(shí)驗(yàn)室創(chuàng)新能力和水平，根據(jù)《部屬重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理辦法》和《評估規(guī)則》，教育部與衛(wèi)健委每年都會(huì)要求相關(guān)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室提交年度總結(jié)報(bào)告，且每五年會(huì)進(jìn)行一次周期綜合評估。截至2019年，教育部及衛(wèi)健委重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室均被要求向上級部門提交紙質(zhì)年度總結(jié)報(bào)告。此外，以武漢市科技局相關(guān)項(xiàng)目為例，一般是采取“雙套制”，即紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)提交至相關(guān)部門審核?，F(xiàn)階段，紙質(zhì)文件管理相較于電子化管理在信息安全、文件真實(shí)性溯源等方面具有優(yōu)勢，但是紙質(zhì)文件相較于電子化信息管理也有顯而易見的弊端[5-9]：第一，傳輸成本高。以教育部及衛(wèi)健委對其重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的年度評審為例，每年的評審材料原件需要通過快遞或人員攜帶等方式遞交至相關(guān)部門，傳輸方式成本較高，且不便捷。第二，存儲(chǔ)成本高。對于紙質(zhì)評審材料，需要相應(yīng)的物理空間對原件進(jìn)行存儲(chǔ)，物理空間隨著時(shí)間的延長也需要不斷擴(kuò)增，存儲(chǔ)成本巨大。第三，傳閱性較低。實(shí)驗(yàn)室等科研機(jī)構(gòu)的評審工作往往是有多方面專家組成的專家評審組共同完成評審工作，原件需要在多個(gè)人員之間進(jìn)行傳遞閱覽，對原件進(jìn)行多個(gè)備份，不僅極大地增加了時(shí)間成本及原材料成本，還要同時(shí)考慮某些涉密材料的回收，因此傳閱性較低。而電子化信息管理不僅具有方便傳輸、儲(chǔ)存及傳閱的優(yōu)勢，且專家進(jìn)行評審具有時(shí)間和地點(diǎn)的靈活性。第四，不便于數(shù)據(jù)分析。對于全國各機(jī)構(gòu)評審材料進(jìn)行進(jìn)一步大數(shù)據(jù)分析和信息挖掘[10]，將有助于全面掌握我國科研人員結(jié)構(gòu)、科研水平等情況。而在傳統(tǒng)的紙質(zhì)評審中，這些信息還需要進(jìn)一步采取人工方式進(jìn)行二次信息錄入后再進(jìn)行分析，很難完全避免誤差的產(chǎn)生，且大大增加了人力成本?；谝陨显颍腚娮踊芾砟Ｊ?，推行“零接觸”評審具有重要的意義。但是在引入電子化管理模式的同時(shí)，如何既充分發(fā)揮電子化檔案的優(yōu)勢，又保護(hù)評審內(nèi)容的信息安全，且做到公平公正地評審，是能否真正推動(dòng)科研機(jī)構(gòu)“零接觸”評審工作有效開展的關(guān)鍵因素[11-12]。

2 信息時(shí)代科研機(jī)構(gòu)信息電子化管理實(shí)踐初探

實(shí)際上，省部級科研單位在科技項(xiàng)目的材料提交及評審的電子化方面已經(jīng)進(jìn)行了長期的探索及實(shí)踐，日臻完善。而相比科技項(xiàng)目材料的電子化提交、管理及評審，科研機(jī)構(gòu)年度評審在電子化管理方面大力推進(jìn)。以教育部及衛(wèi)健委器官移植重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的年度評審為例，作為教育部及衛(wèi)健委雙部委批準(zhǔn)的器官移植重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，本中心每年會(huì)按照要求向兩部委提交年度工作報(bào)告，且每五年會(huì)提交周期工作報(bào)告并接收兩部委的現(xiàn)場評審。2020年前，年度評審均以提交紙質(zhì)材料的形式的進(jìn)行。2020年開始，兩部委均以在線提交的方式收集包括本單位在內(nèi)的各個(gè)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的評審資料?，F(xiàn)就本中心通過在線填報(bào)系統(tǒng)提交工作報(bào)告為例，闡述信息時(shí)代科研機(jī)構(gòu)“零接觸”評審的重要性和可行性。

2.1 機(jī)構(gòu)基本信息一次性填報(bào)及報(bào)告完整性評估

2020年重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的年度報(bào)告，教育部及衛(wèi)健委均采取了在線填報(bào)的方式進(jìn)行。填報(bào)內(nèi)容包括機(jī)構(gòu)基本信息及年度工作總結(jié)兩部分。機(jī)構(gòu)基本信息首次在線申報(bào)并確認(rèn)后，如無特殊情況，將不再進(jìn)行批量更改基本信息的工作。此操作相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料遞交而言，不僅快速有效地對各實(shí)驗(yàn)室的基本信息進(jìn)行了收集和結(jié)構(gòu)化整理，也避免了各單位對基本信息進(jìn)行反復(fù)填報(bào)的冗余操作。特別注意的是，教育部本次年報(bào)的填寫內(nèi)容對實(shí)驗(yàn)室所屬領(lǐng)域進(jìn)行了細(xì)分，這對加強(qiáng)不同屬性的實(shí)驗(yàn)室的精準(zhǔn)管理及評審具有重要的意義。

對于填報(bào)系統(tǒng)，衛(wèi)健委基于醫(yī)學(xué)科學(xué)院MacRP管理系統(tǒng)進(jìn)行填報(bào)，而教育部則是獨(dú)立開發(fā)了教育部重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室填報(bào)系統(tǒng)。無論何種填報(bào)平臺(tái)，都對年度材料內(nèi)容的完整性和有效性進(jìn)行了高效的在線評估。系統(tǒng)通過設(shè)置必填項(xiàng)及內(nèi)容字?jǐn)?shù)的限制，可以有效評估年度報(bào)告是否已經(jīng)完整填報(bào)，且填報(bào)內(nèi)容是否精簡扼要，及時(shí)對填報(bào)者給予提示，有效避免了紙質(zhì)資料交至相關(guān)部門后才發(fā)現(xiàn)材料不完整或者填寫內(nèi)容堆積煩瑣冗長的情況發(fā)生。因此，電子化的材料提交相較于之前的紙質(zhì)材料提交方式而言，可以規(guī)范、實(shí)時(shí)、高效地完成報(bào)告初審，真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理質(zhì)量的提升。

2.2 科研成果歸屬自動(dòng)檢驗(yàn)

教育部及衛(wèi)健委重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室年度報(bào)告中除了對基本信息的準(zhǔn)確填報(bào)要求外，最重要的一項(xiàng)任務(wù)即是對實(shí)驗(yàn)室年度相關(guān)研究成果進(jìn)行有效的統(tǒng)計(jì)及評估。而電子化材料填報(bào)系統(tǒng)相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)告而言，對科研成果的有效性可以進(jìn)行更為準(zhǔn)確及高效的評估。以原創(chuàng)研究論文為例，在線系統(tǒng)對于每項(xiàng)提交至系統(tǒng)的科研論文，均需要詳細(xì)填寫論文的研究單位、雜志名稱、頁碼等研究成果具體信息，以及研究成果的所屬者姓名。同時(shí)還需要提交相關(guān)附件材料，如成果的原始數(shù)據(jù)、照片及相關(guān)證明的掃描件。這樣，對于不屬于該實(shí)驗(yàn)室的項(xiàng)目成果就可以實(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)并及時(shí)制止此類成果的提交。此外，也可以對論文是否發(fā)表、影響因子等信息進(jìn)行在線審核評估。因此，電子化的材料提交相較于之前的紙質(zhì)材料提交方式而言，不僅可以及時(shí)評估研究成果的準(zhǔn)確性及有效性，還可以及時(shí)評估科研成果的重要性，對推動(dòng)年度評審工作有效性和便捷性具有重要的意義。

2.3 “零接觸”材料遞交及評審

對于“零接觸”材料遞交的實(shí)施，衛(wèi)健委在2020年工作安排中仍是采取“雙套制”，即紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)提交至相關(guān)部門審核。而教育部則采取的是僅提交電子文檔?！半p套制”對評審資料管理是一份雙重保障。但是目前，隨著檔案管理現(xiàn)代化、電子化水平的日益提高，筆者認(rèn)為能完全實(shí)現(xiàn)“零接觸”提交及評審。這是因?yàn)椋孩偌堎|(zhì)材料無法避免大量文件堆積的問題，占據(jù)空間，耗費(fèi)時(shí)間。而電子化管理高效集中，可快速實(shí)現(xiàn)對有效內(nèi)容的審核及評估；②電子化檔案傳閱性高，不需要紙質(zhì)傳遞所需要的時(shí)間差，且可以實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)在線審閱、交流、評審；③在線評審在時(shí)間和空間要求上更為靈活。

3 完善信息時(shí)代科研機(jī)構(gòu)信息電子化管理的幾點(diǎn)思考

在教育部及衛(wèi)健委2020年重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的年度報(bào)告工作中，筆者體會(huì)到電子系統(tǒng)可以去除信息反復(fù)填報(bào)的冗余過程，對年度材料內(nèi)容的完整性和有效性進(jìn)行高效的評估，也可以評估研究成果的準(zhǔn)確性及有效性，并及時(shí)評估科研成果的重要性。這里也提出幾點(diǎn)思考。

①檔案管理安全性的必要性：信息化時(shí)代下，檔案收集、管理和利用方式都發(fā)生了本質(zhì)性的改變，這也使得信息安全性面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案管理的安全性和完整性需要進(jìn)行多層次、多維度的提高[13-14]。筆者注意到本次的教育部及衛(wèi)健委2020年重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的年度報(bào)告提交的注意事項(xiàng)中均提到，若年度報(bào)告涉及保密內(nèi)容，請按照國家保密規(guī)定辦理。這里強(qiáng)調(diào)了信息管理的安全性。而且，重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的年度報(bào)告多涉及原創(chuàng)科研成果，包含了諸多的知識產(chǎn)權(quán)的相關(guān)內(nèi)容，因此對檔案的保密性應(yīng)有更嚴(yán)格的要求。對于檔案管理的安全性，筆者認(rèn)為，首先，管理系統(tǒng)的優(yōu)化十分必要，應(yīng)包括數(shù)據(jù)庫審計(jì)、服務(wù)器群組防護(hù)以及入侵防御系統(tǒng)及防火墻的設(shè)置等內(nèi)容[15]，從檔案的存儲(chǔ)環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境和人為操作環(huán)境等多方面實(shí)現(xiàn)安全性的提高；其次，省部級相關(guān)單位及各個(gè)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室需要融入現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和管理方式，對于重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室而言，根據(jù)本實(shí)驗(yàn)室的申報(bào)經(jīng)歷，筆者認(rèn)為應(yīng)該做到“專人專機(jī)”進(jìn)行申報(bào)，即設(shè)置專員進(jìn)行資料的收集和在線申報(bào)，對于專員，需要定期組織開展培訓(xùn)活動(dòng)，不斷完善和強(qiáng)化專員的信息安全意識，保證信息的安全；此外還需要設(shè)置專門用于申報(bào)的硬件設(shè)備，對于該設(shè)備，嚴(yán)禁隨意與不安全網(wǎng)絡(luò)及移動(dòng)設(shè)備鏈接，以保證信息安全。而對于實(shí)驗(yàn)室管理部門，筆者建議采取更高級別的“專人專機(jī)”管理方案。第二，對于檔案管理的完整性，上文已經(jīng)提到，在線系統(tǒng)對于每項(xiàng)提交至系統(tǒng)的科研論文，均需要詳細(xì)填寫論文的研究單位、雜志名稱、頁碼等研究成果具體信息，以及研究成果的所屬者姓名。同時(shí)還需要提交相關(guān)附件材料，如成果的原始數(shù)據(jù)、照片及相關(guān)證明的掃描件。由此可見，通過對必填信息內(nèi)容的設(shè)置，線上申報(bào)相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)提交方式，可以方便高效準(zhǔn)確地保證信息的完整性，并且提高了信息完整性審閱的效率。

②應(yīng)從管理系統(tǒng)入手，積極引入自主學(xué)習(xí)、圖像識別等智能網(wǎng)絡(luò)：近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，已經(jīng)可以基本實(shí)現(xiàn)從海量圖像甚至視頻中提取和識別重要文字信息，且大量的紙質(zhì)表格也可以通過圖像拍攝和圖像處理的方法自動(dòng)轉(zhuǎn)化為電子表格[16]，該技術(shù)對于重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的年度匯報(bào)的線上填報(bào)十分有益。筆者在2020年重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的年度報(bào)告在線提交中發(fā)現(xiàn)，研究成果的錄入需要錄入人員對相關(guān)信息進(jìn)行逐條的文字錄入，這種通過人工錄入文字內(nèi)容的填報(bào)方式不僅會(huì)造成低效率，而且十分容易出錯(cuò)。因此，筆者認(rèn)為在年度報(bào)告的在線填寫過程中，應(yīng)積極引入圖像識別及自主學(xué)習(xí)，逐漸加大文字智能技術(shù)及圖像識別技術(shù)在信息電子化管理中的應(yīng)用，將可以對研究成果的圖像結(jié)果實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的自動(dòng)抓取，再同時(shí)由錄入人員進(jìn)行審核，對錯(cuò)誤進(jìn)行人工識別后，系統(tǒng)可以通過進(jìn)一步的自主學(xué)習(xí)，不斷優(yōu)化識別能力，有效提高“零接觸”評審的操作性。

4 結(jié)語與展望

信息時(shí)代科研機(jī)構(gòu)及科研項(xiàng)目的“零接觸”材料遞交及在線評審，已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理現(xiàn)代化及電子化，仍需要深入全面地推進(jìn)及優(yōu)化[16]。在科研管理和評審中，國家也在積極地推動(dòng)“零接觸”材料遞交和評審工作。如國家自然科學(xué)基金委2020年自然科學(xué)基金申報(bào)新政策中就明確提到：進(jìn)一步推廣無紙化申請?jiān)圏c(diǎn)，將面上項(xiàng)目、地區(qū)基金、青年項(xiàng)目、重點(diǎn)項(xiàng)目和優(yōu)秀青年項(xiàng)目等五個(gè)項(xiàng)目類型均納入無紙化申報(bào)的范圍[17]。電子化管理不僅可以有效完成對電子檔案信息的分類與加工，提升檔案管理效率，控制檔案管理成本，還可以有效提高材料評估及評審工作效率。作為接受評審的單位，筆者需要做的是切實(shí)加強(qiáng)相關(guān)的培訓(xùn)力度，定期組織開展培訓(xùn)活動(dòng)，保證信息遞交完整、安全、有效。而相關(guān)審核單位也應(yīng)該將先進(jìn)的檔案管理理念傳遞給檔案管理人員，提升其信息處理水平，滿足檔案管理現(xiàn)代化、電子化的要求，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的提升。