淺議高校干部人事檔案利用存在的主要問題與對策思考

文/王玉武（佳木斯大學）

干部人事檔案提供利用的基本方式主要有查閱、借閱、復制、摘錄等，利用的內(nèi)容就是人事檔案及編研材料。高校干部人事檔案提供利用的現(xiàn)狀還存在許多問題，一定程度上影響著干部人事檔案的開發(fā)利用，已經(jīng)不能很好地適應高校及社會發(fā)展的需要。如何采取一定的對策、措施，解決干部人事檔案提供利用過程中存在的問題，是干部人事檔案工作者應認真研究和解決的問題。

一、高校干部人事檔案提供利用存在的主要問題

（一）查閱手續(xù)煩瑣，要求嚴格，影響了干部人事檔案的利用

長期以來，大部分高校干部人事檔案管檔人員重視管理，輕視利用。對于查閱檔案人員及手續(xù)嚴格要求，不達到《干部檔案工作條例》的查、借檔規(guī)定要求，堅決不予受理。雖然干部人事檔案形成的主要目的是為組織、人事部門提供利用服務的，但人事檔案管理人員由于有怕?lián)熑?、怕犯錯誤的心理，無論是組織、人事部門的因公查閱，還是干部本人及其親屬需要利用人事檔案材料，都按《干部檔案工作條例》的規(guī)定要求來提供利用。審批要求和流程為：兩名黨員，先到人事處（組織部）相關科室申請，人事處（組織部）副處長批準后，再由校辦主管人事檔案副主任批準，然后再到檔案館請館長批準，最后到人事檔案室辦理。

以上要求，手續(xù)較為煩瑣復雜，經(jīng)常會出現(xiàn)因審批領導公出、開會、假期等原因無法及時審批，不能查閱干部人事檔案的現(xiàn)象。這種干部人事檔案的查閱審批規(guī)定，手續(xù)較為煩瑣復雜，雖然有利于干部人事檔案保密，但客觀上也不利于干部人事檔案材料信息的合理利用。

（二）借閱檔案時間過長，還檔復查困難

組織、人事、紀檢等部門由于工作需要，經(jīng)常需要借閱檔案，借閱期限最長為二周，檔案超期不還現(xiàn)象時有發(fā)生。2018版《干部人事檔案工作條例》對借檔使用時間沒有具體要求，僅作了“在規(guī)定時限內(nèi)歸還”的規(guī)定。新規(guī)定放松了對檔案借閱時間的要求，對于各部門利用檔案提供了方便，但有的部門檔案借用后，長時間不還，致使其他部門要利用檔案時，檔案不在檔案室，影響了檔案利用。干部人事檔案滯留在外時間過長，就可能出現(xiàn)偽造、涂改、撤換等不法行為，給檔案安全帶來隱患。

按規(guī)定歸還人事檔案時，干部人事檔案工作機構應當認真核對檔案材料。但由于管檔數(shù)量太多，檔案管理人員不可能對每卷管理的干部人事檔案了如指掌、熟記于心，對歸還的干部人事檔案核對得不認真、不仔細，也很難及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，使不法分子有可乖之機。

（三）檔案材料缺失，質量不高，不能反映教職工的全貌

教職工干部人事檔案意識不強，致使檔案材料缺失。少數(shù)教職工的碩士、博士等學歷材料沒有及時歸檔，為了方便自己再找工作，有意不上交碩士、博士等學歷材料。檔案中記載信息不準，有的檔案中記載是中共黨員，而檔案中沒有入黨材料。有的檔案中記載參加過知識青年上山下鄉(xiāng)，但是檔案中沒有知識青年上山下鄉(xiāng)登記表等。

干部人事檔案質量不高，參考價值不大是不爭的事實。檔案中的大部分涉及年度考核、鑒定、考察和評價材料千篇一律，講優(yōu)點多，講缺點少，極少有個性特點，缺少應有的參考價值。

干部人事檔案還不完整，不能反映教職工的全貌。各職能部門，為了工作方便，私自留存檔案材料。反映干部的年度任職情況考察材料，存放在組織部。反映高校教師的教學、科研水平的材料分別存放在教務處、科技處。這種現(xiàn)狀，造成干部人事檔案材料缺失，也影響了干部人事檔案的利用。

與上類文章不同，呂溫出使吐蕃期間，其妻蘭陵蕭氏，繡藥師如來的供奉像，祈求丈夫從吐蕃平安歸來。呂溫歸來時看到佛像，想象妻子繡佛像的情景，寫下《藥師如來繡像贊并序》：

（四）管理人員少，素質較低、任務繁重，還沒有開展對干部人事檔案編研

梅志珍認為：“現(xiàn)有的檔案人員編制是1991年中組部頒發(fā)的條例里規(guī)定的，每管1000份人事檔案配備1名專職人員，這個人員編制標準在當時是指完成傳統(tǒng)的檔案材料收集、鑒別、整理、保管、利用等傳統(tǒng)基本工作環(huán)節(jié)來制定的，現(xiàn)在這個標準已不能適應當今檔案現(xiàn)代化管理、信息化服務的需要?！盵1]2018年中共中央辦公廳印發(fā)的《干部檔案工作條例》仍沿用舊標準，在高校一個人管理2000-3000卷檔案的也不在少數(shù)。現(xiàn)今，干部人事檔案歸檔案材料增加，利用頻繁。教職工繼續(xù)學習的學歷及培訓材料，職稱評聘、年度考核、工資等都需要分類、整理、歸檔。近幾年，新參加工作人員增多，干部人事檔案整理、立卷任務增加。管檔人員工作任務繁重，每個人承擔著2—3倍的工作量，再加上大部分高校干部人事檔案管理人員年齡偏大，業(yè)務素質較低，忙于日常工作，根本沒有時間、精力和能力，去挖掘、開發(fā)、編研干部人事檔案信息，形成有利用價值的編研材料，客觀上也影響了干部人事檔案的提供利用。

（五）少數(shù)組織、人事部門人員，檔案專業(yè)知識缺乏，也影響了檔案利用

組織和人事部門是利用干部人事檔案最多的部門，也是形成干部人事檔案材料的主要部門，組織和人事部門的工作人員，應該對干部人事檔案業(yè)務知識有所了解和掌握，但現(xiàn)狀確不盡如人意，有的組織、人事部門人員，特別是新參加工作就到組織、人事部門工作的人員，對干部人事檔案管理的歸檔要求、利用制度不了解，對干部人事檔案十大類分類及每一類的內(nèi)容是什么都不知道。

查閱檔案時不遵守管理制度，要查的內(nèi)容在干部人事檔案的第幾類不知道，盲目地亂翻，這些都影響了人事檔案的利用。

（六）管理模式落后，數(shù)字化程度較低，影響干部人事檔案的利用

黃瑞生認為“管理模式落后：現(xiàn)階段，我們發(fā)現(xiàn)部分事業(yè)單位在干部人事檔案管理的過程當中采用的仍然是以往傳統(tǒng)單一的管理模式，將個人材料交由檔案室保存管理”[2]?，F(xiàn)階段，大部分高校干部人事檔案管理模式還很落后，還停留在查檔需要查閱紙制的實體檔案上。有的雖然配備了計算機，但也僅僅是用計算機建立了查檔的檢索工具，利用計算機輔助查檔。前幾年，基礎條件較好的高校對干部人事檔案數(shù)字化進行了探討及實踐，取得了一定成績，但由于各自為戰(zhàn)，存在著檔案數(shù)字化標準不同，不能通用等問題。雖然國家發(fā)布了《干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（GB/T33870-2017），但大部分高校由于受干部人事檔案管理人員素質、技術力量、資金、后期維護等因素限制，干部人事檔案數(shù)字化工作還沒有很好地開展，還僅僅停留在研討階段。這種落后的管理手段，不能適應高校及社會對干部人事檔案利用的需要。

二、改進高校干部人事檔案利用工作的對策思考

（一）簡化查閱檔案審批手續(xù)，為干部人事檔案合理利用，創(chuàng)造條件

簡化查閱檔案審批手續(xù)，組織、人事、紀檢監(jiān)察等職能部門，因干部任免考察、職稱評聘、工作調動、工資調整、案件審理等工作需要查閱干部人事檔案的，由部門領導審批后，負責該項工作的經(jīng)辦人員，可以直接查檔。教職員工因個人需要查檔，可由本人按管理權限到組織、人事部門及干部人事檔案管理部門審批后，由人事檔案管理人員代替“兩名中共黨員”來進行查檔，提供所需要的檔案材料，本人不接觸自己的干部人事檔案。這種查閱干部人事檔案辦法，既方便了有頻繁查檔需求的組織、人事部門，簡化了教職工本人的查檔手續(xù)，提高了干部人事檔案的利用率。又能保證干部人事檔案信息不被泄露，保證干部人事檔案安全。

（二）嚴把借閱關，嚴格執(zhí)行核對制度，保證檔案安全

加強對借出檔案的管理，干部人事檔案原則上不外借，組織、人事、紀檢等部門由于工作需要，確需借閱檔案的，必須按規(guī)定審批。借用部門要指定專人專柜保管，不得擅自轉借他人?？茖W、合理制定借閱時限，要求在借閱時限內(nèi)辦理完畢。對于在規(guī)定時限內(nèi)，未能辦理完畢，檔案未能歸還的，進行查詢、催要。加強歸還檔案環(huán)節(jié)管理，對于借出的檔案，嚴格執(zhí)行核對制度，必須認真仔細地核對檔案材料，避免出現(xiàn)偽造、涂改、撤換等材料進入干部人事檔案，保證干部人事檔案安全。

（三）拓寬收集渠道，強化材料質量，確保檔案信息完整、準確

加強收集工作，注重大局意識，把反映高校教師教學、科研水平的材料，反映科級、處級干部的年度干部任職情況考察材料，都納入本人干部人事檔案中，進行統(tǒng)一管理。

采取相應措施，補充完善檔案材料，確保干部人事檔案信息及時、準確。對于少數(shù)教職工的碩士、博士等學歷材料沒有及時歸檔的，不承認其碩士、博士等相應學歷學位，取消其相應待遇。對于少數(shù)干部人事檔案中只有記載，無相關佐證材料，也不予承認，從而盡可能地避免檔案材料缺失。

從源頭抓起，強化干部人事檔案材料的形成管理。重點加強各級領導的干部人事檔案意識，提高對干部人事檔案的認知。在形成年度考核、鑒定、干部考察和評價等各種干部人事檔案材料時，根據(jù)教職工的工作表現(xiàn)，做出客觀、公正、實事求是的評價，評價中突出優(yōu)缺點，具有個性特點，避免千篇一律，切實提高干部人事檔案質量，使其更具有參考價值，從而提高干部人事檔案的利用效果。

（四）提高素質，加強編研，為提高檔案利用創(chuàng)造條件

高華輝認為：“干部人事檔案管理和利用工作是以人才信息資源為基礎展開的，從本質上說，干部人事檔案管理和利用要將人才信息資源價值充分體現(xiàn)出來，挖掘資源，進行充分的價值挖掘利用，為調取和多方利用干部人事檔案，形成良好的環(huán)境?！盵3]高校是人才聚集的地方，干部人事檔案中含有許多有價值的信息可以開發(fā)利用。檔案管理人員應加強政治理論和業(yè)務知識的學習，努力提高政治覺悟和檔案專業(yè)素養(yǎng)，增強干部人事檔案編研能力。特別是隨著高校干部人事檔案數(shù)字化工作的開展，對干部人事檔案管理人員提出了更高的要求。干部人事檔案數(shù)字化管理，需要掌握計算機軟硬件知識、掃描、圖像處理、存儲技術和檔案管理的相關知識，絕不是只懂計算機技術或只懂得紙質材料檔案管理知識的人能勝任的。管理人員必須加強對數(shù)字化干部人事檔案管理方面的基本知識的學習和基本技能的培養(yǎng)，努力提高業(yè)務素質，以適應數(shù)字化干部人事檔案管理的需要。同時，應依據(jù)學校和社會現(xiàn)實及長遠發(fā)展需要，結合庫存檔案實際情況，組織精干力量，精心選擇學校發(fā)展過程中遇到的問題，充分挖掘檔案信息資源，進行分析、研究、歸納，進行二次加工，形成有價值的編研材料，從而更好地為學校發(fā)展服務，為地方建設服務。

（五）實行重點崗位人員到崗培訓制度，為提高干部人事檔案質量創(chuàng)造條件

組織、人事部門是形成干部人事檔案材料的主要部門，學校對新補充進組織、人事部門的工作人員，如果沒有干部人事檔案部門的工作經(jīng)歷，必須先到干部人事檔案管理部門工作一個學期，讓他們了解干部人事檔案材料的基本要求，了解收集補充、鑒別、整理、轉遞、提供利用等制度，熟悉干部人事檔案工作，為在今后工作中形成高質量的干部人事檔案材料，進而提高干部人事檔案質量創(chuàng)造條件。同時，組織、人事重點崗位人員到崗培訓，也能解決干部人事檔案管理人員配備不足的問題，使干部人事檔案管理人員能夠有精力和時間，加強對檔案信息研究，開發(fā)出更多有價值的信息材料，從而提高干部人事檔案的利用。

（六）拓寬服務渠道，建立網(wǎng)上查詢服務系統(tǒng)

長期以來，干部人事檔案管理“重管輕用”，干部人事檔案在保密狀態(tài)下運行，這與干部人事檔案存在目的不符。應轉變觀念，增強服務意識，提高服務質量，利用校園網(wǎng)絡，建立網(wǎng)上查詢服務系統(tǒng)。對于教職工有查詢本人基本信息的，可在網(wǎng)上直接回復。對需要復制材料提供證明的，在查詢服務系統(tǒng)中說明事由，提出具體要求，干部人事檔案管理員根據(jù)需求，進行查檔解決。

如果能滿足需要，教職工就走審批流程，到相關部門審批后，提供利用。如果干部人事檔案中沒有相應材料或不能滿足需要，在網(wǎng)上回復。這樣就避免了教職工無效審批，浪費時間，為教職工提供了方便，提高了工作效率。

（七）加快干部人事檔案數(shù)字化建設步伐，提升干部人事檔案服務水平

干部人事檔案數(shù)字化建設是今后的發(fā)展方向，高校應按照《干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（GB/T33870-2017）的標準，加大投入，加快建設步伐，盡快完成干部人事檔案數(shù)字化建設，形成干部人事檔案數(shù)字化的電子檔案，實現(xiàn)紙制實體檔案與數(shù)字電子檔案并存的管理模式。同時，加強數(shù)字化干部人事檔案管理方式方法的研究，建立干部人事檔案查、借閱的網(wǎng)上審批及網(wǎng)上提供利用的辦法。進而提供網(wǎng)上查閱、網(wǎng)上利用、遠程審檔等服務，以此滿足學校和社會對干部人事檔案的不同需求，從而提高干部人事檔案利用的工作效率和管理水平。

總之，高校干部人事檔案利用還存在許多不盡如人意的方面，應當結合實際工作需要，加強自身建設，提高檔案質量，加強檔案編研，增強服務本領，堅持改革創(chuàng)新，簡化審批流程，創(chuàng)新利用方式，拓寬服務渠道，提高服務水平，充分發(fā)揮干部人事檔案應有的作用,從而更好地為高校人才開發(fā)利用，為高校的快速發(fā)展和社會經(jīng)濟建設服務。

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人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。