高等院校財務信息化建設思考

董如合

一、引言

財務信息化是運用信息化手段，對財務信息進行整理歸納、綜合分析，以達到提高財務工作效率、優(yōu)化資金配置的目的，實現(xiàn)財務信息合理共享的效果，從而為各項業(yè)務發(fā)展提供財務支持。財務信息化是由會計業(yè)務與信息技術相互融合發(fā)展而來的，它起源于美國企業(yè)運用計算機輔助財務人員工作的思想。

二、高校財務信息化的發(fā)展歷程

我國高校財務信息化的發(fā)展大致經(jīng)歷了三個階段。第一階段，會計電算化階段。上世紀80年代，一些高校為了解決一些業(yè)務比較簡單、工作量較大的核算業(yè)務而開發(fā)的單一功能的會計軟件，如工資核算軟件等，它是我國高校財務信息化的起源。隨后，為解決記賬、結賬、往來款項、報表等問題，一些高校相繼采用了會計電算化軟件，實現(xiàn)了從會計憑證錄入到報表打印完整的會計核算功能，大大減輕了會計人員的工作量。第二階段，局域網(wǎng)絡化階段。這一階段財務軟件的功能不斷增強，由單一核算向全面、精細的會計核算轉變，由算賬功能向核算與管理功能并舉轉變。高校財務軟件逐步集合了會計核算、學生收費、固定資產(chǎn)、預算控制、項目管理等功能模塊。具體表現(xiàn)為系統(tǒng)化、集成化程度越來越高，核算與管理并重。第三階段，財務信息化階段。這是高校財務信息化的未來發(fā)展方向。財務共享平臺、業(yè)財融合以及智慧化財務，成為這一階段的主要特點，其將內(nèi)部控制嵌入到業(yè)務流程的全過程，財務活動延伸到了業(yè)務活動的最前端，以及時為業(yè)務決策和管理決策提供財務支撐。在這一階段發(fā)展過程中，實現(xiàn)了財務網(wǎng)絡與業(yè)務部門系統(tǒng)互聯(lián)互通，與銀行、移動支付平臺等外部關聯(lián)部門進行對接，實現(xiàn)了移動支付、網(wǎng)上打印發(fā)票等功能。大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等新技術在高校財務領域得到切實應用。

三、高校財務信息化的特征

（一）集成化網(wǎng)絡化一體化

集成化、網(wǎng)絡化、一體化，就是將原來各個功能比較單一的會計核算模塊，集合到一個財務共享平臺上，并將其融入到高?！皵?shù)字化校園”建設總體框架中，打通與高校教務、科研、學生、后勤等業(yè)務管理系統(tǒng)的信息通道，徹底改變財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)間普遍存在的信息“孤島”現(xiàn)象，實現(xiàn)與各業(yè)務系統(tǒng)間信息交互與協(xié)同操作。

（二）互聯(lián)網(wǎng)+財務

當今時代，互聯(lián)網(wǎng)、5G等信息技術的發(fā)展為高校財務信息化發(fā)展提供了新的契機?，F(xiàn)代信息技術與財務業(yè)務融合，使高校財務模式發(fā)生了翻天覆地的變化。遠程網(wǎng)上報銷、銀校互聯(lián)、電子支付、智能移動終端等以互聯(lián)網(wǎng)為載體的“互聯(lián)網(wǎng)+財務”得到廣泛應用，不僅改變了傳統(tǒng)的財務業(yè)務處理方式，拓寬了財務管理職能，而且提高了財務工作效率，提升了高校管理水平。

（三）業(yè)財融合

業(yè)財融合是指在信息環(huán)境下，將財務工作辦理流程和業(yè)務辦理流程有機融合在一起，財務人員主動深入到業(yè)務一線，以業(yè)務合作伙伴的角色協(xié)助業(yè)務人員改進工作，為業(yè)務決策提供財務支持。信息技術與電子商務的飛速發(fā)展，為高校財務與業(yè)務兩個系統(tǒng)進行深度融合、實現(xiàn)業(yè)財一體化創(chuàng)造了條件。通過業(yè)財融合，財務對業(yè)務的管控由事后分析轉變?yōu)槭虑邦A算、事中控制、事后分析的全過程參與，既拓展了財務工作邊界，又為高校各項業(yè)務活動的開展提供了財務支撐；既提高了業(yè)務部門工作效率和便利化程度，也為高校內(nèi)部控制的實施創(chuàng)造了條件。

（四）智慧化財務

智慧化財務是指借助信息技術開展財務工作的一種新財務模式，是未來財務發(fā)展的方向。隨著大數(shù)據(jù)、云計算、財務共享、人工智能等新技術在財務工作中的應用，財務工作重心逐步從會計核算向內(nèi)部控制、財務分析和提供決策支持方向轉變。定制服務、智能核算、智能稽核、智能客服、智能數(shù)據(jù)中心、BI分析、駕駛艙等智能化、個性化服務內(nèi)容，從根本上改變了財務工作方式，使財務服務更具人性化，財務控制體系更加完善，管理會計職能得到充分發(fā)揮。

四、高校財務信息化建設的基本策略

（一）頂層設計高校財務信息化建設

高校財務信息化涉及到各個部門、各項業(yè)務，需要學校主要領導高度重視，進行頂層設計，總體規(guī)劃，并將財務信息化建設納入到學校整體發(fā)展規(guī)劃中。首先，高校要成立財務信息化建設領導小組，負責財務信息化建設。組長由學校主要領導擔任，成員由相關部門負責人組成。領導小組下設項目組，成員由財務人員、校園網(wǎng)部門人員、各部門業(yè)務人員、軟件公司人員組成。其次，將高校財務信息化建設融入到學校數(shù)字化校園建設整體方案中。運用數(shù)字化校園建設成果，將財務信息化網(wǎng)絡延伸到學校各個部門和各項業(yè)務流程。最后，建立綜合協(xié)調(diào)機制。一方面，財務信息化建設需要整合各業(yè)務信息系統(tǒng)，打破信息“壁壘”，實現(xiàn)協(xié)同操作，信息共享。這需要從學校層面進行綜合協(xié)調(diào)，整體推進。另一方面，財務信息化要實現(xiàn)業(yè)財融合，需要組成項目組對各部門業(yè)務流程重新進行梳理與設計，這就需要從學校層面進行統(tǒng)一規(guī)劃與協(xié)調(diào)。

（二）制定財務信息化建設方案

高校財務信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要制定財務信息化建設總體方案，并在此基礎上進行細化，形成完整的財務信息化建設方案。首先，確定財務信息化建設方式。目前，主要有兩種方式：一是自行研發(fā)，二是購買建設專業(yè)化的財務共享平臺。高校要根據(jù)本單位人才、技術、資金和財務管理水平，選擇一種合適的建設方式。一般來說，大部分高校的信息技術與人才儲備不是很高，而且軟件公司還可以為高校財務信息化建設提供專門指導，因此比較適合采用購買專業(yè)化財務共享平臺的方式。其次，進行深度調(diào)查研究。一方面，開展學校內(nèi)部調(diào)查。通過調(diào)查，摸清學校信息化現(xiàn)狀，各項業(yè)務流程、各業(yè)務部門使用的軟件系統(tǒng)等。另一方面，到其他高校進行調(diào)研，了解其財務信息化建設方案，分析其建設經(jīng)驗與不足，以為本單位財務信息化建設提供借鑒。最后，確定財務信息化各功能模塊。受歷史、地域等因素影響，各個高校雖然同屬于教育行業(yè)，但也有各自的特點和差異化需求。制定財務信息化方案時，一定要同軟件公司進行協(xié)商，將本單位的特殊需求融入到財務共享平臺中；對于暫時不能實現(xiàn)的功能，也要在后續(xù)的軟件升級中促其實現(xiàn)。

（三）做好財務信息化建設基礎工作

財務信息化方案完成后，項目組要根據(jù)方案做好各項具體準備工作。主要包括：一是按照財務信息化建設要求，完善相關制度，規(guī)范會計核算流程，做好各項財務數(shù)據(jù)整理等工作。二是開通移動支付服務。財務部門要及時開通網(wǎng)上銀行，建設財務微信平臺、財務支付寶，實現(xiàn)學生實時繳費功能等。三是整合網(wǎng)上辦公系統(tǒng)。通過統(tǒng)一身份認證，實現(xiàn)財務共享平臺與校園網(wǎng)無縫集成，實現(xiàn)遠程網(wǎng)上報銷、網(wǎng)上簽批、網(wǎng)上信息查詢、網(wǎng)上支付，以及網(wǎng)上預算申報等。四是加強與商旅平臺合作，建設差旅服務平臺。通過與商旅平臺對接，實現(xiàn)出差申報、審批、訂單、報銷和結算等“一條龍”服務。五是加強原始憑證標準化、規(guī)范化培訓，為會計檔案電子化、影像化做好準備。六是完成財務信息化硬件設備配置，如專用服務器、自助服務終端等。

（四）整合學校各業(yè)務信息系統(tǒng)

高校財務信息化建設要求整合財務與各業(yè)務部門之間的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)跨系統(tǒng)間的信息交互、協(xié)同操作和信息共享，提高工作效率。一是與資產(chǎn)管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)固定資產(chǎn)報銷、計提折舊、資產(chǎn)對賬等一體化管理。二是與科研管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)科研項目立項、預算、調(diào)整、收入確認同步化管理。三是與人事管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)教職工人事變動薪資調(diào)整同步變動。四是與學生管理系統(tǒng)、教務系統(tǒng)對接，實現(xiàn)學生學籍、專業(yè)調(diào)整以及學生選課等關聯(lián)收費同步變動，實時推送欠費信息等。五是與審計系統(tǒng)對接，實現(xiàn)與審計部門共享財務信息。六是與校園“一卡通”系統(tǒng)對接，實現(xiàn)信息及時采集。七是與其他財務信息化建設相關信息系統(tǒng)對接，實現(xiàn)信息及時采集與共享。

（五）重新梳理與設計業(yè)務流程

高校財務信息化建設，要求對各項業(yè)務流程按照財務信息化要求進行重新梳理與設計，將管理會計職能與內(nèi)部控制要求嵌入到業(yè)務流程中，做到無預算不采購。通過定期匯總生成業(yè)務報銷明細數(shù)據(jù)，為業(yè)務部門進行數(shù)據(jù)分析、管理決策提供財務支持。一是根據(jù)財務信息化要求對學校業(yè)務流程進行調(diào)查分析，發(fā)現(xiàn)存在的問題，分析產(chǎn)生的原因，并提出改進措施。二是重新設計業(yè)務流程。對不符合要求的業(yè)務流程，要按照財務信息化規(guī)范進行重新設計，并及時融入到財務信息化建設方案中。例如，對于采購業(yè)務流程，通過與設備采購系統(tǒng)和電子商城對接，將采購前的預算控制、采購中的資金控制和采購后的財務報銷融入到業(yè)務系統(tǒng)中，實現(xiàn)預算審核、凍結資金、自主簽收、集中結算，以及統(tǒng)一支付等全流程與財務系統(tǒng)實時對接。在采購前，通過財務共享平臺接口查詢是否有預算，如有則正常采購；否則，需要先申請預算再行辦理，真正實現(xiàn)“無預算不采購”。采購訂單正式生成后，財務共享平臺系統(tǒng)根據(jù)審核后的訂單信息直接凍結采購資金，避免出現(xiàn)預算資金挪用情況。對于電子商城采購的商品，采購完成后定期根據(jù)購買流水直接生成報銷憑證，這樣既簡化了報銷流程，減少了報銷人員和財務人員的工作量，又加大了財務部門對資金使用的監(jiān)控力度，規(guī)避了“虛開辦公用品發(fā)票套現(xiàn)”的行為，有效防范了財務風險。對于差旅業(yè)務流程，通過與商旅平臺對接，實現(xiàn)“一站式”差旅服務，形成差旅閉環(huán)管控。教工出差申請審批通過后，財務系統(tǒng)根據(jù)差旅預算自動凍結資金，出差人員根據(jù)審批單在商旅平臺下單；月末，商旅平臺將本月差旅費用統(tǒng)一傳遞給財務共享平臺進行自動對賬，財務共享平臺核實后統(tǒng)一結算付款，并自動計算差旅補貼。這樣不僅減少了出差人員和財務人員的報銷工作量，而且避免了大量的差旅費借款，減少了學校資金占用。此外，通過商旅平臺集中訂單批量優(yōu)惠，不僅降低了差旅成本，而且加強了差旅過程管理，實現(xiàn)事前控制，防止了差旅費超標現(xiàn)象出現(xiàn)。

（六）建設財務分析與決策支持系統(tǒng)

高校財務信息化建設的一個重要目的，是為領導決策提供財務支持。隨著高校規(guī)模不斷擴大，各種數(shù)據(jù)越來越多。如何從海量、不完全、模糊的數(shù)據(jù)中，挖掘出隱含在其中有價值的數(shù)據(jù)信息，是財務信息化的重要功能之一。財務分析與決策支持系統(tǒng)建設主要包括三個方面：一是采集與篩選有效數(shù)據(jù)。主要是從財務共享平臺及關聯(lián)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)中，篩選出財務分析與決策所需信息，然后將這些不同數(shù)據(jù)源、不同數(shù)據(jù)結構的信息轉換為統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結構，傳輸?shù)截攧辗治雠c決策系統(tǒng)中，供財務分析與決策使用。二是數(shù)據(jù)分析。對傳輸?shù)截攧辗治雠c決策系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，根據(jù)管理決策要求進行數(shù)據(jù)分析，得到所需要的管理數(shù)據(jù)。項目組可根據(jù)單位管理的需求，提前設置數(shù)據(jù)分析模型，如數(shù)據(jù)聚類分析模型、預測分析模型、數(shù)據(jù)異常預警模型等。三是財務分析與決策結果輸出。對財務分析的結果，根據(jù)財務決策需求，按照需要的格式，比如動態(tài)分析圖表、文字報告、數(shù)據(jù)分析模型等格式傳遞給決策者，為管理決策提供財務支撐。

（七）強化財務共享平臺信息安全管理

網(wǎng)絡技術越發(fā)達，信息安全越重要。切實保障財務共享平臺系統(tǒng)及數(shù)據(jù)安全，是財務信息化建設的重中之重。一是財務共享平臺要選用技術力量雄厚、信譽度高的軟件公司的產(chǎn)品，要選用正版軟件等。二是做好財務數(shù)據(jù)加密傳輸安全加固，防止財務數(shù)據(jù)遭泄露篡改、財務系統(tǒng)被釣魚攻擊等。三是做好財務共享平臺系統(tǒng)安全性設計，防止出現(xiàn)安全漏洞。四是對財務網(wǎng)站實行分級管理，限制校外網(wǎng)站訪問。對財務共享平臺各功能模塊可實行分類管理和多級訪問控制。對會計核算等功能模塊，可借助校園網(wǎng)進行校內(nèi)網(wǎng)上辦公，限制在校外登錄該模塊；對財務查詢等功能模塊，可采用VPN等方式在校外訪問。對財務微信平臺和財務app等，則開通校內(nèi)外訪問。五是加強財務數(shù)據(jù)異地備份管理。設置系統(tǒng)自動備份功能，每天定時對數(shù)據(jù)進行自動異地備份，增強財務數(shù)據(jù)安全性。六是加強網(wǎng)絡制度建設，細化操作規(guī)程，強化財務人員信息安全教育與培訓。

（八）加強財務隊伍建設

高校財務信息化建設，對財會人員的素質(zhì)提出了新的更高要求。當下大部分會計人員對現(xiàn)代信息技術掌握不夠，不能適應財務信息化的要求。一是培養(yǎng)財務信息化專職人員。高校財務部門要選派信息化技能強的人員到軟件公司進行技術培訓，學習財務共享平臺基礎建設和系統(tǒng)更新維護知識，提高財務共享平臺自主維護能力。二是加強財務信息化知識培訓。對現(xiàn)有財務人員，要有計劃地組織學習計算機和網(wǎng)絡技術知識，熟悉財務共享平臺，使他們具備熟練操作財務共享平臺的能力。三是有意識地引進復合型財務人才，利用他們的知識和技能，為財務部門帶來先進知識和新思路。

五、結語

新時代對高校財務信息化建設提出了新要求，管理決策的信息化、精細化，全面內(nèi)部控制的實施，業(yè)財融合的推廣，也要求高校必須進行財務信息化建設。高校財務信息化建設，不僅要與學校長期發(fā)展規(guī)劃相適應，并具有一定前瞻性，而且要立足于學校實際、突出重點、穩(wěn)步推進。高校只有主動適應時代變革，借助新技術、新手段，在財務信息化建設上不斷改革創(chuàng)新，才能適應時代的需求，為高校發(fā)展提供財務支持。