加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理和利用工作的實(shí)踐

陳 琳

黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院，貴州 凱里 556000

學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)、實(shí)踐中形成的記錄，是證明學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷、反映學(xué)校辦學(xué)歷史、體現(xiàn)時(shí)代教育特點(diǎn)的原始資料。如每年度成績(jī)、獎(jiǎng)懲材料、學(xué)業(yè)完成情況等，這些都是真實(shí)反映學(xué)生整體面貌的原始記錄。學(xué)籍檔案材料來源于多個(gè)部門，產(chǎn)生的材料內(nèi)容和規(guī)格多樣，有些雖然沒有標(biāo)明密級(jí)，但在提供材料時(shí)需要提高保密意識(shí)，如學(xué)生的個(gè)人成績(jī)、處分材料等。

一、學(xué)籍檔案的利用價(jià)值

學(xué)籍檔案是學(xué)生身份、在校經(jīng)歷、專業(yè)特長(zhǎng)、品行素質(zhì)的全面反映，具有原始性、真實(shí)性、唯一性的特點(diǎn)，決定了其具有重要的現(xiàn)實(shí)保存價(jià)值和遠(yuǎn)期利用價(jià)值。檔案的最終目的是提供利用，隨著高職院校在校生規(guī)模不斷擴(kuò)大，以學(xué)籍檔案為主的“民生檔案”成為學(xué)校檔案工作的重心之一。

（一）學(xué)歷學(xué)籍印證

畢業(yè)生因個(gè)人保管不當(dāng)?shù)雀鞣N原因，導(dǎo)致畢業(yè)證遺失、損毀，需要補(bǔ)辦畢業(yè)證明書；學(xué)生參加專升本、執(zhí)業(yè)醫(yī)師資格、職業(yè)護(hù)士資格等各類考試，需要出具學(xué)歷證明；學(xué)生參加技能大賽，需要出具新生錄取花名冊(cè)。

（二）甄別鑒定真?zhèn)?/h3>

當(dāng)前，因完善干部人事檔案、職務(wù)晉升、部隊(duì)提干、出生日期核實(shí)等，畢業(yè)生或其單位會(huì)到學(xué)校查閱學(xué)籍檔案，核實(shí)干部學(xué)歷真?zhèn)危谛Ｆ陂g獎(jiǎng)懲情況，錄取途徑、畢業(yè)分配去向等。如某縣人事局因政審，前來核實(shí)2002屆畢業(yè)生某某的畢業(yè)證真?zhèn)?，通過核查學(xué)籍、畢業(yè)驗(yàn)印花名冊(cè)、未畢業(yè)生登記表，為其提供了相關(guān)證據(jù)。學(xué)籍檔案的安全保管，讓弄虛作假的行為現(xiàn)了原形，維護(hù)了學(xué)校和學(xué)生的良好形象。

（三）解決民生訴求

隨著國(guó)家各類政策的出臺(tái)，一些畢業(yè)生為落實(shí)相關(guān)政策，需要復(fù)印相關(guān)學(xué)籍材料、辦學(xué)合同協(xié)議等。如黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院原鄉(xiāng)村醫(yī)士專業(yè)畢業(yè)生，因不能按合同協(xié)議定向分配到原鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院工作，前來查找相關(guān)檔案材料。本著“以生為本”的服務(wù)宗旨，通過大量查閱學(xué)校存有的錄取新生花名冊(cè)、招生計(jì)劃，合同協(xié)議等，為學(xué)生解決就業(yè)難題提供了充分的證據(jù)。

（四）校史資料編研、展陳教育

對(duì)有利用價(jià)值、史料價(jià)值的學(xué)籍檔案做到應(yīng)收盡收，有序地加工、整合、提煉，然后進(jìn)行資料匯編，起到宣傳學(xué)校、存史育人的作用。如《歷屆畢業(yè)生名冊(cè)》《杰出校友名錄》；或者定期舉辦學(xué)籍檔案展陳，陳列品學(xué)兼優(yōu)的學(xué)生照片、學(xué)習(xí)成績(jī)、獲獎(jiǎng)事跡等。如黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院搜集整理了2020年參加抗擊新冠肺炎疫情的學(xué)生信息和事跡，做成展板，大力宣傳，為弘揚(yáng)正氣，鼓勵(lì)學(xué)生，學(xué)校形象都起到積極的作用。

二、學(xué)籍檔案的管理現(xiàn)狀

為維護(hù)正常的教育教學(xué)秩序，學(xué)校制定相應(yīng)的學(xué)籍管理辦法。對(duì)學(xué)生的報(bào)到與注冊(cè)、考核與考勤、休學(xué)與復(fù)學(xué)、處分與退學(xué)、畢業(yè)與結(jié)業(yè)作出明確的規(guī)定。學(xué)籍檔案的規(guī)范、有效管理，可以起到維護(hù)正常教學(xué)秩序、督促學(xué)生遵紀(jì)守規(guī)、樹立良好學(xué)風(fēng)的作用。

當(dāng)前黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀如下：

（一）存在多種教育形式，學(xué)籍檔案較為繁雜

黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院是2001年由四所中專學(xué)校合并而成的高職院校，四所中專學(xué)校中最早的辦學(xué)歷史可追溯到1956年，校內(nèi)設(shè)有貴州省第六十二技能鑒定所、繼續(xù)教育部，同時(shí)每年承辦事業(yè)單位新進(jìn)人員、鄉(xiāng)鎮(zhèn)在職人員培訓(xùn)等。既有中專學(xué)歷教育，又有大專學(xué)歷教育；既有全日制教育，又有函授成人教育；既有技能教育，又有證書教育；因此，學(xué)校形成的學(xué)籍檔案門類繁多且復(fù)雜。

（二）宣傳力度不夠，檔案意識(shí)淡薄

部分學(xué)籍檔案的原始信息來源于學(xué)生，在填寫信息時(shí)較為隨意，往往出現(xiàn)錯(cuò)填漏填的現(xiàn)象，如學(xué)籍卡中的姓名、出生日期、原畢業(yè)學(xué)校等?！敖搪毠ひ约皺n案管理者學(xué)籍檔案管理意識(shí)低下”[1]，個(gè)別審核教師對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案審核不嚴(yán)不細(xì)、疏漏錯(cuò)誤，為后期提供利用帶來不便；又如很多學(xué)生由于中專升入大專，于是不領(lǐng)取中專畢業(yè)證，等需要時(shí)才來校辦理。

當(dāng)前高職院校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)形式靈活多樣，有些負(fù)責(zé)學(xué)籍材料的工作人員認(rèn)為繁雜瑣碎，有時(shí)填寫的表格不嚴(yán)謹(jǐn)，有些鑒定性的文字不填寫或千篇一律，導(dǎo)致材料缺乏可信度。更有甚者僅憑主觀意志，在學(xué)生的學(xué)籍材料中填寫負(fù)面評(píng)價(jià)，導(dǎo)致學(xué)生在需要利用該材料時(shí)受到一定程度的困擾。如黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院某畢業(yè)生前來復(fù)印學(xué)籍卡，班主任在評(píng)語一欄填寫的內(nèi)容，對(duì)學(xué)生形成負(fù)面影響，不利于該生就業(yè)發(fā)展，經(jīng)對(duì)接，班主任表示當(dāng)時(shí)因一時(shí)的喜惡而隨性填寫，因此對(duì)學(xué)生就業(yè)造成困擾。

（三）學(xué)籍檔案來源途徑多樣，認(rèn)知程度不一

各類學(xué)籍檔案來源于不同職能部門，例如學(xué)籍卡、學(xué)籍異動(dòng)材料、畢業(yè)生驗(yàn)印名冊(cè)等來源于教務(wù)處；學(xué)生在校獎(jiǎng)懲材料來源于學(xué)生處；新生錄取名冊(cè)、畢業(yè)去向（就業(yè)）統(tǒng)計(jì)表來源于招生就業(yè)處。各部門對(duì)檔案工作的認(rèn)知和重視程度不一，部門之間缺乏有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，致使學(xué)生的信息資源不能共享，學(xué)籍檔案出現(xiàn)收集不齊全、整理不完善、紙質(zhì)和電子檔案不同步、歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象。

（四）學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不完善

學(xué)籍檔案的利用價(jià)值具有潛在性和滯后性，容易被學(xué)校和各職能部門忽視。許多部門只配備兼職檔案工作人員，他們的檔案法律法規(guī)意識(shí)不強(qiáng)，專業(yè)素質(zhì)能力不高，崗位具有不固定性，從而不能有效甄別各類學(xué)籍檔案重要程度和遠(yuǎn)期利用價(jià)值，導(dǎo)致資料在收集整理、分類組卷、歸檔移交的過程中，出現(xiàn)要素遺漏、價(jià)值判定錯(cuò)誤、重要資料丟失等現(xiàn)象，給學(xué)籍檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理帶來較大難度。

三、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的工作思路

“走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化”——新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》通篇貫穿著習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作“三個(gè)走向”的重要指示精神，這為學(xué)籍檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、社會(huì)化、科學(xué)化提供堅(jiān)強(qiáng)法治保障，指出了良性發(fā)展的思路。

（一）學(xué)籍檔案管理工作規(guī)范化

學(xué)籍檔案管理規(guī)范化主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案形成過程中的管理規(guī)范、分類規(guī)范、歸檔移交、提供利用規(guī)范。

一是建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院建立學(xué)校黨委副書記分管、黨政辦公室主任主管、檔案館專管、各系各部門兼職檔案員配合管的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，確保各項(xiàng)制度和工作任務(wù)落到實(shí)處。

二是完善檔案保管設(shè)施設(shè)備。開設(shè)專門的學(xué)籍檔案庫房，安裝監(jiān)控錄像系統(tǒng)、消防滅火系統(tǒng)、溫濕度設(shè)備等。學(xué)籍檔案組卷裝盒后，按照一定的排列順序放置于檔案專用五節(jié)柜，切實(shí)做到符合國(guó)家檔案實(shí)體保管安全標(biāo)準(zhǔn)。

三是健全檔案工作制度。為建立健全收集整理、檢查審核、歸檔移交、管理保密等各項(xiàng)規(guī)章制度，結(jié)合《高等學(xué)校檔案管理辦法》修訂了《黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院歸檔范圍和保管期限》。重新劃分制定一級(jí)類目12類，其中教學(xué)類圍繞學(xué)校中心工作以及學(xué)籍檔案服務(wù)對(duì)象，又劃分二級(jí)類目8類，分別涵蓋教學(xué)綜合、學(xué)科實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、課堂教學(xué)與實(shí)踐、學(xué)籍管理、招生、畢業(yè)生、教材、技能鑒定。既使得學(xué)籍檔案歸檔范圍更加具體化規(guī)范化，檔案的保管期限更加合理化，又便于各部門的兼職檔案工作人員能夠及時(shí)地將各類有保管價(jià)值的學(xué)籍檔案進(jìn)行整理并有效歸檔。同時(shí)制定了《黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生檔案管理實(shí)施細(xì)則》，使得學(xué)院的學(xué)籍檔案管理更加有規(guī)可循、合理有序。

四是加強(qiáng)隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)。檔案館定期舉辦兼職檔案工作人員培訓(xùn)班，通過加強(qiáng)政治理論和業(yè)務(wù)能力學(xué)習(xí)來提高檔案管理素質(zhì)?！案咝W(xué)籍檔案管理工作人員需要以全新的視角進(jìn)行工作分析，做好管理與創(chuàng)新”[2]，按照檔案立卷歸檔的原則，抓源頭、抓細(xì)節(jié)，每一份材料的內(nèi)容要素、落款日期、簽字蓋章都不能缺失，對(duì)學(xué)生從入校到離校過程中形成的學(xué)籍檔案材料做到應(yīng)收盡收、即收即歸、歸之有效。

五是提高利用的規(guī)范便捷性。學(xué)校為查檔人員提供復(fù)印各類學(xué)籍檔案是檔案利用工作的重心，嚴(yán)格按照學(xué)院制定的《保密制度》《查借閱制度》來提供利用，嚴(yán)禁泄密、損毀、丟失、涂改和偽造檔案。提供的學(xué)籍檔案復(fù)印件必須絕對(duì)忠實(shí)于原件，以保證檔案利用中的原始性、真實(shí)性和公正性。每年度對(duì)學(xué)籍檔案清點(diǎn)和整理，對(duì)破損和褪色的檔案適當(dāng)?shù)男扪a(bǔ)或者復(fù)制。

（二）學(xué)籍檔案利用功能社會(huì)化

近年，學(xué)校歷屆大量畢業(yè)生為補(bǔ)充完善干部人事檔案、核實(shí)黨團(tuán)員身份、單位審核確認(rèn)學(xué)歷、解決就業(yè)訴求等問題，前來查閱利用相關(guān)學(xué)籍檔案，這些都成為學(xué)籍檔案管理服務(wù)的新熱點(diǎn)。

一是要把社會(huì)化服務(wù)理念擺在首位，改善服務(wù)環(huán)境，做到“三室一庫”分開。優(yōu)化服務(wù)方式，如服務(wù)態(tài)度是否周到誠(chéng)懇、查檔是否耐心仔細(xì)、查檔場(chǎng)地是否干凈舒適、利用手續(xù)是否合理簡(jiǎn)便。

二是要與學(xué)生信息資源豐富的部門溝通交流，如學(xué)校宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、教務(wù)處、學(xué)生處、團(tuán)委、圖書館等，豐富學(xué)籍檔案在文字、圖片、聲像、實(shí)物等方面的資源，提升學(xué)籍檔案社會(huì)化服務(wù)能力。

三是要不斷探索查檔方式新途徑，加強(qiáng)與學(xué)籍檔案相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門的溝通聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)學(xué)生現(xiàn)場(chǎng)、線上查檔相結(jié)合，異地查檔、跨館服務(wù)相結(jié)合，積極推進(jìn)學(xué)籍檔案為民利民，切實(shí)解決民生訴求。

（三）學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化

一是給檔案工作隊(duì)伍充實(shí)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，提高計(jì)算機(jī)管理和運(yùn)用能力，學(xué)習(xí)積累前沿的檔案數(shù)字化知識(shí)以拓寬檔案工作前瞻性。

二是適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)和管理手段的發(fā)展?！半S著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)籍檔案管理模式更加具有‘三化特點(diǎn)’，即信息化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化”[3]。新的網(wǎng)絡(luò)信息化管理手段大量運(yùn)用到學(xué)籍檔案管理工作中，由傳統(tǒng)的人工管理模式向智慧化網(wǎng)絡(luò)化模式轉(zhuǎn)變已經(jīng)是大勢(shì)所趨。通過采購檔案管理系統(tǒng)，對(duì)紙質(zhì)學(xué)籍檔案進(jìn)行目錄編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)字化掃描掛接。黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院的DARMS檔案管理軟件升級(jí)網(wǎng)頁版，專門設(shè)有各系各部門48個(gè)分類編號(hào)代碼模塊，能滿足各自產(chǎn)生的學(xué)籍檔案材料整理、錄入、組卷，實(shí)行誰產(chǎn)生，誰組卷，誰錄入，誰移交的原則，使其產(chǎn)生的檔案材料要素齊全、類別完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，提高了檔案信息化建設(shè)工作的效率。

通過采購檔案數(shù)字化外包服務(wù)的方式，對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描并掛接管理系統(tǒng)。如對(duì)學(xué)生的學(xué)籍卡、學(xué)籍異動(dòng)材料進(jìn)行數(shù)字化，并將每份材料中的人名也一一錄入卷內(nèi)題名后面，按照10個(gè)人一條題名目錄掛接，大大降低了查找時(shí)間。對(duì)保存檔案數(shù)據(jù)資源的信息系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)等其他系統(tǒng)嚴(yán)格實(shí)施物理隔離，做好檔案數(shù)據(jù)異質(zhì)異地備份，確保檔案數(shù)據(jù)得到長(zhǎng)期安全保存。依托智慧校園建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)各部門電子文件的收集和積累。探索在互聯(lián)網(wǎng)上開通學(xué)籍檔案利用權(quán)限，使查檔人能夠在較短時(shí)間獲取有用的檔案信息，提高民生檔案利用效率。但同時(shí)要注意加強(qiáng)對(duì)查詢者的身份認(rèn)證，以及對(duì)使用權(quán)限的分級(jí)設(shè)置，以防系統(tǒng)被惡意侵入導(dǎo)致的信息篡改。

（四）學(xué)籍檔案編研豐富化

在對(duì)學(xué)校辦學(xué)歷史的展現(xiàn)中，檔案編研是有效直接的方式，對(duì)館藏的學(xué)籍檔案有序地加工、整合、提煉，把復(fù)雜零散的資料有機(jī)地加工整理。編研出各類名錄、文摘綜述、資料匯編、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、專業(yè)設(shè)置匯總等專題資料。如獲省級(jí)以上表彰的學(xué)生信息、在行業(yè)內(nèi)做出突出貢獻(xiàn)的校友信息、歷年生源地?cái)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、畢業(yè)生就業(yè)去向統(tǒng)計(jì)等，利用學(xué)籍檔案將分散信息變?yōu)榧行畔ⅲ瑥谋粍?dòng)的管理工作變?yōu)橹鲃?dòng)的開發(fā)編研，充分發(fā)揮其社會(huì)價(jià)值、史料價(jià)值，最大限度地滿足人們對(duì)檔案信息資源的需求。

（五）提供學(xué)籍印證材料多樣化

按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》歸檔的檔案分類多樣，有些不屬于學(xué)籍檔案，同樣能夠從側(cè)面印證學(xué)生就讀身份。如黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院原95級(jí)中專學(xué)生，當(dāng)年非參加計(jì)劃內(nèi)招考而錄取就讀的，沒有《新生錄取花名冊(cè)》，于是復(fù)印了1995年入學(xué)繳費(fèi)的會(huì)計(jì)憑證來作為該生當(dāng)年入學(xué)的佐證材料。又如歷史原因，黔東南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院某屆畢業(yè)生在校期間的學(xué)籍檔案皆無，僅找到當(dāng)年的畢業(yè)生合影，于是為其提供掃描件來作為學(xué)生身份的印證。諸如此類因?yàn)闅v史原因、檔案意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致的檔案材料未能得到及時(shí)歸檔和保管的現(xiàn)象還有很多，作為檔案管理人員應(yīng)該思索如何在不違反檔案管理規(guī)定、不改變?cè)紮n案記錄的前提下，積極為學(xué)生解難題，辦實(shí)事。

四、結(jié)語

隨著高職院校教育發(fā)展的不斷深入，學(xué)籍檔案管理和利用工作將更加重要，以上部分工作思路已付諸實(shí)踐，部分新探索正在努力開拓嘗試。新形勢(shì)下學(xué)籍檔案工作應(yīng)該秉承“服務(wù)育人”的宗旨，創(chuàng)新管理理念和工作方式，運(yùn)用規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的制度和創(chuàng)新有效的方法，體現(xiàn)學(xué)校的用心管理和人文關(guān)懷。