談礦山企業(yè)檔案管理的實踐與創(chuàng)新

王艷俏

通常情況下的礦山企業(yè)檔案，是就該企業(yè)成立以來，到目前為止所有過程當(dāng)中的重大經(jīng)營事件、核心人物變動、治理方式變革、工程技術(shù)資料、企業(yè)文化和歷史沿革等關(guān)鍵內(nèi)容的記錄和歸檔。檔案管理的目的就是對信息進(jìn)行科學(xué)的分類規(guī)整，并按照相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理的保存，確保相關(guān)的檔案資料的健全、真實、有效。檔案管理的主要作用在于能夠讓當(dāng)下的企業(yè)關(guān)聯(lián)者可以對企業(yè)過去發(fā)生的事項進(jìn)行追溯，做到以史為鑒，既有助于提升經(jīng)營管理手段策略，加強(qiáng)企業(yè)的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型，也能夠保存關(guān)鍵核心的原始資料，應(yīng)對可能出現(xiàn)的糾紛矛盾，是維護(hù)企業(yè)合法利益的證據(jù)性措施。當(dāng)然，企業(yè)檔案管理是有一套嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，礦山企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合其業(yè)務(wù)特點(diǎn)，建立全面可靠的檔案管理制度，確保檔案管理成效。同時，也要結(jié)合而目前管理過程中存在的不足和短板，及時加強(qiáng)相關(guān)制度和管理手段的創(chuàng)新，讓檔案管理始終迎合時代的發(fā)展要求，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)健成長。

1 目前礦山企業(yè)在檔案管理實踐中面臨的一些不足和短板

1.1 領(lǐng)導(dǎo)層對于企業(yè)的檔案管理工作認(rèn)識程度不足

在當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)體制下，能源行業(yè)的產(chǎn)能過剩問題一直是壓在各類能源企業(yè)身上的一座大山。價值生態(tài)環(huán)保、能源的可持續(xù)利用、去產(chǎn)能調(diào)結(jié)構(gòu)等各項政策壓力傳導(dǎo)，讓礦山企業(yè)管理層將大部分的精力集中到了如何提升企業(yè)現(xiàn)實的市場競爭力方面。特別是在開采技術(shù)的研發(fā)、設(shè)備的引進(jìn)、工藝的改良、節(jié)能減排達(dá)標(biāo)等領(lǐng)域，投入了大量的資源資金資產(chǎn)和人力。高層把開拓市場、生產(chǎn)研發(fā)和安全管理作為了主業(yè)，有時因為人員和資源能力有限，就會忽略相關(guān)的檔案管理工作的重要性。加之企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大多關(guān)注企業(yè)的財務(wù)指標(biāo)和經(jīng)營效益，本身沒有全面的檔案管理認(rèn)識和意識，簡單地認(rèn)為檔案管理只是把相關(guān)的資料保存好，在查閱時可以確保有底檔即可。這種錯誤的認(rèn)知，就導(dǎo)致了很多礦山企業(yè)在檔案管理方面的工作經(jīng)費(fèi)配備不足，人員配置不到位，檔案管理流程簡單，設(shè)施簡陋，相關(guān)工作只能維持在一個簡單水平。檔案管理人員的積極性不高，對工作的主動謀劃不夠，工作責(zé)任心差，經(jīng)常會發(fā)生原始資料丟失、損毀的情況，造成企業(yè)的檔案管理事業(yè)發(fā)展較為緩慢。

1.2 專業(yè)隊伍建設(shè)水平不佳

良好的檔案管理工作需要有專門的檔案管理人員來支撐，特別是他們對于檔案管理的技術(shù)性水平要過硬，同時在職業(yè)道德素養(yǎng)與思想政治覺悟上也要符合相關(guān)要求，擁有相關(guān)的管理經(jīng)驗。不過從調(diào)研和查閱相關(guān)資料的情況來看，目前很多的礦山企業(yè)在檔案管理工作崗位上，并沒有配備專職人員，大多是由辦公室、行政部門的業(yè)務(wù)主辦和技術(shù)人員兼任，他們對于檔案管理工作的理解和認(rèn)知是片面的、淺顯的，不能夠系統(tǒng)化地去設(shè)計和執(zhí)行檔案管理的制度方案，有些還會受到現(xiàn)有工作的思維模式的束縛，以過去的經(jīng)驗看法來看待檔案管理工作，導(dǎo)致了很多的細(xì)節(jié)處理不夠合理。同時因為兼職工作無形中增加了工作量，但是礦山企業(yè)的人力資源管理制度較為嚴(yán)格和固化，職工通常只能按照全職工作崗位的標(biāo)準(zhǔn)去領(lǐng)取工資報酬，兼職大多是義務(wù)性工作，這就降低了員工的單位工作量的人力資本價格，很多職工都有抱怨和消極的態(tài)度。同時，企業(yè)高層認(rèn)為檔案管理工作并不是核心管理內(nèi)容，聘用專業(yè)人員會增加企業(yè)的管理成本，短時間內(nèi)無法提升效益，降低了企業(yè)的成本收入比，是不合理的選擇。再這樣的思想主導(dǎo)下，很多礦山企業(yè)檔案管理人才流失嚴(yán)重，缺乏一定的專業(yè)化人才隊伍，重要的核心崗位工作難以落實，威脅到了企業(yè)的整體利益。

1.3 檔案管理的信息化水平低

目前企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)張、流程的增多，檔案管理覆蓋的內(nèi)容也在呈指數(shù)級的增長，如果依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料和人工記錄，勢必會降低效率，擴(kuò)大成本。而電子信息技術(shù)的出現(xiàn)，改變了原有的檔案管理模式，以電子化數(shù)據(jù)的形式將檔案資料存儲在電子設(shè)備上，依托互聯(lián)網(wǎng)和移動存儲設(shè)備進(jìn)行交互和存儲與計算，大大地提升了檔案信息化管理效率和質(zhì)量。當(dāng)前，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用已經(jīng)非常廣泛，同時根據(jù)數(shù)字化技術(shù)的持續(xù)升級，也在不斷更新和優(yōu)化管理體系。不過就礦山企業(yè)而言，因為前期的資金人力投入不足，在信息化方面的建設(shè)更是相對滯后。企業(yè)管理者依舊秉持著固化的思維，認(rèn)為一切對于檔案管理改良的工作都是在額外增加企業(yè)的費(fèi)用，又無法凸顯相應(yīng)的效益成效，信息化轉(zhuǎn)型工作也包含其中，為此，企業(yè)在檔案管理上的信息設(shè)備投入、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、軟件引進(jìn)開發(fā)、人才隊伍培養(yǎng)方面，都沒有投入較大資源。一些企業(yè)盡管出臺了信息化建設(shè)的方案和計劃，但在實際的執(zhí)行過程中，總是層層的敷衍、層層變形，信息化并沒有對檔案管理的能效有了實質(zhì)性的提升，而是額外增加了很多管理工作人員本身的工作負(fù)擔(dān)。有的企業(yè)沒有領(lǐng)悟信息化對檔案管理工作真正的變革價值，依然實行紙質(zhì)資料和數(shù)字化資料同步保存的制度，不管是《檔案法》《檔案管理規(guī)定》當(dāng)中需要永久保存或者有最低保存年限的資料，還是有些并不需要長時間留存的紙質(zhì)檔案資料，都要花費(fèi)大量的時間精力去開展檔案信息資料備份，這樣對于整體的工作效率很難有大的提升。

1.4 檔案管理的制度建設(shè)不夠健全，執(zhí)行力不夠

很多企業(yè)在檔案管理的制度建設(shè)方面，對于檔案管理的程序、質(zhì)量、手段沒有及時地進(jìn)行更新和調(diào)整，導(dǎo)致與現(xiàn)實情況不夠相符，造成了制度執(zhí)行難、落地難。有些企業(yè)在制度設(shè)計方面的能力較為出色，能夠緊跟政策法規(guī)和時代發(fā)展的需求，頂層設(shè)計能夠與時俱進(jìn)，但是在最終的執(zhí)行監(jiān)督和責(zé)任落實方面，卻是形式主義突出。因為監(jiān)督、待遇、評價、整改等關(guān)鍵工作不到位，很多檔案的一線工作人員，對于制度不夠重視，經(jīng)常搞變通執(zhí)行，甚至怠于執(zhí)行，比如有些煤礦開采的前期勘察勘驗資料、工程設(shè)計的關(guān)鍵圖紙的原件保存不合理，容易發(fā)生毀損。同時其他業(yè)務(wù)部門人員與檔案管理部門的銜接不到位，一些需要盡快報送的檔案資料沒有按時報送，經(jīng)常延遲，甚至是不報送。例如在礦山開采期間的重要的地質(zhì)、煤存儲結(jié)構(gòu)分布數(shù)據(jù)，在早期還能按照規(guī)定定期地報送到檔案信息管理部門，在中后期生產(chǎn)任務(wù)較重的情況下，有些人員就把這些工作一拖再拖，有時沒有檔案工作部門的有效銜接，就會發(fā)生漏報的情況，造成了檔案原始資料的不全面。此外有些檔案資料報送的質(zhì)量低，原件內(nèi)容不清晰，有涂改跡象，為檔案的可靠性和真實性埋下了隱患。

1.5 礦山企業(yè)檔案資料繁多，各部門責(zé)任劃分不清晰

首先，內(nèi)容繁雜，缺乏科學(xué)的檔案編碼體系。礦山企業(yè)的生產(chǎn)、銷售、安全管理、物資采購、人員信息、現(xiàn)有工程機(jī)械設(shè)備等都是其檔案管理的重要內(nèi)容，但是這些繁雜的內(nèi)容增加了檔案管理的難度，如何將這些檔案資料以清晰的編碼方式實現(xiàn)分類，這是檔案管理中應(yīng)該優(yōu)先解決的問題之一，并且企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動是一項長期性的工作，檔案資料數(shù)量和規(guī)模會逐漸增大，越積越多。因此，企業(yè)在檔案管理工作中應(yīng)該形成統(tǒng)一的編碼規(guī)則，編碼方式應(yīng)該具備足夠的容量，滿足企業(yè)長期發(fā)展的需求。而實際情況是有些礦山企業(yè)缺乏編碼設(shè)計的意識，導(dǎo)致其在檔案編碼中處于相對隨意和混亂的狀況。其次，責(zé)任劃分不清晰。礦山企業(yè)部門眾多，通常情況下是由各個部門獨(dú)立完成各自的檔案編制工作，但是有些業(yè)務(wù)上存在交融性，如果職責(zé)劃分不清晰，就會導(dǎo)致檔案編制工作陷入停滯。即使在同一個部門之內(nèi)，檔案編制也常常是由多個崗位共同完成，如礦山企業(yè)的工程建設(shè)中，技術(shù)人員、安全管理人員以及質(zhì)量管理人員都要參與到檔案管理中。每一類人員對各自的業(yè)務(wù)內(nèi)容負(fù)責(zé)，但實際情況下經(jīng)常出現(xiàn)崗位責(zé)任模糊，制約了檔案編制和管理的效率和效果。

2 應(yīng)對礦山企業(yè)檔案管理實踐之中出現(xiàn)的問題的創(chuàng)新對策和建議

2.1 以平臺創(chuàng)新為基礎(chǔ)，提升礦山企業(yè)的檔案管理效率

針對傳統(tǒng)的礦山企業(yè)檔案管理方式效率低下的現(xiàn)實難問題，要切實加強(qiáng)管理平臺創(chuàng)新。引入信息化管理技術(shù)和理念，加快新型的檔案平臺建設(shè)，以集約化、網(wǎng)絡(luò)化、實時化、標(biāo)準(zhǔn)化為方向，加快企業(yè)橫向到彼岸縱向到底地全方位的企業(yè)檔案管理平臺建設(shè)。這一平臺兼容生產(chǎn)管理、財務(wù)管理、人力資源管理、內(nèi)部控制管理、風(fēng)險管理、市場營銷管理等多個業(yè)務(wù)模塊的各類資料數(shù)據(jù)，依托信息化網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，實現(xiàn)了與檔案管理部門的互聯(lián)互通，實時交換。這樣對于檔案信息的存儲、歸檔、查閱都是十分的便捷和高效。既方便了檔案部門對資料的收集和規(guī)整，又能滿足相關(guān)部對資料的調(diào)閱、復(fù)制和借用，加大地提升了礦山企業(yè)管理效率。企業(yè)一定要加強(qiáng)觀念創(chuàng)新，認(rèn)識到良好的企業(yè)檔案管理體系對企業(yè)的可持續(xù)、穩(wěn)健、合規(guī)發(fā)展意義重大，是企業(yè)的第二生產(chǎn)力。只有在這樣的思想指引下，檔案管理平臺創(chuàng)新建設(shè)的保障措施才能得以到位，尤其是各類信息化數(shù)字化的管理技術(shù)，才能更好地應(yīng)用到檔案管理平臺之中，實現(xiàn)了礦山也管理的數(shù)字化、高效化的轉(zhuǎn)型。

2.2 礦山企業(yè)信息化檔案管理平臺功能要求

企業(yè)信息化檔案管理系統(tǒng)是建立在大數(shù)據(jù)存儲基礎(chǔ)上的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其主要構(gòu)成包括了數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器、前端企業(yè)管理軟件操作界面等。礦山企業(yè)可自行建立信息化系統(tǒng)，包括購置服務(wù)器、定制軟件平臺等，也可直接租賃第三方公司推向市場的云存儲系統(tǒng)，由專業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)負(fù)責(zé)系統(tǒng)的運(yùn)維。礦山企業(yè)的信息化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具備以下幾個基本功能。①權(quán)限管理。企業(yè)內(nèi)部管理崗位眾多，不同的崗位可接觸的數(shù)據(jù)級別存在很大的差異性。礦山企業(yè)應(yīng)該根據(jù)不同崗位分管內(nèi)容的差異性和管理人員的崗位級別，設(shè)置合理的權(quán)限；②數(shù)據(jù)采集。礦山企業(yè)在當(dāng)前的信息化時代應(yīng)該積極構(gòu)建信息化的管理體制，檔案資料既要存儲蓋有企業(yè)印章的紙質(zhì)性文件資料，同時也要注意同步生成信息化資料。信息化檔案管理系統(tǒng)在采集數(shù)據(jù)時要支持多種方式，最重要的方式為接口數(shù)據(jù)上傳，數(shù)據(jù)通過接口將直接進(jìn)入到礦山信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫中，對于蓋有印章的文件類資料，一般是直接上傳掃描件；③歸檔管理。礦山企業(yè)建立的信息化檔案必須與其實體檔案保持一致性，企業(yè)管理人員通過這些信息化系統(tǒng)直接檢測到檔案基本信息，并據(jù)此獲得實體檔案的存放位置，電子檔案作為實體檔案的備份資料；④查閱功能。查閱的基本操作時檢索，因而企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)中應(yīng)該設(shè)置檢索功能，在前端軟件上設(shè)置搜索入口，輸入關(guān)鍵詞或者檔案名稱，然后系統(tǒng)以列表的方式展示檔案基本信息。查閱主要是檔案的借閱，軟件管理系統(tǒng)中要對借閱人、借閱時間、借閱狀態(tài)、歸還與否作出動態(tài)化的確認(rèn)，這是確保礦山企業(yè)檔案管理規(guī)范性和高效率的重要舉措；⑤鑒定銷毀。企業(yè)檔案資料管理通常保存一定時長后就會銷毀，否則維護(hù)管理的難度和成本都會大幅上升。信息化檔案管理系統(tǒng)也要具備鑒定銷毀的功能，超過保存時限的數(shù)字化信息可做刪除處理。

2.3 強(qiáng)化檔案管理體系和流程的創(chuàng)新

管理流程決定著效率和質(zhì)量，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料的管理模式下，很多的管理程序都耗時較長、繁瑣復(fù)雜、容易出現(xiàn)差錯和漏洞，這些現(xiàn)實問題都要在信息化的檔案管理模式下進(jìn)行流程創(chuàng)新和優(yōu)化。一是要深入了解信息化檔案管理模式的特征和要求，對各項流程的工作進(jìn)行梳理，將不符合或者是不需要的無關(guān)流程全部取消，簡化管理各項環(huán)節(jié)。對于剩余的流程環(huán)節(jié)，在工作規(guī)范、資料準(zhǔn)備、審核審批等要求上進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化，把人工作業(yè)紙質(zhì)的媒介，都納入信息化管理平臺之中，實現(xiàn)存量資料的數(shù)字化管控，以計算機(jī)去取代常規(guī)性、程式化的檔案管理作業(yè)，比如信息存儲記錄、分類、查閱記錄、信息檢索、調(diào)閱登記和歸還提醒等等，都可以在信息化管理平臺上實現(xiàn)，以此來讓流程更加的簡潔高效、讓檔案資料管理能夠避免過多的人為失誤，同時，也能緩解檔案管理專業(yè)人員配置的壓力，實現(xiàn)了成本效益的均衡管控。

2.4 創(chuàng)新組織管理模式，落實檔案管理責(zé)任

組織領(lǐng)導(dǎo)是礦山企業(yè)檔案管理工作得以有效創(chuàng)新的關(guān)鍵保障。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層一定要轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理各項工作，在原有的行政部門和辦公室的職能機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)上，建立檔案管理工作專項工作組，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)部署相關(guān)創(chuàng)新措施實施、制度設(shè)計、人員配置、資金資源投入等各項工作，協(xié)調(diào)好檔案管理和日常生產(chǎn)業(yè)務(wù)的調(diào)度配合關(guān)系，形成企業(yè)各方面支持、助力檔案管理工作的新局面。要進(jìn)一步的壓實檔案管理負(fù)責(zé)人、一線基層操作人員的責(zé)任義務(wù)，加強(qiáng)考評和檢查，獎優(yōu)罰劣，設(shè)立相應(yīng)的檔案管理獎勵績效制度，有梯次的提升其檔案管理人員的薪資待遇。在信息化條件下，優(yōu)化人力結(jié)構(gòu)，減少替代性崗位人員的數(shù)量，招聘一批更加專業(yè)的檔案管理人才進(jìn)入專職崗位，這樣可以實現(xiàn)人盡其才，盡可能地發(fā)揮他們的專業(yè)水準(zhǔn)。這些專職人員在進(jìn)行檔案管理的工作中，也能夠找到個人的工作價值，以更加嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作態(tài)度對待各項工作，從而讓檔案管理更加的合規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、高效。

2.5 形成科學(xué)的檔案編碼規(guī)則

首先，礦山企業(yè)的總部應(yīng)該通過頂層設(shè)計，制定出統(tǒng)一的檔案編碼規(guī)則。顯然，檔案編碼應(yīng)該體現(xiàn)出時間、部門、業(yè)務(wù)等各種分類指標(biāo)，做到清晰、完善、統(tǒng)一、便捷。并且應(yīng)該考慮到編碼的容量，滿足海量數(shù)據(jù)存儲需求。其次，礦山企業(yè)的分公司、總部以及企業(yè)的其他各個部門統(tǒng)一按照企業(yè)設(shè)計的檔案編碼規(guī)則，完成日常檔案編碼、數(shù)字化信息錄入等一系列工作。礦山企業(yè)在日常的內(nèi)審管理中要對檔案編碼的合理性加以檢查，可采用隨機(jī)抽查的方式，檢查信息化系統(tǒng)中的檔案編碼是否和實體檔案完全一致。需要指出的是，企業(yè)檔案管理工作在末端容易出現(xiàn)執(zhí)行落實不到位的情況，因而在日常檢查中應(yīng)該加大力度。

2.6 培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人員

檔案管理是一項細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，在高等教育體系中還存在圖書檔案管理相關(guān)的專業(yè)，但信息技術(shù)的引入改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，同時也對礦山企業(yè)各級檔案管理人員的工作理念和信息化應(yīng)用能力提出了更高的要求。鑒于此，礦山企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的檔案管理現(xiàn)狀以及信息化建設(shè)需求，組建起一支高水平的檔案管理人才隊伍。首先，企業(yè)應(yīng)該為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)信息化管理系統(tǒng)的機(jī)會，通過系統(tǒng)化的培訓(xùn)在，指導(dǎo)企業(yè)檔案管理人員掌握信息化工具。其次，檔案管理人員對信息化管理平臺使用頻繁，事實上他們在長期使用過程中有可能提出一系列優(yōu)化流程的積極建議，這一點(diǎn)對于礦山企業(yè)提升系統(tǒng)性能具有重要的意義。

3 結(jié)語

總之，在科技日益進(jìn)步的新時代，礦山企業(yè)要想獲得長遠(yuǎn)而持久的發(fā)展，就必須提升內(nèi)部控制管理水平。檔案管理作為其內(nèi)控管理的重要方面，要信息化轉(zhuǎn)型為創(chuàng)新方向，通過加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、優(yōu)化管理流程、建立專業(yè)人才隊伍等方式，切實提升創(chuàng)新實效，助力企業(yè)的健康發(fā)展。在信息化檔案管理系統(tǒng)方面要突出權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)采集、檢索、借閱、鑒定銷毀等一系列功能。礦山企業(yè)在檔案管理中還應(yīng)該設(shè)計出統(tǒng)一的編碼規(guī)則，這一工作對后期的檔案信息入庫具有重要的作用。礦山企業(yè)在管理中對專業(yè)化的檔案管理人員存在一定的依賴性，在信息化時代要建立一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍，并且這些管理人員在日常工作中應(yīng)該不斷優(yōu)化檔案管理的流程。