試論用大數(shù)據(jù)的方式進行檔案開發(fā)利用

張啟霞

1 檔案的認(rèn)識

1.1 檔案的概念

《法蘭西共和國檔案法》（1979年公布）表述為：“任何自然人或法人，任何國家機關(guān)活組織，任何私人機構(gòu)或部門，在自身活動中產(chǎn)生貨收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案”。《蘇聯(lián)大百科全書（第三版）》表述為：“檔案室機關(guān)、個人、家族在活動中形成的文件才材料的總和”。美國現(xiàn)代著名檔案學(xué)者謝倫伯格在其名著《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》中說：“檔案是經(jīng)鑒定值得永久保存的供查考和研究之用，業(yè)已藏入或者選出準(zhǔn)備藏入某一檔案機構(gòu)的任何公私機構(gòu)的文件”。中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作術(shù)語》對檔案的定義表述是：“國家機構(gòu)，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄”。

以上檔案定義雖然認(rèn)識有所不同，但都認(rèn)為檔案必須具有三個基本要素：形成者、具有查考價值、載體和形式的多樣性。

1.2 檔案的重要性

檔案作為現(xiàn)代社會發(fā)展史上最為重要的文獻參考資料之一，其重要性在漫長的歷史長河中是毋庸置疑的，中華五千年的文明史，檔案是人類記憶延續(xù)和傳遞信息的紐帶，是后人探索研究歷史發(fā)展的信息庫，通過借古觀今，古為今用，檔案為我國經(jīng)濟社會發(fā)展、推動文明進步發(fā)揮了巨大重要。

1.3 檔案的價值

檔案是歷史原始記錄。檔案記載歷史發(fā)展過程，具有法律性；檔案記錄歷史，保留原始真跡具有客觀性。

檔案是生產(chǎn)活動的參考依據(jù)。檔案可為社會建設(shè)提供重要的依據(jù)，助力當(dāng)今社會重大建設(shè)項目不斷增值，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)揮重大作用。

檔案是科研的基礎(chǔ)。檔案不僅直接提供原始憑證作為科研的參考和借鑒，還可提供大量的實驗數(shù)據(jù)被直接利用。

總之，檔案作為各項事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，其價值愈來愈重要，也愈來愈被重視。

1.4 溯本追源，檔案的繼承與發(fā)展

在古代，檔案雖然存在著不同的稱謂，但檔案作為客觀的主體身份記載著歷代歷朝在變遷沿革中形成的人文情懷、文化精髓、治國安邦政策、軍事理論等等，為后世所查考。檔案的稱謂隨著時代的的變遷，朝代的更迭一直在發(fā)生著變化，先后從“冊”“中”“典籍”“文書”“文案”“案牘”“案卷”“簿書”到現(xiàn)在統(tǒng)稱“檔案”。從中我們可以發(fā)現(xiàn)這樣一件事—漢承秦制。在漢初，漢朝對秦朝一些制度律法進行了改進和沿襲，也就此奠定了漢朝的立國之基。這是古人站在前人肩上的一個典型例子，而今，中國能取得如此巨大的進步，能站在國際舞臺的核心位置，一是在不斷地吸取過去的經(jīng)驗，汲取檔案中可供參考的利用價值，在一步一步地改革、試驗中總結(jié)規(guī)律，制定出更為科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃。二是通過引進頂端先進設(shè)備，通過技術(shù)人員鉆研，掌握原理從而研發(fā)自己的科技產(chǎn)品，解決國內(nèi)對高端先進產(chǎn)品、設(shè)備的需求。三是引進高端人才，或鼓勵出國留學(xué)，學(xué)習(xí)外來文化、先進的技術(shù)，而最后形成的成果都以檔案的形勢留存到國內(nèi)，甄別價值并開發(fā)利用。隨著時代的變遷，顯而易見，檔案的載體已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，從千年前的甲骨文、金石、簡冊、竹簡木、紙張，到現(xiàn)在的電子載體，這期間的迭代更新，穿越了千年，同時發(fā)生著變化的還有檔案的傳輸方式、保護手段、檢索利用手段，立足當(dāng)下，我們有幸深刻體會了這一跨越千年時空的巨變，有幸成為這場巨變的見證者、經(jīng)歷著和記錄著。

1.5 檔案歷史中的遺憾

觀古鑒今，不好的例子也并不鮮見。在20世紀(jì)70年代，國產(chǎn)大飛機研發(fā)項目立項，立項命稱為運-10，項目在1986年徹底終止，不可否認(rèn)，運-10的研制計劃只能說是進行了一次成功的試驗，而不能說是開發(fā)出了一個成熟的產(chǎn)品。但是它依舊有著自己的存在價值，那就是計劃進行中產(chǎn)生的各項數(shù)據(jù)可以為后來人提供指導(dǎo)，避免彎路。但是檔案工作在當(dāng)時并不如今天受重視，運-10計劃中產(chǎn)生的很多數(shù)據(jù)在后來我國真正有實力有需要去開發(fā)自己的大飛機時都已無處可查。我們只能重新趟水過河，這無疑是我們的巨大的遺憾，流失的不僅是技術(shù)資產(chǎn)，更是前人的心血和汗水。

人生短短幾十年，世界的發(fā)展并不能依靠一代人的力量，需要的是人們不斷地汲取前人經(jīng)驗，往更高的方向攀登。前人的肩膀正是由一卷卷的檔案鑄就而成，豐富的館藏不僅僅是歷史文明的見證、更是無形的巨大財富。

2 檔案開發(fā)利用方式創(chuàng)新的重要性

檔案本身為我們提供了基石，包含了前人的經(jīng)驗、總結(jié)，包含了可供參考的重要史料。但是要想借力于檔案的力量，將檔案信息轉(zhuǎn)變生產(chǎn)力、創(chuàng)造力以及其他經(jīng)濟價值，我們唯一途徑就是通過檔案開發(fā)提取利用價值。準(zhǔn)確來說，檔案價值體現(xiàn)就在于它的開發(fā)利用、開發(fā)利用效果評價及通過檔案的開發(fā)利用所帶來的經(jīng)濟效益等。好的開發(fā)利用方法可以為我們提供更便捷的獲取資源信息的捷徑，節(jié)省時間、財力、人力，為檔案工作提質(zhì)增效，為社會創(chuàng)造跟多價值，為建設(shè)工程項目增值。怎么去做好檔案的開發(fā)利用，為社會創(chuàng)造效益，是我們需要認(rèn)真思考的問題，也是檔案工作者的重要研究突破的課題。首先，圍繞黨和國家的發(fā)展大局，我們需要隨著時代的發(fā)展不斷的去適應(yīng)時代要求，去創(chuàng)新檔案的開發(fā)利用方式，用更為科學(xué)高效的技術(shù)手段來快速提取檔案中的信息資源，這是我們檔案工作者一刻都不能停止的探索和使命。

3 目前的檔案開發(fā)利用方式

3.1 傳統(tǒng)借查閱

傳統(tǒng)的借查閱一般是由借閱人員先開具介紹信，由檔案工作人員進行審核確認(rèn)，進行手工翻閱紙質(zhì)版案卷目錄進行查詢。這種方式手續(xù)繁雜，耗時長久，工作效率底，對于有緊急需求需要快速調(diào)卷者來說更是苦不堪言。而且人工查閱，偶爾也會出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致更多的檔案還是被擺于庫房，難以被提取其中的潛在信息價值，影響檔案的使用率，影響它的開發(fā)利用價值。

3.2 通過電子信息化手段借查閱

在信息化時代來臨后，迫于工作所需，不少檔案管理機構(gòu)建立了電子檔案案卷目錄，用信息化的手段來檢索檔案。但是這類方法僅是縮短了檢索查詢時間，確保了查無遺漏，檔案的開發(fā)利用主要還是歸位于借查閱。這種方式與傳統(tǒng)借查閱在借閱登記流程上并無二致。不可否認(rèn)，利用電子檢索目錄查詢方式后，檔案的利用流轉(zhuǎn)率有了不小的提升。但是，這依舊只能說是對于傳統(tǒng)檔案利用方式的一種改進，而非創(chuàng)新。

3.3 編研

檔案編研工作是檔案開發(fā)利用的典型。但是對于絕大多數(shù)的檔案工作者來說，檔案的編研都是一個挑戰(zhàn)。組織沿革和大事記等有著固定編研模式的相對可操作性強，檔案工作者只需要按部就班，就能夠依葫蘆畫瓢得到不錯的結(jié)果。但是自主編研就是一座大山了，伴隨著時代發(fā)展，檔案的累計，檔案管理機構(gòu)所保存的檔案往往是浩如煙海，越是歷史悠久、規(guī)模大的檔案管理機構(gòu)越是如此。尤其是時代的發(fā)展進入新時代后，社會從量變到了質(zhì)變的飛躍發(fā)展，源源不斷的檔案需要移交進館。海量的檔案對于檔案工作者來說任務(wù)繁重、責(zé)任重大。為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案的各項管理制度、規(guī)范作了陸續(xù)的調(diào)整，檔案工作者不僅要做好日常事務(wù)性工作，還需要學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案者用來參與社會活動，了解利用者對檔案的需求，編制需求率高的編研題目的時間近乎沒有，甚至編研工作都難以進行。

4 通過大數(shù)據(jù)進行檔案的開發(fā)利用

新的時代其實為我們提供了新的機遇和新的可能。隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)字經(jīng)濟日益融入社會發(fā)展的各行各業(yè)，成為重組全球要素資源、重塑全球經(jīng)濟結(jié)構(gòu)、改變?nèi)蚋偁幐窬值年P(guān)鍵力量。數(shù)字經(jīng)濟是人類通過大數(shù)據(jù)（數(shù)字化的知識與信息）的識別—選擇—過濾—存儲—使用，引導(dǎo)、實現(xiàn)資源的快速優(yōu)化配置與再生、實現(xiàn)經(jīng)濟高質(zhì)量發(fā)展的經(jīng)濟形態(tài)。是以數(shù)據(jù)資源為關(guān)鍵要素，以現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)為主要載體，以信息通信技術(shù)融合應(yīng)用、全要素數(shù)字化轉(zhuǎn)型為重要推動力，促進公平與效率更加統(tǒng)一的新經(jīng)濟形態(tài)。

4.1 檔案與大數(shù)據(jù)的關(guān)系

檔案數(shù)據(jù)量龐大，且門類眾多、結(jié)構(gòu)各異，而大數(shù)據(jù)也有此特性?！稒n案法》中，我們僅能得出只有電子檔案的管理和大數(shù)據(jù)有關(guān)聯(lián)。而現(xiàn)階段，數(shù)字檔案館、無紙化辦公及“智慧地球”等已經(jīng)在開始逐漸鋪展，全球?qū)M入大數(shù)據(jù)時代，檔案在未來的發(fā)展中向著數(shù)字化靠攏已成必然，檔案將會在健全的制度體系下、安全體系下建立檔案數(shù)據(jù)庫，在線上對檔案進行系列管理，促進檔案資源的開發(fā)利用這也將是時代發(fā)展的產(chǎn)物。從這個角度來看，檔案實現(xiàn)數(shù)字化后的資源其實就是大數(shù)據(jù)內(nèi)容的一部分。

4.2 目前大數(shù)據(jù)開發(fā)利用的典型案例

在近幾年，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用已經(jīng)并不鮮見。洛杉磯曾利用大數(shù)據(jù)理論來預(yù)測犯罪發(fā)生的幾率，最終取得了不菲的成果。國內(nèi)也有團隊利用大數(shù)據(jù)成功預(yù)測了指定時段內(nèi)某高校食堂的人流量，為該校節(jié)省了不小的食材采購開支。我們的網(wǎng)頁、淘寶、以及酷狗、抖音等APP的推送都是根據(jù)我們平常的瀏覽記錄、偏好量身打造的，我們上網(wǎng)檢索文獻，能從海量的資料里面精準(zhǔn)地找到所需的，這也是大數(shù)據(jù)的信息利用功能的體現(xiàn)。還有一個相對特殊的案例，是值得檔案人員好好思考的。很多的檔案其實是針對單一目標(biāo)而收集的，通常在使用過后就會被歸檔，然后閑置，其真正價值遠(yuǎn)遠(yuǎn)未被充分挖掘。他們運用大數(shù)據(jù)的理論來面對檔案，并最終從中取得了極大的經(jīng)濟價值。由上所述，大數(shù)據(jù)已經(jīng)涵蓋在生活、工作的零死角范圍。

4.3 通過大數(shù)據(jù)的方式我們可以實現(xiàn)什么

通過利用大數(shù)據(jù)的方式來利用檔案必然是可行的。以應(yīng)用大數(shù)據(jù)的方式來開發(fā)利用檔案，通過大數(shù)據(jù)提供豐富的信息，云計算提供超精細(xì)的計算，精準(zhǔn)提取我們需要的信息，首先就可以做到降低檔案工作人員對于其他專業(yè)知識水平的要求，編研主題對于社會的普遍性的需求，降低檔案編研的門檻。其次，能為社會、為企業(yè)提供更便捷的服務(wù)。如：我們可以通過歷年來的辦公用品采購及內(nèi)部流轉(zhuǎn)情況，統(tǒng)計得出配置處于何種檔位的辦公用品性價比更高。我們也可以通過統(tǒng)計檔案中歷年來的檔案查閱量，統(tǒng)計出檔案的高頻利用率，通過利用效果的反饋，估量檔案的價值，從而在后續(xù)收集、鑒定工作中把握規(guī)律。再比如，我們可以利用大數(shù)據(jù)來提高檔案的利用率，通過將審批后準(zhǔn)予公開的信息資源掛接于公共網(wǎng)，實現(xiàn)資源共享，滿足社會對檔案資源的需求，提高檔案的利用率，我們還可以利用大數(shù)據(jù)直接在線上實現(xiàn)檔案的借查閱管理。

4.4 如何通過大數(shù)據(jù)實現(xiàn)檔案的開發(fā)利用

4.4.1 外購非常規(guī)軟件，為編研架橋

大數(shù)據(jù)其實只是一種數(shù)據(jù)類型，通過大數(shù)據(jù)實現(xiàn)檔案的開發(fā)利用其實就是采用一些非常規(guī)軟件使檔案中信息資源的提取更加的高效便捷。找到有價值的數(shù)據(jù)并最終得到有價值的見解或結(jié)論，相當(dāng)于在汪洋大海中撈取我們所需的那幾根針。在絕大多數(shù)企業(yè)內(nèi)檔案的自主編研都難以持續(xù)推行，主要是因為完全使用手工流程代替非常規(guī)軟件完成所有工作是存在較大困難的。所以要進行更大規(guī)模的檔案開發(fā)利用，非常規(guī)軟件的開發(fā)或采購就是重中之重。就目前來說，這一類軟件開發(fā)難度較高，企業(yè)自行研發(fā)的難度很大，而且對于不同的數(shù)據(jù)，信息采集方式和對應(yīng)算法都應(yīng)有所改變。外部采購無疑是更容易操作且現(xiàn)實的選擇。

4.4.2 側(cè)重使用功能，為工作提質(zhì)增效

在當(dāng)今社會，技術(shù)就是資本。尤其是大數(shù)據(jù)開發(fā)這種為人們所重視的技術(shù)，只要掌握就可以大量的攫取利潤。更別提與絕大多數(shù)數(shù)據(jù)相比，檔案更需要注重保密與安全。所以針對檔案中信息資源提取的非常規(guī)軟件采購應(yīng)該謹(jǐn)慎而小心。我們應(yīng)該先瞄準(zhǔn)對企業(yè)使用簡易高效、安全可靠的方向，或者能在經(jīng)過調(diào)研后有可能節(jié)省大量成本的方向投注資金，重點攻克，通過構(gòu)建檔案的開發(fā)利用平臺，更好地為企業(yè)、社會及國家的發(fā)展提供服務(wù)。

4.4.3 加強信息資源的征集，豐富檔案數(shù)據(jù)庫

因為大數(shù)據(jù)的在存儲內(nèi)容、形勢、結(jié)構(gòu)、空間、時間上的寬廣性，我們要盡可能的收集更全更完整、覆蓋面廣的數(shù)據(jù)，盡可能將館存紙質(zhì)檔案全部數(shù)字化，對即將收集的檔案數(shù)據(jù)化，然后統(tǒng)一融合在大數(shù)據(jù)的管理之下，建立滿足社會、滿足個人、滿足全國檔案事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的開發(fā)利用體系。4.4.4 開掘檔案信息資源，轉(zhuǎn)變工作理念

大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案的利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)換到靠技術(shù)手段分析檢索，快速提取的方式。大數(shù)據(jù)能對海量的數(shù)據(jù)進行高效高速的挖掘，推動著檔案工作者將用戶需求的分析向著廣度和深度邁進，這就要求轉(zhuǎn)變檔案工作者的服務(wù)思維，建立以“借閱為中心、需求為導(dǎo)向”的服務(wù)模式，利用大數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)的開采挖掘，實現(xiàn)資源的開發(fā)利用向著更加便捷、快速的方向改進。

4.4.5 培養(yǎng)檔案人才隊伍，提升業(yè)務(wù)水平

黨的十九屆六中全會通過的《中共中央關(guān)于黨的百年奮斗重大成就和歷史經(jīng)驗的決議》（以下簡稱《決議》）指出：“黨和人民事業(yè)發(fā)展需要一代代中國共產(chǎn)黨人接續(xù)奮斗，必須抓好后繼有人這個根本大計”。檔案事業(yè)要想長久發(fā)展，檔案的價值要想被快速開采利用，必須要樹立人才是第一資源的觀念，建立完善的人才培養(yǎng)機制，培養(yǎng)出一支忠誠、干凈、擔(dān)當(dāng)、政治思想硬、業(yè)務(wù)能力強的檔案人才隊伍。擴展對檔案人才的培養(yǎng)渠道、方式，提升檔案人才的專業(yè)能力，促進檔案事業(yè)的發(fā)展，讓檔案為黨和國家的各項事業(yè)發(fā)揮出資政輔治、存史育人的積極作用。

4.4.6 建立檔案資源共享平臺，加強檔案工作效率

《十四五規(guī)劃綱要》指出：“要推進網(wǎng)絡(luò)強國建設(shè)，加快建設(shè)數(shù)字經(jīng)濟、數(shù)字社會、數(shù)字政府，以數(shù)字化轉(zhuǎn)型整體驅(qū)動生產(chǎn)方式、生活方式和治理方式變革。企業(yè)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化是基本方針之一”。習(xí)近平總書記指出“國家建設(shè)是全體人民共同的事業(yè),國家發(fā)展過程也是全體人民共享成果的過程”。要實現(xiàn)檔案資源共享，先要做到全民共建。檔案的最終歸屬是被挖掘價值從而創(chuàng)造新的價值，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)在浩如云煙的數(shù)據(jù)中快速、精準(zhǔn)地找到所需數(shù)據(jù)是現(xiàn)階段提升檔案服務(wù)能力的當(dāng)務(wù)之急，創(chuàng)建檔案資源共享平臺是最為有效的方式，通過建立檔案資源共享平臺，促進檔案資源整合利用，實現(xiàn)遠(yuǎn)距離查檔，落實查檔“最多跑一次”的重大改革，滿足用戶對所需檔案資源的需求，提升滿意度。

5 結(jié)語

我們已經(jīng)進入了大數(shù)據(jù)時代，高效、快捷、便利的發(fā)展是新時代新形勢下的基本要求，龐大的數(shù)據(jù)信息與供求所需的矛盾在大數(shù)據(jù)時代能得到有效的解決，檔案里的信息資源在大數(shù)據(jù)的分析提取下，得到有效的開采并充分的運用，將會為國民經(jīng)濟的發(fā)展起到舉足輕重的作用。