財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心流程RPA優(yōu)化設(shè)計(jì)

□文/張馨丹

（哈爾濱商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)學(xué)院 黑龍江·哈爾濱）

［提要］ 在高智能化信息技術(shù)背景下，以德勤“財(cái)務(wù)自動(dòng)化機(jī)器人”為典型的機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）技術(shù)不斷發(fā)展與應(yīng)用，為企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的流程優(yōu)化提供有力的技術(shù)支持。本文致力于對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)財(cái)務(wù)流程優(yōu)化的重要性與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)流程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，從而分析RPA對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款、資金管理的流程優(yōu)化。

隨著第四次科技革命的到來(lái)，“大智移云物區(qū)”等新興科技的蓬勃發(fā)展沖擊著各個(gè)行業(yè)，數(shù)據(jù)成為新型生產(chǎn)要素，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式已難以滿(mǎn)足新形勢(shì)下增效提質(zhì)、管理支撐的新要求。企業(yè)要根據(jù)自身財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀，構(gòu)建基于RPA技術(shù)的企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，以大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)企業(yè)發(fā)展，以信息技術(shù)賦能財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，進(jìn)一步精簡(jiǎn)企業(yè)財(cái)務(wù)流程，將財(cái)務(wù)管理信息及時(shí)反饋，從而使企業(yè)管理流程更加完善高效。

一、RPA技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)流程優(yōu)化的重要性

目前，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的技術(shù)核心是通過(guò)以機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）技術(shù)為代表的智能信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理流程的優(yōu)化與標(biāo)準(zhǔn)化。財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化與智能工具的交互過(guò)程以傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，通過(guò)運(yùn)用智能工具方法將業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、稅務(wù)和管理等融為一體，實(shí)現(xiàn)全流程的端到端服務(wù)，確保財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作順利實(shí)施。RPA作為一項(xiàng)人工智能技術(shù)，通過(guò)模擬人類(lèi)與計(jì)算機(jī)的交互過(guò)程完成預(yù)期任務(wù)。主要適用于以下三類(lèi)情景：（1）數(shù)量大、關(guān)聯(lián)性強(qiáng)、重復(fù)性較低的場(chǎng)景；（2）手工密集、易出錯(cuò)的場(chǎng)景；（3）規(guī)則簡(jiǎn)單明確，且極少要求人評(píng)判決策的情況。

從目前公司的總體發(fā)展趨勢(shì)上來(lái)看，RPA技術(shù)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)流程優(yōu)化的重要性，可從三個(gè)方面來(lái)說(shuō)明：首先，提高效率，并減少了人工成本。RPA技術(shù)能夠在7×24小時(shí)內(nèi)準(zhǔn)確高效地處理大量工作，復(fù)雜性、流程性、標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)由操作系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)。其次，推進(jìn)了企業(yè)財(cái)務(wù)管理變革。RPA技術(shù)的出現(xiàn)，使得一些基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)工作逐步被計(jì)算機(jī)器所替代，企業(yè)財(cái)務(wù)工作將從傳統(tǒng)賬房先生向人機(jī)交互技術(shù)發(fā)展，把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)變到企業(yè)內(nèi)部管理、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)現(xiàn)、投融資決策等方面，更多重視企業(yè)內(nèi)部非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，并深入發(fā)掘隱含的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)價(jià)值。最后，控制企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)通過(guò)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化解決信息孤島現(xiàn)象，并通過(guò)集中處理會(huì)計(jì)核算工作提高了風(fēng)險(xiǎn)控制的能力。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立前財(cái)務(wù)流程存在的問(wèn)題

（一）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程存在的問(wèn)題。（1）申報(bào)費(fèi)用時(shí)大量的紙質(zhì)發(fā)票存在導(dǎo)致人、財(cái)、物的浪費(fèi)。企業(yè)財(cái)務(wù)管理流程中，紙質(zhì)發(fā)票的傳遞、審批、粘貼等多個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)讓企業(yè)耗費(fèi)大量的人力與財(cái)力，并且紙質(zhì)發(fā)票存檔會(huì)有損壞的隱患，不利于查找、保存。（2）票據(jù)審批時(shí)無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)智能掃描與關(guān)鍵信息提取，財(cái)務(wù)人員須人工多次大量核算數(shù)據(jù)、核查審批規(guī)程。且企業(yè)中所屬部門(mén)繁多，就財(cái)務(wù)人員而言，發(fā)票信息難以收集并加以集中管理。（3）由于財(cái)務(wù)共享中心報(bào)銷(xiāo)審核處與報(bào)銷(xiāo)人員的地域協(xié)同差異，重復(fù)報(bào)銷(xiāo)與虛假報(bào)銷(xiāo)情況難以避免。報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)量的集中與發(fā)票種類(lèi)的不同導(dǎo)致審核部門(mén)的工作效率低下。

（二）應(yīng)付賬款流程存在的問(wèn)題。（1）企業(yè)的應(yīng)付業(yè)務(wù)包括采購(gòu)對(duì)賬、發(fā)票查驗(yàn)、訂貨單、驗(yàn)收單和發(fā)票三單匹配等諸多環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核需要大量的時(shí)間，增加企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。（2）企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)量大，在以人工為主的情況下，經(jīng)常出現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)無(wú)法及時(shí)更新，供應(yīng)商服務(wù)請(qǐng)求響應(yīng)慢；與供貨商之間存在聯(lián)絡(luò)不及時(shí)的問(wèn)題。（3）在供應(yīng)商數(shù)量迅速增長(zhǎng)、市場(chǎng)價(jià)格劇烈震蕩的情形下，企業(yè)對(duì)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)必須及時(shí)完成人工的調(diào)整，同時(shí)增加了企業(yè)對(duì)傳統(tǒng)供應(yīng)商主觀選擇評(píng)估的難度。

（三）應(yīng)收賬款流程存在的問(wèn)題。（1）企業(yè)集團(tuán)中仍有不少環(huán)節(jié)需人工作業(yè)，如大量基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)的記錄和傳遞、跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)的收集和傳遞，在浪費(fèi)人力資源的同時(shí)還無(wú)法充分保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確性。（2）應(yīng)收賬款側(cè)重事后評(píng)價(jià)，未建立客戶(hù)信用預(yù)評(píng)估機(jī)制。企業(yè)對(duì)收款風(fēng)險(xiǎn)缺乏控制可能導(dǎo)致壞賬的產(chǎn)生。

（四）資金管理流程存在的問(wèn)題。（1）企業(yè)資金管理業(yè)務(wù)審批流程長(zhǎng)，憑證數(shù)量多，業(yè)務(wù)量大，資金利用率也受人員工作效率的影響。（2）跨系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)問(wèn)題多，資金管理系統(tǒng)與相關(guān)的公司內(nèi)部系統(tǒng)目前還無(wú)法進(jìn)行大數(shù)據(jù)同步應(yīng)用，仍需要人工跨公司多個(gè)系統(tǒng)或者崗位獲取數(shù)據(jù)。而RPA技術(shù)則可以對(duì)接多個(gè)系統(tǒng)，為公司內(nèi)部處理跨系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)問(wèn)題提供技術(shù)支持。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心流程RPA優(yōu)化

在流程設(shè)計(jì)過(guò)程中企業(yè)應(yīng)針對(duì)自身現(xiàn)狀，對(duì)優(yōu)化流程的設(shè)計(jì)和流程與企業(yè)的匹配程度等問(wèn)題做出研究。財(cái)務(wù)管理過(guò)程優(yōu)化包括多個(gè)方面、多個(gè)環(huán)節(jié)，因此針對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款和資金管理這四個(gè)重要工作環(huán)節(jié)進(jìn)行財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心流程的RPA優(yōu)化設(shè)計(jì)。

（一）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程優(yōu)化。一般情況下，企業(yè)使用頻率最高的業(yè)務(wù)流程就是費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程，由于傳統(tǒng)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程具有一定程度的問(wèn)題，所以對(duì)該業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，可以從利用電子發(fā)票和資信評(píng)估有效減少公司人力資源成本的輸出；通過(guò)OCR技術(shù)實(shí)現(xiàn)全票面信息結(jié)構(gòu)化提取，建立信用評(píng)級(jí)、模擬人工實(shí)現(xiàn)資金結(jié)算等方面著手。

1、費(fèi)用申報(bào)自動(dòng)化流程描述。首先由員工登錄個(gè)人財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，并對(duì)照自身的報(bào)銷(xiāo)具體內(nèi)容，選取相關(guān)報(bào)銷(xiāo)模板，依據(jù)模板中的規(guī)定填列具體的報(bào)銷(xiāo)事宜和金額等內(nèi)容。之后，報(bào)銷(xiāo)憑證會(huì)按照預(yù)先設(shè)計(jì)好的審核權(quán)限流轉(zhuǎn)到企業(yè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人處，由負(fù)責(zé)人采用計(jì)算機(jī)上網(wǎng)或通過(guò)手機(jī)聯(lián)網(wǎng)審核，此時(shí)終端會(huì)先自動(dòng)識(shí)別申請(qǐng)人并顯示其相應(yīng)的信用等級(jí)，再按照信用等級(jí)分池，自動(dòng)完成分區(qū)隊(duì)列，先處理信用等級(jí)高的員工申請(qǐng)，從而達(dá)到源頭執(zhí)行業(yè)務(wù)流程的高度智能化。

2、票據(jù)審核自動(dòng)化流程描述。FSSC審核處在收到上傳的票據(jù)時(shí)，會(huì)預(yù)先將各個(gè)類(lèi)型的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單識(shí)別并合并，電子發(fā)票直接上傳至平臺(tái)，紙質(zhì)發(fā)票則使用高速掃描儀實(shí)現(xiàn)集成或分布式掃描工作，轉(zhuǎn)換為電子影像。再利用對(duì)掃描軟件預(yù)先設(shè)定的智能OCR識(shí)別模塊，自動(dòng)從掃描儀中分離出增值稅發(fā)票，以達(dá)到發(fā)票歸納管理的智能化。

3、票據(jù)稽核與核算自動(dòng)化流程描述。FSSC稽查處將利用預(yù)先設(shè)計(jì)好的票面規(guī)則，通過(guò)高度模擬人工的方式進(jìn)行網(wǎng)上發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)，同時(shí)與企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和FSSC收支數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)一致性比對(duì)，以此實(shí)現(xiàn)去人工化的快捷對(duì)賬。

優(yōu)化后的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程如圖1所示。（圖1）

圖1 流程再造后費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程圖

（二）應(yīng)付賬款流程優(yōu)化?；谪?cái)務(wù)共享服務(wù)中心的RPA技術(shù)，應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化核心在于實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理自動(dòng)化，即與供應(yīng)商之間的交互優(yōu)化。

1、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理流程描述?；赗PA的采購(gòu)管理系統(tǒng)通過(guò)模擬人工錄入信息，利用預(yù)先制定的爬蟲(chóng)程序，可以自動(dòng)收集供應(yīng)商所提交的數(shù)據(jù)，在收集完畢后將每個(gè)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)相關(guān)的信息交互和整合，并提供唯一的供貨商編號(hào)數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商基本信息管理、產(chǎn)品目錄及價(jià)格的實(shí)時(shí)維護(hù)。同時(shí)，通過(guò)由優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)所形成的智能評(píng)估系統(tǒng)，為企業(yè)各采購(gòu)業(yè)務(wù)的最佳供應(yīng)商選取提供全面和科學(xué)的依據(jù)。依靠算法的自動(dòng)測(cè)算機(jī)器人會(huì)甄別出諸如偽造資質(zhì)證明、偽造業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等供應(yīng)商的異常信息并發(fā)布預(yù)警，從而自動(dòng)地將不符合條件的供貨商甄別開(kāi)來(lái)。

2、采購(gòu)對(duì)賬流程描述。供應(yīng)商需提交列明對(duì)賬周期中所有采購(gòu)清單與應(yīng)付賬款金額的電子對(duì)賬單，而FSSC的RPA處理程序在取得對(duì)賬明細(xì)信息后便自行啟動(dòng)。使用多種邏輯判別函數(shù)，通過(guò)對(duì)比手續(xù)完整的訂單、入庫(kù)單、退貨明細(xì)等相關(guān)信息，逐一核實(shí)對(duì)賬期內(nèi)供應(yīng)商的產(chǎn)品品種編號(hào)、品名、數(shù)量、價(jià)格、金額等，若有偏差則會(huì)立即提示不相符的產(chǎn)品項(xiàng)目，并使用即時(shí)通信服務(wù)窗口提醒業(yè)務(wù)部和供應(yīng)商進(jìn)行自查并重新提供對(duì)賬信息，供應(yīng)商在審核并確認(rèn)無(wú)誤后便開(kāi)具正式的發(fā)票。當(dāng)取得供應(yīng)商的發(fā)票后，相關(guān)人員在復(fù)核相關(guān)憑證的準(zhǔn)確性以及相關(guān)發(fā)票的正確性后，業(yè)務(wù)便會(huì)進(jìn)入產(chǎn)品付款階段。

（三）應(yīng)收賬款流程優(yōu)化。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)收管理流程，主要分為發(fā)票辦理、應(yīng)收入賬、債權(quán)確定、債權(quán)核銷(xiāo)、賬齡分析和檔案歸檔等環(huán)節(jié)。

1、客戶(hù)信用體系流程描述。集團(tuán)公司根據(jù)客戶(hù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、賬齡還款數(shù)據(jù)等信息建立客戶(hù)信用預(yù)評(píng)估體系，有效監(jiān)控和管理收款風(fēng)險(xiǎn)。在RPA技術(shù)下，財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠完成對(duì)所有客戶(hù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，并通過(guò)預(yù)設(shè)的算法對(duì)客戶(hù)實(shí)施自動(dòng)評(píng)估測(cè)算。機(jī)器人還會(huì)自動(dòng)識(shí)別出客戶(hù)的異常信息，如債務(wù)比例過(guò)高、公司賬期過(guò)長(zhǎng)等，并發(fā)出警報(bào)自動(dòng)將異?？蛻?hù)甄別出來(lái)，謹(jǐn)慎與其合作。企業(yè)通過(guò)這些數(shù)據(jù)信息分析每個(gè)客戶(hù)的償債能力，并通過(guò)預(yù)先設(shè)置的客戶(hù)付款時(shí)間，進(jìn)行自動(dòng)收款管理，以達(dá)到收款時(shí)間最優(yōu)化、壞賬風(fēng)險(xiǎn)可控化。

2、跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動(dòng)采集流程描述。業(yè)務(wù)部簽訂合同之前，從FSSC的客戶(hù)關(guān)系管理（CRM）系統(tǒng)中獲取采購(gòu)信息，并通過(guò)對(duì)前期已有客戶(hù)數(shù)據(jù)的信用管理中心進(jìn)行賬齡分析和資信評(píng)估，以確定企業(yè)是否接受訂單。在RPA技術(shù)下，通過(guò)機(jī)器人可以自動(dòng)從客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)中獲得信息。在市場(chǎng)部工作人員提供合同訂單后，系統(tǒng)利用OCR技術(shù)掃描與識(shí)別合同中的訂單信息和客戶(hù)涉稅信息等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，從而使合同信息數(shù)據(jù)化，并達(dá)到跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)開(kāi)票自動(dòng)化。業(yè)務(wù)部對(duì)已有信息再次審核確認(rèn)后，將生成的增值稅發(fā)票預(yù)覽傳輸送至初審崗系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)賬審核，初審崗再次匹配客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)中的有關(guān)信息進(jìn)行對(duì)賬，確認(rèn)后交由主管審批、總賬崗復(fù)核，最終自動(dòng)生成憑證。

優(yōu)化后的應(yīng)收賬款流程如圖2所示。（圖2）

圖2 流程優(yōu)化后應(yīng)收賬款流程圖

（四）資金管理流程優(yōu)化。企業(yè)資金管理系統(tǒng)的日常運(yùn)行涉及資金計(jì)劃、資金結(jié)算、資金調(diào)配等環(huán)節(jié)。

1、申請(qǐng)付款流程描述。付款申請(qǐng)環(huán)節(jié)，分公司業(yè)務(wù)部門(mén)登錄資金管理系統(tǒng)按照資金計(jì)劃提交相應(yīng)票據(jù)，在業(yè)務(wù)付款申報(bào)頁(yè)面錄入信息進(jìn)行付款申報(bào)，內(nèi)容包括經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門(mén)、付款金額、支付原因、收款銀行賬戶(hù)、收款單位等。財(cái)務(wù)機(jī)器人通過(guò)錄入的關(guān)鍵信息自動(dòng)匹配往來(lái)單位數(shù)據(jù)庫(kù)中的有關(guān)單位財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)項(xiàng)目，再通過(guò)OCR技術(shù)核對(duì)信息并收集其他核心財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，進(jìn)而自動(dòng)生成付款申請(qǐng)單。付款申請(qǐng)單與有關(guān)單據(jù)會(huì)按照事先設(shè)計(jì)好的路徑流轉(zhuǎn)到FSSC審核崗。

2、資金結(jié)算流程描述。資金結(jié)算環(huán)節(jié)，由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心集中辦理各單位業(yè)務(wù)的資金結(jié)算。首先，在FSSC結(jié)算崗獲得會(huì)計(jì)記賬憑證后，先提出資金支付申請(qǐng)，然后由指令池自動(dòng)編制對(duì)應(yīng)的資金支付指令。這些指令將會(huì)根據(jù)審批權(quán)限傳至FSSC復(fù)核崗，以核對(duì)記賬憑證與發(fā)票上的數(shù)據(jù)是否相符。同時(shí)，智能算法將按照預(yù)先制定的規(guī)則，按照應(yīng)付金額、支付策略、交易方式等多種因素，計(jì)算出最優(yōu)化組合，確定交易優(yōu)先級(jí)。復(fù)核通過(guò)的支付指令，由FSSC結(jié)算崗選擇支付方式，利用機(jī)器人自動(dòng)錄入所需填列的付款信息，有序完成批量付款。付款完成后，分公司業(yè)務(wù)部門(mén)反饋收款確認(rèn)信息，由區(qū)域FSSC核算崗自動(dòng)生成付款憑證，完成資金結(jié)算。

優(yōu)化后的資金管理流程如圖3所示。（圖3）

圖3 流程優(yōu)化后資金管理流程圖

綜上，通過(guò)分析企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款、資金管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，采用RPA技術(shù)、OCR掃描技術(shù)、電子發(fā)票的使用對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行了流程優(yōu)化的設(shè)計(jì)，為財(cái)務(wù)流程優(yōu)化提供新的思路，以期推動(dòng)集團(tuán)公司業(yè)財(cái)融合，促進(jìn)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理模式由會(huì)計(jì)核算向企業(yè)財(cái)務(wù)管理過(guò)渡。