辦公室文秘提高檔案管理效率的途徑

趙姝嬋 中石化西北油田分公司

一、大數(shù)據(jù)與檔案管理概述

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。大數(shù)據(jù)主要是基于海量的數(shù)據(jù)而提出的，因此檔案管理的工作者需要面臨海量的數(shù)據(jù)，同時(shí)對(duì)于數(shù)據(jù)的處理與分析也提出了新的要求。大數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)規(guī)模巨大，這些數(shù)據(jù)無(wú)法用主流的數(shù)據(jù)處理軟件來(lái)進(jìn)行分析和計(jì)算，因此就必須要引入新的數(shù)據(jù)處理軟件。大數(shù)據(jù)首先是海量的數(shù)據(jù)信息的匯總，其次，大數(shù)據(jù)的處理具備高速性，相對(duì)于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理軟件，大數(shù)據(jù)的處理速度是十分迅速的。大數(shù)據(jù)還具備多樣性、低價(jià)值密度性以及真實(shí)性等特征，根據(jù)海量信息的特點(diǎn)，必須相應(yīng)地進(jìn)行相應(yīng)的文件處理。檔案管理是由文秘類人員專門(mén)負(fù)責(zé)的一種有關(guān)單位人員各種信息及關(guān)系管理的工作，而這里信息和關(guān)系往往會(huì)以文字或其他形式記錄于個(gè)人檔案中。當(dāng)今，我國(guó)的檔案工作已經(jīng)由不標(biāo)準(zhǔn)走向標(biāo)準(zhǔn)化，現(xiàn)如今，我國(guó)的檔案管理也正在不斷完善成熟，有了檔案管理的專業(yè)體系，檔案管理工作也得以穩(wěn)步提升，如若能夠?qū)⒋髷?shù)據(jù)技術(shù)加入檔案管理工作中，那么就會(huì)進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的工作體系，有效提高檔案管理的工作質(zhì)量，并節(jié)約該工作所耗費(fèi)的時(shí)間，因而各個(gè)領(lǐng)域之間的融合對(duì)于不同領(lǐng)域來(lái)講都具有十分重要的作用[1]。

二、辦公室文秘做好檔案管理工作的重要性

在大多數(shù)單位中，檔案關(guān)系的主要負(fù)責(zé)人為辦公室文秘。文秘工作的主要職責(zé)就是高效地處理各種文件，需要面對(duì)大量的文件與檔案，這些文件與檔案較為繁雜，并且沒(méi)有一定的規(guī)律可循。面對(duì)大量的檔案，如果直接移交給管理者來(lái)進(jìn)行處理，那么必然會(huì)導(dǎo)致管理者的工作效率降低，使管理者花費(fèi)大量的時(shí)間在文件的歸類處理上，管理者就會(huì)沒(méi)有充足的時(shí)間來(lái)思考企業(yè)戰(zhàn)略的發(fā)展，這是極其不利于組織發(fā)展的。文秘通過(guò)對(duì)各項(xiàng)文件進(jìn)行歸類處理，并將處理好的文件遞交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者，能夠有效提升上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者的工作效率?？梢哉f(shuō)，文秘如果有效地做好檔案管理工作，可以為上級(jí)管理者工作的高效開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，做好企業(yè)的文案，也能夠促進(jìn)組織內(nèi)的各項(xiàng)工作有條不紊地開(kāi)展，當(dāng)其他部門(mén)想要搜尋檔案時(shí)，能夠以最快的速度搜尋到準(zhǔn)確獲得相應(yīng)的檔案，這樣就大大縮小該工作所耗費(fèi)的時(shí)間，并節(jié)省了人工工作量，切實(shí)提升了整個(gè)工作的進(jìn)度。另外，工作人員在進(jìn)行檔案關(guān)系的管理過(guò)程中也能夠更好地促進(jìn)單位人力資源和物力資源的發(fā)展和利用。辦公室文秘對(duì)各項(xiàng)檔案進(jìn)行歸類整理后，各項(xiàng)檔案也是需要相關(guān)的責(zé)任人進(jìn)行簽字確認(rèn)的，在這樣的基礎(chǔ)上，就能夠有效促進(jìn)組織資源的開(kāi)發(fā)，從而促進(jìn)組織的工作得以實(shí)現(xiàn)高效地開(kāi)展。

三、辦公室文秘檔案管理存在的問(wèn)題分析

（一）工作人員整體素養(yǎng)較低

辦公室文秘在檔案管理的過(guò)程中，會(huì)存在一系列的問(wèn)題，首先，由于很多文秘并沒(méi)有接受統(tǒng)一的專業(yè)性教育，甚至部分人員缺乏一定的工作素養(yǎng)，從而導(dǎo)致該單位的檔案管理工作質(zhì)量較差，而這一原因也是目前大多數(shù)辦公室文秘在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中存在的普遍問(wèn)題。在檔案管理工作中，還需要運(yùn)用到各種知識(shí)與技能。因而，辦公室文秘需要高效的閱讀能力與信息處理能力，文秘每天需要面對(duì)的信息是巨大的，如果無(wú)法對(duì)這些信息進(jìn)行有效的提取和分析，因此，在檔案管理工作中難免會(huì)產(chǎn)生存檔失誤，影響到整個(gè)工作的進(jìn)度。從這一點(diǎn)可以看出，檔案管理工作對(duì)員工的素質(zhì)有很高的要求。然而在現(xiàn)在很多的組織企業(yè)中，對(duì)于文秘的素養(yǎng)要求并沒(méi)有制定一個(gè)明確的規(guī)定。甚至在很多的企業(yè)中，文秘的招聘并沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的考核，通常是按照管理者的主觀意愿進(jìn)行招聘。在這樣的情況下，往往辦公室文秘的招聘結(jié)果是不盡如人意的，文秘工作者的知識(shí)素養(yǎng)和學(xué)習(xí)能力都較為低下，并不能具備專業(yè)的信息處理能力，對(duì)于大數(shù)據(jù)的掌握也十分薄弱。隨著時(shí)代與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公室文秘必須要將大數(shù)據(jù)與檔案管理相結(jié)合，利用大數(shù)據(jù)提升檔案管理工作質(zhì)量。因此，辦公室文秘的工作素養(yǎng)較低，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量的降低，不利于組織企業(yè)的發(fā)展[2]。

（二）檔案管理細(xì)節(jié)被忽視

辦公室文秘在對(duì)檔案管理的工作中，除工作人員總體素質(zhì)不高外，檔案管理細(xì)節(jié)被忽視也是一個(gè)十分嚴(yán)重的問(wèn)題。檔案管理是一個(gè)比較煩瑣的工作，需要對(duì)檔案進(jìn)行大致的掌握，這樣才能對(duì)文件進(jìn)行正確的歸類和存檔。因?yàn)槲募?chǔ)存有大小之分，并且很多檔案在儲(chǔ)存和記錄的過(guò)程中需要注意一些微小的細(xì)節(jié)問(wèn)題，而這一點(diǎn)也往往會(huì)被工作人員忽略。首先，由于檔案管理的工作人員整體素養(yǎng)較為低下，對(duì)于信息的提取與分析能力都較弱，因此在這樣的情況下，難免會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作者無(wú)法對(duì)一些細(xì)節(jié)信息進(jìn)行提取，因此，忽略了細(xì)節(jié)，影響了檔案的工作，那么就會(huì)影響檔案的儲(chǔ)存，甚至?xí)绊憘€(gè)人的部分信息。其次，目前我國(guó)所實(shí)行的文件管理制度種類較多，但仍舊存在著某種不健全的地方，如無(wú)嚴(yán)密的法律法規(guī)；因此，檔案管理工作的有效進(jìn)行不僅需要工作人員的認(rèn)真對(duì)待，同時(shí)還需要其具備相當(dāng)?shù)膶I(yè)能力，具備大膽細(xì)心的性格特點(diǎn)。因?yàn)樵擁?xiàng)工作從某種角度來(lái)講，對(duì)于細(xì)節(jié)要求十分嚴(yán)格，因而在管理過(guò)程中，必須要充分考察到各項(xiàng)細(xì)節(jié)，并且對(duì)于細(xì)節(jié)也要進(jìn)行有效的分析，只有這樣，我們的檔案管理工作才能有效地進(jìn)行。如果忽略了這些細(xì)節(jié)，很可能會(huì)在檔案管理的工作中產(chǎn)生問(wèn)題，影響檔案管理工作的開(kāi)展[3]。

（三）檔案管理缺乏健全的制度

在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，由于辦公室文秘素質(zhì)不高，往往會(huì)忽略檔案的一些小問(wèn)題，而在這兩方面，缺少完善的檔案管理體系也是制約其有效實(shí)施的因素。在進(jìn)行檔案工作時(shí)，要建立一個(gè)合理而又完善的檔案管理體系，具備合理的制度，就能夠保障辦公室文秘在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中能夠嚴(yán)格地按照制度來(lái)執(zhí)行工作，并且制度的完善性也能夠確保辦公室文秘能夠全面的考察到各項(xiàng)信息，有效地進(jìn)行文件存檔，提高了檔案管理工作水平。然而，當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理建設(shè)中常常缺少完善的制度。這主要是由于組織對(duì)于檔案管理的重視程度較低，一旦重視程度較低，組織的領(lǐng)導(dǎo)者就不會(huì)對(duì)檔案管理投入過(guò)多的精力，也不會(huì)組織辦公室文秘對(duì)檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范，進(jìn)而導(dǎo)致了辦公室文秘對(duì)文件的工作也沒(méi)有充分的熱情。要使檔案管理制度得到持續(xù)的改進(jìn)，就必須要從檔案管理的工作流程中，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析，并且針對(duì)問(wèn)題制定一系列的改進(jìn)措施。如果整個(gè)組織內(nèi)對(duì)于檔案管理的重視程度較低，那么必然會(huì)導(dǎo)致規(guī)章制度缺乏一定的合理性。由此可見(jiàn)，缺乏健全的制度，是影響檔案管理工作開(kāi)展了重要因素，組織內(nèi)需要建立起合理健全的規(guī)章制度，推動(dòng)了辦公室文秘在完善的工作規(guī)則和規(guī)范下工作，提高了檔案管理工作的質(zhì)量。

（四）檔案查詢利用率較低

辦公室文秘在檔案管理的過(guò)程中，最后，還面臨著文件資源使用效率低下的問(wèn)題。在檔案工作結(jié)束后，其他單位的工作人員可以更好地處理資料，從而能夠?yàn)槠渌块T(mén)的工作奠定一定的基礎(chǔ)，這也是檔案管理的價(jià)值所在。然而，在現(xiàn)在的組織企業(yè)中，各部門(mén)人員并不能有效對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)利用，往往檔案儲(chǔ)存在檔案室后，沒(méi)有其他的工作人員對(duì)檔案進(jìn)行利用，檔案就不能發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。檔案查詢的利用率較低，而這種現(xiàn)象不僅無(wú)法發(fā)揮檔案管理工作的重要性，同時(shí)也不能通過(guò)檔案關(guān)系其實(shí)對(duì)于人員崗位分配進(jìn)行調(diào)整，不僅會(huì)影響整個(gè)單位的工作質(zhì)量，也會(huì)使辦公室文秘對(duì)于個(gè)人工作產(chǎn)生怠慢情緒。為了使檔案管理工作更有效地進(jìn)行，就需要提高檔案檢索的使用效率，使其更有效地使用，使檔案發(fā)揮出其真正的價(jià)值，為下一步的工作做好準(zhǔn)備。

四、大數(shù)據(jù)背景下辦公室文秘提升檔案管理效率的途徑

（一）強(qiáng)化辦公室文秘的培訓(xùn)力度

在大數(shù)據(jù)背景下，想要有效提升辦公室文秘檔案管理效率，需要不斷強(qiáng)化辦公室文秘的培訓(xùn)力度。辦公室文秘的整體素養(yǎng)低下，在一定程度上會(huì)降低檔案管理的工作效率，因此，必須要不斷加強(qiáng)對(duì)于辦公室文秘的培訓(xùn)力度。對(duì)于辦公室文秘所需要的知識(shí)素養(yǎng)進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，企業(yè)可以聘請(qǐng)資深專業(yè)的文秘工作者，來(lái)對(duì)辦公室文秘進(jìn)行檔案管理相關(guān)信息的講解，對(duì)如何做好檔案管理工作進(jìn)行分析與探討，當(dāng)辦公室文秘具備了一定的專業(yè)素養(yǎng)，在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，還需要通過(guò)不斷學(xué)習(xí)使其能夠?qū)n案管理工作與其他領(lǐng)域進(jìn)行結(jié)合，并定時(shí)進(jìn)行檔案管理工作課程培訓(xùn)，提高個(gè)人專業(yè)水平。就目前高速發(fā)展的現(xiàn)代化信息時(shí)代來(lái)講，檔案管理工作在各個(gè)企業(yè)和單位的發(fā)展過(guò)程中是十分關(guān)鍵的，文秘工作者也需要具備一定的大數(shù)據(jù)分析處理知識(shí)，只有這樣，才能夠通過(guò)學(xué)習(xí)和借鑒來(lái)提升檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率，更好地優(yōu)化檔案管理工作。因此，企業(yè)需要不斷強(qiáng)化辦公室文秘的培訓(xùn)力度，不斷提升辦公室文秘的綜合素養(yǎng)，才能促進(jìn)辦公室文秘將自身的綜合能力運(yùn)用到檔案管理工作中，更好地促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展[4]。

（二）提高辦公室文秘的檔案實(shí)踐操作能力

在大數(shù)據(jù)背景下，想要有效提升辦公室文秘檔案管理效率，除了要不斷提高辦公室文秘的培訓(xùn)力度，還需要提高辦公室文秘的檔案實(shí)踐操作能力。只有理論與實(shí)踐結(jié)合，才能夠促進(jìn)辦公室文秘的檔案管理能力得到進(jìn)一步的提高。當(dāng)辦公室文秘的綜合素養(yǎng)與大數(shù)據(jù)處理能力都有了一定程度的提高，企業(yè)就需要提高辦公室文秘的檔案實(shí)踐操作能力。組織需要為辦公室文秘提供檔案實(shí)踐操作的機(jī)會(huì)，給予文秘充足的機(jī)會(huì)來(lái)進(jìn)行檔案管理。除此之外，在辦公室文秘完成工作后，同時(shí)，還要從文秘的檔案管理工作進(jìn)行分析，通過(guò)實(shí)際工作中找出文秘在檔案管理工作中存在的問(wèn)題。在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，組織可以與辦公室文秘進(jìn)行反饋，并且進(jìn)行深度的溝通與交流，探討問(wèn)題出現(xiàn)的原因，共同商討解決問(wèn)題的方式，為之后的檔案管理工作實(shí)踐提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。只有在不斷實(shí)踐過(guò)程中，只有這樣，才能讓辦公室文秘更好地學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，并提高其自我認(rèn)同感，這樣也能使其以更好的態(tài)度及時(shí)對(duì)各類檔案信息進(jìn)行分析、整理和歸檔質(zhì)量，從而提高檔案的工作效率。

（三）引導(dǎo)辦公室文秘自主強(qiáng)化檔案管理

在大數(shù)據(jù)背景下，想要有效提升辦公室文秘檔案管理效率，組織還需要引導(dǎo)辦公室文秘自主強(qiáng)化檔案管理。檔案管理的最主要的價(jià)值就在于檔案的可利用性，在完成檔案管理工作后，其他部門(mén)的檔案查詢工作時(shí)間就可以大大降低，提高檔案檢索的效能，提高企業(yè)的工作效能。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，必須加強(qiáng)對(duì)其自身的控制，加強(qiáng)其自身的檔案管理，促進(jìn)其獨(dú)立完成其自身的工作；要自覺(jué)地查找和改進(jìn)的檔案管理工作，提高自己的工作水平，就顯得尤為重要。若在文秘對(duì)檔案管理的工作中，只是按照上級(jí)的指令來(lái)進(jìn)行工作，缺乏主觀能動(dòng)性，這樣，不僅會(huì)使辦公室文秘喪失對(duì)檔案管理工作的積極性和熱情，同時(shí)也僅僅只是為了完成領(lǐng)導(dǎo)所下達(dá)的指令，不會(huì)在管理過(guò)程中進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，從而也就難以提升整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量，那么其他部門(mén)想要進(jìn)行檔案信息查詢也就沒(méi)有那么方便了。組織必須要引導(dǎo)辦公室文秘自主強(qiáng)化檔案管理，使辦公室文秘形成自主管理的理念，真正提升檔案管理的工作質(zhì)量和效率。

（四）建立健全的辦公室檔案管理制度

為進(jìn)一步提升文秘檔案管理工作水平，必須持續(xù)地完善和完善其檔案管理體系。檔案管理系統(tǒng)是進(jìn)行檔案管工作的重要依據(jù)，如果沒(méi)有健全的制度作為依據(jù)，那么必然會(huì)導(dǎo)致在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中出現(xiàn)各種問(wèn)題。因此，檔案管理體系的建立和優(yōu)化仍需要組織進(jìn)行監(jiān)督，并對(duì)原有的檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)。另外，還可以通過(guò)意見(jiàn)收集來(lái)督促辦公室文秘更好地完成檔案管理工作，并根據(jù)實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)和解決，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行不斷完善。其次，檔案管理制度的完善和工作的開(kāi)展也需要多從立法角度進(jìn)行監(jiān)督和保護(hù)，在制度的不斷修訂過(guò)程中更好地契合我國(guó)相關(guān)法律，從而更好地與時(shí)代進(jìn)行融合，提高其質(zhì)量和效率[5]。

（五）加強(qiáng)檔案信息化管理，提高檔案利用率

在大數(shù)據(jù)背景下，想要有效提升辦公室文秘檔案管理效率，加強(qiáng)檔案信息化管理，提高檔案利用率也是十分有必要的。首先，組織必須要加強(qiáng)檔案的信息化管理，在檔案管理的處理中引入了大數(shù)據(jù)技術(shù)。比如一些較為基礎(chǔ)的檔案管理工作，可以通過(guò)信息技術(shù)的融合來(lái)更好地節(jié)約工作人員的工作時(shí)間，同時(shí)也能夠在不斷摸索過(guò)程中優(yōu)化工作質(zhì)量，提高工作水平，從而也能夠加速相關(guān)領(lǐng)域的技術(shù)發(fā)展。但是在信息化技術(shù)的進(jìn)行過(guò)程中，要引入專業(yè)的信息化處理人員，這樣才能使檔案管理在信息化時(shí)代中體現(xiàn)出更大的作用。其次，檔案利用率的提升也需要進(jìn)一步加強(qiáng)，這樣才能使該項(xiàng)工作在單位各個(gè)部門(mén)間發(fā)揮其調(diào)節(jié)的作用。因而，檔案管理工作的健全和完善還需要通過(guò)提升檔案利用率，促進(jìn)檔案管理工作的價(jià)值。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為適應(yīng)現(xiàn)代化信息社會(huì)的發(fā)展，辦公室文秘在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中需要不斷提高其專業(yè)技能，學(xué)習(xí)專業(yè)理論，并通過(guò)技術(shù)融合來(lái)提高其工作效率，進(jìn)一步縮短其工作時(shí)間，從而促進(jìn)組織工作的開(kāi)展。在大數(shù)據(jù)背景下，組織可以通過(guò)強(qiáng)化辦公室文秘的培訓(xùn)力度與實(shí)踐操作能力，加強(qiáng)信息化管理與提高檔案利用率等方式，來(lái)不斷提升檔案管理效率，促進(jìn)檔案管理的質(zhì)量提升。