基于信息化的婦幼保健院檔案管理

朱婭 滕州市婦幼保健院

一、婦幼保健院檔案信息化管理研究

婦幼保健院檔案是記錄醫(yī)院管理工作的重要文件材料，檔案管理關(guān)系到各科室的發(fā)展，信息時代對醫(yī)院檔案管理提出新的要求。創(chuàng)建檔案信息管理系統(tǒng)可以有序整理婦幼保健工作信息，對促進婦幼保健院經(jīng)濟運行具有重要意義[1]。

（一）婦幼保健院檔案信息化管理內(nèi)涵

檔案是單位管理工作中形成作為檔案保管文件材料，是具有保存價值的原始記錄，婦幼保健院是為婦幼兒童提供醫(yī)療保健專業(yè)機構(gòu)，婦幼保健院檔案包括醫(yī)療、保健、科研等工作中形成具有查考價值的文件資料，反映醫(yī)院主要職能活動，對醫(yī)院建設(shè)研究具有利用價值的材料；貫徹上級機關(guān)送報重要文件資料等。婦幼保健院檔案實施檔案管理體系的重要部分，可以為醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)管理提供參考依據(jù)。

婦幼保健院檔案包含事業(yè)發(fā)展歷史等，可以充分利用檔案中發(fā)展規(guī)劃等內(nèi)容開展宣教工作；通過對檔案查考可以總結(jié)歷史管理中的經(jīng)驗，是政策落實及創(chuàng)新發(fā)展的資料依據(jù)。基于檔案全面客觀性為醫(yī)院管理決策提供重要參考。醫(yī)院檔案是對管理事務(wù)原始記錄，包括上級下達政策文件等，可以幫助解決管理中的各類問題。婦幼保健院檔案管理具有綜合性，保密性，專業(yè)化等特點。婦兒醫(yī)療保健工作是婦幼保健院業(yè)務(wù)主體，檔案涵蓋婦幼保健院管理中的文書資料，呈現(xiàn)出綜合性特點；婦幼保健院檔案分類設(shè)置不同查閱權(quán)限，具有較強的保密性特點；婦幼保健院管理、職能、業(yè)務(wù)等科室眾多，為確保檔案管理完整性，通常采取周期性管理辦法。

檔案管理體系與企事業(yè)單位職工管理需求相關(guān)，科學(xué)化檔案管理可以使管理者優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)[2]。檔案管理信息化有利于促進醫(yī)院內(nèi)部信息流通，檔案信息化建設(shè)價值體現(xiàn)在優(yōu)化醫(yī)療資源配置等方面[3]。大多數(shù)醫(yī)院長期存在醫(yī)護人員、病房資源等不足問題，患者就診流程簡化可以提高醫(yī)護人員工作效率，檔案信息化系統(tǒng)可以縮短患者就診過程，信息化檔案管理體系還有助于促進不同醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的銜接，為醫(yī)療工作人員知識儲備升級提供支持[4]。公立醫(yī)院醫(yī)師對患者就診記錄不信任，醫(yī)院檔案信息化體系可以保障患者持續(xù)治療，采取針對性治療措施提供高質(zhì)量醫(yī)療服務(wù)。

（二）婦幼保健院檔案信息化管理的意義

婦幼保健院檔案信息化管理有利于為管理部門制定政策方針等提供參考依據(jù)，醫(yī)生可以依據(jù)檔案管理系統(tǒng)了解患者全生命周期的基本情況，并給予正確處置，降低醫(yī)療事故發(fā)生率，利用檔案管理系統(tǒng)進行定期維護升級，可以在信息管理系統(tǒng)登記注冊。檔案管理信息化有利于改善文件歸檔方式[5]。隨著婦幼保健院信息化建設(shè)，對醫(yī)院檔案信息化管理提出新的要求，傳統(tǒng)人工管理方式暴露出諸多弊端，檔案管理信息化可以為保健知識宣傳等帶來便利，為婦幼保健工作開展提供保障。

檔案管理工作是醫(yī)院各項工作順利開展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，新入職醫(yī)生可以通過病例閱讀積累醫(yī)療經(jīng)驗，醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理模式不能適應(yīng)醫(yī)療行業(yè)發(fā)展。利用信息化管理可以保證重要檔案文件安全性。婦幼保健院檔案信息化管理是社會生產(chǎn)力進步的體現(xiàn)，信息化時代是未來社會發(fā)展趨勢，檔案管理信息化是醫(yī)院管理適應(yīng)社會時代發(fā)展的需要，將醫(yī)療、保健、科研等日常業(yè)務(wù)通過管理平臺實現(xiàn)共享。目前，國內(nèi)各大醫(yī)院努力實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)化，醫(yī)院信息化跨越醫(yī)療、護理、檢查、檢驗等各項流程管理，幫助醫(yī)院建立質(zhì)量綜合管理服務(wù)平臺[6]。檔案信息化建設(shè)助力醫(yī)院管理水平的大幅度提升。

婦幼保健工作對緩解醫(yī)療救治壓力起到重要作用，婦幼保健工作是集醫(yī)療、保健、科研等于一體的專業(yè)性工作，主要幫助婦產(chǎn)兒科等患者，婦幼保健工作檔案資源包含患者病例信息等，豐富的信息資源促進醫(yī)療保健工作可持續(xù)發(fā)展[7]。醫(yī)院檔案信息化是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段進行檔案收集整理保管利用工作，檔案信息化管理具有節(jié)約醫(yī)院能源資源等積極作用，婦幼保健院檔案信息化管理是婦幼保健工作開展的要求，檔案資料信息在收錄中需要大量時間，隨著婦幼保健院建設(shè)發(fā)展，在醫(yī)療服務(wù)管理工作中產(chǎn)生大量檔案，傳統(tǒng)手工整理記錄工作模式不能適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需求，檔案信息化可以提高婦幼保健工作效率。

二、婦幼保健院檔案信息化管理現(xiàn)狀

醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革深入加快醫(yī)院檔案的開發(fā)利用，婦幼保健院檔案管理信息化是借助計算機對醫(yī)院檔案資料管理，提高醫(yī)院資源實時共享性，相關(guān)人員要將安全性納入管理系統(tǒng)中，安裝殺毒軟件，關(guān)閉不常用網(wǎng)絡(luò)，檔案信息化建設(shè)成為高效的醫(yī)院管理方法。

（一）檔案信息化管理中的問題

現(xiàn)階段婦幼保健院檔案信息化管理問題表現(xiàn)為發(fā)展不平衡，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較低等。我國各地發(fā)展水平不同，發(fā)達地區(qū)科技信息較為完善，婦幼保健信息化程度較高，欠發(fā)達地區(qū)科技信息閉塞，婦幼保健院檔案信息化建設(shè)滯后，各地婦幼保健院信息化水平差異是檔案信息化管理的重要問題，婦幼保健院檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一管理部門，影響檔案信息化管理工作的推進。

目前對婦幼保健院檔案信息化管理缺乏明確界定，醫(yī)院執(zhí)行《電子病歷共享文檔規(guī)范》中存在差異。管理信息中患者預(yù)防、生育、保健等檔案信息應(yīng)列入醫(yī)療檔案范疇，醫(yī)療檔案系統(tǒng)、完整性、準(zhǔn)確性等信息化建設(shè)涉及不同衛(wèi)生行政管理部門或不同醫(yī)療機構(gòu)等多個主體，應(yīng)明確規(guī)范醫(yī)療檔案不同部門共享信息范圍。我國醫(yī)院信息化建設(shè)發(fā)展取得重大突破，但醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部各信息化系統(tǒng)之間相對獨立，形成信息孤島，導(dǎo)致數(shù)據(jù)未實現(xiàn)共享。由于公立醫(yī)院醫(yī)療檔案信息不能共享，不同醫(yī)院患者病歷未形成完整的醫(yī)療檔案。診療信息未整合導(dǎo)致醫(yī)療信息碎片化?；颊咭蛟\療服務(wù)需要被醫(yī)療機構(gòu)合法獲悉，醫(yī)務(wù)人員對檔案信息系統(tǒng)賬號密碼管理不嚴，科研統(tǒng)計信息等造成患者隱私泄露。

婦幼保健院檔案信息化管理存在檔案管理人才匱乏，軟硬件設(shè)備配備不足等問題。多數(shù)婦幼保健院資料歸檔不夠規(guī)范，主要由于檔案管理制度滯后。婦幼保健院檔案管理部門缺乏綜合管理協(xié)調(diào)能力，造成信息數(shù)據(jù)難以及時完成歸檔處理。婦幼保健院對檔案管理工作重視不足，衛(wèi)生科研檔案亟需專業(yè)人員實施研究處理，現(xiàn)有檔案管理人員對檔案管理所需技能掌握不足，導(dǎo)致檔案收集整合不及時，由于過于重視行政業(yè)務(wù)等檔案歸檔，導(dǎo)致歸檔信息資料缺失不完善。由于檔案管理信息化建設(shè)缺乏多部門協(xié)調(diào)聯(lián)動，影響醫(yī)院檔案信息化管理工作的高效開展。

（二）檔案信息化管理問題原因分析

婦幼保健院檔案信息化管理問題受到多方面因素影響，主要原因包括利益分割阻礙信息化建設(shè)等。婦幼保健院檔案管理制度不夠完善，隨著社會的快速發(fā)展，由于婦幼保健院檔案管理方法不統(tǒng)一，醫(yī)院檔案管理范圍不清晰，導(dǎo)致檔案管理工作得不到重視。醫(yī)院檔案信息化管理需要建立健全相關(guān)制度，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，保證醫(yī)院檔案信息化管理工作有效開展。由于未指定統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)部門或制度健全等，嚴重影響檔案信息化建設(shè)進行。

醫(yī)院檔案信息化共享不僅是軟件產(chǎn)品的堆積，醫(yī)院信息系統(tǒng)不同軟件產(chǎn)品數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等方面存在差異，不同科室使用不同系統(tǒng)孤立運行，根本是政府對信息平臺系統(tǒng)總體設(shè)計規(guī)劃滯后。醫(yī)療檔案信息化建設(shè)需要相應(yīng)法律支撐保障，我國醫(yī)院檔案信息化法律建設(shè)滯后，缺乏針對醫(yī)療檔案信息保護法律。目前各地尚未出臺醫(yī)療檔案信息化建設(shè)法規(guī)，信息孤島主要由于醫(yī)院信息化建設(shè)規(guī)范制定滯后，不同醫(yī)院選擇醫(yī)療信息軟件系統(tǒng)不同，造成系統(tǒng)對接困難。醫(yī)療檔案信息平臺建設(shè)需要盡早制定實施標(biāo)準(zhǔn)。

婦幼保健院檔案信息化管理對檔案人員提出新的要求，需要管理人員加強對信息化技術(shù)的應(yīng)用學(xué)習(xí)，有效運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案收集整理保存等工作。由于醫(yī)院檔案管理人員無法快速掌新技術(shù)握，影響檔案管理能力的提升，管理人員不能適應(yīng)信息、大數(shù)據(jù)等工作環(huán)境，阻礙檔案管理信息化建設(shè)。政府推動醫(yī)療檔案信息化發(fā)展出臺系列相關(guān)政策，各地貫徹醫(yī)療信息化建設(shè)政策，但對醫(yī)療信息化進展情況未有效監(jiān)督。婦幼保健院要依靠自身創(chuàng)造效益，醫(yī)院要獨立承擔(dān)運營費用，檔案信息化建設(shè)預(yù)算不足，醫(yī)療檔案信息化建設(shè)存在阻力。

三、婦幼保健院檔案信息化管理建設(shè)策略

醫(yī)院檔案信息化管理受到多方面因素制約，現(xiàn)階段婦幼保健院檔案信息化管理中存在很多問題。隨著醫(yī)院改革的發(fā)展，急需加強醫(yī)院檔案信息化管理滿足醫(yī)院發(fā)展需求。婦幼保健院檔案管理需要從檔案管理特點出發(fā)，研究有效的信息化管理對策措施。檔案信息化建設(shè)推進要堅持注重基礎(chǔ)等原則，構(gòu)建相適應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)平臺。

（一）醫(yī)院檔案信息化管理要求

檔案信息化管理是長期系統(tǒng)性工作，要堅持統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等原則。婦幼保健院檔案信息化管理要購置計算機掃描儀等硬件，將傳統(tǒng)介質(zhì)文件組織為有序結(jié)構(gòu)檔案信息庫，通過互聯(lián)網(wǎng)等形式實現(xiàn)檔案信息共享。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)管理面臨非傳統(tǒng)安全因素威脅，要把安全作為底線，確保檔案信息數(shù)據(jù)安全。醫(yī)院檔案內(nèi)容保存醫(yī)療管理工作中的重要信息數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)丟失泄露會對醫(yī)院造成很大損失，要重視醫(yī)院檔案信息化安全管理工作，通過數(shù)字化處理提供信息支撐，醫(yī)院要重點做好電子文件新型載體檔案收集整理。

婦幼保健院檔案信息化管理要積極投入資金設(shè)備，制定可行的信息標(biāo)準(zhǔn)，積極解決信息化管理中的安全性問題。相關(guān)部門要根據(jù)婦幼保健院的發(fā)展需求投入大量資金，婦幼保健院檔案信息化管理需遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院檔案信息化管理工作需要采取技術(shù)管理手段加強安全保障，解決安全問題才能保證檔案管理效果，醫(yī)院要制定規(guī)章制度，婦幼保健院檔案管理人員要養(yǎng)成正確的安全意識，保證檔案信息化管理有效性。婦幼保健院檔案信息化管理是系統(tǒng)的工程，需要各部門積極配合協(xié)調(diào)，醫(yī)院檔案管理部門要加大檔案工作宣傳力度，使各部門積極配合檔案信息化管理工作開展。

醫(yī)院檔案信息化管理需要完善管理工作制度，強化專業(yè)人才培養(yǎng)，加大檔案保管條件支持。院方領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理工作開展的保證，要結(jié)合醫(yī)院檔案工作實際針對各環(huán)節(jié)各部門開展信息化建設(shè)宣傳，實現(xiàn)檔案管理工作指標(biāo)細化分解。醫(yī)院檔案信息化管理工作需要各部門積極配合支持，檔案管理人員專業(yè)能力素質(zhì)關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的推進，婦幼保健院檔案管理工作開展需要強化專業(yè)人才培養(yǎng)，要組織檔案管理人員參與專業(yè)知識培訓(xùn)，將知識培訓(xùn)同檔案人員崗位績效關(guān)聯(lián)，提高檔案管理人員的專業(yè)技能水平。

（二）檔案信息化管理措施

婦幼保健院檔案信息化管理要從信息開發(fā)等方面入手，豐富檔案庫資源儲存有利于促進婦幼保健工作發(fā)展，應(yīng)重視對信息技術(shù)的應(yīng)用，根據(jù)醫(yī)院需要對信息資源處理，通過信息新技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等支持建立檔案管理新模式，建立符合醫(yī)院特點的檔案信息化系統(tǒng)，應(yīng)加強信息資源的反饋更新，促進婦幼保健工作良性發(fā)展。

婦幼保健工作中檔案信息資源具有復(fù)雜性等特點，要積極開展檔案開發(fā)利用工作，提高婦幼保健工作效率。要充分了解檔案信息內(nèi)容，滿足用戶的需求提高滿意度，應(yīng)貫徹落實黨的指導(dǎo)方針，合法進行檔案信息資源開發(fā)利用。隨著科技的進步，婦幼保健事業(yè)中信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案信息資源開發(fā)利用腦中要加強對信息技術(shù)的應(yīng)用，如計算機檔案管理軟件等。醫(yī)院檔案信息化管理需要革新管理技術(shù)，創(chuàng)新管理理念，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案管理人員要創(chuàng)新管理理念，注重檔案信息資料收集整理，為使用者查閱使用檔案提供便利。根據(jù)婦幼保健院檔案管理需要，為檔案資料使用者提供個性化服務(wù)。管理人員要針對性地提供服務(wù)，促進檔案管理服務(wù)質(zhì)量提升。

醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)建要具有開放性，系統(tǒng)應(yīng)含有相應(yīng)的查詢借閱服務(wù)功能，檔案信息化建設(shè)需要統(tǒng)一規(guī)范格式保障。醫(yī)院檔案信息化管理需要相應(yīng)的管理隊伍落實執(zhí)行，加強信息技術(shù)的培訓(xùn)，為檔案信息化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。醫(yī)院檔案信息化管理要樹立服務(wù)意識，加強檔案收集整理各環(huán)節(jié)規(guī)范管理，利用大數(shù)據(jù)信息提高檔案信息利用服務(wù)水平。要重視管理人員培訓(xùn)工作，推動建立檔案管理人員素能提升為核心，做好電子檔案增量管理。對收集醫(yī)院檔案進行結(jié)構(gòu)優(yōu)化，將不同檔案進行信息化分類處理。

四、結(jié)語

隨著社會的進步發(fā)展，大眾對醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量要求不斷提高。地方醫(yī)療資源配置不足，衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提出實現(xiàn)醫(yī)療機構(gòu)資源共享。當(dāng)前我國醫(yī)院信息化規(guī)模效應(yīng)顯現(xiàn)，婦幼保健院檔案管理中仍存在很多問題有待解決，必須加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。婦幼保健院檔案工作信息化要對相關(guān)管理人員進行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)技能水平；建立檔案信息管理系統(tǒng)成為醫(yī)院現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，要多渠道開發(fā)檔案信息資源，使檔案信息資源更好地服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展。要注意計算機病毒入侵問題，促進醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展。