ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

劉鐵龍 中煤張家口煤礦機(jī)械有限責(zé)任公司

一、ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制內(nèi)涵

ERP即企業(yè)資源計(jì)劃(Enterprise Resource Planning)是由美國(guó)公司Gartner Group在二十世紀(jì)九十年代研制的企業(yè)資源信息系統(tǒng),內(nèi)容主要包括生產(chǎn)資源計(jì)劃、生產(chǎn)、供應(yīng)、營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、品質(zhì)管理體系、實(shí)驗(yàn)室信息管理、業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)、存貨管理、產(chǎn)品分銷和物流信息管理、人員管理和定期報(bào)表等子系統(tǒng)集成。ERP具有完善的組織架構(gòu),保障企業(yè)內(nèi)不同組織單位間、企業(yè)與外部的經(jīng)營(yíng)單位間的配合,保障公司跨地區(qū)跨國(guó)的運(yùn)營(yíng)。ERP重在打通企業(yè)內(nèi)部不同部門的信息壁壘,提升業(yè)務(wù)端到財(cái)務(wù)端的自動(dòng)化處理程序,形成業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的財(cái)務(wù)共享處理平臺(tái)。

以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向的內(nèi)部控制整體框架，是由董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、最高管理層以及所有人員共同進(jìn)行的控制流程,以達(dá)到合理確保公司運(yùn)營(yíng)過(guò)程合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、公司財(cái)務(wù)報(bào)表和有關(guān)信息的真實(shí)完備、改善公司運(yùn)營(yíng)效率與效果的企業(yè)總體目標(biāo)。內(nèi)控在形式上表現(xiàn)為一套流程，內(nèi)控流程的主要功能就是制衡。通過(guò)制衡性的流程防控風(fēng)險(xiǎn)。以制度為主、手冊(cè)為輔、制度與手冊(cè)并舉。只有創(chuàng)建適合ERP環(huán)境的內(nèi)控制度,嚴(yán)控內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn),才能達(dá)到企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo),提升企業(yè)管理水平。

二、ERP環(huán)境下內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)在推行ERP的過(guò)程中,組織再造和內(nèi)部工作測(cè)評(píng)將是企業(yè)推動(dòng)業(yè)務(wù)流程改革的關(guān)鍵手段,而在此基礎(chǔ)上的內(nèi)部控制也必定會(huì)受到相應(yīng)的不利影響,從而使得企業(yè)內(nèi)控遇到新的風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)。所以企業(yè)管理者應(yīng)該積極主動(dòng)地以全新的視角來(lái)分析評(píng)估ERP條件下內(nèi)控的新變革與新風(fēng)險(xiǎn),并有效減少內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

(一）內(nèi)部控制要素構(gòu)成的變化及其帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)

內(nèi)部控制要素包含控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)以及信息、監(jiān)督等要素，在ERP視角下，企業(yè)的內(nèi)部控制工作要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)企業(yè)的控制活動(dòng)及監(jiān)督制度等進(jìn)行完善，從而提高企業(yè)內(nèi)部控制的靈活性。在建立內(nèi)部控制體系中，則需要在內(nèi)部控制的視角下，通過(guò)ERP的實(shí)施，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制過(guò)程進(jìn)行完善，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展的風(fēng)險(xiǎn)，并在內(nèi)部控制視角下，實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展水平提升。

從內(nèi)部控制環(huán)境的角度分析，在ERP環(huán)境下，調(diào)整企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，并對(duì)管理結(jié)構(gòu)以及控制方式等進(jìn)行優(yōu)化，提高內(nèi)部控制水平，降低企業(yè)的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。

從風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)的角度分析，ERP的實(shí)施下，可從風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)控制的角度，對(duì)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效防控。在ERP系統(tǒng)的應(yīng)用下，可將信息技術(shù)與企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)有機(jī)結(jié)合在一起，并通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)價(jià)與分析，例如，在利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，可對(duì)相關(guān)電子數(shù)據(jù)的改寫、刪除以及提取應(yīng)用等相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行綜合控制，降低企業(yè)的內(nèi)部數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)，從而滿足企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的需求。

從企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)的角度分析，ERP的實(shí)施與落實(shí)，則需要在現(xiàn)有內(nèi)部控制體系的基礎(chǔ)上，對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)、經(jīng)營(yíng)發(fā)展等進(jìn)行控制，在企業(yè)內(nèi)部形成新的管理理念，并通過(guò)信息技術(shù)與檢查審批工作，對(duì)控制程序進(jìn)行優(yōu)化，達(dá)到提升內(nèi)部控制水平的目的。與此同時(shí)，在信息技術(shù)的應(yīng)用下，會(huì)進(jìn)一步增加企業(yè)內(nèi)部控制的復(fù)雜性以及難度。

從內(nèi)部控制信息溝通的角度進(jìn)行分析，在ERP環(huán)境下，企業(yè)的業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)了信息化發(fā)展，通過(guò)信息傳輸與內(nèi)部溝通機(jī)制的優(yōu)化，對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息傳輸過(guò)程進(jìn)行完善，從而提高企業(yè)的內(nèi)部信息溝通水平。在獲取企業(yè)內(nèi)部信息的過(guò)程中，以ERP為基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)的內(nèi)部信息溝通過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化，并在企業(yè)信息監(jiān)督與審核的基礎(chǔ)上，提高ERP系統(tǒng)在企業(yè)業(yè)務(wù)控制中的應(yīng)用水平。在ERP系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用中，企業(yè)內(nèi)部控制體系的建設(shè)與應(yīng)用，對(duì)ERP的運(yùn)行過(guò)程以及應(yīng)用程序等進(jìn)行控制，并在信息化監(jiān)督的視角下，對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息溝通以及業(yè)務(wù)活動(dòng)等進(jìn)行綜合管理，在數(shù)據(jù)管理與控制的基礎(chǔ)上，提高企業(yè)內(nèi)部控制與管理的綜合水平。

（二）業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)

ERP業(yè)務(wù)流程建設(shè)與應(yīng)用，其仍然會(huì)出現(xiàn)業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)內(nèi)部控制與發(fā)展中，業(yè)務(wù)流程與信息應(yīng)用對(duì)企業(yè)的內(nèi)部管理水平會(huì)產(chǎn)生直接的影響，因此，在ERP業(yè)務(wù)流程管理與分析中，建立的信息流與企業(yè)的人才、資產(chǎn)可實(shí)現(xiàn)有效整合，并支持公司的內(nèi)部控制流程再造與發(fā)展。企業(yè)在穩(wěn)定發(fā)展的過(guò)程中，決策信息的有效應(yīng)用對(duì)ERP項(xiàng)目發(fā)展會(huì)產(chǎn)生直接的影響，且在利用ERP系統(tǒng)的過(guò)程中，企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程再造要在ERP系統(tǒng)的應(yīng)用下，企業(yè)需要考慮ERP系統(tǒng)的適用性，并分析ERP系統(tǒng)與企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展之間的關(guān)聯(lián)性，這對(duì)企業(yè)的信息化發(fā)展會(huì)產(chǎn)生直接的影響。ERP系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用中，結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)控制需求，在選定ERP軟件系統(tǒng)后，可從技術(shù)、業(yè)務(wù)管理以及內(nèi)部控制等角度，對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造與優(yōu)化。企業(yè)業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)包含信息風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)以及技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)等，ERP系統(tǒng)應(yīng)用下，業(yè)務(wù)流程再造與ERP系統(tǒng)操作有效性有直接關(guān)系，在這一過(guò)程中，如果出現(xiàn)信息失真或信息丟失的情況，對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)管理與內(nèi)部控制水平等會(huì)產(chǎn)生直接的影響。在利用ERP系統(tǒng)后，缺少相關(guān)的技術(shù)管理人員對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行操作與管理，直接影響ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用水平。企業(yè)在自身的整體業(yè)務(wù)流程如果沒(méi)有根據(jù)所選ERP系統(tǒng)先進(jìn)理念進(jìn)行梳理整合的情況下，就匆忙實(shí)施,將會(huì)使ERP流于形式,而沒(méi)法起到應(yīng)有效果。但由于ERP軟件系統(tǒng)通常是固化的模型架構(gòu),因此系統(tǒng)并沒(méi)法靈活地滿足企業(yè)個(gè)性流程需求。企業(yè)在實(shí)施內(nèi)部管理體系改革和業(yè)務(wù)流程重整時(shí)也就很難真正實(shí)現(xiàn)從內(nèi)部組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等全方位適應(yīng)ERP體系的效果[1]。另外公司的內(nèi)部機(jī)構(gòu)重組和管理流程簡(jiǎn)化,也往往會(huì)導(dǎo)致很多審核審批環(huán)節(jié)的遺漏,甚至使審核審批環(huán)節(jié)因?yàn)闆](méi)有紙質(zhì)形式,常會(huì)發(fā)生由于審核人員的惰性造成審核流于形式,造成一定風(fēng)險(xiǎn)。在這些情形下,手工環(huán)境中用作公司內(nèi)部管理的一些審計(jì)線索,在ERP系統(tǒng)體系推出之后就消失了。這種改變也在一定程度上削弱了公司內(nèi)控管理的有效性。

（三）系統(tǒng)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)是承載著先進(jìn)企業(yè)管理思維的信息系統(tǒng)平臺(tái),是公司業(yè)務(wù)流與信息流的高度集合體。ERP的有效實(shí)現(xiàn),有賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件的信息化水平。但由于計(jì)算機(jī)病毒和惡意軟件的存在、信息系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)的缺陷、信息系統(tǒng)運(yùn)行的失敗、內(nèi)部人員的未經(jīng)許可的非法訪問(wèn)、以及人們對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)的欠缺等,都會(huì)使ERP信息系統(tǒng)受到了巨大的安全威脅,進(jìn)而引發(fā)了系統(tǒng)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，也必然危害內(nèi)控的有效性。

三、ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)

在ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部管控風(fēng)險(xiǎn)的管理,首先就應(yīng)該確定內(nèi)控體系中在ERP推行之后將會(huì)存在的哪些風(fēng)險(xiǎn)。然后再針對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)手段重新對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)流程,以及管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)所可能的缺陷做出評(píng)價(jià),從而評(píng)估各控制風(fēng)險(xiǎn)所可能出現(xiàn)的概率及其導(dǎo)致?lián)p失的嚴(yán)重程度。并由此選定適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)管理工具。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)處理工具的選用,應(yīng)當(dāng)建立在“成本效益分析”的基礎(chǔ)上。企業(yè)必須在確定的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上,主動(dòng)地采取措施來(lái)轉(zhuǎn)移和防范風(fēng)險(xiǎn)。

（一）加強(qiáng)全面預(yù)算管理控制和建立健全ERP崗位設(shè)置

ERP環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制要重視企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)預(yù)算管理以及崗位設(shè)置等相關(guān)工作的落實(shí)，與此同時(shí)，在對(duì)預(yù)算計(jì)劃以及企業(yè)運(yùn)行狀態(tài)等進(jìn)行綜合控制中，則需要在ERP系統(tǒng)的應(yīng)用下，根據(jù)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況以及企業(yè)管理決策制定，要通過(guò)ERP系統(tǒng)反饋的真實(shí)數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀態(tài)以及內(nèi)部控制需求等進(jìn)行綜合控制，并在全面預(yù)算管理的基礎(chǔ)上，為企業(yè)決策提供具有前瞻性、及時(shí)性的參考數(shù)據(jù)，從而提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的有效性與可靠性。與此同時(shí)，在ERP系統(tǒng)下，企業(yè)全面預(yù)算管理工作的開(kāi)展，要結(jié)合企業(yè)全面預(yù)算管理控制需求以及ERP崗位設(shè)置，對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制進(jìn)行調(diào)整，并結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展需求，對(duì)現(xiàn)有崗位制定與發(fā)展管理等進(jìn)行綜合控制，以ERP系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)的全面預(yù)算管理模式進(jìn)行調(diào)整，提高企業(yè)崗位管理以及預(yù)算管理的綜合水平。編制流程崗位對(duì)應(yīng)表，將每個(gè)流程標(biāo)準(zhǔn)切實(shí)落實(shí)到在崗員工，通過(guò)每位員工對(duì)內(nèi)控制度的切實(shí)執(zhí)行，加強(qiáng)基礎(chǔ)管理工作，使企業(yè)內(nèi)控建設(shè)得到有力推動(dòng)。人機(jī)的相互配合，才能充分發(fā)揮ERP的巨大優(yōu)勢(shì)[2]。另一方面，要堅(jiān)持不相容職務(wù)分離原則，企業(yè)建立內(nèi)部控制制度要針對(duì)企業(yè)的全面預(yù)算管理方式、會(huì)計(jì)工作方式、財(cái)務(wù)核算以及權(quán)限劃分等進(jìn)行綜合管理，在崗位職責(zé)劃分以及財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理的基礎(chǔ)上，提高企業(yè)財(cái)務(wù)管控與監(jiān)督的綜合水平。

（二）內(nèi)部審計(jì)技術(shù)人員參與系統(tǒng)實(shí)施與二次開(kāi)發(fā)

ERP系統(tǒng)導(dǎo)入企業(yè)后,可能因?yàn)槠涔潭Ｐ筒环掀髽I(yè)自身的業(yè)務(wù)流程,為適應(yīng)企業(yè)的需要，就有必要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行改型和內(nèi)部二次開(kāi)發(fā)。內(nèi)審人員應(yīng)該介入其中,使其適應(yīng)新形勢(shì)的審計(jì)需要，充當(dāng)變革促進(jìn)者，運(yùn)用自己的內(nèi)控經(jīng)驗(yàn)對(duì)ERP系統(tǒng)執(zhí)行中關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)的設(shè)計(jì)提供咨詢,制定適宜的內(nèi)控流程并嵌入業(yè)務(wù)流程，與業(yè)務(wù)流程有機(jī)整合，一體化運(yùn)作。內(nèi)控流程的要素至少包括控制點(diǎn)、控制標(biāo)準(zhǔn)、控制痕跡[3]。盡最大限度減少因業(yè)務(wù)流程重構(gòu)和簡(jiǎn)化造成的管理隱患。

（三）強(qiáng)化人員培訓(xùn)，有效降低實(shí)施環(huán)境及技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)的應(yīng)用要保證操作人員的技術(shù)水平，優(yōu)化ERP系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境，降低ERP操作與應(yīng)用的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，可提高ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制中的應(yīng)用效果。因此，企業(yè)在引入ERP系統(tǒng)后，要對(duì)相關(guān)操作人員的技術(shù)操作能力、財(cái)務(wù)管理能力等進(jìn)行培訓(xùn)，提高技術(shù)人員對(duì)ERP系統(tǒng)操作的有效性，避免人為操作對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生負(fù)面影響。開(kāi)展培訓(xùn)工作中，可在業(yè)務(wù)培訓(xùn)與管理的基礎(chǔ)上，對(duì)ERP系統(tǒng)的操作過(guò)程以及業(yè)務(wù)處理過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化，從而提高企業(yè)相關(guān)技術(shù)人員的ERP操作水平，滿足企業(yè)內(nèi)部控制的綜合發(fā)展需求。這就需要有計(jì)劃地對(duì)各級(jí)次人員進(jìn)行有關(guān)ERP業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，并且分工協(xié)作，發(fā)揮集體的智慧。這樣讓企業(yè)接受ERP體系先進(jìn)管理理念，做到事前規(guī)劃和事中控制，這樣才能夠避免理念沖突。通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)控觀念的灌輸,從而優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境。另外通過(guò)計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn),能夠提升內(nèi)部人員運(yùn)用新軟件管理數(shù)據(jù)的效率,也增強(qiáng)了內(nèi)審人員獲取與利用新信息技術(shù)的能力,從而降低了實(shí)施ERP系統(tǒng)后內(nèi)控的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)下，企業(yè)內(nèi)部控制工作的開(kāi)展與落實(shí)，則需從且有內(nèi)部管理以及運(yùn)行控制的角度進(jìn)行優(yōu)化，在企業(yè)內(nèi)部管理以及企業(yè)財(cái)務(wù)核算管理下，可提高企業(yè)的業(yè)務(wù)管理與控制水平[4]。

（四）加強(qiáng)信息系統(tǒng)內(nèi)部管控,確保服務(wù)質(zhì)量和安全

內(nèi)控流程信息化的趨勢(shì)明顯，很多人寄希望于內(nèi)控信息化來(lái)再造流程、固化流程，提高流程執(zhí)行力和運(yùn)作效率[5]。信息系統(tǒng)的內(nèi)部管理主要涉及了信息系統(tǒng)工作的崗位職責(zé)管理制度、系統(tǒng)軟硬件管理、系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)處理等。崗位職責(zé)管理制度主要體現(xiàn)在了嚴(yán)格的權(quán)限審查及劃分規(guī)則、工作職責(zé)劃分原則等。系統(tǒng)軟硬件管理重點(diǎn)是為了保證系統(tǒng)的順利操作,主要涉及了網(wǎng)絡(luò)設(shè)備檢測(cè)、系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)工作的管理等。信息數(shù)據(jù)處理重點(diǎn)涉及了數(shù)據(jù)信息保密、備份和恢復(fù)、對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的保護(hù)管理等。企業(yè)的內(nèi)部信息管控以及ERP系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)管理則要在信息技術(shù)的應(yīng)用下，對(duì)且有的信息技術(shù)應(yīng)用以及業(yè)務(wù)管理等進(jìn)行優(yōu)化，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息管控的綜合水平提升。企業(yè)的ERP系統(tǒng)搭建與應(yīng)用視角下，在對(duì)ERP系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行控制中，可從內(nèi)部管控、業(yè)務(wù)管理以及內(nèi)部控制的角度，對(duì)信息技術(shù)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等進(jìn)行綜合控制，在利用ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸與信息總結(jié)等功能下，可為企業(yè)的內(nèi)部控制方式以及業(yè)務(wù)管理決策提供有效依據(jù)。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用下，重視企業(yè)信息系統(tǒng)的內(nèi)部管控，可通過(guò)信息數(shù)據(jù)處理，對(duì)ERP數(shù)據(jù)的決策性進(jìn)行評(píng)估與管理，從而提高企業(yè)內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)控制的綜合水平。

四、結(jié)語(yǔ)

ERP在企業(yè)的應(yīng)用,使企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生了很大變化,只有積極采取有效的內(nèi)部控制措施,才能有效應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn),實(shí)現(xiàn)ERP應(yīng)用價(jià)值最大化。